物資采購供應(yīng)管理中信息化的價(jià)值分析

王瑾

摘要：物資采購供應(yīng)管理是管理體系的重要組成部分，其內(nèi)容主要是對生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中所需物資進(jìn)行有組織、有計(jì)劃的采購存儲和使用。一個(gè)企事業(yè)單位的發(fā)展，物質(zhì)保障是基礎(chǔ)。物資采購供應(yīng)管理的質(zhì)量與效率與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本、資金周轉(zhuǎn)率、贏利能力和競爭力有著直接的關(guān)系。在當(dāng)前信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的情況下，要在物資采購供應(yīng)管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過信息化手段提高管理效率。文章分析了物資采購供應(yīng)傳統(tǒng)管理方式存在的問題，闡述了物資采購供應(yīng)管理信息化的重要意義，對信息化管理模式的構(gòu)建提出了建議。

關(guān)鍵詞：物資采購供應(yīng)；信息化；問題；價(jià)值；途徑

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)文化全球融合步伐的加快，我國各行業(yè)逐漸采用先進(jìn)的管理理念、模式與手段，信息化管理方式得到普遍應(yīng)用。在物資采購供應(yīng)管理方面，價(jià)值化的管理手段也得到了較快發(fā)展，逐步由信息化、自動化、智能化管理方式代替依靠人力的管理方式。在信息化管理模式下，減輕了人力負(fù)擔(dān)，減少了工作量，有利于提高管理效率，節(jié)約管理成本。其更重要的意義在于，物資采購供應(yīng)管理的信息化，還有利于在一定程度上規(guī)避市場風(fēng)險(xiǎn)，減少物資沉積，加快資金周轉(zhuǎn)速度，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力。

一、物資采購供應(yīng)傳統(tǒng)管理模式中存在的問題

在企業(yè)的生產(chǎn)鏈條中，物資的采購處于生產(chǎn)經(jīng)營活動的前端，也是生產(chǎn)經(jīng)營活動得以開展的基礎(chǔ)。企業(yè)采購活動具有數(shù)量大、范圍廣、持續(xù)時(shí)間長、價(jià)值高、對下游生產(chǎn)管理影響大等特點(diǎn)，其管理的理念、方式、程序以及物資的質(zhì)量、適用性等都會對企業(yè)的運(yùn)行質(zhì)量與效益產(chǎn)生直接的影響。在傳統(tǒng)的管理模式下，由于管理水平受人員素質(zhì)、數(shù)量等方面的影響，在很多方面存在不確定性，因此存在以下幾方面的問題。

（一）風(fēng)險(xiǎn)控制水平較低

在采購活動中，價(jià)格是最重要的因素之一，在盡量降低采購成本的同時(shí)還要保證采購物資的質(zhì)量。在此過程中，需要采購人員對物資的質(zhì)量進(jìn)行考察，同時(shí)要開展詢價(jià)和價(jià)格比對。這個(gè)過程往往要通過招投標(biāo)來實(shí)現(xiàn)，供應(yīng)商中標(biāo)后再進(jìn)行進(jìn)一步合作，并簽訂供應(yīng)合同。這一系列的程序非常繁瑣，而且耗時(shí)較長，需要大量的人員和資金。由于該過程環(huán)節(jié)復(fù)雜，而且人為因素過多，這就使采購活動與市場分析、產(chǎn)品分析、物資適用性等易出現(xiàn)脫鉤。而且，有的采購人員受利益誘惑，也存在商業(yè)腐敗風(fēng)險(xiǎn)，從而影響采購的質(zhì)量與水平。

（二）供應(yīng)商選擇科學(xué)性不足

在采購活動中，企業(yè)獲取的信息有限，除供應(yīng)商的報(bào)價(jià)外，對其產(chǎn)品價(jià)格缺乏科學(xué)的考察手段與機(jī)制。在確定供應(yīng)商時(shí)，由于信息不對稱，考察機(jī)制不健全、不科學(xué)等因素，對于產(chǎn)品價(jià)格、企業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品市場表現(xiàn)、企業(yè)生產(chǎn)管理水平能力等掌握不全面，影響了決策，有時(shí)存在一定的隨意性，為物資采購的成本、質(zhì)量等埋下了隱患。

