辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

劉秋澄

【摘 要】為保障基本現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)營(yíng)，辦公室行政管理的精細(xì)化落實(shí)已經(jīng)成為高層管理者需要面對(duì)的重要現(xiàn)實(shí)問題，辦公室行政管理精細(xì)化的順利推行能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)整個(gè)辦公室的高效、快捷工作提供基本保障。論文結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)行政管理精細(xì)化的思路與有效對(duì)策展開分析，希望能夠?yàn)閺V大的同行業(yè)從業(yè)管理者提供一定的參考。

【Abstract】In order to ensure the operation of the basic modern enterprise， the implementation of fine management of office administration has become an important practical problem for the senior managers. The smooth implementation of the office administrative fine management can provide basic guarantee for the efficient and quick work of the whole office. Combining with the practical engineering， paper analyzes the thinking and the effective countermeasures of administrative fine management， hoping to provide certain reference help for the general and the industry practitioners.

【關(guān)鍵詞】辦公室行政管理；精細(xì)化思考；對(duì)策

【Keywords】office administration manaqement； fine thinking； countermeasures

【中圖分類號(hào)】D630 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）09-0031-02

1 引言

隨著時(shí)代的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的構(gòu)建，中國(guó)現(xiàn)代化企業(yè)行政管理“精細(xì)化”系統(tǒng)已經(jīng)成為高層管理者所需面臨的新問題?！熬?xì)化”管理不僅是現(xiàn)代管理的最新風(fēng)向標(biāo)，同時(shí)它也是未來辦公室行政管理工作的終極發(fā)展目標(biāo)，其特點(diǎn)主要是通過科學(xué)、有效的管理作為執(zhí)行依據(jù)，通過準(zhǔn)確、嚴(yán)格、精細(xì)的管理來最大程度上節(jié)約成本，這種管理還能夠全面提升企業(yè)管理的水平與效率[1]。

2 行政管理精細(xì)化思路

現(xiàn)代企業(yè)辦公室行政管理“精細(xì)化”的提出，不僅為日后行政管理的具體目標(biāo)進(jìn)行了鮮明引導(dǎo)，同時(shí)也為降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、提高整體管理水平提供了基礎(chǔ)保障，可以說是整個(gè)企業(yè)高層管理人員在現(xiàn)階段的企業(yè)管理過程中最想實(shí)現(xiàn)的目的。

對(duì)于現(xiàn)代化的企業(yè)辦公室行政管理而言，要想實(shí)現(xiàn)“精細(xì)化”管理必須要從如下幾個(gè)方面進(jìn)行。

2.1 量化、細(xì)化的管理科目設(shè)定

現(xiàn)階段的企業(yè)在行政管理過程中是沒有完全做到“延續(xù)性”與“時(shí)效性”的，究其原因主要是在于管理上的不足，長(zhǎng)期以來一直處于模糊狀態(tài)的管理，往往都是注重了管理者發(fā)揮個(gè)人水平而忽略了整個(gè)工作環(huán)節(jié)的細(xì)化與量化管理[2]。為了扭轉(zhuǎn)這種局面，就要從某個(gè)工作或者任務(wù)自身所具備的邏輯性入手，將其科學(xué)地分為若干個(gè)組成部分，以便高層管理者能夠?qū)@些工作與任務(wù)進(jìn)行直觀監(jiān)督與思考，對(duì)其中一些細(xì)節(jié)和步驟進(jìn)行精準(zhǔn)監(jiān)控。

另一方面，在提升整體工作效率的時(shí)候，我們也應(yīng)當(dāng)將管理過程進(jìn)行一種量化的思考，通過對(duì)每一項(xiàng)工作與任務(wù)展開數(shù)量測(cè)量，來實(shí)現(xiàn)量化工作安排。

2.2 將標(biāo)準(zhǔn)化、流程化理念融入實(shí)際的行政管理當(dāng)中

進(jìn)入新世紀(jì)以來，許多企業(yè)，特別是生產(chǎn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了流水線生產(chǎn)，這是傳統(tǒng)生產(chǎn)工藝的一大革新，它對(duì)提升整體的生產(chǎn)效率均具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。對(duì)于現(xiàn)階段的辦公室行政管理而言，同樣也可以借鑒這種流水線的管理方式來實(shí)現(xiàn)“精細(xì)化”管理。這種流程化的管理手段，就是要將每一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分解，同時(shí)再結(jié)合其發(fā)展規(guī)律與發(fā)展情況來安排具體的工作順序。而標(biāo)準(zhǔn)化則指的是在傳統(tǒng)的流程化管理環(huán)節(jié)，對(duì)常規(guī)的工作進(jìn)行梳理，通過設(shè)立合理、科學(xué)、縝密的管理工作來建立工作標(biāo)準(zhǔn)，例如，管理者要幫助具體的工作者思考“如何做是正確的”、“如何做是高效的”?？梢哉f在這種辦公室行政管理過程中引入標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理，是整個(gè)行政管理做到“精細(xì)化”的基本保證。

2.3 通過經(jīng)濟(jì)化意識(shí)的滲透來提升全員的協(xié)同化意識(shí)

