基于協(xié)同管理的高校財(cái)務(wù)信息化

鄭麗梅

摘要：當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息資源與信息技術(shù)不斷發(fā)展的社會(huì)，高校財(cái)務(wù)管理模式正在發(fā)生根本性改變，如果高校繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，這會(huì)給整個(gè)信息管理系統(tǒng)造成一定的影響。本文針對(duì)這一問題進(jìn)行詳細(xì)的探討，介紹新時(shí)代下的高校財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新模式，以提供給業(yè)內(nèi)有關(guān)人士一些啟發(fā)性的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：信息化；財(cái)務(wù)管理；創(chuàng)新模式；管理

高校教育系統(tǒng)是一個(gè)繁雜的教育體系，傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)管理模式當(dāng)中顯現(xiàn)出來的一系列弊端必然會(huì)影響整個(gè)教育體系的發(fā)展?，F(xiàn)階段，各行各業(yè)的發(fā)展都趨向于數(shù)字化與信息化的方向發(fā)展，這種發(fā)展變化同時(shí)也給高校財(cái)務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)變帶來的契機(jī)。

一、高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)有模式的不足之處

社會(huì)的快速轉(zhuǎn)型以及教育改革的不斷發(fā)展，高校如何應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)來進(jìn)行有效的創(chuàng)新管理成為21世紀(jì)高校財(cái)務(wù)管理發(fā)展研究的重要課題之一。

（一）高?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)管理的模式

首先，高校以往的財(cái)務(wù)管理模式通常是采用手動(dòng)處理的方式，這種方式會(huì)耗用大量的人力、物力以及財(cái)力資源，進(jìn)而增加高效財(cái)務(wù)管理的成本費(fèi)用，加大高效發(fā)展的管理負(fù)擔(dān)，結(jié)果得不償失。目前，各大高校大多都采用了相關(guān)的財(cái)務(wù)管理軟件處理系統(tǒng)，彌補(bǔ)了以往手動(dòng)處理方式所帶來的各種弊端。具體做法如下：在一些需要有關(guān)財(cái)務(wù)人員手動(dòng)處理的情況之下，將各種財(cái)務(wù)信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，再由電腦系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)初所設(shè)置的函數(shù)計(jì)算方式來得出最后的財(cái)務(wù)結(jié)果。而有些高校采用全方面的系統(tǒng)處理模式，這就意味著財(cái)務(wù)人員無需要進(jìn)行手動(dòng)錄入相關(guān)的財(cái)務(wù)信息，可以由電腦系統(tǒng)自動(dòng)生成，充分體現(xiàn)了當(dāng)今信息時(shí)代之下數(shù)字化處理方式的便利性。有關(guān)的財(cái)務(wù)人員可以定期對(duì)電腦生成的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行管理和匯總，檢查每一筆財(cái)務(wù)記錄是否正確，在此基礎(chǔ)之上再進(jìn)行進(jìn)一步的財(cái)務(wù)報(bào)表整理工作。

（二）高?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)管理模式的局限性

當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理模式正處于一個(gè)從外延到內(nèi)涵不斷深化過程，雖然各大高校對(duì)這方面工作給予了足夠重視，但就目前情況看似乎沒有得到太大改進(jìn)，顯現(xiàn)出很多不足之處。

1.分權(quán)管理方面

分權(quán)具體是指在學(xué)校財(cái)務(wù)管理總部對(duì)各個(gè)分部進(jìn)行有效的管理，確保每個(gè)分部能夠充分發(fā)揮自身的作用，而且通過這種方式能夠盡量減少在財(cái)務(wù)管理過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題，從而縮小財(cái)務(wù)管理的成本和費(fèi)用。但是，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理模式基本上已經(jīng)將這種分權(quán)管理的模式架空，并不能夠發(fā)揮其實(shí)質(zhì)性的效果，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。而且有些高校雖然設(shè)有分權(quán)管理的模式，但是各個(gè)部門和組織之間的權(quán)利太過于獨(dú)立，彼此之間缺乏相互的聯(lián)系，這反而背離了高校設(shè)置這一管理模式的初衷，起到了適得其反的效果。

