海外項目物資管理總結(jié)分析

朱亞彬

【摘 要】物資是企業(yè)整體實力的重要體現(xiàn)，也是企業(yè)競投標工作的重要保障，在全球經(jīng)濟一體化以及國家鼓勵企業(yè)“走出去”的大環(huán)境下，加強海外工程項目的物資管理對促進企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，提高海外市場競爭力具有十分重要的現(xiàn)實意義。當前國內(nèi)企業(yè)承擔(dān)的海外工程項目多處于發(fā)展中國家，不可避免受到當?shù)卣煞ㄒ?guī)、民風(fēng)民俗和市場環(huán)境等因素制約，因此海外工程項目物資管理有其自身特點和管理難處。本文結(jié)合海外工程項目實踐中積累的經(jīng)驗，從海外項目物資管理特點及難點、海外項目物資部門管理設(shè)置及管理體系建設(shè)、物資計劃、國際貿(mào)易、物資現(xiàn)場管理、物資成本管控、物資賬套信息化共七個方面進行簡要總結(jié)，并據(jù)此提出相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】海外項目；工程；物資管理

一、引言

物資是企業(yè)施工效率發(fā)揮良好的前提，無論從質(zhì)量、效率、規(guī)模還是管理的科學(xué)有效性等角度，都將會影響企業(yè)的實際效益，更是企業(yè)綜合實力的直觀體現(xiàn)和競投標工作的必要保障，因此設(shè)備物資管理是生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。海外工程項目的設(shè)備物資管理，是為滿足工程項目實際需要，對海外工程項目實施過程中所需各種物資的采購、儲備、使用等環(huán)節(jié)進行部署計劃、組織調(diào)控，同時又由于海外工程項目有其自身特殊性，在設(shè)備物資管理過程中增加了對外采購、貨代選擇、進出口報關(guān)、海運及出口退稅等相關(guān)工作環(huán)節(jié)，使得海外工程項目設(shè)備物資管理工作難度加大。因此，科學(xué)合理規(guī)劃采購、盤存、調(diào)配使用物資，確保工程施工期間設(shè)備物資供應(yīng)充足，同時降低消耗、節(jié)約成本，確保工程項目高效展開，以提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

二、海外項目物資管理特點及難點

1.海外項目物資管理特點

海外項目物資管理工作相比較國內(nèi)項目物資管理工作有如下特點：

（1）海外項目基本為自主施工加專業(yè)分包模式下的物資管理。

（2）海外項目物資組織模式一般為跨國采購結(jié)合所在國當?shù)夭少彙?/p>

（3）跨國采購備貨周期較長，海外項目需設(shè)置物資安全庫存。

（4）海外項目根據(jù)所在國采用的建筑標準不同，工程材料的質(zhì)量標準也不盡相同，主要有美標、國標及所在國標準等。這對物資管理提出了新要求。

2.海外項目物資管理難點

海外項目物資管理受人員、資源、海運等因素影響，具體有如下難點：

（1）有經(jīng)驗的物資專業(yè)管理人員不足，導(dǎo)致管理工作難。

（2）大多數(shù)海外項目所在國家工業(yè)生產(chǎn)能力落后，工業(yè)產(chǎn)成品型工程材料資源少，跨國采購備貨周期較長，導(dǎo)致貨物組織難。

（3）海外項目自主施工加專業(yè)分包模式下的物資現(xiàn)場管理難。

（4）海外項目受當?shù)匚幕L(fēng)俗、語言等影響，熟悉摸清市場資源及社會關(guān)系難。

三、海外項目物資管理部門設(shè)置及管理體系建設(shè)

