信息時(shí)代的電子檔案管理探究

羅長(zhǎng)軍

【摘 要】電子檔案就是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的資料以電子文件的形式呈現(xiàn)出來(lái)。由于電子檔案會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而增多，并且由于電子檔案管理是需要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)開展的，對(duì)管理人員的要求也相對(duì)較高。因此，企業(yè)要充分了解電子檔案的特點(diǎn)，分析電子檔案管理目前存在的問題以及難點(diǎn)，然后采取有效的管理措施，提高電子檔案管理水平，論文就此展開了討論。

【Abstract】The electronic archives are the data produced by the enterprises' activities which is presented in the form of electronic documents. As the electronic archives will increase with the development of enterprises， and the management of electronic archives need to rely on computer technology， its requirements for managers are relatively high. Therefore， enterprises should fully understand the characteristics of electronic archives， analyze the existing problems and difficulties in the management of electronic archives， and then take effective measures to improve the level of management of electronic archives， this paper discusses these problems.

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；電子檔案；優(yōu)越性；完善措施

【Keywords】information age； electronic archives； advantages； perfecting measures

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）09-0096-02

1 引言

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，我國(guó)各企業(yè)的生產(chǎn)和運(yùn)行方式開始向自動(dòng)化、智能化方向轉(zhuǎn)變。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，電子檔案逐漸成為企業(yè)檔案的重要存在形式。對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，可以提高企業(yè)內(nèi)部檔案的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。然而，目前我國(guó)許多企業(yè)在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時(shí)代的逐步推進(jìn)，更是增加了電子檔案管理的難度。如何提高電子檔案管理水平已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展所要重點(diǎn)研究的內(nèi)容。

2 電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

2.1 電子檔案的特點(diǎn)

第一，文件記錄方式多樣。作為一種新型的信息承載介質(zhì)，電子檔案具有多種表現(xiàn)形式，包括電子文件、聲音、影像等，具有多種表現(xiàn)形式，而且其存儲(chǔ)保存方式也多種多樣，例如光盤（VCD、DVD）、磁帶（錄音帶、錄像帶）、磁盤（U盤、硬盤）、網(wǎng)盤（或云盤）等；第二，電子檔案具有非直讀性的特點(diǎn)，例如電子檔案在光盤上保存時(shí)是由激光進(jìn)行刻寫來(lái)實(shí)現(xiàn)的，無(wú)法直觀看到檔案內(nèi)容，而且，電子檔案也可以進(jìn)行加密處理，提高了電子檔案的安全性；第三，電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性比較強(qiáng)，必須要以元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)才能恢復(fù)電子文件的原貌。

2.2 電子檔案的優(yōu)越性

第一，電子檔案可以進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，這種篩選功能不僅可以提高電子檔案整理的效率，降低人工成本，同時(shí)還能降低因人工篩選而造成的工作失誤。第二，電子檔案的儲(chǔ)存安全性比較高，電子檔案的主要表現(xiàn)形式為電子文件，其不會(huì)受氣候、濕度等環(huán)境因素的影響，只要利用云技術(shù)等就可以對(duì)電子文件進(jìn)行永久儲(chǔ)存，并且還可以進(jìn)行加密處理，防止信息泄露等問題。第三，電子檔案具有獨(dú)立性，在電子檔案中，電子文件與載體是分開的，在云儲(chǔ)存過程中，檔案與云平臺(tái)也是相互獨(dú)立的，企業(yè)可以隨時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移[1]。

3 電子檔案管理的主要影響因素

3.1 電子檔案管理體系不夠完善

電子檔案是隨著信息時(shí)代的到來(lái)而產(chǎn)生的一種新型檔案方式，因此，有些企業(yè)還未形成專業(yè)的電子檔案管理體系，導(dǎo)致電子檔案管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)。首先是，企業(yè)人員缺乏正確的電子檔案管理態(tài)度，對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠清晰準(zhǔn)確，無(wú)法制定專業(yè)的電子檔案管理制度。然后是電子檔案管理制度不夠完善，有些企業(yè)在制定管理制度時(shí)，沒有從實(shí)際出發(fā)，缺少對(duì)企業(yè)內(nèi)部電子檔案形式的考量，導(dǎo)致管理制度不具有權(quán)威性。

3.2 電子檔案完整性不足

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的流動(dòng)性更強(qiáng)，更容易發(fā)生信息丟失問題。由于電子檔案是依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而存在的，具有較多種類的儲(chǔ)存方法，對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)要求也比較高。然而，電子檔案管理的程序比較復(fù)雜，在經(jīng)過多次操作后，很容易出現(xiàn)信息丟失的情況。此外，由于電子檔案長(zhǎng)期處于網(wǎng)絡(luò)流動(dòng)狀態(tài)，若工作人員在進(jìn)行信息匯總時(shí)不及時(shí)，或是出現(xiàn)工作失誤，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息不完整或是不具有時(shí)效性，最終影響電子檔案的實(shí)用價(jià)值。

