衛(wèi)生部門的現(xiàn)代化檔案管理創(chuàng)新

張培云

摘 要：檔案作為記錄重要信息的重點(diǎn)工具，在國家運(yùn)行中占有著重要的地位，是各項(xiàng)事業(yè)正常運(yùn)行的重要參考。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的相關(guān)信息，作為醫(yī)學(xué)事業(yè)發(fā)展過程中的重要參考，對其的管理情況將直接影響我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展前景。現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷推進(jìn)，對衛(wèi)生部門相關(guān)息息的科學(xué)化管理，是醫(yī)學(xué)事業(yè)發(fā)展過程中的重要任務(wù)。而在目前我國的經(jīng)濟(jì)和科技建設(shè)都取得了穩(wěn)定發(fā)展的顯示條件下，對衛(wèi)生部門的相關(guān)檔案的管理也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，這樣才能滿足醫(yī)療衛(wèi)生改革的需要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生；現(xiàn)代化；檔案管理；創(chuàng)新

醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，是保障國民身體健康的基礎(chǔ)，在國家的綜合發(fā)展過程中占有重要的地位。隨著我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的不斷提升，檔案管理工作也相應(yīng)的發(fā)生了現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。而面對著醫(yī)療改革的加速推進(jìn)，檔案管理作為醫(yī)療衛(wèi)生改革中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，其完成質(zhì)量必須得到高水平的保障。這就要求衛(wèi)生部門檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)具備足夠的責(zé)任心和基本技能，在工作過程中不斷探索得出創(chuàng)新化的方式。本文將針對醫(yī)療衛(wèi)生部門在改革的過程中，對于檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行論述。

1 衛(wèi)生部門檔案管理的現(xiàn)狀

首先長期以來，由于人們對檔案管理不重視，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫，保管等事物性的工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應(yīng)付檢查就行了，檔案管理沒有什么重要的事情要做。這種對檔案工作的輕視已無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理要求。其次，檔案管理水平不高，管理手段落后，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案管理的業(yè)務(wù)不熟悉，對檔案的收集意識淡薄，不能及時(shí)的收集歸檔。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。直接導(dǎo)致了一些歸檔的材料不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料不能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致檔案的不完整。

1.1 管理意識的創(chuàng)新模式

公共衛(wèi)生檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的系統(tǒng)工程，它的要求高，標(biāo)準(zhǔn)高，是檔案管理工作對檔案管理工作人員提出的新的課題。檔案管理現(xiàn)代化的形勢，要求檔案管理工作人員必須勤奮工作，刻苦學(xué)習(xí)新知識、拓展新業(yè)務(wù)、掌握新技術(shù)，全面提高科學(xué)管理檔案的綜合技能。

1.2 創(chuàng)新管理內(nèi)容模式

對于檔案管理要改變以往自己管自己的現(xiàn)狀，每個(gè)單位都應(yīng)該設(shè)立專職機(jī)構(gòu)和專職人員進(jìn)行專門的公共衛(wèi)生的檔案管理，克服檔案管理分散的弊端，我們必須建立一整套的管理制度和管理方法，確保檔案管理的齊全和完整，對于單位的歷史能夠全面完整的記錄，涵蓋單位各個(gè)部門的歷史檔案，保證檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確，也可以更好的維護(hù)本單位的形象和榮譽(yù)，為公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，檔案的記載內(nèi)容會直接關(guān)系到檔案的利用效果，創(chuàng)新管理內(nèi)容模式會有力的促進(jìn)公共衛(wèi)生檔案管理的發(fā)展。

1.3 創(chuàng)新管理方式模式

首先，公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的標(biāo)準(zhǔn)管理是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容管理，其中包括分類、編號、案卷目錄等各個(gè)項(xiàng)目都要求符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化檔案管理所要求的，要想達(dá)到這個(gè)要求必須有章可循、有法可依，滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從檔案的初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案的完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容。

其次，隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展也是日新月異，計(jì)算機(jī)迅速普及，這就對公共衛(wèi)生檔案管理手段提出了新的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)不僅是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具。用計(jì)算機(jī)儲存整個(gè)單位的各種業(yè)務(wù)、各個(gè)部門的檔案不僅方便使用者及時(shí)查找閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，加快工作效率，還有利于本單位的檔案管理緊跟經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案不僅保存信息方便簡單，還有效的節(jié)約了空間，保密性能也很強(qiáng)，所以，各個(gè)單位都應(yīng)該從實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭全用電子計(jì)算機(jī)管理工具，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理微機(jī)化管理。

