淺談企業(yè)辦公室文書人員應具備的素質(zhì)及提高途徑

摘 要：隨著時代的發(fā)展，社會不斷進步，企業(yè)辦公室隊伍發(fā)展越來越壯大，辦公室文書工作人員的需求量日益增加。辦公室文書主要負責辦公室文檔、資料的收集整理，辦公室用品的收發(fā)等綜合性、服務性工作。文書人員讓各部門之間的工作銜接無誤，使得辦公室工作變得井然有序。其中文書人員的工作素養(yǎng)顯得非常重要，文書人員素質(zhì)的高低直接影響到辦公室工作效率的高低。本文對文書人員應該具備哪些素質(zhì)做了分析，并對其如何提高的途徑做了研究。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書人員；素質(zhì)；提高途徑

引言：辦公室文書工作是一個工作任務多、服務性強的工作。文書人員及時的對各項政策進行傳達、對各種信息進行傳遞，起到一個部門、辦公室中工作人員一個橋梁的作用。文書人員信息傳達及時準確，對辦公室工作有序高效進行起到很大的一個推動作用。文書人員高效的文書工作有利于企業(yè)各項決策的順利實施，進而推動企業(yè)的各項工作的規(guī)范，促進企業(yè)更好地發(fā)展。文書人員的工作效率，在很大程度上直接影響辦公室整體辦公效率。在這其中，文書人員起了很大的作用，這是因為文書人員具備的一些素質(zhì)對辦公室工作發(fā)揮了積極的作用。

一、文書人員應該具備的素質(zhì)

1.吃苦耐勞：吃苦耐勞是一個人完成工作的重要前提。文書人員的工作服務性比較強，辦公室用具的收發(fā)與做好記錄，文件的整理，資料的復印分發(fā)，檔案的保管等一系列比較瑣碎繁雜的事情都需要文書來處理。整天都奔忙在辦公室的各個角落，一天下來會感覺身心疲憊，這就要求文書人員必須吃苦耐勞。如果一個文書嫌這些瑣事麻煩，并感覺自己老是在跑腿，那么他一定不能勝任這份工作。

2.勤勤懇懇、任勞任怨：這個是文書人員勝任工作的基礎條件。文書人員下至復印傳送員工的文件資料，上至記錄公司會議進程要點。文書人員不應該覺得自己地位身份低人一等而感到自卑等。干一行，愛一行，這是對工作人員進入公司企業(yè)以及其他崗位最基本的要求。

3.誠實守信：人與人之間最基本的信任可保證工作順利進行。文書人員每天接觸著各個工作人員的文件檔案、保管著辦公室用品、公司的公章等一些非私人物品。他們應該對其他工作人員的信息進行保密，不外傳；對辦公室用品的使用做好詳細真實的記錄；不將公章等辦公用品用于非工作事務上。

4.敬業(yè)嚴謹：文書人員的敬業(yè)嚴謹會導致整個辦公室辦公效率的提高。不論干什么工作，首先要求的就是工作人員要敬業(yè)才行，敬業(yè)說明你對這份工作重視，然后在敬業(yè)的基礎上作風嚴謹，，工作才會越干越好。

5.較高的文字能力：文書工作顧名思義就是與文字書籍打交道的工作。文書人員要對辦公室的資料文件做收集整理，通過自己的一些思路將這些文字編輯成符合要求的文書；文書人員還要對各大小型會議進行記錄總結(jié)。寫文字對一般文書人員都是家常便飯，這對文書人員的能力要求就比較高了。不僅要會寫，而且要有自己的思路將文字寫好寫快。寫好文字才能在接下來的工作中對其他工作人員準確地傳詞達意，寫快文字是因為在會議上能夠準確快速地記下會議的工作要點。