3.3 電子檔案專業(yè)管理人才短缺

由于現(xiàn)階段，許多企業(yè)檔案正在由實(shí)體檔案形式向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，其在檔案管理工作上的結(jié)構(gòu)安排還不到位，導(dǎo)致電子檔案管理缺少專業(yè)技術(shù)人員，影響了電子檔案管理效果。專業(yè)管理人員的缺失，首先會(huì)影響管理工作的正常開展，在檔案管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案文件受損、丟失的情況，影響電子檔案的真實(shí)性。其次，電子檔案專業(yè)管理人員的缺乏，還會(huì)制約企業(yè)對(duì)電子檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理理念還停留在實(shí)體檔案上，電子檔案的概念和理論是模糊不清的，無(wú)法根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展對(duì)電子檔案管理體系進(jìn)行及時(shí)更新，導(dǎo)致電子檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展不相符[2]。endprint

4 信息化時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施

4.1 完善電子檔案管理體系

信息時(shí)代的到來(lái)改變了人們的生活方式，大部分的工作及生活活動(dòng)都可以通過信息交流來(lái)實(shí)現(xiàn)，為人們的各項(xiàng)活動(dòng)提供了極大的便利。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代所帶來(lái)的進(jìn)步，轉(zhuǎn)變對(duì)電子檔案管理工作的態(tài)度，明確電子檔案管理工作的重要性及重點(diǎn)內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求，對(duì)電子檔案管理體系進(jìn)行完善，制定嚴(yán)格的電子檔案管理制度。

4.2 對(duì)電子檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

由于企業(yè)是不斷發(fā)展的，其在各項(xiàng)交易活動(dòng)中會(huì)不斷生成新的電子檔案。為了保證電子檔案信息的及時(shí)性，企業(yè)需要針對(duì)自身的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，以確保電子檔案不會(huì)缺失。首先，企業(yè)要明確檔案管理部門在檔案動(dòng)態(tài)管理中所要負(fù)責(zé)的內(nèi)容，保證電子檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)。其次，企業(yè)在對(duì)電子文件進(jìn)行收集與整理時(shí)，要對(duì)電子文件進(jìn)行分類和檢驗(yàn)，并及時(shí)歸檔，要保證電子歸檔的時(shí)間與準(zhǔn)確性，以確保檔案信息能夠得到及時(shí)更新。此外，還要做好實(shí)體檔案的數(shù)字化工作，保證電子檔案信息與原始信息全面一致[3]。

4.3 劃分多級(jí)權(quán)限

為了提高電子檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)安保措施，劃分多級(jí)權(quán)限，提高電子檔案管理工作的安全保密等級(jí)。例如，電子檔案管理人員根據(jù)企業(yè)自身特征，設(shè)置電子檔案的保密等級(jí)以及借閱權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定電子檔案查詢所用瀏覽器的應(yīng)用權(quán)限，根據(jù)安全保密等級(jí)來(lái)規(guī)定電子檔案瀏覽、打印、下載及應(yīng)用的可行性，以此來(lái)提高電子檔案信息的安全性。除此之外，企業(yè)還可以對(duì)重要的電子檔案信息進(jìn)行加密處理，規(guī)定只有企業(yè)內(nèi)部人員或是管理層才能對(duì)這些檔案信息進(jìn)行查閱，防止電子檔案被偷竊而損害企業(yè)自身利益。

4.4 優(yōu)化電子檔案管理結(jié)構(gòu)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系著管理工作效率，因此，建立一批高水平的電子檔案管理工作人員組織結(jié)構(gòu)，是企業(yè)開展電子檔案管理工作的有效途徑。一方面，企業(yè)要從多渠道引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)技能的電子檔案管理人員，能夠?qū)ζ髽I(yè)的電子檔案管理工作提出合理的工作建議，幫助企業(yè)完善各項(xiàng)管理制度，提高電子檔案管理工作的專業(yè)性及有效性。企業(yè)還需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度。另一方面，企業(yè)要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行合理分工，科學(xué)設(shè)置管理架構(gòu)，充分發(fā)揮管理人員各自優(yōu)點(diǎn)，以適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍[4]。

5 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代也是知識(shí)爆炸時(shí)代，為人們的工作與生活提供了極大的便利。為了順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流，企業(yè)必須要增強(qiáng)電子檔案管理數(shù)字化發(fā)展，通過有效應(yīng)用信息科學(xué)技術(shù)，提高電子檔案管理水平，從而確保企業(yè)檔案信息的安全性及實(shí)時(shí)性，推動(dòng)企業(yè)在信息時(shí)代的穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】楊哲.信息時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理探討[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（06）：125-126.

【2】牟仙仙.信息時(shí)代背景下的電子檔案管理[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].武漢：《決策與信息》雜志社、北京：北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2016.

【3】蘇梅芬.信息時(shí)代的電子檔案歸檔問題探討[J].江西建材，2016（09）：296+300.

【4】吳玉.信息時(shí)代的電子檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（10）：178+72.endprint