第三，建立健全檔案管理制度。我們制定的檔案室管理制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。規(guī)章制度的內(nèi)容要簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。我們制定的規(guī)章制度不僅要約束職工，還應(yīng)該約束領(lǐng)導(dǎo)，體現(xiàn)制度約束的雙向性。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。制度的執(zhí)行要嚴(yán)肅認(rèn)真。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

第四，加快檔案管理信息化的建設(shè)。檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。因此，檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為各項(xiàng)工作，特別是為預(yù)防、教學(xué)、科研服務(wù)。所以各個(gè)單位必須盡快建立信息資源的數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在不破壞規(guī)矩的情況下，部分信息對部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。這樣不僅能使大家增強(qiáng)檔案管理的意識，增加檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

最后，加大宣傳、培訓(xùn)力度。首先加大宣傳的力度，提高人民群眾對檔案管理重要性的認(rèn)識，我們必須做好宣傳，讓人民群眾真正懂得檔案管理的重要意義，認(rèn)真做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)檔案管理的知識，使其認(rèn)識到，檔案管理并不是可有可無的，它在一個(gè)單位中占有重要的地位。其次，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感的教育，千方百計(jì)提高檔案管理人員各方面的素質(zhì)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，我們還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，創(chuàng)造一切條件對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其加強(qiáng)外語、電腦、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代知識的培訓(xùn)，使得檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的信息社會接軌，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，當(dāng)然檔案管理人員自己也必須具有好學(xué)上進(jìn)的精神，努力學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，不斷改進(jìn)工作方式和工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2 衛(wèi)生部門的現(xiàn)代化檔案管理

隨著相關(guān)理論研究的不斷充實(shí)與我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的不斷提升。近年來，我國的衛(wèi)生部門已經(jīng)開始了對現(xiàn)代化檔案管理模式的構(gòu)建。這種現(xiàn)代化的檔案管理模式在實(shí)際工作應(yīng)用的過程中也取得了一定的成效。

2.1 創(chuàng)新型的檔案管理模式

近年來，我國的醫(yī)療衛(wèi)生部門已經(jīng)開始了對現(xiàn)代化的技術(shù)及方法的應(yīng)用。在這樣的工作狀態(tài)下，衛(wèi)生部門的相關(guān)檔案的類別得到了明確的劃分。應(yīng)用目前社會認(rèn)可度相對較高的檔案類別劃分方式，可以將相關(guān)的衛(wèi)生檔案劃分為以下13種。

（1）包括醫(yī)療衛(wèi)生單位的名稱、性質(zhì)、地址、法人代表以及其在國家的基本地位的部門基本信息。（2）記錄衛(wèi)生部門相關(guān)檢查、監(jiān)督及其中各種科室的相關(guān)信息的檔案。（3）記錄衛(wèi)生部門相關(guān)的從業(yè)人員基本息息的檔案。這種答案中，除了要包括醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人基本信息以及相關(guān)從業(yè)證書情況的基本信息。（4）衛(wèi)生部門對于感染疾病的基本管理檔案。（5）衛(wèi)生部門接受的消毒管理檔案。（6）衛(wèi)生部門對已經(jīng)使用過的醫(yī)療廢物的處理檔案。（7）衛(wèi)生部門對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的相關(guān)醫(yī)療設(shè)施的衛(wèi)生監(jiān)督檔案。（8）衛(wèi)生部門對傳染病的預(yù)防和控制的進(jìn)展情況。（9）對外籍醫(yī)師短期在衛(wèi)生部門就職過程中的工作記錄情況。（10）對于應(yīng)用射線等方式治療的記錄。（11）醫(yī)學(xué)治療過程中的用血情況記錄。（12）對于從事母嬰保健室相關(guān)臨床治療工作的醫(yī)護(hù)人員的行醫(yī)資格證的記錄。（13）對于從事計(jì)劃生育等相關(guān)工作的醫(yī)護(hù)人員的相關(guān)許可證及工作情況的記載。

2.2 對衛(wèi)生部門檔案的有效管理

對于衛(wèi)生部門而言，檔案信息是記錄之前工作的重要工具，也是之后衛(wèi)生部門工作的重要參考。因此，在現(xiàn)在的社會高速發(fā)展形勢之下，衛(wèi)生部門對檔案信息的管理，既要實(shí)現(xiàn)高效化，也要保障衛(wèi)生部門的檔案中本應(yīng)具備的科學(xué)性，并注重對其保密性的實(shí)現(xiàn)。而為了實(shí)現(xiàn)這種的工作目標(biāo)，衛(wèi)生部門在構(gòu)建檔案管理工作的新模式的過程中，可以做好以下兩點(diǎn)工作來實(shí)現(xiàn)。

