論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

張峰

【摘 要】論文以作者主持完成的國家某部天津局信息安全系統(tǒng)平臺建設(shè)項(xiàng)目為例，結(jié)合PMBOK描述的項(xiàng)目管理的良好實(shí)踐，討論了扎實(shí)做好范圍管理的每一個過程，杜絕鍍金與蔓延是完成項(xiàng)目工作，確保順利驗(yàn)收的關(guān)鍵保證。

【Abstract】This paper taking the project hosted by the author as an example， the project is the construction of information security system platform of Tianjian Bureau of a national sector， combining the good practice of project management described by PMBOK， paper discusses the processes of scale management. The key ensure of completing the project and smoothly acceptance check is to eradicate additional workload and project scope creep.

【關(guān)鍵詞】信息安全系統(tǒng)；項(xiàng)目管理；范圍管理

【Keywords】information security system； project management； scope management

【中圖分類號】TP39 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0027-02

1 引言

項(xiàng)目范圍管理是通過完成一系列過程實(shí)現(xiàn)的，它關(guān)注的是項(xiàng)目工作內(nèi)容的定義與控制，即包括什么，不包括什么。本文以我主持完成的國家某部天津局信息安全系統(tǒng)平臺建設(shè)項(xiàng)目為例，用項(xiàng)目管理協(xié)會PMBOK所描述的“良好實(shí)踐”為理論依據(jù)，深入討論，扎實(shí)做好項(xiàng)目范圍管理的每一個過程，杜絕項(xiàng)目鍍金與范圍蔓延，是完成項(xiàng)目獲得驗(yàn)收，順利收回投資的重要保證[1]。

該信息安全系統(tǒng)平臺項(xiàng)目的建設(shè)，旨在通過該系統(tǒng)平臺的建設(shè)，保護(hù)國家資產(chǎn)和信息資源的安全和有效利用。在雙方高層共同簽署建設(shè)合同和《項(xiàng)目章程》中，任命我為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，全程負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的管理工作。

項(xiàng)目啟動，組織項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，經(jīng)調(diào)閱該項(xiàng)目的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同書和《項(xiàng)目章程》等文卷，了解該項(xiàng)目的基本信息。該項(xiàng)目由以下五大系統(tǒng)構(gòu)成：

①園區(qū)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，包括：基礎(chǔ)管道開挖、埋設(shè)，建筑子系統(tǒng)綜合布線等。

②園區(qū)監(jiān)控、樓宇門禁，重點(diǎn)部門入侵報警聯(lián)動系統(tǒng)。

③中心機(jī)房及各設(shè)備間裝修，裝修分項(xiàng)工作由分包單位負(fù)責(zé)完成。

④信息安全核心系統(tǒng)及設(shè)備的安裝、配置、調(diào)試和運(yùn)行。

⑤工作流及授權(quán)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的開發(fā)、部署和運(yùn)維。

該項(xiàng)目工程量清單為一千余項(xiàng)，合同400余萬元，工期5個月。規(guī)劃好這個項(xiàng)目的工作界面，把規(guī)定的項(xiàng)目工作范圍控制好，厘清甲方在每一個專業(yè)界面上的清晰需求，維護(hù)項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)，是做好這個項(xiàng)目的關(guān)鍵。

2 規(guī)劃范圍管理

規(guī)劃范圍管理是創(chuàng)建范圍管理計劃，書面描述將如何定義、確認(rèn)和控制項(xiàng)目范圍的過程。在項(xiàng)目部進(jìn)場之前，已經(jīng)組織成員一起檢索查閱了招標(biāo)文件，投標(biāo)文件，合同書以及會議紀(jì)要等相關(guān)文件。通過對這些文件的匯集與整理，通過幾輪的討論會議，形成了《弱電及系統(tǒng)集成項(xiàng)目工作說明書》。據(jù)此，我們編制出一份項(xiàng)目范圍管理計劃和項(xiàng)目需求管理計劃書。

