地方高校檔案數(shù)字化發(fā)展研究綜述

【摘要】通過分析現(xiàn)有的地方高校檔案數(shù)字化研究成果，從地方高校檔案數(shù)字化的特點(diǎn)、面臨的問題、機(jī)遇和發(fā)展策略等方面對地方高校檔案數(shù)字化發(fā)展研究進(jìn)行綜述。

【關(guān)鍵詞】地方高校；檔案數(shù)字化；發(fā)展研究；研究綜述

【基金項(xiàng)目】李步德主持的2015年度廣東韶關(guān)學(xué)院立項(xiàng)科研項(xiàng)目：地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究（項(xiàng)目編號：S201501035）。

【中圖分類號】G647.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）05-0011-02

地方高校檔案館是重要的大學(xué)信息資源中心，也是一個地區(qū)的重要信息源基礎(chǔ)設(shè)施，地方高校檔案數(shù)字化不僅能快速高效地為本校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更加有利于面向地方社會用戶實(shí)現(xiàn)開放服務(wù)，實(shí)現(xiàn)地方檔案資源的共建共享。數(shù)字化檔案館有別于傳統(tǒng)檔案館，它不會損害原始檔案文獻(xiàn)，并且能實(shí)現(xiàn)用戶隨時隨地網(wǎng)絡(luò)在線利用，不僅能快捷檢索查找文件、圖片甚至是音像檔案，并且能夠輕易地鏈接并瀏覽很多不同頁面以比較分析，正是檔案數(shù)字化的諸多優(yōu)勢，地方高校檔案數(shù)字化發(fā)展理論、方法研究成為熱點(diǎn)。為整體把握地方高校檔案數(shù)字化的研究進(jìn)程，本文將基于對中國知網(wǎng)信息資源總庫的文獻(xiàn)調(diào)研及對相關(guān)研究成果的統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)合調(diào)研結(jié)果綜合分析目前地方高校檔案數(shù)字化面臨的問題、機(jī)遇以及未來的發(fā)展策略，以期為地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供借鑒與參考。

一、地方高校檔案數(shù)字化的特點(diǎn)與問題

（一）地方高校檔案數(shù)字化的特點(diǎn)

地方高校通常是指是指隸屬各地級市（區(qū)、縣），以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展為目標(biāo)，著力為地方培養(yǎng)高素質(zhì)人才，大多數(shù)靠地方財(cái)政劃撥經(jīng)費(fèi)的普通高等學(xué)校。與部、委、省屬院校相比，地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)和服務(wù)具有更明顯的內(nèi)容地方性、特色性和保管存貯數(shù)字化、管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、社會化等特點(diǎn)。

1.地方高校檔案地方性、特色性。地方高校檔案是地方高校配合地方發(fā)展辦學(xué)過程中積累下來的特有黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、成果、出版、外事和財(cái)會等等檔案材料。具有明顯的區(qū)域性和特有性。

2.地方高校檔案數(shù)字化基礎(chǔ)是保管存貯數(shù)字化。檔案數(shù)字化是將以實(shí)物形式存在的檔案通過一定方式轉(zhuǎn)儲為可被計(jì)算機(jī)識別處理的數(shù)字化形式，是實(shí)現(xiàn)自動化檢索、提高檔案信息利用率和檔案資源共享服務(wù)的基礎(chǔ)。

3.地方高校檔案數(shù)字化管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、社會化。進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)信息時代，地方高校檔案管理服務(wù)必將在校園網(wǎng)局域基礎(chǔ)上拓展到隨時隨地在線檢索利用。

（二）地方高校檔案數(shù)字化面臨的問題

綜觀地方高校檔案數(shù)字化多年發(fā)展，目前主要面臨人、財(cái)、物基礎(chǔ)和技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)等等問題如下：

1.檔案數(shù)字化意識不強(qiáng)與經(jīng)費(fèi)匱乏問題

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層和管理層普遍檔案意識薄弱，對檔案館集愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心“五位一體”功能定位認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案數(shù)字化立項(xiàng)難，經(jīng)費(fèi)投入有限，技術(shù)人才引進(jìn)難。地方高校普遍經(jīng)費(fèi)較為困難，學(xué)校必須將有限的資金投入到關(guān)系學(xué)校生存發(fā)展的教學(xué)和科研上，高投入、低產(chǎn)出、不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的檔案保管與利用現(xiàn)狀使檔案的價值與作用被忽視，并不舍得檔案工作經(jīng)費(fèi)投入。而檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展要求投入不菲的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備，要有較大的人力、物力和財(cái)力支撐，這是當(dāng)下許多地方高校難以承受之重，加之多數(shù)地方高校檔案意識不強(qiáng)、重視不夠，加重了檔案信息利用率低下的情況。經(jīng)費(fèi)問題成為困擾地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)的根本性難題之一。

