建筑施工企業(yè)工程檔案管理問題研究

謝曼利

摘 要：目前，構(gòu)建企業(yè)項(xiàng)目文件管理是一系列的問題，這些問題嚴(yán)重影響了項(xiàng)目文件管理的發(fā)展。然而，法律意識(shí)薄弱，文件歸檔不到位，一些員工的低素質(zhì)是組織該項(xiàng)目的錯(cuò)誤方式。為了盡快改變形勢(shì)，各部門領(lǐng)導(dǎo)必須及時(shí)認(rèn)識(shí)到這些問題，及時(shí)解決不同的問題，采取相應(yīng)的對(duì)策。首先，單位要完善檔案管理的重要性，不斷改革完善的管理制度，加強(qiáng)工程檔案管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

關(guān)鍵詞：建筑；工程檔案管理；難點(diǎn)

隨著我國城市和農(nóng)村建設(shè)的發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模和數(shù)量不斷增加，工程項(xiàng)目的數(shù)量也在不斷增加。文本、圖像信息工程建設(shè)，提出了如實(shí)記錄在每個(gè)實(shí)體在建設(shè)的過程中，進(jìn)一步開展項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)、和擴(kuò)張的一個(gè)重要基礎(chǔ)和改造，對(duì)提高工程的質(zhì)量，控制工程造價(jià)、工期管理起著重要的作用。工程檔案管理和重大事件的發(fā)生，嚴(yán)重影響工程質(zhì)量和建設(shè)公司的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案管理的效率，是保證工程順利進(jìn)行，是完成工程的重要條件之一。

1 現(xiàn)階段建筑施工企業(yè)工程檔案管理中存在的難點(diǎn)

有較多的施工項(xiàng)目由于較多的文件管理，也開始實(shí)施工作，但實(shí)際上在施工工程檔案管理工作中存在許多困難，主要分為以下幾個(gè)方面，具體表現(xiàn)如下：

1.1 檔案的收集過程復(fù)雜

建筑工程檔案管理工作是最基本的檔案工作，一旦檔案收藏有問題，檔案管理也會(huì)有相應(yīng)的問題。在工程建設(shè)過程中，由于工程施工中大量工程施工的存在，以及對(duì)檔案的長期忽視，有可能在工程建設(shè)中丟失，這將導(dǎo)致檔案的收集困難。

1.2 很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于建設(shè)工程的各個(gè)部門的監(jiān)督管理

建筑工程檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，在建筑工程檔案管理工作中必須必須要做好的一項(xiàng)工作，是建設(shè)工程監(jiān)理部門的工作。一般來說，建設(shè)項(xiàng)目是由多個(gè)部門共同實(shí)施的，在這種情況下很難實(shí)現(xiàn)各部門的管理，不能做到所有部門全面的對(duì)檔案的監(jiān)督，不利于檔案管理。

1.3 檔案的編制與組卷的工作比較困難

在建筑工程施工過程中，員工需要對(duì)數(shù)據(jù)文件的管理進(jìn)行排序，編制整理文件，這兩項(xiàng)工作要求很高，因?yàn)檫@要求員工具有較高的專業(yè)素質(zhì)。然而，在這個(gè)階段，文件管理人員的問題是專業(yè)的質(zhì)量還不夠高。

2 如何做好建筑工程的檔案管理工作

如何解決施工項(xiàng)目檔案管理的問題，如何改進(jìn)檔案管理是目前最迫切的問題之一?；谧陨淼慕?jīng)驗(yàn)和理解，作者將這些措施分為以下幾個(gè)：

2.1 完善建筑工程的檔案管理系統(tǒng)

一個(gè)好的、有效的文件管理系統(tǒng)是有效的文件管理的前提。施工企業(yè)必須為檔案管理、施工單位、合并部門建立檔案管理制度等提供良好的環(huán)境，以避免數(shù)據(jù)采集困難。此外，應(yīng)充分落實(shí)責(zé)任制度。責(zé)任制度是指每個(gè)檔案管理人員的職責(zé)分工，工作與責(zé)任制度的結(jié)合，使問題可以直接聯(lián)系到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。這樣可以快速地收集信息并減少文件管理錯(cuò)誤。因此，建立完善的工程檔案管理系統(tǒng)是必要的。

2.2 頒布相關(guān)的檔案管理的法律法規(guī)，使得檔案管理工作“有法可依”

建設(shè)項(xiàng)目管理的相關(guān)法律法規(guī)相對(duì)較少，政府應(yīng)制定法律的積極作用，規(guī)范檔案管理工作。例如，在施工工程檔案管理的過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照“施工項(xiàng)目信息管理程序”的一系列工作進(jìn)行，使檔案管理更加合理、有效。同時(shí)，行政法的相關(guān)文件也要嚴(yán)格規(guī)范有關(guān)工作程序的檔案管理，使法律真正的指導(dǎo)和管理。