6.較好的溝通交流能力：文書人員在辦公室工作中，與企業(yè)各工作人員交流工作，良好的溝通交流能力是文書人員必須具備的一項技能。上級工作指令的下達，下面辦公室工作人員的文件意見傳達，都將通過文書人員的工作來進行。辦公室整體辦公效率的高低，在很大程度上都取決于文書人員的溝通交流能力的高低。文書人員能進行良好的溝通交流，各部門工作人員銜接正確，工作交流到位，辦公室工作自然高效有序地進行；文書人員溝通交流能力差，傳達不了工作人員想表達的意思，導致各部門間的工作銜接不上，辦公室工作秩序就會出現(xiàn)紊亂。

7.思維活躍、善于創(chuàng)新：社會不斷發(fā)展進步，這對企業(yè)辦公室辦公要求越來越高，對辦公室文書人員的要求也自然提高。當今社會，人們接受的事物越來越新奇，思想越來越開放，文書人員也應該變得思想活躍，勇于接受新事物，才能保證辦公室工作高效有序的進行。

8.較好的文化素養(yǎng)：文化素養(yǎng)是一個抽象的東西，但它最能表現(xiàn)一個人的內(nèi)在。辦公室工作的文書人員應該培養(yǎng)較高的文化素養(yǎng)。文化素養(yǎng)高的人其他素質(zhì)也不會有多差，提升辦公室文書人員的文化素養(yǎng)，文書人員的工作能力也會從中得到提高，，辦公室工作的高效率高品質(zhì)指日可待。

二、從兩個方面提升文書人員素質(zhì)

1.文書人員自身

（1）加強自我道德修養(yǎng)，做一個有文化素養(yǎng)的人。文化素養(yǎng)會體現(xiàn)在工作中的各個方面，文化素養(yǎng)的提升有助于文書人員各個方面的品質(zhì)提升。

（2）認真負責，廉潔自律。做好對自己的自律自強，才能對工作全力以赴。必須加強對工作的責任感，對工作認真負責，態(tài)度嚴謹，才能對工作的完成以及質(zhì)量有所保障

（3）思想開放，敢于創(chuàng)新。文書人員在做好自己工作的同時要敢于接受新事物，思維一定要活躍，靈活辦公，促進辦公室工作順利進行。

2.企業(yè)辦公室角度：

（1）提高對文書人員的招聘管理要求，靈活運用現(xiàn)代化新型人才。

（2）定期進行對文書人員的思想道德教育，對文書人員進行系統(tǒng)的培訓，培養(yǎng)提高文書人員的企業(yè)辦公素質(zhì)。

（3）強調(diào)企業(yè)辦公人員素質(zhì)的重要性，可定期舉辦各種文藝活動，各部門之間的聚會交流活動，在交流工作的同時提升文書人員的文化素養(yǎng)。

結(jié)束語：社會發(fā)展越來越快，對企業(yè)辦公要求越來越高，辦公室人員的工作效率直接影響辦公室的整體辦公效果。在工作中首先要能吃苦耐勞，對待工作認真負責、勤勤懇懇是文書人員應該具備的基本素質(zhì)；愛崗敬業(yè)、處事嚴謹是對工作的一個重要保障；誠實、正派也是為人處世的基本道德標準；思想前衛(wèi)、善于溝通會加快工作的進度。文書人員應該具備以上所述的所有素質(zhì)并在以往的基礎上不斷提升，這樣才有助于辦公室各部門之間工作的高效有序的進行，帶動辦公室工作的整體發(fā)展，最終對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極的影響。

參考文獻：

[1]張晶. 提高企業(yè)文書工作者素質(zhì)芻議[J]. 辦公室業(yè)務，2014，（19）：9.

[2]常靜. 淺談對文書與檔案管理工作的認識[J]. 辦公室業(yè)務，2014，（15）：61-62.

[3]鐘曉蕓. 文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探[J]. 檔案天地，2013，（01）：56-57.

[4]陳黎. 辦公自動化環(huán)境下文書工作之思考——從天然氣產(chǎn)業(yè)辦公室自動化建設談起[J]. 辦公室業(yè)務，2012，（23）：105-106.

作者簡介：

劉麗麗（1978-），女，籍貫：山東日照，中國石油天然氣股份有限公司深圳液化天然氣項目經(jīng)理部綜合部文書崗主管。研究方向：工商管理。endprint