2.人才隊(duì)伍素質(zhì)問題

在地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)中，人是關(guān)鍵的因素。目前許多地方高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，人員還不能適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的要求。女性、中老年人、非檔案專業(yè)人員多，高學(xué)歷、高職稱、檔案專業(yè)人員少的“三多三少”現(xiàn)象普遍存在，專業(yè)和年齡結(jié)構(gòu)不合理，缺乏精通檔案業(yè)務(wù)知識又掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代化等信息技術(shù)的檔案數(shù)字化背景下高校檔案工作復(fù)合型人才。加之人員編制嚴(yán)重不足，有些檔案管理人員還要兼任機(jī)要工作，導(dǎo)致工作精力主要集中于完成每年的歸檔工作和日常接待查檔工作，難以再認(rèn)真思考和學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的相關(guān)問題，同時檔案數(shù)字化外包也會削弱檔案人員學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力。人才問題制約著檔案館轉(zhuǎn)型升級，嚴(yán)重影響地方高校檔案數(shù)字化發(fā)展。

3.專門技術(shù)薄弱與設(shè)備緊缺問題

檔案數(shù)字化建設(shè)要依賴眾多的檔案基礎(chǔ)管理技術(shù)，地方高校計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用起步較晚，網(wǎng)絡(luò)化程度不高，檔案自動化管理基礎(chǔ)相對薄弱，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后、規(guī)模小、標(biāo)準(zhǔn)化程度低且形式多樣；而館藏檔案數(shù)字化技術(shù)方案參差不齊，特別是數(shù)字資源的存儲與備份方面，容易形成數(shù)字化建設(shè)的瓶頸。加之檔案管理系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)互不兼容，各部門分別用自己的管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)因沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口而互不兼容，檔案信息資源分散。

4.檔案安全問題

檔案數(shù)字化建設(shè)使檔案由封閉走向開放，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程存在安全隱患，將數(shù)字化業(yè)務(wù)外包更是存在一定的風(fēng)險。一來數(shù)字化過程中檔案卷宗的安全問題，包括借出、搬運(yùn)、拆卷、取訂、掃描、裝卷等操作過程中容易出現(xiàn)損壞、錯放、漏頁甚至遺失等問題。二是數(shù)字化前后檔案信息的安全保密問題，包括泄密，非法訪問，惡意攻擊，計(jì)算機(jī)病毒和數(shù)據(jù)掛接、轉(zhuǎn)換、導(dǎo)入、導(dǎo)出過程中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、文件受損等問題。

5.缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)問題

高校檔案工作相關(guān)法律已不適應(yīng)時代的發(fā)展需求，高校檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺；加之目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目多屬“內(nèi)部工程”，各自建設(shè)、自建自用的狀況占主導(dǎo)地位。這兩點(diǎn)導(dǎo)致高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平參差不齊、層次不一，規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、通用性和共享性差，既增加了加工和管理成本又不能形成高效的信息化高速公路，阻礙了規(guī)范的檔案信息化建設(shè)。endprint

6.電子文件歸檔及其與紙質(zhì)檔案的關(guān)系問題

隨著計(jì)算機(jī)的普及使用，電子檔案逐年增多，但地方高校檔案數(shù)字化與辦公自動化未完全對接，對電子文件歸檔和電子檔案管理仍比較滯后，檔案網(wǎng)站信息查詢不如學(xué)校門戶網(wǎng)站更新及時。紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性和憑證價值，有其不可替代的作用，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套管理制度仍是檔案管理的最佳選擇方案。

二、地方高校檔案數(shù)字化的機(jī)遇

（一）校園數(shù)字化和“智慧校園”建設(shè)機(jī)會

檔案數(shù)字化是校園數(shù)字化基礎(chǔ)，是建設(shè)大數(shù)據(jù)“智慧校園”建設(shè)的重要組成部分。地方高校檔案管理部門應(yīng)充分利用這個契機(jī)，主動參與到“智慧校園”的建設(shè)中，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和資金支持，使檔案管理系統(tǒng)介入到電子校務(wù)系統(tǒng)，通過前端控制和全程管理對電子文件進(jìn)行有效管理，充分掌握工作的主動性。

（二）國家加強(qiáng)檔案館“五位一體”功能的定位優(yōu)勢

宣傳并全面實(shí)踐“五位一體”的檔案館功能，推動“智慧校園”建設(shè)中智慧型檔案館的構(gòu)想，立足最先進(jìn)的信息技術(shù)和全新的發(fā)展思路，借助“云計(jì)算”、“物聯(lián)網(wǎng)”、“大數(shù)據(jù)”等最新理念，構(gòu)建檔案數(shù)字資源的收集、存儲、加工、管理、利用系統(tǒng)，形成“校園知識系統(tǒng)”重要元數(shù)據(jù)庫。

（三）信息技術(shù)高度成熟和技術(shù)設(shè)備價格大幅下降

隨著信息技術(shù)設(shè)備快速創(chuàng)新與高速發(fā)展，檔案數(shù)字化所需的傳輸網(wǎng)絡(luò)、掃描識別、存貯安全和移動應(yīng)用等技術(shù)設(shè)備性價比大幅提高，使檔案數(shù)字化項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)大幅下降，加上“創(chuàng)新強(qiáng)校”、“省市共建”、“中央財(cái)政”等等專項(xiàng)資金投入地方高校，使地方高校檔案數(shù)字化的可行性和可能性大為提高。

