計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用分析

陳玉新

摘 要：在知識經(jīng)濟時代，檔案信息仍然是重要的資源，在計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，也給檔案信息資源的高效管理和科學管理提供了良好的契機。當前，檔案電子化是未來檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢，電子檔案已經(jīng)逐漸被人們所應(yīng)用，而利用計算機技術(shù)進行檔案管理工作也是必然實施的重要管理步驟。利用計算機進行檔案信息管理，不僅查找方便、有更高的可靠性，而且還檢索速度快、保密性很好、管理成本低等優(yōu)勢，這些都是傳統(tǒng)檔案管理不能比擬的。本文主要對計算機技術(shù)下的檔案信息管理進行簡單分析，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；應(yīng)用；檔案管理；信息

相比計算機技術(shù)下的檔案信息管理而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點就比較明顯，紙質(zhì)檔案占用的空間比較大，而且檔案過多的情況下就還要擴展檔案庫房空間，所花費的資金只會越來越多；加上有些珍貴的紙質(zhì)檔案在使用次數(shù)多的情況下，就會有破損的現(xiàn)象。所以，利用計算機技術(shù)進行檔案管理更加便利，不會出現(xiàn)檔案損壞的情況，能夠長久的保存，計算機還有著較大的存儲量，不會受到存儲空間的影響。因此，在檔案信息管理中，有效應(yīng)用計算機技術(shù)是必然的趨勢。

1 計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理中的好處

在檔案信息管理中，有效應(yīng)用計算機技術(shù)可以處理更多的檔案信息，讓檔案管理人員的信息處理能力也有所提升，能夠?qū)⒏黝悪n案快速的歸檔和保存，并可以進行較強的信息判斷以及邏輯推理。同時，計算機上存儲檔案信息可以對其快速分類、提取，在計算機加工好檔案信息上也能夠縮短人工管理檔案的效率，讓檔案信息整合能力以及利用率都提升了上來。人們所說的檔案信息化，主要就是利用計算機技術(shù)，將其變成一個圖書館，利用微機來采集和篩選各類檔案信息，并對其進行加工和分類，方便讀者的閱讀。此外，電子檔案信息相比傳統(tǒng)檔案，保存更容易，可以隨時修改和查詢，能實現(xiàn)快速傳遞，這將檔案信息的處理利用率給提升了上來，還能降低檔案資料的損壞風險。還能夠有效擺脫檔案資料對空間上以及時間上的限制。當前，我國檔案信息管理正在逐漸實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理道路，所以普遍應(yīng)用計算機技術(shù)來進行檔案信息管理更是勢在必行。

2 檔案信息管理應(yīng)用計算機技術(shù)分析

2.1 創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

對檔案數(shù)據(jù)信息進行保存的過程中，對計算機技術(shù)的應(yīng)用是核心，需利用計算機相關(guān)技術(shù)來建立檔案數(shù)據(jù)庫，這也是讓檔案管理走向網(wǎng)絡(luò)化、正規(guī)化以及數(shù)字化的關(guān)鍵步驟。檔案數(shù)據(jù)庫主要就是一句數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及信息分來進行數(shù)據(jù)存儲，對其數(shù)據(jù)進行組織和管理的一種電子倉庫。數(shù)據(jù)庫也是管理用戶所需要各種檔案信息的數(shù)據(jù)管理方式，利用計算機相關(guān)技術(shù)建立起來的數(shù)據(jù)庫對于檔案信息管理來說其地位是非常重要的。完善的檔案數(shù)據(jù)庫能夠管理和共享大量的數(shù)據(jù)信息，利用的數(shù)據(jù)庫的配套程序，還可以檢索和修改原有的數(shù)據(jù)，對檔案信息資料進行管理和查詢。

