大數(shù)據(jù)在高校行政人員管理上的探索

李 婧

(龍巖學(xué)院 人事處，福建 龍巖 364012)

大數(shù)據(jù)在高校行政人員管理上的探索

李 婧

(龍巖學(xué)院 人事處，福建 龍巖 364012)

績(jī)效考核是高校管理的核心內(nèi)容，近年來(lái)高校在績(jī)效考核方面做出了很大努力，也進(jìn)行了積極的探索，但是當(dāng)前的績(jī)效考核仍然主要拘泥于陳舊的績(jī)效考核方式，不能真正的發(fā)揮績(jī)效考核的作用。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)化辦公，運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”量化積分制績(jī)效考核，用大數(shù)據(jù)將每個(gè)行政崗位工作量化成多個(gè)因子進(jìn)行積分制來(lái)精細(xì)化高校行政人員管理，使考評(píng)自動(dòng)化，競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)態(tài)化，增強(qiáng)人員崗位調(diào)整的公平性，提高工作效率，使辦事流程化透明化，達(dá)到提高高校管理質(zhì)量的目的。

大數(shù)據(jù)；量化管理；積分制；高校管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校延續(xù)政府部門的科層管理體制已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的大學(xué)行政管理，管理體制的落后導(dǎo)致大學(xué)建設(shè)的滯后以及引進(jìn)高層次人才的困難，進(jìn)而導(dǎo)致高校學(xué)術(shù)水平的下降，因此對(duì)高校管理制度進(jìn)行改革迫在眉睫。之前對(duì)高校的改革的討論基本都是圍繞去行政化等制度上的改革，對(duì)具體的管理改進(jìn)措施鮮有討論。而高校制度改革的重要方面就是績(jī)效考核的改革，只有真正做到按勞分配，才能讓教職工回歸業(yè)務(wù)，激發(fā)他們的活力。而大數(shù)據(jù)辦公無(wú)疑可以將每項(xiàng)工作量化、流程化以及陽(yáng)光化；實(shí)現(xiàn)人員之間競(jìng)爭(zhēng)的公平化、公開化，最終達(dá)到有效提高勞動(dòng)者的工作效率的目的。

1 高?，F(xiàn)行管理制度存在的問(wèn)題

中國(guó)大學(xué)經(jīng)過(guò)近百年的發(fā)展，有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但一些問(wèn)題的產(chǎn)生成為大學(xué)建設(shè)和發(fā)展的障礙。一是許多大學(xué)沿用政府老國(guó)企行政部門的管理模式，科層氛圍濃厚，學(xué)校本身的激勵(lì)和約束收效不大。二是人事調(diào)整不透明，主觀性大。三是在人事招聘方面經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)非議，無(wú)法協(xié)調(diào)好各部門利益。四是崗位考核無(wú)法體現(xiàn)工作量，輕松與繁忙差別不大。

2 大數(shù)據(jù)應(yīng)用在高校管理上的可行性

高校部分行政人員工作沒(méi)有熱情，行政效率低下，怕?lián)?zé)任不干事等現(xiàn)象，直接影響大學(xué)的治理，使得優(yōu)秀人才的流失，大學(xué)教學(xué)質(zhì)量下降。原因就在于管理制度沒(méi)有完善，所以必須推進(jìn)大學(xué)管理創(chuàng)新。不僅要?jiǎng)?chuàng)新管理方式、方法，還要?jiǎng)?chuàng)新管理技術(shù)、手段?！?〕而創(chuàng)新的原則就是要做到公平、公正、公開。而大數(shù)據(jù)在管理上的應(yīng)用能很好的完善管理制度。首先，“大數(shù)據(jù)” 系統(tǒng)將準(zhǔn)確地記錄員工的行為，并借助于“大數(shù)據(jù)”將員工的績(jī)效進(jìn)行量化；“數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)”可以用于記錄員工日常工作的完成情況、業(yè)績(jī)情況，通過(guò)“大數(shù)據(jù)”技術(shù)對(duì)相關(guān)信息的抽取、集成、分析，可以準(zhǔn)確高效地考核員工的績(jī)效水平。這樣的績(jī)效考核方式也將避免領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人意志、人際關(guān)系等主觀因素的影響，實(shí)現(xiàn)公平、公正、合理有效的員工績(jī)效考核。同時(shí)，這些量化可以做到員工績(jī)效的縱向比較和橫向?qū)Ρ?，即將員工績(jī)效考核的結(jié)果與以前的績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行比較，從而發(fā)現(xiàn)每一個(gè)員工過(guò)去與現(xiàn)在的不同、成長(zhǎng)情況等，從而形成差距的激勵(lì)效應(yīng)；也可以將其結(jié)果與不同單位與部門之間的考核結(jié)果進(jìn)行比較，形成不同部門與單位之間的競(jìng)爭(zhēng)向上的組織氛圍。〔2〕