首先，現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，衛(wèi)生部門應(yīng)該注重應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，完成相關(guān)的檔案管理工作?，F(xiàn)階段在檔案管理工作的進(jìn)行過程中，應(yīng)注重使用現(xiàn)代化的手段，幫助檔案管理實(shí)現(xiàn)不斷細(xì)化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于缺乏專業(yè)化的責(zé)任體制，檔案管理工作很難真正的有所成效。為了對這種現(xiàn)象進(jìn)行改善，衛(wèi)生部門應(yīng)對工作人員進(jìn)行合理的工作劃分，并定期進(jìn)行工作考評和檢驗(yàn)。這樣才能使工作真正的實(shí)現(xiàn)細(xì)致化的完成。

其次，衛(wèi)生部門應(yīng)注重對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，將最新的工作技巧和相關(guān)的知識及時(shí)普及給廣大工作人員，從而提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)精神。衛(wèi)生部門作為直接關(guān)系到國民身體情況的主要部門，其內(nèi)部的工作人員必須具備足夠的專業(yè)精神，在能處理好相關(guān)的工作。就檔案管理工作來看，其工作內(nèi)容相對繁瑣且零散，想要使這項(xiàng)工作更好的完成，工作人員在工作進(jìn)行的過程中需要掌握足夠的專業(yè)性技術(shù)手段，這樣才將相關(guān)的收集、立卷工作的完成更加順利。另一方面，除了衛(wèi)生部門要積極地對工作人員展開培訓(xùn)外，工作人員自身也應(yīng)注重對先進(jìn)知識的及時(shí)攝取，這樣才能更好的完成檔案管理工作。

2.3 合理利用衛(wèi)生部門的信息庫

隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作中也應(yīng)逐漸融入現(xiàn)代化的工作技巧，這將有利與檔案信息的合理管理和高效利用。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化的錄入和管理已經(jīng)成為了一種必然的趨勢。通過電子化的管理，檔案文檔的錄入和檢測都會更加便利。就衛(wèi)生部門而言，其需要管理的檔案信息主要包括部門的基本情況與醫(yī)護(hù)工作者及其工作的基本信息。通過現(xiàn)代化的手段，創(chuàng)造檔案管理信息庫，能夠提高對信息的管理效率。對相關(guān)信息的補(bǔ)充和操作都會更加簡便，這將在提升信息管理質(zhì)量的同時(shí)，有效地減小檔案管理人員的工作壓力。與此同時(shí)，電子化的檔案信息，也將更加便于監(jiān)管部門對衛(wèi)生部門進(jìn)行的實(shí)時(shí)監(jiān)管，這也是衛(wèi)生部門相關(guān)檔案的又一主要作用。

3 創(chuàng)新型檔案管理模式的工作效用

醫(yī)療衛(wèi)生部門中，傳統(tǒng)的檔案管理模式下，工作人員的工作相對復(fù)雜，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的完成效率?，F(xiàn)階段，各醫(yī)療衛(wèi)生部門應(yīng)積極地對檔案管理工作進(jìn)行符合現(xiàn)代化趨勢的創(chuàng)新，這將有利于規(guī)范化的管理模式的形成。應(yīng)用電子文檔的方式，完成檔案信息的記錄，能夠?qū)π畔?shí)現(xiàn)便捷的共享，這將便于衛(wèi)生部門及其他相關(guān)部門對檔案進(jìn)行合理的管理，同時(shí)，在這種管理模式的作用下，監(jiān)管部門應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)平臺，就能實(shí)現(xiàn)對衛(wèi)生部門的監(jiān)管，這將有利于方案信息最大化地發(fā)揮出其社會效益。

結(jié)束語

衛(wèi)生部門作為國家重要的基礎(chǔ)型部門，其發(fā)展?fàn)顩r將直接對國民的正常生活造成影響。在現(xiàn)代化社會中，衛(wèi)生部門應(yīng)從管理模式、管理手段及具體操作方式等多個(gè)角度入手，引入最新的相關(guān)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)化的管理創(chuàng)新，這將全面地提升衛(wèi)生部門的整體工作質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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