2.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫的管理

建立好檔案信息數(shù)據(jù)庫之后，要進行規(guī)范的建設(shè)和管理，這是不能缺少的一步。目前，檔案信息數(shù)據(jù)庫管理工作還有所欠缺，有的檔案會被泄露，在這個基礎(chǔ)上要規(guī)范檔案管理體制。首先，要在原有的管理機制上將檔案管理的安全機制給提高上來，避免檔案信息的泄露。其次，要不斷擴大和建立新的檔案管理系統(tǒng)，跟上檔案信息數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)不斷增加的步伐，力求檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理可以更加標準化和規(guī)范化。

2.3 提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全系數(shù)

檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性十分重要，其的信息泄露將會導(dǎo)致嚴重的后果，而重者會有甚于危害社會和人民財產(chǎn)。所以，在數(shù)據(jù)庫的管理過程中應(yīng)該加大數(shù)據(jù)庫的安全系數(shù)，使黑客難以竊取其中的重要信息。其一，我們要加強數(shù)據(jù)庫軟件本身運行及其的防病毒，黑客的系數(shù)，可以運用一些相應(yīng)的防止病毒的軟件和密保軟件等；其二，要提高數(shù)據(jù)庫本身的安全性，并且要防止數(shù)據(jù)庫管理者來泄露數(shù)據(jù)庫當中的信息。只有數(shù)據(jù)庫安全有了保障，才能讓更多的人去合法的去瀏覽查詢相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)，并保護了檔案所有人的隱私。

2.4 通過成熟的計算機技術(shù)來加強對檔案信息相關(guān)軟件的研發(fā)工作

對于檔案信息的管理離不開相關(guān)軟件的應(yīng)用，因此加大檔案管理軟件的研發(fā)力度是十分重要的。在當前已有的檔案管理軟件上，根據(jù)檔案信息的發(fā)展以及計算機技術(shù)的成熟，通過對相關(guān)軟件總體的結(jié)構(gòu)和模塊進行重新設(shè)計，編程以及調(diào)試和測試來編寫，開發(fā)新的數(shù)據(jù)庫軟件和管理軟件，并以此來開發(fā)出適合時代發(fā)展以及廣大客戶需求的檔案管理程序和相關(guān)軟件。通過相關(guān)的軟件的開發(fā)來使日漸成熟的計算機管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理之中，來以此確保檔案的管理和數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)的有效和準確。

2.5 提高檔案信息的實際利用

通過整理和編研，可以使科技檔案信息內(nèi)容進一步系統(tǒng)化和優(yōu)化，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用使科技檔案的整理和編研周期迅速縮短，及時、準確地為經(jīng)濟技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)，信息密度和傳遞速度大大提高。在提供利用方面，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用可以方便、快捷地滿足利用者對科技檔案信息的需求。研究院未來的檔案信息管理系統(tǒng)中，可以包括在局域網(wǎng)上建立的用戶友好介面的查詢子系統(tǒng)，可以引導(dǎo)其按權(quán)限瀏覽本站的信息，為用戶方便索取檔案信息提供技術(shù)保證，以期擴大社會影響并提高知名度。

2.6 加強收集控制電子文件

當前辦公自動化及科研手段自動化迅猛發(fā)展，不論是辦公文件、科研原始記錄，還是生產(chǎn)經(jīng)營原始記錄，都將更多地以電子文件的形式出現(xiàn)。因為沒有針對原文管理的檔案信息系統(tǒng)，所以電子文件的收集工作比較吃力，如果僅僅是仿照手工管理模式開展電子文件的收集，則很難保證其原始性、完整性和準確性及若干年后的可讀性，當然后續(xù)管理工作更是無從談起。隨著電子文件幾何式遞增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理、開發(fā)利用以及數(shù)字化技術(shù)的推廣也就尤為重要，所以要加強收集控制電子文件。

結(jié)束語

在現(xiàn)代科技快速發(fā)展下，利用計算機技術(shù)進行檔案信息的管理已經(jīng)成為重要的檔案管理問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，將計算機的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，有效管理檔案信息，提高檔案信息管理的安全性更是檔案管理工作者重要的工作目標。在知識時代下，要牢牢抓住計算機技術(shù)給人們帶來的各種機遇和挑戰(zhàn)，在檔案信息管理中充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢，加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，讓計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用更加成熟。

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