2.集權(quán)管理方面

可以說，分權(quán)管理是集權(quán)管理的基礎(chǔ)，而集權(quán)管理是分權(quán)管理的進(jìn)一步保證。高校的財(cái)務(wù)管理總部一定要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)分部之間的管理，要求各個(gè)財(cái)務(wù)管理分部一定要將自身所匯總的財(cái)務(wù)信息全面準(zhǔn)確的上交給總部，這有助于總系統(tǒng)對(duì)于整個(gè)高校財(cái)務(wù)信息的歸納和管理。但是現(xiàn)有的高校財(cái)務(wù)管理模式所存在的弊端則集中體現(xiàn)在這一方面，集權(quán)管理的方式趨于形式化，分權(quán)管理大于集權(quán)管理，使得集權(quán)管理不能夠正確發(fā)揮自己的作用。

二、基于信息化的高校財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新模式

針對(duì)當(dāng)今高校的財(cái)務(wù)管理模式所顯現(xiàn)出來的特點(diǎn)，將財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新和發(fā)展，促進(jìn)其持續(xù)向信息化與數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變。

（一）動(dòng)態(tài)協(xié)同式財(cái)務(wù)管理模式的特點(diǎn)

以往財(cái)務(wù)管理模式大多采用靜態(tài)管理方法，我們要對(duì)此進(jìn)行突破，從管理思想和方法以及當(dāng)今信息技術(shù)手段這三個(gè)方面來進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理方式，從而確保高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化和升級(jí)。

1.集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合

這里所介紹的財(cái)務(wù)管理模式與之上述提到的集權(quán)和分權(quán)管理有著密不可分的聯(lián)系，從本質(zhì)上來說是沒有較大區(qū)別的。由于這種管理模式可以將財(cái)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)越性發(fā)揮到極致，更好地推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理想信息化的方向發(fā)展轉(zhuǎn)變。分權(quán)和集權(quán)相結(jié)合的管理模式不僅僅可以明確各方面的責(zé)任，以便于在發(fā)現(xiàn)問題之后能夠及時(shí)得以解決，同時(shí)還給予了各個(gè)部門之間一定的權(quán)利，突破了傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中各個(gè)部門缺乏實(shí)權(quán)的弊端，從而有效激發(fā)了財(cái)務(wù)管理分系統(tǒng)的效用。

2.協(xié)同合作

隨著各個(gè)高校發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容也就越來越復(fù)雜，財(cái)務(wù)人員在處理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)所面臨的難度也就越來越大，各個(gè)部門之間的財(cái)務(wù)信息匯總整理工作也就變得更加繁雜。在這種情況之下，我們就必須要求整個(gè)財(cái)務(wù)管理信息處理系統(tǒng)要進(jìn)行協(xié)同合作，統(tǒng)一內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)，提高財(cái)務(wù)管理的效用水平。

3.動(dòng)態(tài)分析

以往的靜態(tài)財(cái)務(wù)管理處理方式并不能夠解決在實(shí)際生活當(dāng)中所遇到的一系列突發(fā)情況，所以采用這種管理方式所得出來財(cái)務(wù)信息往往不具有一定的真實(shí)性和可靠性。相反的，動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)管理方式恰好可以盡最大可能的解決上述所存在的難題，降低財(cái)務(wù)信息存在的不確定性。

（二）構(gòu)建基于信息化的動(dòng)態(tài)協(xié)同財(cái)務(wù)管理模式

首先，還是要堅(jiān)持集權(quán)管理和分權(quán)管理相結(jié)合的財(cái)務(wù)信息處理模式。其次，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理模式由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，將包含財(cái)務(wù)信息在內(nèi)的各個(gè)信息系統(tǒng)有效的結(jié)合在一起。除此之外，由于高校的財(cái)務(wù)信息較為繁雜，為了便于管理，可以將學(xué)生們的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分類，并交由不同的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行管理。最后便是要當(dāng)前的各種高科技手段相結(jié)合，使得最后所得出來的財(cái)務(wù)信息更具有規(guī)劃性。

