探討檔案管理現(xiàn)代化模式

蘭建超

【摘 要】在當(dāng)前的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化不僅僅是檔案管理生存發(fā)展的需要，更是契合時(shí)代發(fā)展的必要之舉，所以這就要求相關(guān)的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質(zhì)提高的同時(shí)，還要盡可能地實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理手段的現(xiàn)代化，這樣才能順利、高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化工作，在此，本文對檔案管理現(xiàn)代化模式進(jìn)行探討分析。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；現(xiàn)代化模式

1.導(dǎo)言

本文主要結(jié)合現(xiàn)代信息化時(shí)代的社會背景，來分析檔案現(xiàn)代化的管理模式，目前在建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理模式上還仍有諸多不足，例如缺乏大量的高級管理人才、投入資金問題及較低的標(biāo)準(zhǔn)化程序等問題，這些都阻礙著現(xiàn)代化檔案管理模式的步伐，使其停滯不前，因此根據(jù)所出現(xiàn)的問題我們提出了相應(yīng)的解決辦法，使檔案管理更早、更快的步入現(xiàn)代化的管理模式，讓檔案管理步入一個(gè)新的里程杯。

2 .檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

2.1 檔案資源的信息化

在當(dāng)前信息化的大時(shí)代背景下，信息化已逐漸地發(fā)展成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展內(nèi)容的主導(dǎo)，因?yàn)橐孕畔⒒侄沃饾u地推動現(xiàn)代化的進(jìn)步是我國今后國民經(jīng)濟(jì)以及社會發(fā)展的主要趨勢和方向。而在檔案資源的管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息化更是作為高科技的信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域?qū)用嫠鶎?shí)施的創(chuàng)新實(shí)踐，主要的工作內(nèi)容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)管理程序，通過科技化的手段實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)加工以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整體的運(yùn)轉(zhuǎn)和傳輸，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開發(fā)利用，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源的全社會共享。

2.2 檔案保護(hù)的現(xiàn)代化

一般來講，傳統(tǒng)意義上針對檔案保護(hù)的現(xiàn)代化主要指的是針對檔案庫房、與檔案管理相關(guān)的設(shè)施、設(shè)備以及檔案載體保管保護(hù)的整體水平方面所實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化。伴隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展、新型存儲介質(zhì)快速發(fā)展以及現(xiàn)代化信息技術(shù)的持續(xù)涌現(xiàn)，發(fā)展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機(jī)讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發(fā)展的結(jié)果，較之原有的傳統(tǒng)的信息存儲方式，這些針對信息的記錄和存儲方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來越多的人廣泛應(yīng)用。因?yàn)樾滦偷妮d體檔案在使用方式以及存儲方面都和傳統(tǒng)的檔案信息的存儲介質(zhì)存在著顯著的差距，所以，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)針對新型載體的檔案存儲及管理的方式進(jìn)行高效的研究，以便于使其更好地服務(wù)于檔案管理的工作。

3 .知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。檔案管理工作是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進(jìn)技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實(shí)處。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

4 .實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理模式的策略

4.1 完善及加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

建設(shè)現(xiàn)代化管理模式要以先進(jìn)的技術(shù)、技術(shù)管理作為基礎(chǔ)。這樣才能在信息時(shí)代將檔案信息與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，讓統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行完善和規(guī)范，在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，各個(gè)單位會因?yàn)樽陨項(xiàng)l件的特殊性，而無法改變管理方式，在根本上無法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化模式。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理模式是一個(gè)漫長過程，需要相關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一部署，一起集合技術(shù)、人員等力量持續(xù)堅(jiān)持，這樣才能逐漸推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的進(jìn)程。

4.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化模式

加大宣傳檔案管理現(xiàn)代化模式，只有管理意識增強(qiáng)了才能逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化模式。相關(guān)的檔案管理人員如果沒有較強(qiáng)的管理現(xiàn)代化意識，就會直接影響檔案現(xiàn)代化管理的腳步。在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的過程中，相關(guān)的管理工作人員要明確樹立科學(xué)實(shí)踐觀，利用先進(jìn)科學(xué)的技術(shù)手段、管理方法，并結(jié)合實(shí)際操作推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。不斷的引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)理論，讓傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理模式逐漸向科學(xué)現(xiàn)代化管理模式前行。

4.3 加強(qiáng)綜合性人才培養(yǎng)力度

想要更好更快的實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理模式，相關(guān)檔案管理人員首先要掌握豐富的理論和實(shí)踐技能，還要具備一定的社會經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息等綜合方面的知識。要不斷的加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)、技能水平培養(yǎng)，建設(shè)一支具有綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。管理工作人員要定期的進(jìn)行理論知識和技術(shù)的培訓(xùn)，從而完善和優(yōu)化檔案管理人員的綜合水平，使每個(gè)工作人員都符合現(xiàn)代化管理的要求。在實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程中，檔案管理工作人員要有不怕吃苦，不畏困難，積極熱情的奉獻(xiàn)精神和品質(zhì)，還要具備靈活的頭腦和現(xiàn)代化管理能力。只有管理人員的素質(zhì)和技能教育提高上來，才能進(jìn)一步的加快檔案現(xiàn)代化管理的步伐，從而使檔案管理事業(yè)健康快速的發(fā)展。

5 .結(jié)論

檔案管理工作做好了，一方面為單位高層管理人員及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各綜合方面發(fā)展，與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位形象和整體發(fā)展?fàn)顩r。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

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