北京院檔案資產(chǎn)化管理構(gòu)想

次鵬

【摘 要】隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和健全，特別是企業(yè)改革的深化，檔案作為企業(yè)的資產(chǎn)開始被人們所認(rèn)識和接受。將檔案作為資產(chǎn)定價，并進行資產(chǎn)化管理已成為企業(yè)檔案工作面臨的一個全新課題，值得深入探討和研究。

【Abstract】With the establishment and improvement of China's socialist market economic system， especially the deepening of enterprise reform， as the assets of enterprises， archives have been recognized and accepted by people. To price the files as assets and carry on the capitalization management to it has become a new topic of enterprise archives work， which is worthy of further discussion and study.

【關(guān)鍵詞】檔案資產(chǎn)；檔案資產(chǎn)化；管理

【Keywords】archives assets； archives capitalization； management

【中圖分類號】G275 【文獻標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0013-02

1 檔案資產(chǎn)化管理的引入

國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，并于2010年1月1日實施《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）首次將企業(yè)的檔案界定為企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，將企業(yè)檔案的性質(zhì)歸結(jié)到企業(yè)資產(chǎn)、企業(yè)資源中。

中國電建集團北京勘測設(shè)計研究院有限公司（簡稱：北京院或公司）始建于1953年，是大型綜合性勘測設(shè)計研究單位，現(xiàn)為中國電力建設(shè)集團有限公司（世界500強企業(yè)）的全資子企業(yè)。參與建設(shè)多個國家重點工程、民生工程，60多年積累的檔案不計其數(shù)，這些都是北京院未來成為為清潔能源和基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域提供一體化解決方案的國際一流工程公司的寶貴財富，是北京院最重要的資產(chǎn)。

檔案資產(chǎn)化管理是將檔案由實物管理轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y產(chǎn)價值形態(tài)的管理；是對檔案資產(chǎn)進行評估和定價的動態(tài)管理；是對檔案管理工作內(nèi)涵認(rèn)識的理性飛躍；是與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的檔案管理手段，能夠促使北京院各級領(lǐng)導(dǎo)真正自覺地重視和加強檔案工作，不惜投入更大的人力、物力和財力，這樣就為北京院的檔案工作發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

2 檔案資產(chǎn)化管理的步驟

2.1 使管理者認(rèn)同檔案資產(chǎn)化管理的觀念

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。要求企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

北京院通過為社會提供產(chǎn)品和服務(wù)，創(chuàng)造價值和利潤，所有產(chǎn)品、服務(wù)及其形成過程都需要檔案工作的支撐。在這個過程中，無論是北京院自身，還是社會上的組織和個人都因某種需要而追溯產(chǎn)品和服務(wù)的過程，如產(chǎn)品質(zhì)量、事故調(diào)查、維護保養(yǎng)、升級改造等?？梢哉f檔案已經(jīng)潛移默化地滲透進了北京院的各項業(yè)務(wù)活動，但從管理者角度還沒有意識到檔案工作的重要性和全局性，依舊是老一套的管理模式，沒有從檔案的資產(chǎn)、資源屬性去思考工作。這些都嚴(yán)重制約了檔案在市場經(jīng)濟環(huán)境中所能發(fā)揮的作用。所以要樹立“走出檔案發(fā)展檔案”的觀念。要力求把“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，走出檔案看檔案，開闊眼界、開闊思路，在碰撞交流中使思想觀念產(chǎn)生飛躍。

2.2 建立北京院檔案資產(chǎn)框架體系分類表

將北京院檔案資產(chǎn)劃分為四類，即科技檔案資產(chǎn)、管理類檔案資產(chǎn)、會計檔案資產(chǎn)、實物檔案資產(chǎn)?？萍紮n案資產(chǎn)按照北京院"4+x"行業(yè)領(lǐng)域進行劃分。這樣做的好處是理順科技檔案資產(chǎn)和工程項目的對應(yīng)關(guān)系，方便檔案資產(chǎn)定價。

北京院的所有生產(chǎn)和管理活動都是圍繞工程項目開展的，檔案資產(chǎn)類型也可以按照生產(chǎn)和管理分成兩大類。生產(chǎn)類檔案資產(chǎn)即科技檔案資產(chǎn)，綜合管理類檔案資產(chǎn)即除科技檔案資產(chǎn)外其它三類檔案資產(chǎn)（管理類檔案資產(chǎn)、會計檔案資產(chǎn)、實物檔案資產(chǎn)）。

北京院參與建設(shè)的每個工程項目順利運作都涵蓋了所有團隊的辛苦付出，在計算檔案資產(chǎn)價值時，正是評價每個團隊工作的價值。所以引入檔案資產(chǎn)分配系數(shù)α，即生產(chǎn)類檔案資產(chǎn)和綜合管理類檔案資產(chǎn)占工程項目產(chǎn)值的比率?？萍紮n案資產(chǎn)作為生產(chǎn)類資產(chǎn)α值暫定0.5，其它圍繞生產(chǎn)開展的各項綜合管理類檔案資產(chǎn)，依據(jù)工作量和難易程度進行分配，暫定資本管理α值0.05、資產(chǎn)管理（含基建和設(shè)備）α值0.05、投資管理α值0.05、行政管理α值0.05、生產(chǎn)經(jīng)營管理α值0.05、人力資源管理α值0.05、黨工團管理（含聲像）α值0.05、會計檔案資產(chǎn)α值0.1、實物檔案資產(chǎn)α值0.05。具體α值可以根據(jù)工程性質(zhì)和各團隊任務(wù)分配比率進行靈活調(diào)整。