海外物資管理需設(shè)置合理的部門崗位及建立良好的管理體系，具體為：

1.部門崗位設(shè)置

海外項目需設(shè)置4個崗位（小項目的各崗位可兼任），且考慮到休假等因素，相關(guān)崗位人員要實現(xiàn)同崗位A、B角均可擔(dān)當。

（1）物資主管，全面負責(zé)物資管理工作、國內(nèi)業(yè)務(wù)對接工作、清關(guān)工作、主要材料的審核結(jié)算工作、成本核銷工作及總材料成本的掌控和分析工作。

（2）內(nèi)業(yè)員，負責(zé)項目部日常內(nèi)業(yè)資料管理，計劃統(tǒng)計上報，各類臺賬及管理報表整理上報等。

（3）采購員，負責(zé)當?shù)匚镔Y的日常采購業(yè)務(wù)，協(xié)助進行市場及價格信息的考察和收集，協(xié)助負責(zé)清關(guān)工作，負責(zé)其他對外工作。

（4）保管員，負責(zé)收發(fā)料、物資盤點工作；負責(zé)庫存管理工作及驗收記錄、領(lǐng)用記錄的填寫整理。

2.管理體系建設(shè)

（1）收集與物資管理工作相關(guān)的法律法規(guī)文件、部門有效文件等資料，以電子版及紙質(zhì)文件的形式歸檔。

（2）建立物資管理制度，一般需包含《海外事業(yè)部代購業(yè)務(wù)流程》《物資計劃、采購、運輸、現(xiàn)場管理規(guī)定》《勞保用品管理規(guī)定》《廢舊物資管理規(guī)定》《小型機具、工具管理規(guī)定》5個文件，具體可參照項目實際進行調(diào)整。

四、物資計劃

1.物資采購計劃

物資采購計劃由物資部門根據(jù)物資需求計劃及現(xiàn)有庫存量編制，根據(jù)具體到貨時間、標準及規(guī)格要求、國內(nèi)及當?shù)睾偷谌龂儽葍r而具體分為國內(nèi)、第三國物資集中采購計劃，當?shù)匚镔Y采購計劃。具體如下：

（1）國內(nèi)、第三國物資集中采購計劃。海外項目部各科室需至少提前3個月提交國內(nèi)、第三國物資需求計劃，由項目經(jīng)理或生產(chǎn)經(jīng)理主持召開計劃會，根據(jù)現(xiàn)有庫存量確定采購計劃內(nèi)容后由物資部門編制國內(nèi)、第三國物資集中采購計劃并經(jīng)項目經(jīng)理審批后執(zhí)行。采購計劃要考慮一定的富余量。

（2）當?shù)匚镔Y采購計劃。海外項目部物資部門根據(jù)需求計劃編制當?shù)匚镔Y采購計劃。

（3）物資采購計劃審批。物資采購計劃由物資部門編制，由物資部門主管、物資部門分管經(jīng)理審核后經(jīng)項目部經(jīng)理審批方可進行采購。應(yīng)急物資沒有采購計劃且需緊急辦理采購的，需口頭經(jīng)過項目部經(jīng)理同意后方可執(zhí)行。

（4）物資采購計劃編號、歸檔。物資采購計劃按照“XX項目部-XX項目-XX年度-XX月-XX序號”的格式編制，執(zhí)行完物資采購計劃后按照時間進行歸檔。

2.物資需求計劃

物資需求計劃是項目部各科室根據(jù)生產(chǎn)的需求而編制的需求計劃，物資需求計劃是計劃需求人領(lǐng)用物資的依據(jù)。

（1）國內(nèi)、第三國物資需求計劃。物資需求人需根據(jù)生產(chǎn)需求，結(jié)合國內(nèi)貨物組織周期提前提交國內(nèi)、第三國物資需求計劃。

（2）當?shù)匚镔Y需求計劃。物資需求人需根據(jù)生產(chǎn)需要定期提供。

（3）物資需求計劃編制及要求。物資需求計劃由需求人編制，第一聯(lián)由物資部門保管、第二聯(lián)由需求人保管、第三聯(lián)交由庫房作為領(lǐng)料憑證。編制的具體要求如下：endprint