（三）采購效率不高

由于企業(yè)采購物資的意向經(jīng)常發(fā)生變化，每發(fā)生一次變化，都要進(jìn)行價(jià)格核定、招投標(biāo)、市場考察、簽訂合同，而且每一筆交易都要進(jìn)行單獨(dú)核算。這些繁瑣復(fù)雜的程序，導(dǎo)致物資采購的效率低下，也造成了人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。有時(shí)，由于采購周期過長，影響了物資供應(yīng)，從而對下游的生產(chǎn)經(jīng)營管理造成了不良影響。

二、物資采購供應(yīng)管理中信息化的價(jià)值

（一）有利于成本控制

信息化支撐下的物資采購與供應(yīng)，可以在更大的范圍內(nèi)進(jìn)行信息收集、分析與整理，并整合管理資源，實(shí)現(xiàn)采購、存儲、管理的集中化、智能化、自動化，減少了采購、存儲、供應(yīng)繁雜的操作程序，降低了信息收集與倉儲管理的成本。在信息化的環(huán)境中，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上談判、協(xié)商、管理與采購，實(shí)現(xiàn)信息收集與交流的便捷化，降低了談判協(xié)商成本。同時(shí)，信息化還可以對企業(yè)內(nèi)部需求與外部市場變化的監(jiān)測分析，并根據(jù)監(jiān)測分析的結(jié)果進(jìn)行采購供應(yīng)管理的調(diào)整，最大程度上實(shí)現(xiàn)對成本的全過程控制。

（二）有利于增強(qiáng)時(shí)效性

在傳統(tǒng)的物資采購供應(yīng)管理中，由于信息不對稱或獲取信息渠道不暢，造成采購效率低下。而信息化可以方便快捷地進(jìn)行各類信息的收集、傳遞與交流。信息化中的電子商務(wù)系統(tǒng)，使物資流轉(zhuǎn)的效率大大提高，可實(shí)時(shí)提供物資保障，避免了傳統(tǒng)管理模式下物資的沉積與供應(yīng)滯后的問題。信息化還可以通過對物資供應(yīng)數(shù)據(jù)的采集、智能分析、研判與預(yù)測，及時(shí)調(diào)整管理策略。

（三）有利于全過程管控

信息化可以應(yīng)用于物資采購供應(yīng)管理的全過程，并將各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，并把全過程的管理信息進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄、分類與分析，一方面可以實(shí)現(xiàn)永久可溯，一方面還能夠?qū)Ψ钦Ｐ畔⑦M(jìn)行預(yù)警。這有利于實(shí)現(xiàn)物資采購供應(yīng)的規(guī)范化與透明化，使全過程處于被監(jiān)督狀態(tài)，從而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

（四）有利于供求雙方協(xié)同管理

利用信息化管理平臺，可使供求雙方實(shí)現(xiàn)對采購供應(yīng)活動的協(xié)同化管理，并實(shí)時(shí)共享各類相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)相互間信息變化的快速響應(yīng)，從而使供求雙方實(shí)現(xiàn)“無痕對接”，使供需活動在雙方協(xié)同管理下達(dá)到高度契合。

（五）有利于轉(zhuǎn)變管理模式

傳統(tǒng)管理模式的主要特征是人工管理、線下管理和粗放式管理。而在信息化環(huán)境下，可以實(shí)現(xiàn)智能管理、線上采購和精細(xì)化管理。這把人力資源從簡單重復(fù)的工作中解放出來。同時(shí)，信息化還可以實(shí)現(xiàn)對運(yùn)營數(shù)據(jù)的自動收集與分析，通過對市場信息和供求信息的分析判斷，為戰(zhàn)略決策的確定提供科學(xué)依據(jù)，使物資采購供應(yīng)鏈的價(jià)值得到整體提升。

