試論檔案信息化的信息資源管理問題

王曉剛

摘 要：隨著我國國民經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)都得到了飛速的發(fā)展，尤其是檔案事業(yè)的不斷發(fā)展下，為我國的經(jīng)濟建設(shè)做出了重要的貢獻。由于檔案信息化建設(shè)在信息資源管理工作中扮演著重要的角色，而信息化建設(shè)存在著諸多不足之處，例如數(shù)據(jù)出現(xiàn)異化情況、發(fā)生重復等情況。基于此，本文主要從這些問題出發(fā)，對怎樣加大檔案信息資源管理的力度進行深入探討，筆者依據(jù)多年經(jīng)驗提出自己的一些看法，提供給相關(guān)人士，旨在可以推動我國檔案事業(yè)的不斷進步，從而為我國的經(jīng)濟建設(shè)奉獻出自己的一份力量。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；資源管理

通常情況下，信息化在現(xiàn)代化社會發(fā)展中占有著重要的地位，而信息化技術(shù)促使檔案信息資源逐漸轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的社會資源，而且還在以往管理形式從原來的檔案信息資源共建逐漸向當前共享形式進行轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵所在。隨著當前我國經(jīng)濟水平的日益發(fā)展下，我國檔案事業(yè)得到了飛速的進步，尤其是對于檔案信息資源管理來說，逐漸朝著計算機等相關(guān)技術(shù)的方向發(fā)展?；诖?，本文主要從檔案信息化建設(shè)中存在的問題、加強檔案信息資源管理的途徑多個方面進行分析，筆者依據(jù)自身經(jīng)驗提出合理化建議，旨在可以進一步推動我國檔案事業(yè)的不斷進步，從而為我國的經(jīng)濟建設(shè)做出重要的貢獻。

1 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

存在于檔案信息化建設(shè)的問題主要有數(shù)據(jù)的分散、異構(gòu)、重復和管理滯后等，下面對這四項問題一一分析。

（1）檔案信息的數(shù)據(jù)來源、架構(gòu)和處理方式上都存在信息數(shù)據(jù)的異

構(gòu)，異構(gòu)性主要表現(xiàn)在兩個方面：數(shù)據(jù)的變換和轉(zhuǎn)換，這使得館藏檔案的信息資源更為復雜。（2）信息數(shù)據(jù)的分散性是指各單元在收錄關(guān)于同一主題的信息時，因為著錄標準各式各樣，所以導致不能把這一主題的相關(guān)信息集中到一起。（3）信息數(shù)據(jù)的重復性是指各收藏單元中關(guān)于同一主題的數(shù)據(jù)重復出現(xiàn)，這就使得作為最終擁有這些信息資源的檔案館要不斷地開發(fā)挖掘，然后篩選合理的信息。（4）信息數(shù)據(jù)管理滯后性是指從保存的目的和形成的過程分析，主要特征是有失去時效性、有使用價值以及保存日后利用，雖然其內(nèi)涵和現(xiàn)代信息技術(shù)處理要求保持一致，但是，通過匯總滯后的檔案信息數(shù)據(jù)，可以看出檔案信息資源并不能滿足公眾需求。

2 加強檔案信息資源管理的途徑

2.1 檔案信息資源管理中心地位的確立

實現(xiàn)文件管理一體化以及檔案工作程序化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和資源信息化這些標準，就必須要求工作者們要緊跟時代發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變觀念，增強為社會服務(wù)的意識。長期以來，檔案管理在收藏、組織、利用和保護上已經(jīng)形成了一套科學的方法，但是，這種管理體系屬于封閉式管理，已不符合時代發(fā)展要求。時代發(fā)展要求檔案管理工作必須確立基本內(nèi)容為集中統(tǒng)一管理、檔案“一站式”服務(wù)和檔案監(jiān)管強化的新模式。這種新模式將實現(xiàn)管理分散到集約、服務(wù)單一到服務(wù)“一站化”和封閉到開放的轉(zhuǎn)變，還可以克服舊模式中的人、物、財、管理以及服務(wù)上的弊端，從而來實現(xiàn)檔案資源管理中的“五化”目標，即人員素質(zhì)現(xiàn)代化、檔案資源集約化、管理工作規(guī)范化、業(yè)務(wù)建設(shè)標準化以及社會服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。