3 收集需求

收集需求是定義實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而確定、記錄并管理干系人的需要和要求的過程。本過程的作用是為定義和管理項(xiàng)目范圍奠定基礎(chǔ)，主要是針對設(shè)計文件過于粗略的地方以及用戶不清楚的地方進(jìn)行深化設(shè)計，得到一份需求文件和需求跟蹤矩陣。經(jīng)指派需求工程師依據(jù)之前制定的需求管理計劃書，采用重點(diǎn)客戶訪談和需求說明會議等方式，確定該項(xiàng)目的重點(diǎn)工作范圍，進(jìn)行需求挖掘。通過向原設(shè)計人員追索工程設(shè)計書面交底等文件，進(jìn)一步明確了建設(shè)單位通過該項(xiàng)目想要實(shí)現(xiàn)的戰(zhàn)略意圖和真實(shí)想法。例如，在原工程量清單中，一共又增加出80個信息點(diǎn)，其中重要的被遺漏的點(diǎn)數(shù)竟然達(dá)到30個之多。這為項(xiàng)目工作的開展提供了極大的幫助，無論是在采購過程還是在施工過程對于優(yōu)化施工方案，制定施工進(jìn)度計劃，節(jié)約人力資源和資金等方面都起到積極作用。

4 定義范圍

定義范圍是控制項(xiàng)目詳細(xì)描述的過程。本過程的主要作用是明確所收集的需求哪些將包含在項(xiàng)目范圍內(nèi)，哪些排除在項(xiàng)目范圍外，從而明確項(xiàng)目的邊界，輸出一份項(xiàng)目范圍說明書，用于更新需求文件。通過規(guī)劃范圍管理和收集需求兩個過程的工作，項(xiàng)目組整理出一份《各專業(yè)工作范圍說明書》，經(jīng)報告于建設(shè)單位和我單位計劃管理部，經(jīng)雙方單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，形成一份能夠指導(dǎo)全部項(xiàng)目工作開展的整體文件，并逐層向下交底，直至作業(yè)班組，并要求每層每組工作人員交底要有書面簽署的交底文件留檔。至此，整個項(xiàng)目組成員，全部明確了各專業(yè)的工作明細(xì)和范圍。該文件一經(jīng)批準(zhǔn)即宣告該項(xiàng)目基準(zhǔn)確立，為順利開展各級項(xiàng)目工作開辟出通暢的路徑。

5 創(chuàng)建WBS

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的更易于管理的組件的過程。這一過程的作用是對所要交付的內(nèi)容提供一個結(jié)構(gòu)化的視圖。WBS組織并定義了項(xiàng)目的總范圍，代表著經(jīng)批準(zhǔn)的當(dāng)前項(xiàng)目范圍說明書中所規(guī)定的工作。在我的帶領(lǐng)下，組織項(xiàng)目計劃人員，特別邀請到公司富有多年相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)總監(jiān)一起，依據(jù)已經(jīng)得到批準(zhǔn)的《項(xiàng)目范圍說明書》，將各專業(yè)按項(xiàng)目分解規(guī)則，逐層分解至工作包。我采用的是樹狀圖和工作資源列表相結(jié)合嵌套的方式進(jìn)行分解和編排。經(jīng)過分解，將每一個工作包落實(shí)到每一個或每一組工作人員，工作交接界面清晰，責(zé)任分工明確，工作清晰明了，同時便于我據(jù)此編制施工組織設(shè)計方案和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計劃，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)程的控制。endprint

6 確認(rèn)范圍

確認(rèn)范圍是正式驗(yàn)收已完成的項(xiàng)目可交付的過程。該過程屬于控制過程組，主要作用是，使驗(yàn)收過程具有客觀性。工程在我和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)成員的帶領(lǐng)下順利開工，按照制定的項(xiàng)目管理計劃和范圍管理計劃，順利實(shí)施[2]。我要求的做法是甲方現(xiàn)場人員和我方質(zhì)量員，在每一項(xiàng)活動作業(yè)完成后均應(yīng)當(dāng)書面簽署施工記錄和初驗(yàn)備忘錄。

