檔案管理改革若干問題的思考與優(yōu)化

韓藝

【摘 要】檔案管理，是檔案工作相關(guān)部門直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。從工作內(nèi)容角度看，檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等多項(xiàng)工作，不同工作領(lǐng)域?qū)n案管理工作內(nèi)容的劃分有一定的區(qū)別，但是總體而言仍然保持較強(qiáng)一致性特征。本文對(duì)我國(guó)檔案管理體制改革思路及難點(diǎn)問題等進(jìn)行了剖析，并對(duì)檔案管理的改革進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理改革；若干問題；優(yōu)化措施

1. 導(dǎo)言

隨著檔案管理技術(shù)的不斷進(jìn)步和檔案本身所蘊(yùn)含價(jià)值的開發(fā)，為了解決檔案建設(shè)與管理相對(duì)滯后等問題，檔案管理必須走改革創(chuàng)新發(fā)展道路。通過(guò)分析當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，能夠明確檔案管理改革創(chuàng)新的途徑，以此促進(jìn)檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。

2. 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

檔案管理工作對(duì)組織而言，其發(fā)展歷史由來(lái)已久，但是在當(dāng)前信息時(shí)代背景之下又呈現(xiàn)出與以往不同的特征。

首先，就目前我國(guó)檔案管理領(lǐng)域的工作開展?fàn)顩r而言，雖然隨著信息化相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的自動(dòng)化及信息化水平均有顯著提升，但從實(shí)際的落實(shí)情況看，檔案管理工作中的信息化仍然處于初級(jí)階段，有待進(jìn)一步深入。在當(dāng)前大部分組織中，基于檔案的信息化體系已經(jīng)基本得到落實(shí)并投入使用，相關(guān)的信息終端，包括輸入及輸出兩類終端也基本實(shí)現(xiàn)。但在實(shí)際工作過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍然由專業(yè)的檔案人員實(shí)現(xiàn)，而并未因相關(guān)信息化水平的提升而滲入到整個(gè)組織的工作過(guò)程中。對(duì)某些資料的采集，即便已經(jīng)能夠支持起不同部門多個(gè)工作人員的參與，也仍然難以實(shí)現(xiàn)檔案工作的全員參與。這種狀況在一定程度上阻礙了系統(tǒng)檔案的形成，阻礙組織的深入發(fā)展及借鑒歷史工作成績(jī)。

其次，在檔案管理領(lǐng)域中，大數(shù)據(jù)量已成為當(dāng)前的突出問題。大數(shù)據(jù)量本身并不是檔案工作發(fā)展的特征，而是當(dāng)前信息時(shí)代下，相關(guān)信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的新特征之一。相關(guān)信息技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，讓檔案數(shù)據(jù)具備了更多的形式，其中包括圖像、視頻等相關(guān)新型媒體格式數(shù)據(jù)。而與此同時(shí)，龐大的數(shù)據(jù)總量也從另一個(gè)角度形成了檔案管理工作本身對(duì)計(jì)算機(jī)及其他相關(guān)技術(shù)深入應(yīng)用的需求。因此，檔案管理領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用及信息化程度呈現(xiàn)出供需兩個(gè)層面的良性循環(huán)，在日后的應(yīng)用中必然日漸深入。

最后，不容忽視的是，組織的檔案管理工作本身，最終價(jià)值必然是要體現(xiàn)在對(duì)組織未來(lái)發(fā)展行為的指導(dǎo)層面，因此檔案管理工作必須在保持檔案數(shù)據(jù)有序的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)開放狀態(tài)。只有開放的檔案系統(tǒng)，才能面向整個(gè)組織的每一個(gè)工作細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)未來(lái)和現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)價(jià)值，也才能有效實(shí)現(xiàn)檔案資料本身的意義所在。

3 .檔案管理工作的趨勢(shì)與改革方向

基于對(duì)檔案管理工作當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r的深入分析，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作仍然存在極大的提升空間，如果能夠有的放矢的推動(dòng)對(duì)應(yīng)的改革措施，必然能夠進(jìn)一步加強(qiáng)檔案自身的價(jià)值體現(xiàn)。具體而言，可以從如下幾個(gè)方面，結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，設(shè)置對(duì)應(yīng)的改革方向和目標(biāo)。

3.1 深入加強(qiáng)檔案管理工作領(lǐng)域信息化建設(shè)

