稅務(wù)電子檔案管理工作中的問題及對策

侯偉基

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和國家電子政務(wù)政策的相繼推出，稅務(wù)系統(tǒng)信息化成為稅務(wù)部門為提高工作效率和推行國家政策的重要目標(biāo)。為擺脫傳統(tǒng)低效的手工稅務(wù)業(yè)務(wù)處理和稅務(wù)檔案管理方式，各個地區(qū)的稅務(wù)部門紛紛響應(yīng)國家政策開始實行電子化辦公，推行能提高稅務(wù)工作效率的電子檔案管理模式。本文就稅務(wù)電子檔案管理工作中的問題及對策進(jìn)行研究分析，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：稅務(wù)電子；檔案管理；問題；對策

二十一世紀(jì)以來，檔案界對電子檔案管理的關(guān)注越來越多，對電子文件的采集、保存以及安全等問題做了深入探索，并取得了一定的成果，但相關(guān)調(diào)查顯示，這些研究大多處于理論探索階段，并沒有完全應(yīng)運于實際的檔案管理工作中。電子文件與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的不同，其特殊性為傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了更高要求，如何對電子檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理已成為檔案界亟待解決的問題之一。

一、稅務(wù)電子檔案管理工作中的問題

（一）稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善

稅務(wù)機(jī)關(guān)要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統(tǒng)支持，但是由于經(jīng)費和技術(shù)的限制，我國多數(shù)基層稅務(wù)部門稅務(wù)檔案設(shè)施還比較落后。電子檔案管理所需的相關(guān)設(shè)備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設(shè)備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務(wù)檔案數(shù)字化與稅收征管信息化建設(shè)脫節(jié)，嚴(yán)重影響了稅務(wù)檔案管理的性能。

（二）稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位

在稅務(wù)電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務(wù)電子檔案管理有效性及科學(xué)性的重要保證。當(dāng)前稅務(wù)電子檔案的數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)安全措施還不到位，稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務(wù)部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好安全保密工作。

二、稅務(wù)電子檔案管理問題的改進(jìn)對策

（一）加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)

當(dāng)前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國各級稅務(wù)部門試點推行，這進(jìn)一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有助于對系統(tǒng)的流暢性和安全性進(jìn)一步提升。此外，在對稅務(wù)檔案的六大系統(tǒng)模塊管理、應(yīng)用的基礎(chǔ)上，要把每個模塊功能加以細(xì)化，加強(qiáng)高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設(shè)，使納稅人的業(yè)務(wù)辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務(wù)部門還要拓展檔案應(yīng)用模塊，把稅務(wù)電子書、檔案統(tǒng)計查詢、電子文件展示等納入檔案應(yīng)用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務(wù)。另外，稅務(wù)部門要提高稅務(wù)檔案工作人員對計算機(jī)的應(yīng)用水平，努力使稅務(wù)檔案管理人員做到既懂計算機(jī)又精通稅收知識，成為稅務(wù)電子檔案管理的復(fù)合型人才。稅務(wù)部門還要對計算機(jī)專業(yè)人才加強(qiáng)稅收專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其能夠更好地從事計算機(jī)的開發(fā)管理工作。要加強(qiáng)對稅收干部進(jìn)行計算機(jī)知識培訓(xùn)，強(qiáng)化信息數(shù)字化技術(shù)在稅務(wù)檔案管理工作中的應(yīng)用。要協(xié)同相關(guān)技術(shù)部門加強(qiáng)信息化技術(shù)的相關(guān)研究，解決稅務(wù)檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術(shù)問題，切實做好稅務(wù)電子檔案管理工作。

（二）規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理

國家稅務(wù)總局應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實可行的辦公自動化流程，并根據(jù)當(dāng)前各稅務(wù)部門的工作軟件實際情況，開發(fā)出能夠綜合各項稅務(wù)工作的應(yīng)用程序，使稅務(wù)電子檔案管理工作更加規(guī)范，提高稅務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。稅務(wù)部門要在規(guī)范和統(tǒng)一的征管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺統(tǒng)一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業(yè)務(wù)積累不受影響的情況下，在同一省內(nèi)努力實現(xiàn)稅務(wù)系統(tǒng)軟件開發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。此外，稅務(wù)部門應(yīng)該完善稅務(wù)電子檔案管理的考核制度，讓稅務(wù)電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務(wù)檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負(fù)責(zé)人，由其負(fù)責(zé)電子檔案校驗、監(jiān)督工作，并對工作中出現(xiàn)的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結(jié)合稅務(wù)系統(tǒng)的績效考核模式，明確檔案管理責(zé)任制，對電子檔案的采集、整理、開發(fā)有明確的獎懲考核指標(biāo)，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質(zhì)。

（三）完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)

在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護(hù)電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當(dāng)前能夠保護(hù)電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是防火墻和病毒查殺系統(tǒng)，它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權(quán)限控制法，以及數(shù)字時間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印法是利用特殊技術(shù)把作者自己設(shè)置的花紋、印鑒等標(biāo)志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復(fù)制、拷貝時，這些標(biāo)志無法復(fù)制，這就保證了文件信息的唯一性；數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī)律，對沒有加密的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數(shù)據(jù)，以此來保護(hù)電子檔案不被竊?。粩?shù)字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞，如果已經(jīng)歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時間不可改變。

三、結(jié)語

綜上所述，稅務(wù)電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)稅務(wù)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開始加強(qiáng)對電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)，以適應(yīng)未來對檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳萌.電子檔案管理中的問題及對策[J].中外企業(yè)家，2015（02）：221.endprint