（三）科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的管理組織協(xié)同

科研經(jīng)費(fèi)信息化是近來發(fā)展的一項(xiàng)管理協(xié)同創(chuàng)新的系統(tǒng)性工程，它涉及到高校內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程重組、部門職能重構(gòu)、管理制度創(chuàng)新等一系列管理問題。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和組織保障?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理信息化涉及到財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程重組、部門權(quán)責(zé)的重新分配，其有序推進(jìn)需要各相關(guān)部門之間配合與協(xié)作，因而獲得高校領(lǐng)導(dǎo)層的重視和支持是有序推進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的必要條件。其具體措施包括：在決策階段，成立以校領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的專門領(lǐng)導(dǎo)小組和各相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)參加的工作小組；在籌備建設(shè)階段，成立財(cái)務(wù)部門牽頭、其他相關(guān)職能各部門和開發(fā)機(jī)構(gòu)參與的開發(fā)組織機(jī)構(gòu)；在實(shí)施和發(fā)展階段，建立相關(guān)院處、科室各層級(jí)協(xié)同一致的責(zé)權(quán)分明的監(jiān)督管理組織機(jī)構(gòu)，以保障各項(xiàng)規(guī)范得以落實(shí)，系統(tǒng)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。endprint

做好需求導(dǎo)向的科學(xué)規(guī)劃。結(jié)合充分調(diào)研、系統(tǒng)分析的內(nèi)容，明確服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需求，是做好此項(xiàng)工作科學(xué)規(guī)劃的基本前提。規(guī)劃要以實(shí)用性、綜合性和可持續(xù)性為重點(diǎn)，既注重基礎(chǔ)性工作全覆蓋，同時(shí)適度超前以提高規(guī)劃效率。參照《國(guó)家教育管理信息系統(tǒng)總體規(guī)劃綱要》的要求，對(duì)全部數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸納和整合，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，統(tǒng)一各項(xiàng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及接口。在此基礎(chǔ)上，邀請(qǐng)有關(guān)方面專家，對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的總體設(shè)計(jì)方案進(jìn)行可行性研究，進(jìn)行科學(xué)論證，從多個(gè)備選方案中選取最佳總體設(shè)計(jì)方案。

三、開展創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式的方案

要針對(duì)上面問題進(jìn)行創(chuàng)新，充分利用時(shí)代發(fā)展的高科技手段，為高校財(cái)務(wù)管理發(fā)展節(jié)省更多的人力、物力以及財(cái)力資源。

（一）高校“ERP”

這種財(cái)務(wù)管理信息技術(shù)手段是發(fā)展最早的應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理的一種方式，由于其極大的便利性和精確性，教育財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的發(fā)展就是一個(gè)非常典型的范例。由于美國(guó)最先進(jìn)入信息化時(shí)代，企業(yè)管理的形式也是其經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，為了提高經(jīng)濟(jì)發(fā)展的效率，于是研發(fā)了“ERP”的財(cái)務(wù)信息處理系統(tǒng)，同時(shí)它也是世界朝著信息化與數(shù)字化方向發(fā)展的一種反應(yīng)。隨著教育發(fā)展到一定程度之后，高校通過對(duì)其的改變將其應(yīng)用到自身的財(cái)務(wù)信息處理當(dāng)中，將各種資金的運(yùn)轉(zhuǎn)情況有效的聯(lián)系在一起。除此之外，高校的各種財(cái)務(wù)信息與每個(gè)學(xué)生的個(gè)人信息有著很大的關(guān)系，所以這種ERP財(cái)務(wù)信息的處理方式還與現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)庫(kù)處理系統(tǒng)相結(jié)合使用，從而不斷提高整個(gè)業(yè)務(wù)處理的效率。