技術(shù)質(zhì)量要求：應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格型號、圖紙要求、材質(zhì)、數(shù)量和尺寸要求等；

組織供應(yīng)要求：應(yīng)注明需求時間、次序、地點；

其他要求：如產(chǎn)品服務(wù)、使用代用方法及施工工藝等。

（4）物資需求計劃審批。物資需求計劃需要經(jīng)科室主管、分管經(jīng)理審核后經(jīng)項目部經(jīng)理審批方可提交物資部門執(zhí)行領(lǐng)用，應(yīng)急需求沒有需求計劃且需緊急領(lǐng)用的，需口頭經(jīng)過項目部經(jīng)理同意后方可執(zhí)行，并補簽物資需求計劃。

（5）物資需求計劃歸檔。物資部門每月整理物資需求計劃后進行歸檔保管。

五、物資現(xiàn)場管理

1.管理要求

（1）施工現(xiàn)場倉庫的選址，應(yīng)滿足便利、安全、環(huán)保等條件，遠離污染和易燃、易爆、腐蝕、燃氣體和粉塵區(qū)；施工現(xiàn)場存放物資應(yīng)選擇交通運輸方便的場地，地面應(yīng)平坦、堅實、防潮，混凝土用砂、石料的存放場地應(yīng)進行硬化處理。

（2）庫區(qū)應(yīng)布置合理，方便搬運作業(yè)，盡量減少二次倒運，符合公司文明工地管理要求。

（3）進入施工現(xiàn)場的大宗材料、周轉(zhuǎn)材料要按照施工現(xiàn)場平面圖布置的要求，分品種、規(guī)格堆放整齊，標識清晰、準確，布局合理，分類存放。

2.物資驗收

（1）物資驗收總體要求

①物資到達現(xiàn)場后，應(yīng)及時辦理驗收手續(xù)。

②驗收時應(yīng)收齊貨運單、發(fā)票、質(zhì)量證明書等相關(guān)憑證。

③驗收應(yīng)有檢測明細記錄。

④入庫物資應(yīng)數(shù)量完整，質(zhì)量合格，型號、規(guī)格相符。

⑤物資名稱、規(guī)格、計量單位標準化（按國家或項目所在國標準規(guī)定產(chǎn)品名稱和計量單位）。

⑥三不驗收：憑證手續(xù)不全不收、規(guī)格數(shù)量不符不收、質(zhì)量不合格不收。

⑦在驗收中發(fā)現(xiàn)有問題的物資應(yīng)單獨存放并標識，及時通知供貨方進行處理并做好相應(yīng)的記錄。

⑧需要對原材料進行復(fù)驗的，材料進場后應(yīng)及時通知質(zhì)檢部門并配合抽樣，未出具復(fù)驗報告前，對實物進行標識，嚴禁未檢驗就投入使用。

（2）國內(nèi)采購物資驗收分為國內(nèi)驗收部分及現(xiàn)場驗收部分

①驗收地點參照貨物種類不同及合同約定的不同分為：廠家驗貨（大宗重要物資）、發(fā)貨港場站驗貨（普通物資等）。

②驗收方式主要分為檢尺驗收、檢重驗收。檢尺驗收主要檢驗貨物的尺寸、規(guī)格型號、數(shù)量及貨物包裝的方式、尺寸等是否符合要求；檢重驗收主要驗收貨物的實際重量跟理論重量的誤差是否合理。

③驗收內(nèi)容主要包含清點貨物數(shù)量（重量）、規(guī)格型號、尺寸、外觀包裝等是否符合計劃、海運及現(xiàn)場的要求。

六、物資成本管控

物資成本管控目標要做到量價雙控。量控主要為控制消耗及采購量，價控主要為控制采購單價。

1.控制采購單價首要原則為采購到場單價不得高于中標單價（標后預(yù)算單價）。海外項目所需物資主要由工程物資、施工物資等組成。對于要求標準高且嚴格的工程物資建議當?shù)鼗蛴傻谌龂M行采購；對于施工物資建議由國內(nèi)成批量采購，因為該項物資并無當?shù)氐臉藴室螅覈鴥?nèi)采購的物資價格低，質(zhì)量相對穩(wěn)定且實用。

