高職院校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及整改措施

馬淑杰

摘要：隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷改革，高職院校檔案管理工作越來越重要，也是其中重要的組成部分，同時(shí)也為我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。檔案管理在高職院校中屬于一種最基礎(chǔ)的工作類型，同時(shí)也是高職院校管理職務(wù)的主要構(gòu)成單位。近幾年，我國(guó)高職教育水平和質(zhì)量雖然一直在不斷提高，但是由于新形勢(shì)下的諸多要求，給高職院校檔案管理工作帶來了很大的難題。筆者在本文中簡(jiǎn)單的分析了我國(guó)一些高職院校的檔案管理工作，針對(duì)目前的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題，提出相應(yīng)的對(duì)策，為日后相關(guān)工作提供借鑒，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀分析；對(duì)策探討

【中圖分類號(hào)】G717.24

對(duì)于我國(guó)的一些高職院校來講，多數(shù)的高職院校都是由各大專業(yè)學(xué)校合并升級(jí)而成的，其中這些學(xué)校在管理體制和模式還停留在以往傳統(tǒng)的方法上，在很大程度上制約和影響高職院校的發(fā)展。新形勢(shì)下，高職檔案管理工作轉(zhuǎn)變陳舊思想和觀念是必然的，同時(shí)在日常實(shí)際的工作中找出影響因素，提出解決措施，促進(jìn)高職院校持續(xù)發(fā)展。

1 高職院校檔案管理的重要意義

1.1重要地位

每一所高職院校的長(zhǎng)期發(fā)展，是完全離不開檔案管理工作的，這也直接影響著學(xué)校辦學(xué)歷史和特色的積累和沉淀，真實(shí)記載著學(xué)校的發(fā)展歷史的全過程，同時(shí)檔案管理也是學(xué)校重要的信息資源和文化財(cái)富，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的基本憑證，具有重要的歷史價(jià)值。

1.2重要作用

高職院校發(fā)展的歷史過程需要真實(shí)的憑證，反應(yīng)一所學(xué)校的歷史全貌。高職院校中的檔案評(píng)估工作發(fā)揮的作用是不可替代的，其中客觀、公正、全面的評(píng)估，直接影響著學(xué)校的發(fā)展及評(píng)估工作的結(jié)果。高職院校檔案記錄著學(xué)校創(chuàng)建和形成的原始過程，具有很強(qiáng)的直觀性。營(yíng)造較為良好的人文環(huán)境，對(duì)學(xué)生進(jìn)行有效的思想道德教育，從而促進(jìn)校園的和諧建設(shè)。高職院?？蒲袡n案是科學(xué)創(chuàng)新技術(shù)的源泉和動(dòng)力，是相關(guān)工作人員進(jìn)行研究工作的重要保障和基礎(chǔ)。高職檔案可以提供學(xué)歷證明等材料，為畢業(yè)的學(xué)生提供學(xué)歷證明，同時(shí)也是教師職務(wù)晉升及評(píng)定職稱的依據(jù)，為師生提供第一手的原始資源和材料。

2 高職院校檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1高職院校檔案管理職務(wù)地位低

檔案管理屬于高職院校內(nèi)的基礎(chǔ)性職務(wù)，同時(shí)也屬于一種服務(wù)類型的職務(wù)，所以很多高職院校都曾表示，檔案管理職能很難凸顯辦學(xué)功效，因此，在很大程度上導(dǎo)致檔案管理職務(wù)在一些高職院校中所處的位置是比較低的。目前我國(guó)大多數(shù)的高職院校都已經(jīng)意識(shí)到檔案管理職務(wù)的重要性，然而，在現(xiàn)實(shí)的工作中卻又很多高職院校沒有注重檔案管理工作，其中有很多的高職院校會(huì)存在許多托詞，有意識(shí)的削弱檔案管理職務(wù)的功能與地位，這樣就使相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)沒有存在的價(jià)值。

2.2檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)低下

據(jù)相關(guān)調(diào)查，目前我國(guó)多數(shù)高職院校的檔案管理人員的素養(yǎng)普遍不高。一些院校檔案管理人員大多數(shù)并不是專業(yè)的，也沒有受過任何專業(yè)性的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)和學(xué)歷。還有一部分院校存在拉關(guān)系走后門的現(xiàn)象發(fā)生，把自己的親屬或朋友分配到檔案管理機(jī)構(gòu)任職。此類任職的人員隊(duì)伍，終究會(huì)導(dǎo)致高職院校檔案管理漏洞百出，存在這樣或那樣的問題，完全忽視了檔案管理職務(wù)對(duì)高職院校的重要性。在日常的工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)不能和其他部門進(jìn)行有效的溝通，甚至沒有進(jìn)行過密切的合作，這樣就會(huì)使檔案訊息的獲取渠道受到很大的影響，工作人員缺乏電腦操作能力，檔案管理職務(wù)的變革更新很難實(shí)施，從而使檔案管理職務(wù)僵硬呆板，阻礙檔案管理職務(wù)水平提升。