3 大數(shù)據(jù)與量化積分

隨著高校云辦公的普及，通過(guò)將辦公系統(tǒng)，電子工作日志里的工作記錄導(dǎo)入積分元素并形成大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理分析，將每項(xiàng)工作過(guò)程進(jìn)行項(xiàng)目歸類并分解到部門與個(gè)人，全流程化管理，檢驗(yàn)工作成果。將每一步的元素量化成積分指標(biāo)。并通過(guò)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)糾錯(cuò)，形成圖表讓員工監(jiān)督糾正。最后統(tǒng)計(jì)積分作為考評(píng)員工的重要參考。

3.1 量化積分應(yīng)遵循的原則

高校工作具有繁雜性和隨機(jī)性，因此量化考核需遵循以下原則：

(1)客觀、公正性原則。量化考核需從實(shí)際出發(fā)，統(tǒng)計(jì)及時(shí)、準(zhǔn)確。即標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、起點(diǎn)相同、不偏不倚，以防挫傷員工積極性。例如參加相同的會(huì)議，不同科層員工所獲得的積分應(yīng)該不同，如果參加的校長(zhǎng)、處長(zhǎng)與科員的積分一樣那就是忽視了崗位權(quán)重的問(wèn)題，也有失公允性。

(2)科學(xué)性原則。由于量化考核是用數(shù)學(xué)方法表達(dá)工作質(zhì)量結(jié)果的過(guò)程，建立數(shù)學(xué)模型應(yīng)切實(shí)反映職工工作內(nèi)的本質(zhì)的聯(lián)系，多維度考核比較，普遍性和特殊性共存，做到定性與定量結(jié)合?！?〕

(3)可行性原則。量化考核因從學(xué)校管理的實(shí)際情況出發(fā)，因地制宜。簡(jiǎn)單易行、循序漸進(jìn)，充實(shí)發(fā)展?！?〕

3.2 工作積分制涉及的公平性問(wèn)題

(1)相同工作涉及人員因?yàn)榭茖蛹?jí)別不同獲得的積分不同。

(2)相同工作涉及人員因?yàn)楣g不同獲得的積分不同。

(3)相同科層不同工種的工作工時(shí)積分不能相差太多。

(4)工作涉及正常時(shí)間與非正常時(shí)間獲得的積分不同。

(5)一項(xiàng)工作里涉及的人員因?yàn)楣ぷ鲝?qiáng)度不同獲得的積分不同。

4 大數(shù)據(jù)在高校管理上的實(shí)現(xiàn)

4.1 積分制邏輯的實(shí)現(xiàn)

學(xué)校各部門人員都會(huì)給定一個(gè)唯一的員工編號(hào)，通過(guò)員工編號(hào)自動(dòng)獲取員工的工齡，部門崗位，科層等信息，作為員工電子化辦公提交工作的隱含數(shù)據(jù)。通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)輸入以及在ERP中自動(dòng)提取數(shù)據(jù)導(dǎo)入到大數(shù)據(jù)平臺(tái)，以機(jī)器判分為主，人工審核判分為輔，每日實(shí)時(shí)更新方便員工查看監(jiān)督。積分流程圖如下：

積分制流程圖

4.2 積分合理性的機(jī)器審查和人工審查

高校工作復(fù)雜多變，如何界定工作積分并化繁為簡(jiǎn)程序化操作則是積分制能不能成功的關(guān)鍵，一件工作的公允值的確定需要多方面的考慮。對(duì)于普遍性工作進(jìn)行工作提交時(shí)由程序自動(dòng)判分，這樣可以大大降低人工使用的頻率，使積分制具有可行性。對(duì)于普遍性工作中含有的特殊性工作加分則通過(guò)人工審核來(lái)提交。我們?cè)谳斎霐?shù)據(jù)的時(shí)候會(huì)被按照標(biāo)準(zhǔn)的格式填入，這樣就能保證一個(gè)具有統(tǒng)計(jì)功能的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且可以節(jié)省大量人工審核環(huán)節(jié)，當(dāng)數(shù)據(jù)為完全匹配數(shù)據(jù)時(shí)，機(jī)器會(huì)根據(jù)輸入者的唯一編號(hào)自動(dòng)判分。如果為部分匹配數(shù)據(jù)時(shí)，就再根據(jù)人工輸入工時(shí)作為補(bǔ)充。對(duì)積分合理性的判定，分為工作成果檢驗(yàn)法、工作類型比較法、工時(shí)比較法。審核流程圖如下：

工作提交審核流程圖

(1)工作成果比較法：一是以工作成果作為工時(shí)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。二是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工工作成果的滿意程度給予一個(gè)工作質(zhì)量系數(shù)的評(píng)判。