2.3 建立北京院檔案資產(chǎn)定價模型

E=B+D-A；f=（E-B）/D；P=α·β·E/N

E：第n項工程當(dāng)年的營業(yè)額；

B：第n項工程從上年結(jié)轉(zhuǎn)過來的未完成合同額中需當(dāng)年完成的合同額；

D：第n項工程當(dāng)年新簽的合同額；

A：當(dāng)年新簽合同需要以后年度轉(zhuǎn)化為營業(yè)額的合同額。（新簽合同額一部分在當(dāng)年消化，直接轉(zhuǎn)化成當(dāng)年營業(yè)額，剩余部分在年底作為結(jié)轉(zhuǎn)任務(wù)延續(xù)到次年或第三年消化）；

f：新簽合同當(dāng)年轉(zhuǎn)化為營業(yè)額的比率；endprint

P：第n項工程檔案資產(chǎn)的平均價格；

N：第n項工程當(dāng)年產(chǎn)生的產(chǎn)品數(shù)量；

α：檔案資產(chǎn)分配系數(shù)（科技檔案資產(chǎn)分配系數(shù)0.5；其他類別檔案資產(chǎn)分配系數(shù)詳見《北京院檔案資產(chǎn)框架體系分類表》）；

β：第n項工程的毛利率。

2.4 檔案資產(chǎn)化管理的實踐意義

從檔案到檔案資產(chǎn)，使檔案的價值第一次有了貨幣表現(xiàn)的形式，使檔案工作真正實現(xiàn)了與社會主義市場經(jīng)濟接軌，能動地把檔案納入北京院國有資產(chǎn)的管理范疇。

檔案資產(chǎn)化管理有利于提高全員對檔案資產(chǎn)的認(rèn)識，促進檔案資產(chǎn)的有效利用，防止檔案資產(chǎn)的流失；有利于開展檔案資產(chǎn)評估工作，并逐步使其走上規(guī)范化、法制化的軌道；有利于從檔案方面評定信用等級，強化北京院國有企業(yè)形象，增加北京院信用等級的可靠性。

3 實行檔案資產(chǎn)化管理后預(yù)期的效果

3.1 檔案管理和工程管理有機結(jié)合為一體

使檔案工作從一開始就走到前臺，納入工程管理的目標(biāo)和計劃，使檔案管理與工程項目管理保持同步；納入項目部的議事日程和職責(zé)范圍，在經(jīng)費、設(shè)備、人員配置及檔案管理人員待遇等方面給予保證。

檔案管理與工程合同管理、招投標(biāo)管理、全面質(zhì)量管理、財務(wù)管理融為一體。檔案工作不再是孤立的個體，而是參與到北京院各項管理工作中去，能夠調(diào)動檔案人員的積極性，賦予檔案更多管理過程的信息量，促進檔案資產(chǎn)盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，從而實現(xiàn)檔案資產(chǎn)的保值增值。

3.2 有效解決檔案收集難問題

樹立檔案是資產(chǎn)觀念，使職工意識到檔案與資產(chǎn)密切相關(guān)，檔案是北京院資產(chǎn)的重要依據(jù)，使職工進一步認(rèn)識到檔案的散失，會導(dǎo)致與之相關(guān)的資產(chǎn)部分、甚至全部流失。私自占有檔案就是變相侵占不屬于自己所有的資產(chǎn)，使公司的經(jīng)濟利益受損。對于無故拖延歸檔時間，拒不移交檔案或因玩忽職守造成檔案丟失、損毀、泄密的，按照檔案資產(chǎn)的價值追究相關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任。從而保證檔案收集成套完整。

3.3 實現(xiàn)國有資產(chǎn)的保值增值

《國有資產(chǎn)保值增值考核試行辦法》規(guī)定企業(yè)的法定代表人，對企業(yè)國有資產(chǎn)的保值增值承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任，并與個人收入掛鉤，對完成考核指標(biāo)的，可適當(dāng)增加風(fēng)險收入，對無特殊原因連續(xù)兩年未完成考核值的，或由于經(jīng)營管理不善、決策失誤、其它主觀原因使國有資產(chǎn)遭受損失，依情節(jié)輕重和損失大小予以核減個人收入、免職、追究經(jīng)濟、行政直至法律責(zé)任?？梢妵匈Y產(chǎn)保值增值才是北京院管理的終極目標(biāo)。檔案實行資產(chǎn)化管理以后，各項工作都被賦予了經(jīng)濟價值，北京院所有有形的和無形的資產(chǎn)都被管理起來，并且造價入冊，所有工作崗位創(chuàng)造的價值都一目了然。

檔案資產(chǎn)化管理的主要目標(biāo)就是實現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值，講求成本效益。資產(chǎn)化的管理手段會更加明確和具體，使企業(yè)負(fù)責(zé)人不再為資產(chǎn)的保值增值傷腦筋。

4 結(jié)語

檔案是北京院科學(xué)決策的重要依據(jù)，是維護北京院合法權(quán)益的憑證，北京院只有把檔案作為資產(chǎn)管理，才能夠充分發(fā)揮檔案在資產(chǎn)運作中的作用，才能贏得更為廣闊的生存空間。endprint