（二）高?！癇PR”

高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)最大的弊端就在于將學(xué)生們的財(cái)務(wù)信息單獨(dú)進(jìn)行整理，而高?！癇PR”系統(tǒng)則是基于學(xué)生們各方面的信息，將這些信息有效地聯(lián)系起來，打破以往信息孤立的狀態(tài)。這種“BPR”的財(cái)務(wù)信息處理系統(tǒng)進(jìn)一步擴(kuò)大了財(cái)務(wù)管理部門的管理范圍，更確切的說它已經(jīng)超越了財(cái)務(wù)方面的信息處理，將整個(gè)校園各個(gè)方面的信息管理工作都集于一體。通過這種方式可以將高校內(nèi)的各種信息資源有效的結(jié)合在一起，最大程度地簡(jiǎn)化了學(xué)校內(nèi)部的信息處理工作。這是之前“ERP”技術(shù)的又一大重要突破。

（三）高校“JIT”

高校財(cái)務(wù)信息的生成是不斷連續(xù)的，它是伴隨著各種組織活動(dòng)而產(chǎn)生的，這時(shí)就要求要將這些財(cái)務(wù)信息及時(shí)的上報(bào)到財(cái)務(wù)管理分部，再由分部經(jīng)過一定程序的整理匯總之后上交給總部。但往往在實(shí)際執(zhí)行的過程當(dāng)中，高校財(cái)務(wù)信息的整理匯總與其產(chǎn)生之間存在一定的滯后性，這就會(huì)在某些程度上影響高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的工作效率?！癑IT”是新時(shí)代發(fā)展的又一重大突破，是對(duì)前面兩種高校財(cái)務(wù)管理模式的進(jìn)一步優(yōu)化和升級(jí)。

（四）高校“CIMS”

這種高效財(cái)務(wù)管理模式更多的是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為支撐條件，它包含了多項(xiàng)信息技術(shù)，是一種綜合性比較強(qiáng)的系統(tǒng)處理方式。其具有如下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

第一，該種財(cái)務(wù)管理模式可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的控制形式，所以它突破了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理受空間限制的局限，充分利用當(dāng)今的信息技術(shù)手段來對(duì)其空間的拓展發(fā)揮更深一層的作用。

第二，這在突破空間限制的基礎(chǔ)之上進(jìn)一步解決了時(shí)間限制方面的問題。也就是說，這種財(cái)務(wù)管理模式會(huì)進(jìn)一步解決財(cái)務(wù)信息的產(chǎn)生與處理之間的時(shí)間差問題，有利于及時(shí)將所發(fā)生的財(cái)務(wù)信息由分部匯總整理上交由總部。

第三，它可以將學(xué)生們從開學(xué)的各種消費(fèi)行為錄入到學(xué)校的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)當(dāng)中，將每一筆財(cái)務(wù)信息盡量做到公開化和透明化，真正做到對(duì)每一筆財(cái)務(wù)信息負(fù)責(zé)，同時(shí)又可以保護(hù)學(xué)生們的隱私，大大提高了高效財(cái)務(wù)管理模式的處理效率。

第四，積極與校外的財(cái)務(wù)管理部門取得聯(lián)系，特別是加強(qiáng)與一些電子商務(wù)部門之間的合作，推動(dòng)各個(gè)高校的財(cái)務(wù)管理模式走向信息化的軌道，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。

就當(dāng)前情況而看，采取了以上四種財(cái)務(wù)管理信息處理技術(shù)的學(xué)校確實(shí)取得了良好的效果?，F(xiàn)階段我國(guó)教育改革正處于水深火熱的發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，良好的財(cái)務(wù)管理水平同樣也可以使得高校在激烈的教育競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境當(dāng)中始終立于不敗之地。值得特別注意的是，學(xué)校要根據(jù)自身發(fā)展的情況來選取適合自己的財(cái)務(wù)管理模式，這樣才能夠更好地提升自身發(fā)展的潛力。

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（作者單位：安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)）endprint