(2)工作類型橫向比較法：以同類型工作成果的歷史數(shù)據(jù)做比較，設(shè)置一個(gè)合理區(qū)間讓機(jī)器判定。設(shè)X1事件類型為X，獲取職務(wù)等級(jí)相同的X類型事件均值為X0。則：X1/X0∈(Α,Β)。Α為均值合理范圍下限，Β為均值合理范圍上限。工作提交將自動(dòng)取積分均值。超過(guò)范圍將工作提交給平臺(tái)人工審核，調(diào)取記錄查看加分原因來(lái)判斷是否合理。

(3)不同工作類型縱向比較法：以全校單位工時(shí)積分的均值做比較。有些崗位為專業(yè)技術(shù)崗，沒(méi)有專業(yè)知識(shí)無(wú)法勝任，比如財(cái)務(wù)和機(jī)房維護(hù)等。工作量的比較如何不失合理性可以考慮加入工齡和工時(shí)還有是否加班來(lái)比較。比如一些專業(yè)事件定的積分特別高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于普通工作積分。判斷其合理性時(shí)就可以參考另一個(gè)指數(shù)：同科層工作積分/(工齡系數(shù)X工時(shí)+加班工時(shí)系數(shù)) 的比較來(lái)糾正不同崗位積分的合理性。

(4)審查需遵循的原則：公平、公正、公開是平臺(tái)所要遵循的原則。數(shù)據(jù)如果只有少數(shù)人知道，那對(duì)數(shù)據(jù)的正確率就存在很大的疑問(wèn)，只有通過(guò)內(nèi)部積分平臺(tái)公開，通過(guò)所有員工進(jìn)行監(jiān)督。員工可以監(jiān)督積分的合理性與真實(shí)性，因?yàn)槊總€(gè)人的積分都可能對(duì)別人造成影響，因此不合理的積分就會(huì)得到充分的關(guān)注。雖然剛開始總會(huì)有各種不合理數(shù)據(jù)的輸入，但是隨著大數(shù)據(jù)的積累和挖掘逐漸剔除異常值以及所有員工的監(jiān)督與糾錯(cuò)，最終會(huì)形成普遍合理性，而人工干預(yù)的次數(shù)也會(huì)越來(lái)越少。

例如部門周末加班，某員工將加班成果導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，并按原有類目申請(qǐng)積分，如果沒(méi)有類目可選就新增類目事項(xiàng)進(jìn)行申報(bào)，之后人工審核沒(méi)有問(wèn)題就會(huì)新增此員工積分并在數(shù)據(jù)庫(kù)新增類目事項(xiàng)，平臺(tái)上如果有其他員工看到此工作積分不合理可在平臺(tái)舉報(bào)，比如只加班一天寫出加班兩天，虛增工作量等。復(fù)核后如果確實(shí)有問(wèn)題就會(huì)刪除此積分。

7 量化管理對(duì)學(xué)校管理的影響

7.1 積分制在崗位流動(dòng)上的作用

通過(guò)積分制，使得崗位繁忙積分就高，崗位輕松積分就低。除了原來(lái)的職稱制，再引進(jìn)積分制在人事調(diào)整中的參考，員工通過(guò)崗位工作量累計(jì)積分，積分達(dá)到指標(biāo)可以申請(qǐng)崗位競(jìng)聘。每年的人事調(diào)動(dòng)期間，前一年崗位考核合格的員工可以在平臺(tái)上看到符合自己職稱的崗位，然后選擇申請(qǐng)這個(gè)崗位，原則上積分高的員工可以擁有優(yōu)先權(quán)，而積分低的會(huì)被優(yōu)先調(diào)入缺人手的部門或者由學(xué)校黨組開會(huì)討論調(diào)整其崗位。這樣可以造成崗位自由流動(dòng)，工作繁忙努力的人可以通過(guò)積分優(yōu)勢(shì)換崗到工作相對(duì)輕松的崗位增加公平公正性。而人員流動(dòng)頻繁又會(huì)促使校管理層優(yōu)化各部門人員配置，繁忙的崗位調(diào)入人員，輕松的崗位裁減人員，最終達(dá)到崗位平衡減少頻繁調(diào)動(dòng)。

7.2 積分制對(duì)人事招聘工作的影響

在每年制定招聘計(jì)劃時(shí)，校管理層需要權(quán)衡哪個(gè)部門優(yōu)先進(jìn)人，以及哪個(gè)部門沒(méi)有必要再增加人手。這些慎重問(wèn)題可通過(guò)大數(shù)據(jù)比較，對(duì)比每個(gè)部門的積分和個(gè)人積分，使得校管理層在做招聘決策的時(shí)候有據(jù)可循，增加其合理性。