2.3 強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上對(duì)于工作人員進(jìn)行認(rèn)真的考核

建設(shè)企業(yè)要積極開展員工培訓(xùn)檔案管理，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，開展檔案管理專業(yè)課程，教學(xué)檔案編制方法，管理方法，搞好檔案管理工作。培訓(xùn)員工后，嚴(yán)格的考核制度也很重要。提高員工的信心和熱情，并給予優(yōu)秀的員工應(yīng)得的獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于不良的工作表現(xiàn)，能力不是突出的檔案管理人員給予一定的處罰，處罰不僅是懲罰的目的，而且是警示作用，是使檔案管理人員工作更加小心。檔案管理員也應(yīng)該積極地總結(jié)和思考工作，并努力做好檔案管理工作。

2.4 加強(qiáng)對(duì)于建筑工程的各項(xiàng)監(jiān)督工作，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料

面對(duì)檔案管理信息收集的問題，只有在對(duì)建設(shè)工程建設(shè)過程的各個(gè)方面進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，對(duì)涉及檔案建設(shè)的單位進(jìn)行監(jiān)督，才能有效地收集相關(guān)信息。例如，監(jiān)測(cè)參與建設(shè)單位的實(shí)際情況；監(jiān)測(cè)原材料的質(zhì)量。然而，在數(shù)據(jù)收集的過程并不容易收集的文件管理人員應(yīng)特別注意這一次，如各種原材料的檢驗(yàn)證書，等等，特別注意收集管理，為了以后提高安全工作。

2.5 做好建筑工程檔案交底的各項(xiàng)工作

文件交底的工作非常重要，可以在構(gòu)建項(xiàng)目的存檔中進(jìn)行進(jìn)一步的管理。尤其是在大型建筑物中，工作更重要，通常是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人和文件管理的負(fù)責(zé)人，技術(shù)人員等等。在很多情況下，交底下面的問題：

2.5.1 明確各部門的職責(zé)，提出相應(yīng)文件管理的工作方法。這一點(diǎn)是項(xiàng)目施工單位的具體情況檔案管理，使檔案管理順利完成。

2.5.2 工程建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)介紹其他部門或者單位的基本工作情況。這包括項(xiàng)目的建設(shè)計(jì)劃、預(yù)算周期等。通過這一介紹，員工的文件管理可以快速理解收集數(shù)據(jù)類型的需求，并促進(jìn)檔案管理。

2.5.3 監(jiān)察機(jī)構(gòu)已經(jīng)明確削減了對(duì)檔案的監(jiān)督和管理。包括文件分類、組織等。

2.6 做好檔案服務(wù)

檔案管理的運(yùn)作是為企業(yè)的運(yùn)作和生產(chǎn)提供服務(wù)的終極目標(biāo)。在檔案信息管理的過程中，關(guān)注檔案信息的發(fā)展和利用也很重要。對(duì)建筑企業(yè)來說，信息技術(shù)是一項(xiàng)龐大的信息技術(shù)，是企業(yè)對(duì)施工技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是企業(yè)的智慧結(jié)晶。負(fù)責(zé)對(duì)圖紙、數(shù)據(jù)和文件管理人員進(jìn)行工程文件管理和使用要科學(xué)處理，并及時(shí)提供給相關(guān)部門。通過科學(xué)檔案，我們可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，許多榮譽(yù)、資格證書和工程案例的記錄在投標(biāo)中也很重要。文件管理人員將及時(shí)將信息轉(zhuǎn)移到相關(guān)部門，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，提高業(yè)務(wù)部門的運(yùn)營能力。服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)檔案管理、項(xiàng)目管理和檔案的利用，提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)過程，擴(kuò)大檔案的使用，滿足各部門企業(yè)的需要。

結(jié)束語

最重要的是，一個(gè)文件管理員，應(yīng)該有一個(gè)深刻的理解和認(rèn)知專業(yè)知識(shí)，了解施工企業(yè)文件管理，努力提高自己的專業(yè)水平，文檔不是你認(rèn)為的類型和價(jià)值，必須結(jié)合建筑施工企業(yè)的要求，增加創(chuàng)新意識(shí)的管理。與此同時(shí)，作為施工企業(yè)，應(yīng)該積極推進(jìn)現(xiàn)代信息管理，摒棄傳統(tǒng)落后的管理理念，提高管理的效率，文件管理是實(shí)現(xiàn)電子信息的推廣應(yīng)用，文件管理是一個(gè)困難的挑戰(zhàn)，也是施工企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)關(guān)鍵成功因素。我相信，如果我們保持高度的責(zé)任感，有足夠的精神來管理我們的檔案，我們就可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化檔案管理。建筑行業(yè)是中國的主要產(chǎn)業(yè)之一，檔案管理具有重要的指導(dǎo)意義，對(duì)檔案的科學(xué)管理在促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。

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