（1）工程物資采購降本措施

①條件允許可以采取聯(lián)合其他中資企業(yè) “團購”的方式降低采購成本。如牙買加南北公路項目期間，聯(lián)合其他標段中資企業(yè)對當?shù)氐匿摻?、水泥進行“團購”談價議價，用“團購”的數(shù)量優(yōu)勢大大降低了采購成本。

②不斷考察市場，摸清價格信息，多次談價議價，降低采購單價。如牙買加南北公路項目期間，經(jīng)過與當?shù)厮鄰S多次艱難的談價議價，將采購成本降到全標段最低。

③利用國際貿(mào)易稅務(wù)優(yōu)惠政策組織國內(nèi)或第三國采購，大大降低采購成本。如牙買加南北公路房建項目期間，國內(nèi)采購的裝飾裝修材料均利用免關(guān)稅的優(yōu)惠政策大大降低了采購成本。

（2）施工物資采購降本措施

施工物資不需報驗報批等環(huán)節(jié)，對質(zhì)量及標準的要求相對寬松，國標即可滿足要求。因此此類物資盡量成批量從國內(nèi)采購運至海外項目現(xiàn)場。目前海外各項目大都按此操作，降本效果明顯。

2.量控首要原則為消耗使用數(shù)量不得高于中標數(shù)量（標后預(yù)算數(shù)量）。對于工程物資的消耗控制要精確嚴格，嚴格按照中標數(shù)量（標后預(yù)算數(shù)量）定期組織核算，不斷更正、優(yōu)化損耗系數(shù)，確保消耗可控。對于施工物資，加強現(xiàn)場及領(lǐng)用環(huán)節(jié)的管理，減少浪費，確保消耗可控。

七、物資賬套信息化介紹

海外各項目物資賬套方式各不同，有用友單機版賬套管理軟件，用友云服務(wù)網(wǎng)頁版賬套管理軟件，還有的項目采用excel進行賬套錄入和管理工作?，F(xiàn)就各方的特點進行說明。

1. excel版賬套。該賬套為純手工錄入，統(tǒng)計繁瑣易出錯，且跨月度、季度、年度統(tǒng)計性不強，往往耗時耗力且準確度不高。建議逐步取消該類賬套錄入方式。

2.用友單機版賬套。該賬套統(tǒng)計性強，準確性高，方便快捷，采購價格低，但是只能單人進行單機操作，無法滿足多項目遠距離同時在線操作。目前牙買加項目部所用即為該款賬套。

3.用友云服務(wù)網(wǎng)頁版賬套。該賬套統(tǒng)計性強，準確性高，可多人同時在線操作，方便快捷，但是采購價格較高，對網(wǎng)絡(luò)要求較高。目前智利區(qū)域項目部所用即為該款賬套。

八、結(jié)語

綜上所述，全球化背景下，國內(nèi)企業(yè)踐行“走出去”發(fā)展戰(zhàn)略，國際競爭力日益增強，提高海外工程項目物資管理水平對企業(yè)長足發(fā)展具有十分重要的意義。因此，物資管理要緊跟海外工程項目發(fā)展需要，落實責(zé)任制度，規(guī)范采購程序，強化管理人員專業(yè)素質(zhì)，落實好計劃、采購、運輸、清關(guān)、庫存和使用等環(huán)節(jié)的管理工作，并結(jié)合海外工程項目施工過程中出現(xiàn)的新問題采取多種策略進行處理應(yīng)對，確保工程質(zhì)量的同時，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。

參考文獻：

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