雖然當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中信息化建設(shè)已取得一定成績(jī)，并逐漸形成了切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作的有效力量，但是總體而言，這一方面仍然有極大的提升空間。檔案管理的信息化，應(yīng)從兩個(gè)角度加強(qiáng)改革，其一在于面向檔案自身的信息化，其二在于面向檔案及檔案管理工作服務(wù)對(duì)象的信息化。前者的改革重點(diǎn)在于積極引入相關(guān)數(shù)據(jù)技術(shù)及服務(wù)手段，面向檔案數(shù)據(jù)本身展開更為合理的存儲(chǔ)和展示，在可能的情況下深入分析和信息發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)，幫助相關(guān)工作人員形成對(duì)于檔案資料的深刻理解，為其應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)第二個(gè)方面而言，進(jìn)一步分為兩個(gè)方面，即面向檔案形成階段的信息化建設(shè)及面向檔案利用階段的信息化建設(shè)。在檔案形成階段的信息化，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)著力于打造獲取信息更為全面和方便的途徑，便于組織內(nèi)部整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)都參與到檔案的形成和檔案體系的建立過(guò)程中；而對(duì)于檔案的利用階段，則應(yīng)通過(guò)多種輸出終端，幫助形成多途徑檔案信息輸出。唯有方便隨時(shí)獲取檔案信息，才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息對(duì)當(dāng)前及未來(lái)工作的支持價(jià)值。

3.2 推行檔案及文件一體化的行政管理運(yùn)行模式

我們實(shí)行文檔管理一體化最主要的目的是為了能夠通過(guò)最有效的方式、最低廉的價(jià)格來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且在最大限度上滿足工作的需要。

美國(guó)是世界上最先開始對(duì)文件管理進(jìn)行系統(tǒng)研究的國(guó)家，因此美國(guó)在對(duì)檔案的管理工作上理論和實(shí)踐充分的結(jié)合在一起，美國(guó)在文件管理方面的管理以及整套機(jī)制的運(yùn)行過(guò)程中，所達(dá)到的效果非常明顯，它可以讓檔案工作人員對(duì)文件的生命周期進(jìn)行控制，保證檔案的完整性，讓檔案從非現(xiàn)行文件成為檔案的過(guò)程中緊密銜接，保證了檔案的質(zhì)量安全。另一方面，相關(guān)機(jī)關(guān)也可以不必設(shè)置專用的文件管理機(jī)構(gòu)，節(jié)省了人力物力的投入。

因?yàn)閹资暌詠?lái)，一直都在實(shí)行相對(duì)比較集中的文檔管理體制，所以美國(guó)的檔案和文件的管理一直處于世界的領(lǐng)先地位。而我國(guó)檔案管理現(xiàn)在還不能形成一個(gè)統(tǒng)一的管理模式，檔案也沒有專門的機(jī)關(guān)進(jìn)行管理，在我國(guó)推行檔案管理工作一體化還有著很大的障礙。美國(guó)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)推行文檔一體化具有很重要的參考價(jià)值。

3.3 加強(qiáng)檔案工作相關(guān)人員專業(yè)化水平建設(shè)

對(duì)于這一方面，特別要注意應(yīng)當(dāng)是檔案體系相關(guān)工作人員，而不僅是檔案管理領(lǐng)域工作人員。二者之間的區(qū)別在于，前者是包括檔案信息最初的來(lái)源部門工作人員以及檔案信息可能存在指導(dǎo)價(jià)值指向的部門工作人員。這樣的兩個(gè)方面，決定了檔案信息的形成及最終的消費(fèi)，而檔案管理工作本身的價(jià)值體現(xiàn)，必然要回到信息的消費(fèi)環(huán)境中去，因此，兩個(gè)環(huán)節(jié)一方面與檔案管理工作環(huán)節(jié)的自身質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面則與其具體的價(jià)值實(shí)現(xiàn)密切相連。實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)注意針對(duì)不同群體的專業(yè)狀態(tài)展開綜合測(cè)評(píng)，并配置具有一定針對(duì)性的培訓(xùn)或工作指導(dǎo)，唯有如此才能從更為全面的角度實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量的提升。

4 .結(jié)論

必須要加快檔案管理體制的改革步伐，在面對(duì)如今的新問題、新形勢(shì)、新情況頻繁出現(xiàn)情況下，我們必須要把握住時(shí)代的節(jié)奏，不管是哪種體制。都要結(jié)合面臨的形式和所處的時(shí)代，才可以提高其管理質(zhì)量，才能更好的為人民、為國(guó)家服務(wù)。

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