對(duì)于現(xiàn)階段的企業(yè)而言，要想實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的“精細(xì)化”并不是僅憑一個(gè)人、兩個(gè)人的力量便可實(shí)現(xiàn)的，它不僅是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，而且還需要多個(gè)環(huán)節(jié)、多個(gè)部門、全體員工共同協(xié)作才可實(shí)現(xiàn)。例如以實(shí)際的“精細(xì)化”管理中文件簽收為例，從收到文件到上傳下達(dá)的處理環(huán)節(jié)，直至最后的存檔，每一個(gè)步驟都需要各個(gè)相關(guān)部門密切配合、相互協(xié)調(diào)而完成[3]。所以這種狀況下，各部門、各員工之間的協(xié)調(diào)必須要具備高度的經(jīng)濟(jì)化與協(xié)同化，要時(shí)刻想到用最精簡(jiǎn)的工作成本獲取最大回報(bào)。只有掌握了正確的管理模式來開展工作，才能夠在管理成本不斷減少的過程中提升整體的管理效率。

3 實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的具體對(duì)策

精細(xì)化管理的具體開展不僅只是要求員工要在工作流程上發(fā)生改變，同時(shí)也需要在整體的管理環(huán)節(jié)中做好工作的提升，“精細(xì)化”下的管理要求每一名企業(yè)管理者都必須不斷提升個(gè)人綜合素質(zhì)，結(jié)合實(shí)際工作情況來對(duì)傳統(tǒng)工作模式展開創(chuàng)新與實(shí)踐，以此來實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化目標(biāo)。下面就辦公室行政管理精細(xì)化中主要的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行如下總結(jié)，希望能夠?yàn)閺V大企業(yè)管理者提供一定的參考幫助。

3.1 以員工的精細(xì)化管理作為突破口endprint

在實(shí)際工作中，很多具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不僅對(duì)自己下屬的優(yōu)點(diǎn)、個(gè)性以及特點(diǎn)了如指掌，同時(shí)也能夠?qū)ο聦僭谌粘９ぷ髦薪?jīng)常出現(xiàn)的問題做到心中有數(shù)。而在“精細(xì)化”管理體系的搭建過程中，更要提倡這種企業(yè)管理理念，從細(xì)節(jié)的把控上來提升整體的管理效果，以此來保證整體的企業(yè)效益獲取得到保障。

3.2 以制度化管理作為重要管理手段

一個(gè)現(xiàn)代化的企業(yè)要想在實(shí)際的行政管理工作中做到“精細(xì)化”管理，除了上面提到的幾方面內(nèi)容外，還必須依托于可行、優(yōu)化的激勵(lì)機(jī)制與制約手段，在辦公室行政管理實(shí)行“精細(xì)化”管理的同時(shí)，必須要在其內(nèi)部制定出完善、科學(xué)、合理的規(guī)章制度與獎(jiǎng)懲制度，同時(shí)將這種制度作為一種企業(yè)行政管理辦事的重要準(zhǔn)則來執(zhí)行，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的每一名員工都能夠在日常的工作中，有據(jù)可循、有章可依，而且也要做到獎(jiǎng)懲分明、卓越績(jī)效。只有規(guī)范、統(tǒng)一的管理制度作為保障，現(xiàn)代化企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)才能夠最終得以實(shí)現(xiàn)。

3.3 通過提升員工自身素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化

在現(xiàn)代化企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化理論提出的同時(shí)，對(duì)企業(yè)每一名員工、心態(tài)、綜合素質(zhì)、專業(yè)技能掌握均提出了較高要求。從現(xiàn)實(shí)角度看，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的基礎(chǔ)目標(biāo)便是將企業(yè)中每一名員工的綜合技能與專業(yè)素質(zhì)融入日常工作中。所以在實(shí)現(xiàn)行政管理精細(xì)化管理的進(jìn)程中，必須要不斷培養(yǎng)、引進(jìn)一批高技能、高素質(zhì)的專業(yè)性人才來實(shí)現(xiàn)真正的科學(xué)化、精細(xì)化與標(biāo)準(zhǔn)化。除此以外，為了能夠?qū)ぷ鞒晒c工作成績(jī)進(jìn)行更加直觀的反映，還需要對(duì)每月制定出來的工作內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化分解與量化分解，確保工作環(huán)節(jié)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)與步驟都精確到每一名員工。

4 結(jié)論

綜上所述，辦公室行政管理的精細(xì)化體系不僅是提升整個(gè)管理效率的最佳手段，能夠通過較低的管理成本來獲取較高的收益，同時(shí)還能夠在整個(gè)辦公室內(nèi)建立起一整套完善、科學(xué)的規(guī)章管理體系，通過合理化、精細(xì)化、科學(xué)化的方式將精細(xì)化意識(shí)貫徹到每一名員工的腦海中，為全中國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】袁昌莉. 試論實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J]. 東方企業(yè)文化，2015（9）：125-125.

【2】徐暉. 辦公室行政管理精細(xì)化思路與對(duì)策分析[J]. 經(jīng)濟(jì)管理：文摘版， 2016（7）：00046-00046.

【3】肖海瑛. 有效提高辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J]. 中國(guó)經(jīng)貿(mào)， 2016（23）89-91.endprint