（四）既有檔案館數(shù)字化理論與方法經(jīng)驗(yàn)

既有檔案館，特別是省、部屬高校檔案館數(shù)字化理論與方法經(jīng)驗(yàn)支持，可使地方高校檔案館數(shù)字化少走灣路。西方發(fā)達(dá)國家早在20世紀(jì)中葉就開始在高校檔案的管理中引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)，經(jīng)過幾十年的發(fā)展檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已日趨完善；同時我國其他單位和高校的檔案數(shù)字化管理也為地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供了機(jī)遇和經(jīng)驗(yàn)借鑒。

三、地方高校檔案數(shù)字化發(fā)展策略

（一）地方高校應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識檔案數(shù)字化的重要性和必要性

地方高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案館人應(yīng)增強(qiáng)全員檔案意識，真正把教育部27號令“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”的要求落到實(shí)處。地方高校檔案管理部門要緊緊抓住數(shù)字化校園建設(shè)契機(jī)，爭取資金和硬件投入，解決檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)難題。力爭學(xué)校電子辦公“OA系統(tǒng)”必須拓展數(shù)字化檔案功能，實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化與學(xué)校電子辦公“OA系統(tǒng)”高度融合。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案工作人員整體素質(zhì)水平

加強(qiáng)對現(xiàn)有專兼檔案工作者進(jìn)行針對性培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)人員轉(zhuǎn)型，著力培養(yǎng)一支懂檔案、懂計(jì)算機(jī)、了解信息化建設(shè)的復(fù)合型人才團(tuán)隊(duì)；引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，合理配置檔案管理人才隊(duì)伍；注重加強(qiáng)檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的學(xué)習(xí)，了解別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，查找自己的不足，借鑒成熟的做法；同時可以充分利用學(xué)校的人才資源優(yōu)勢，調(diào)動現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理、軟件開發(fā)等專業(yè)教師的積極性，讓這部分教師也參與到檔案數(shù)字化建設(shè)中。

（三）建設(shè)有特色的地方高校數(shù)字檔案館

地方高校檔案館應(yīng)高度認(rèn)識本校檔案系統(tǒng)的建設(shè)定位，做好數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，完善包括主動收集實(shí)時電子資源檔案等檔案數(shù)字化計(jì)劃，高效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源無縫銜接和新舊整合；特別要規(guī)劃建設(shè)一個軟硬件配置達(dá)到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備兼容、數(shù)據(jù)庫共享、文檔一體化“無縫連接”要求，包含檔案基本目錄、各類數(shù)字化檔案內(nèi)容專題和高校檔案全文的合理完整的檔案資源數(shù)據(jù)庫。

（四）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全防范機(jī)制

要確保檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案內(nèi)容安全防護(hù)和檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)。針對數(shù)字化業(yè)務(wù)外包要制定外包項(xiàng)目的科學(xué)管理策略，明確檔案管理部門與外包商的職責(zé)與義務(wù)，制定外包合同，重視對外包商的持續(xù)監(jiān)督。加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的監(jiān)控和評估工作，對掃描文件全程檢查，對原件和掃描件進(jìn)行妥善保管，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正、調(diào)整。合理確定數(shù)字化范圍，正確處理好上網(wǎng)與保密的關(guān)系，注意數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定性，采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、放些措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)，架設(shè)軟件或硬件防火墻，采用雙機(jī)熱備機(jī)制，定期備份等手段，防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

（五）建立統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案資源共享

地方高校檔案數(shù)字化項(xiàng)目應(yīng)尊循檔案法律法規(guī)和信息化標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持頂層標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，規(guī)劃和計(jì)劃應(yīng)具有前瞻性，制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，確保校內(nèi)、校際、校地檔案資源共享。項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)形成一份科學(xué)系統(tǒng)的檔案數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)計(jì)劃，確定數(shù)字化范圍和加工方式，規(guī)范電子文件檔案與歸檔管理，確保操作過程中有章可循，才能構(gòu)建一個高效的檔案數(shù)字化管理體系，高效優(yōu)質(zhì)地開展館（室）藏檔案的數(shù)字化工作。

四、結(jié)語

地方高校檔案數(shù)字化作為學(xué)校的重要知識資源基地，是地方高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要基礎(chǔ)項(xiàng)目，在大數(shù)據(jù)“智慧校園”建設(shè)中檔案館不能直接產(chǎn)生如教學(xué)、科研的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，但一定能促進(jìn)地方高校教學(xué)、科研、管理和服務(wù)水平提高。雖然面臨著許多問題難題，只要思想重視，規(guī)劃科學(xué)，計(jì)劃周到，行動認(rèn)真，宣傳到位，就一定能提高地方高校數(shù)字化檔案館的“五位一體”水平。

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作者簡介：官方，1992年生，女，漢族，廣東韶關(guān)人，碩士研究生，韶關(guān)學(xué)院檔案館檔案管理員，研究方向：中國文學(xué)、檔案管理。endprint