三、物資采購供應(yīng)管理中信息化的實(shí)現(xiàn)途徑

物資采購供應(yīng)管理的信息化，首先要結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營對物資需求的實(shí)際，構(gòu)建信息化系統(tǒng)，其主要內(nèi)容應(yīng)包括需求計(jì)劃、采購、供應(yīng)、耗費(fèi)和用后處理等。構(gòu)建物資采購供應(yīng)信息化系統(tǒng)，其途徑主要有五個(gè)環(huán)節(jié)。

（一）預(yù)決算編制

物資需求的預(yù)決算是物資采購的重要依據(jù)。信息環(huán)境下的預(yù)決算，指的是物資采購預(yù)決算模塊的構(gòu)建，其主要內(nèi)容是物資需求預(yù)算、預(yù)算批準(zhǔn)程序、主管部門、批準(zhǔn)時(shí)間、獲批金額等。endprint

（二）編制采購計(jì)劃

采購計(jì)劃編制模塊主要內(nèi)容包括各物資需求部門按照獲得批準(zhǔn)的預(yù)算編制采購計(jì)劃，以及計(jì)劃的審批和執(zhí)行情況。該模塊以全體物資供求相關(guān)人員為用戶，用戶可登錄查詢計(jì)劃執(zhí)行情況、預(yù)算執(zhí)行情況、相關(guān)人員領(lǐng)料情況等信息。按照各級管理人員的權(quán)限，設(shè)置計(jì)劃的申請、批準(zhǔn)、錄入、處理、匯總、平衡等功能。

（三）物資采購

采購模塊是信息化系統(tǒng)的核心模塊。物資采購需要招標(biāo)的，按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置招標(biāo)程序，包括信息錄入、審核、比價(jià)、市場價(jià)格信息收集、價(jià)格控制等，主要是事前規(guī)范、事中控制和事后監(jiān)督。一是對供貨信息實(shí)現(xiàn)比價(jià)管理、限價(jià)管理、入庫價(jià)格與歷史價(jià)格和市場現(xiàn)時(shí)價(jià)格比對管理；二是在物資入庫時(shí)進(jìn)行歷史價(jià)格查詢，以及價(jià)格信息提示和預(yù)警管理；三是對物資價(jià)格與指標(biāo)進(jìn)行高級別篩選，對價(jià)格和質(zhì)量指標(biāo)超常的進(jìn)行分析和提示。

（四）物資供應(yīng)管理

物資供應(yīng)管理主要指物資抵達(dá)后的管理，主要內(nèi)容有發(fā)票抵達(dá)管理、物資抵達(dá)管理、物資入庫存管理等。發(fā)票抵達(dá)管理指對物資采購的基本信息管理、付款管理。物資抵達(dá)管理的內(nèi)容主要有對實(shí)際到貨的物資信息的錄入、登記、統(tǒng)計(jì)、查詢管理。入庫管理指對實(shí)際貨物的清點(diǎn)、檢驗(yàn)、入庫以及庫存數(shù)量變化的管理。

此外，信息管理系統(tǒng)還包括領(lǐng)料管理、出庫管理、采購合同管理、物資統(tǒng)計(jì)管理、物資質(zhì)量管理、供應(yīng)控制管理等。

物資采購供應(yīng)管理的信息化，有利于實(shí)現(xiàn)便捷化檢索與查找，對于采購的成本質(zhì)量控制，采購活動的科學(xué)化、規(guī)范化、透明化等具有重要意義。信息化管理通過對信息數(shù)據(jù)的智能化收集與分析處理，大大提高了管理效率，減少資金占用，提高物資周轉(zhuǎn)率，從而提高企業(yè)效益，增強(qiáng)市場競爭力。另外，基于信息系統(tǒng)管理智能化的特點(diǎn)，基于信息化管理的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，可以解決傳統(tǒng)管理中由于信息不對稱等問題產(chǎn)生的決策失誤問題，為企業(yè)采購活動提供科學(xué)的決策依據(jù)。

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（作者單位：松花江水力發(fā)電有限公司豐滿大壩重建工程建設(shè)局）endprint