2.3檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后

隨著時(shí)代發(fā)展，我國(guó)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，目前各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化辦公，然而，針對(duì)一些高職檔案管理機(jī)構(gòu)仍然使用最基本的計(jì)算機(jī)辦公設(shè)施，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的領(lǐng)域具有一定的局限性，因此，檔案應(yīng)用的無紙、數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)電子化基本不存在。甚至有部分高職檔案管理機(jī)構(gòu)還在用已經(jīng)淘汰或棄用的計(jì)算機(jī)，難以配置現(xiàn)代化的管理軟件系統(tǒng)。另外，還有一部分的高職檔案的采集、記錄、編排、分門別類等工作都要靠人工手寫，并沒有利用現(xiàn)代化的訊息技術(shù)。因此，檔案訊息的出錯(cuò)率相對(duì)較高，頻繁的出現(xiàn)漏洞，削弱了檔案管理卷宗的品質(zhì)與可信度。

2.4高職院校檔案應(yīng)用率偏低

針對(duì)我國(guó)目前一些高職院校檔案管理內(nèi)容，依然是一些傳統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)、黨員職務(wù)、行政教學(xué)、財(cái)務(wù)類檔案為主，幾乎沒有其他檔案的內(nèi)容。缺乏圖片、語音、錄像、實(shí)體物檔案，甚至院校的特色檔案也所剩無幾。這樣就會(huì)造成院校的教學(xué)研究、用人機(jī)構(gòu)和檢查評(píng)析服務(wù)的職能作用相對(duì)較弱，檔案的應(yīng)用范圍也相對(duì)較為狹窄。并且因?yàn)橐恍┍容^陳舊的思想理念和檔案管理規(guī)章制度的限制，導(dǎo)致高職院校檔案管理工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)、工作效率低，從而大大降低和減少檔案的利用率。

3 高職院校檔案管理工作的發(fā)展對(duì)策

3.1提高院校檔案的認(rèn)識(shí)水平

充分理解高職院校檔案的內(nèi)涵價(jià)值、地位及主要性。高職院校的檔案內(nèi)容是別類管理職務(wù)的重要訊息源頭之一，是高職院校的財(cái)富庫(kù)藏。對(duì)于推進(jìn)院校教學(xué)的創(chuàng)新變革、科學(xué)化管理、教學(xué)品質(zhì)、科學(xué)研究、工作效益、各項(xiàng)權(quán)益、展覽院校各項(xiàng)特色及發(fā)展流程具有重要的作用價(jià)值。

3.2規(guī)范化檔案管理水準(zhǔn)的提升

高職院校的規(guī)章制度可以說是現(xiàn)實(shí)檔案管理職能規(guī)范化的準(zhǔn)則。高職院校必須要嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)，綜合院校內(nèi)的客觀因素，制定相應(yīng)的規(guī)章制度與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并且要對(duì)規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)進(jìn)行周期性的檢驗(yàn)，獎(jiǎng)罰評(píng)析，依據(jù)法律法規(guī)實(shí)行治理、維護(hù)、使用檔案。建設(shè)有成效并且井然有序的管理機(jī)制。強(qiáng)化檔案監(jiān)管職務(wù)部門的責(zé)任意識(shí)，建設(shè)高素養(yǎng)專業(yè)化單位，在日常的工作中不斷強(qiáng)調(diào)按章處事，堅(jiān)決執(zhí)行不動(dòng)搖堅(jiān)持的原則要求，履行職務(wù)水準(zhǔn)不走樣，不投機(jī)取巧，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，這樣才能夠保障高職院校檔案管理職能規(guī)范化和高水平。

4 總結(jié)

做好高職院校檔案管理工作，具有非常重要的意義，部分高職院校要及時(shí)和其他高校進(jìn)行接軌，吸取精華部分，以積極向上和多元?jiǎng)?chuàng)新的進(jìn)取精神，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建和諧社會(huì)創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境。

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