7.3 積分制對(duì)責(zé)任認(rèn)定的影響

一項(xiàng)工作出了問(wèn)題追責(zé)時(shí)通過(guò)積分系統(tǒng)追查可以一目了然，這項(xiàng)工作誰(shuí)獲得了多少積分，哪個(gè)工作人員存在多少責(zé)任都可以通過(guò)大數(shù)據(jù)查看。避免了推卸責(zé)任，牽連不相干人，做到賞罰分明。

7.4 由積分制衍生出的工作調(diào)度中心

最終將有以工作為導(dǎo)向的機(jī)制，培養(yǎng)復(fù)合型人才，建立以工作量為核心的人員調(diào)度中心，在某些部門階段性工作暴增導(dǎo)致用人不足的時(shí)候，通過(guò)調(diào)度階段性空閑部門人員或者愿意多掙積分者一起工作來(lái)達(dá)到緩解用人荒，提高工作質(zhì)量，并減少招聘冗余人員。

8 積分制在實(shí)際中面臨的問(wèn)題

量化信息的收集與量化信息的分解是難點(diǎn)和重點(diǎn)。積分的有效性在于可比性，而可比性的前提在于數(shù)據(jù)的足夠多，因此在信息收集上要將積分系統(tǒng)無(wú)縫嵌入到學(xué)校工作平臺(tái)中，讓全體員工每天的工作能體現(xiàn)積分。非電子化辦公的員工必須將工作匯總做成工作檔案上傳系統(tǒng)存檔并考核積分，而這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集需要員工工作習(xí)慣的培養(yǎng)，工作制度的完善和系統(tǒng)的人性化與跨平臺(tái)設(shè)計(jì)。而在數(shù)據(jù)的分解上，數(shù)據(jù)剛開始時(shí)會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)少而缺少可比性和多樣性導(dǎo)致積分失真，原有的類目標(biāo)準(zhǔn)缺失，需要更多的人工干預(yù)，比如產(chǎn)假與病假還有訪學(xué)借調(diào)、假期加班等諸多問(wèn)題。需要不斷增加類目和標(biāo)準(zhǔn)，由多部門事前擬定規(guī)則，事中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，事后商議修改。前期因?yàn)榉e分不合理很容易引起爭(zhēng)議，因此在數(shù)據(jù)類目標(biāo)準(zhǔn)制定的時(shí)候需要多方溝通。而定期的數(shù)據(jù)報(bào)表更新可以方便全體員工進(jìn)行監(jiān)督管理。隨著數(shù)據(jù)類目的積累與修正以及新增類目頻率的減少，模型將逐漸穩(wěn)定，員工的工作會(huì)被越來(lái)越豐富的類目項(xiàng)自動(dòng)歸類評(píng)分，自動(dòng)人工干預(yù)的次數(shù)會(huì)越來(lái)越少，機(jī)器評(píng)判的準(zhǔn)確度會(huì)越來(lái)越高。而投機(jī)取巧的成本也將更高，一旦有異常數(shù)據(jù)的輸入都會(huì)與經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)做對(duì)比，不但要接受平臺(tái)的人工審核，過(guò)程也要接受所有員工的監(jiān)督，想蒙混過(guò)關(guān)的可能性將減小。

9 結(jié)論

通過(guò)引入大數(shù)據(jù)量化考核，將每個(gè)人的工作履歷積分化，讓每個(gè)人的積分公平、公正、公開，可以使大學(xué)管理將大學(xué)管理中各個(gè)環(huán)節(jié)流程化、透明化，存在的利弊充分曝露出來(lái)，通過(guò)全體員工積分制的良性競(jìng)爭(zhēng)來(lái)達(dá)到群眾監(jiān)督的效果，使得大家工作積極性提高了，也會(huì)為了自身的利益積極為學(xué)校建言獻(xiàn)策，通過(guò)流程透明化也使得部門之間的矛盾減少了，升遷平調(diào)都要比拼積分排名，使大學(xué)的風(fēng)氣得到凈化，逐漸達(dá)到大學(xué)去行政化的目的，讓大學(xué)的功能回歸大學(xué)。

〔1〕張紅偉.從大學(xué)管理到大學(xué)治理〔J〕.高等教育發(fā)展研究,2016 (10) : 10-11.

〔2〕馬翠翠. “大數(shù)據(jù)”背景下的公務(wù)員績(jī)效考核體系探析〔J〕. 現(xiàn)代商業(yè),2016(05):31-32.

〔3〕趙勝德 .淺談教師管理中的量化考核〔J〕.思路學(xué)刊,1996(No.S1):59-60.

1008-3723(2017)04-014-03

10.3969/j.issn.1008-3723.2017.04.014

2017-05-10

李婧(1985-)，女，福建龍巖人，碩士，龍巖學(xué)院人事處調(diào)配科副科長(zhǎng)。主要研究方向?yàn)楦咝＝逃芾?、人力資源管理。

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