7 控制范圍

控制范圍是監(jiān)督項(xiàng)目的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更的過程。作用是在整個項(xiàng)目期間保持對范圍基準(zhǔn)的維護(hù)。在一次項(xiàng)目例會上，我的一位工程師突然提出了一句話“目前市場上的視頻專用硬盤價格下降幅度很大，主流的4TB硬盤和我們清單上要求的2TB硬盤價格差不多，是不是把視頻陣列存儲都改為4T的呢……”他無心說的一句話，反倒引起了在場的建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的極大興趣，當(dāng)場表示“趕緊給我換！”在這樣的情況下，作為項(xiàng)目經(jīng)理除了要保持一個工程人員的冷靜，還應(yīng)該具有一定專業(yè)素養(yǎng)，審慎處理。我既不能當(dāng)眾訓(xùn)斥我方技術(shù)人員，也不能斷然拒絕甲方的要求。于是，我提出，需要認(rèn)真評估這一項(xiàng)技術(shù)變更，還要深入了解市場的行情和其他技術(shù)條件是否成熟，能不能滿足這一需求，等我們了解掌握全面情況后，可以再組織一個專門的會議商討這件事。會后，經(jīng)過了解，這一款設(shè)備市場采購價還是有差別的，另外，設(shè)計方給定的磁盤陣列對于支持大容量存儲設(shè)備的穩(wěn)定性也是有待考證的。于是在下一次的會議上，承建雙方一致否決了這項(xiàng)變更，維護(hù)了項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。即便是在技術(shù)上經(jīng)濟(jì)上這項(xiàng)變更方案均可行，類似于這些“項(xiàng)目鍍金”的范圍，我們在工程實(shí)踐中也是要慎重對待的。

在控制范圍過程組中，使用偏差分析這一工具方法，對變更請求予以全面評估是有效的，有利于維護(hù)范圍基準(zhǔn)，保證項(xiàng)目工作順利推進(jìn)。

8 結(jié)語

在每一個過程中，每一項(xiàng)工作任務(wù)，事前均有依據(jù)、有方案，且方案是經(jīng)批準(zhǔn)的；進(jìn)程中施工有記錄，完成有確認(rèn)，結(jié)束有專項(xiàng)驗(yàn)收，項(xiàng)目文件齊全。歷經(jīng)五個月時間，全部完工，獲得建設(shè)、監(jiān)理和設(shè)計單位一致同意的驗(yàn)收。這得益于團(tuán)隊(duì)的努力，當(dāng)然也包括甲方干系人一起制定的項(xiàng)目范圍。只做“范圍”之內(nèi)的事，只做好“范圍”之內(nèi)的事。在管理收尾過程中，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。比如，作為項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)盡早介入項(xiàng)目工作，熟悉項(xiàng)目情況，對把握項(xiàng)目范圍、識別項(xiàng)目風(fēng)險，是有很大益處的；在收集需求和進(jìn)行范圍確認(rèn)的過程中，與甲方的溝通方式的選用，需要講究一些方法和策略，理清關(guān)系，把工作做細(xì)，對于驗(yàn)收和審計結(jié)算有幫助。此外，對項(xiàng)目范圍監(jiān)控是否存在盲區(qū)，作為項(xiàng)目經(jīng)理也是要時刻注意的。項(xiàng)目范圍直接影響著項(xiàng)目質(zhì)量，往往項(xiàng)目質(zhì)量問題就是在項(xiàng)目經(jīng)理疏忽的一瞬間而發(fā)生的。這些心得，作為項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時記錄在案，形成組織過程資產(chǎn)，為今后項(xiàng)目工作開展提供有力保障。

【參考文獻(xiàn)】

【1】[美]項(xiàng)目管理協(xié)會，許江林等譯.項(xiàng)目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第五版）[M].北京：電子工業(yè)出版社，2013.

【2】中國（雙法）項(xiàng)目管理研究委員會.中國項(xiàng)目管理知識體系（C-PMBOK2006）（修訂版）[M].北京：電子工業(yè)出版社，2012.endprint