2.2 建立健全的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

隨著我國經(jīng)濟水平的日益發(fā)展下，我國不同行業(yè)都得到了飛速的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的不斷完善，網(wǎng)站作用得到充分的發(fā)揮，相關(guān)單位應(yīng)當將公眾服務(wù)網(wǎng)及其相應(yīng)的內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)進行建設(shè)作為基本所在，促使其可以成為相應(yīng)的平臺。隨著局域網(wǎng)的建設(shè)，可以朝著全國聯(lián)網(wǎng)、地區(qū)聯(lián)網(wǎng)等方向發(fā)展，為了促使檔案信息資源可以在相關(guān)領(lǐng)域得到充分的發(fā)揮，這樣就要求相關(guān)人員選喲對檔案目錄做好科學的規(guī)劃，必要的情況下能夠?qū)n案全文信息做到上載的目的。

系統(tǒng)的建設(shè)必須有一定的硬件基礎(chǔ)，要采購一定的硬件設(shè)備。建立數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，使網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)能夠更好地來銜接各級各類檔案，從而實現(xiàn)館際互聯(lián)，逐步實現(xiàn)各級各類檔案網(wǎng)站的銜接，構(gòu)建最終的檔案工作地區(qū)性信息網(wǎng)，把快捷、優(yōu)質(zhì)、方便的檔案信息服務(wù)提供給社會。

2.3 提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展下，檔案事業(yè)得到了日益完善，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)來完成這項重任。其中包括檔案管理知識、信息化數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)計算機應(yīng)用以及現(xiàn)代管理技術(shù)等。同時，檔案部門應(yīng)加強對檔案工作人員的培訓，使他們掌握一些新型的技術(shù)、設(shè)備和方法等，來造就一批新型的綜合型檔案管理工作者。

2.4 加強深度發(fā)掘館藏文獻信息數(shù)據(jù)

通常情況下，當前檔案館除了需要為客戶提供相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量以外，還需要對里面的存在的文獻及其有關(guān)信息做好認真的分析。與此同時，需要提供給客戶相應(yīng)的信息，同時也是當前館藏實現(xiàn)資源共享的必經(jīng)之路。相關(guān)人員在向用戶提供相應(yīng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當加大數(shù)據(jù)庫升級的力度，這樣做的目的是為了促使館藏資源可以朝著數(shù)字化方向發(fā)展創(chuàng)造有利條件。不僅僅如此，剛藏數(shù)據(jù)庫的升級還能夠提高用戶檢索質(zhì)量，這樣為客戶可以在最短的時間內(nèi)尋找到資源提供重要的保障。這樣就要求相關(guān)單位需要緊緊依據(jù)社會的需要將館藏數(shù)據(jù)庫加以優(yōu)化，并朝著社會、民生等方面提供重要的參考依據(jù)，參考社會的具體需要，需要最大程度上完成相應(yīng)的服務(wù)項目，并把某些資源做好科學的分類，建立具體的專題欄目，比如城市建設(shè)、退伍找工作等方面，將比較零散的信息做好科學的整合，把較為主要的信息提供給指定的用戶，這樣做的目的是為了館藏數(shù)據(jù)庫可以發(fā)揮出最大的價值，促使其可以實現(xiàn)高品質(zhì)的服務(wù)水平。正是因為高效率的剛藏信息服務(wù)質(zhì)量還能夠妥善處理好社會存在的矛盾問題，已經(jīng)成為用戶及其相關(guān)部門之間建立的橋梁，在構(gòu)建社會主義的時候起到了重要的作用。

結(jié)束語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：隨著我國國民經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展下，我國現(xiàn)代化技術(shù)得到了日益完善，尤其是檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，作為檔案資源管理的關(guān)鍵所在，這樣就需要相關(guān)單位對檔案信息化里面存在的不足之處做好科學的研究，并依據(jù)此類問題，加大檔案管理途徑的力度，與此同時還需要對相關(guān)人員的文化素養(yǎng)加以培養(yǎng)，從而能夠提高這些人員的綜合能力，促使檔案資源可以朝著自動化的方向發(fā)展。

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