新時(shí)期地方高校外事工作信息化的對(duì)策研究

項(xiàng)寅

摘要：在信息高度發(fā)展的時(shí)代，高校對(duì)外交流合作日趨頻繁。能否通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)提升外事工作的效率和質(zhì)量，關(guān)系著學(xué)校國(guó)際化發(fā)展的成敗。本文分析了新時(shí)期高校外事信息建設(shè)的重要性，在研究高校外事信息建設(shè)現(xiàn)有問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出制訂外事信息化建設(shè)長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃及搭建外事公共服務(wù)和國(guó)際交流合作平臺(tái)等建議。

關(guān)鍵詞：外事工作；信息化建設(shè)；對(duì)策研究

隨著我國(guó)教育對(duì)外開(kāi)放的深入發(fā)展，高校外事活動(dòng)日益增多，相關(guān)信息和數(shù)據(jù)大量涌現(xiàn)，之前“兵來(lái)將擋，水來(lái)土掩”的工作方式越來(lái)越難以滿足全面推進(jìn)教育國(guó)際化的要求。在知識(shí)全球化和信息網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的時(shí)代，高校外事工作必須借助先進(jìn)的理念和技術(shù)，設(shè)計(jì)出科學(xué)的管理模式和辦事流程，通過(guò)優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)贏得世界的認(rèn)可。當(dāng)前，我國(guó)大部分高校都已具備了網(wǎng)絡(luò)、多媒體等信息化建設(shè)的基本設(shè)施，并將其應(yīng)用到教學(xué)、科研和行政服務(wù)等各個(gè)領(lǐng)域。但高校外事信息化建設(shè)目前還處于初級(jí)階段，系統(tǒng)功能和服務(wù)較為單一，以簡(jiǎn)單的外事宣傳和輔助管理為主。網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的許多功能沒(méi)得到充分開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)外事管理和國(guó)際交流的支撐遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

本文通過(guò)分析新時(shí)期高校外事信息建設(shè)的重要性，明確信息化建設(shè)對(duì)高校外事工作和國(guó)際化發(fā)展的重要意義。在分析當(dāng)前高校外事信息化建設(shè)主要問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出搭建外事公共服務(wù)和國(guó)際交流合作平臺(tái)，建立教師因公出國(guó)、學(xué)生境外交流、聯(lián)合辦學(xué)、科研合作、人才引進(jìn)和國(guó)際留學(xué)生六大管理系統(tǒng)的建議，通過(guò)高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)外事工作更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

一、新時(shí)期加強(qiáng)地方高校外事信息化建設(shè)的重要性

1.優(yōu)化政策咨詢，提高決策能力

在大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，國(guó)際合作背景錯(cuò)綜復(fù)雜，各國(guó)形勢(shì)和政策瞬息萬(wàn)變，高校外事活動(dòng)和對(duì)外交流也隨之復(fù)雜和多變。越來(lái)越多的高校和教育機(jī)構(gòu)加強(qiáng)了對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和手段的利用，建立了適合自身發(fā)展的國(guó)際交流合作平臺(tái)和外事信息管理系統(tǒng)，一方面幫助業(yè)務(wù)部門提高對(duì)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分類和分析的能力，提高辦事效率；另一方面，協(xié)助決策層進(jìn)行快速?zèng)Q斷，找到解決問(wèn)題的有效方法，并為學(xué)校國(guó)際化發(fā)展提供前瞻性的思考方案。

2.加強(qiáng)對(duì)外宣傳，促進(jìn)合作交流

外事信息化建設(shè)是加強(qiáng)高校對(duì)外宣傳、促進(jìn)合作交流的有效途徑。結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，專業(yè)的在線咨詢和服務(wù)窗口，是學(xué)校宣傳辦學(xué)動(dòng)態(tài)、師資水平、專業(yè)設(shè)置、課程內(nèi)容和國(guó)際化發(fā)展的有效渠道；是與外界保持密切聯(lián)系的橋梁和紐帶，能夠促進(jìn)學(xué)校與國(guó)內(nèi)外教育和科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)和政府部門的溝通和交流，建立新型合作關(guān)系；是引進(jìn)優(yōu)秀外籍專家、學(xué)者、教師和國(guó)際學(xué)生的有效手段，為外籍人士提供來(lái)華工作、生活、交流和學(xué)習(xí)提供及時(shí)和專業(yè)的咨詢服務(wù)。

3.加強(qiáng)部門聯(lián)系，促進(jìn)協(xié)同配合

加強(qiáng)高校外事信息化建設(shè)，不僅可以提高辦事效率，促進(jìn)交流合作，還有利于各部門和學(xué)院間的協(xié)同配合。區(qū)別于傳統(tǒng)的企業(yè)管理組織架構(gòu)，高校管理體現(xiàn)的是一種典型的矩陣型組織架構(gòu)，包含了各行政部門、教學(xué)部門以及專門項(xiàng)目管理小組間復(fù)雜而多變的關(guān)系。因此，高校外事管理要與其他行政職能部門和教學(xué)職能部門建立全面廣泛的聯(lián)系，充分發(fā)揮單位間的協(xié)同作用。而外事服務(wù)系統(tǒng)和國(guó)際交流平臺(tái)的建立將有利于數(shù)據(jù)的有效關(guān)聯(lián)和資源的充分共享，促進(jìn)信息在上下級(jí)、同級(jí)部門間的流通，加強(qiáng)溝通聯(lián)系，促進(jìn)協(xié)同配合。

二、地方高校外事信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

1.外事管理信息化的意識(shí)淡薄

目前，國(guó)內(nèi)很多高校對(duì)外事信息化工作的建設(shè)缺乏重視。有些學(xué)校雖然開(kāi)展國(guó)際合作交流多年，擁有多個(gè)合作辦學(xué)和交流項(xiàng)目，外籍專家引進(jìn)、師生互動(dòng)等活動(dòng)也開(kāi)展得如火如荼，但至今尚未建立外事宣傳網(wǎng)站；或者網(wǎng)站內(nèi)容陳舊、結(jié)構(gòu)不合理，不利于對(duì)外宣傳。部分高校外事管理沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳遞的工作方式，辦事效率較低，不利于數(shù)據(jù)的保存、整理和調(diào)用。由此可見(jiàn)，許多高校尚未充分意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息化管理手段對(duì)有效獲取境外各類信息、加強(qiáng)外事部門與各部門和院系協(xié)同配合、提升外事服務(wù)質(zhì)量的重要作用。

2.缺乏有效的國(guó)際網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)徹底改變了人們的工作和生活方式，

網(wǎng)絡(luò)成為人類獲取信息的主要渠道。國(guó)際化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)宣傳高校國(guó)際化形象，加強(qiáng)與國(guó)際社會(huì)聯(lián)系，拓展合作交流渠道意義重大。當(dāng)前我國(guó)許多高校，特別是國(guó)際化發(fā)展處于起步階段的地方高校，缺乏面向世界的、成熟的英文網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作平臺(tái)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，一些學(xué)校由于自身國(guó)際化水平不高，尚未建立學(xué)校英文門戶網(wǎng)站，或門戶網(wǎng)站由于院系和部門關(guān)注不夠，欄目信息長(zhǎng)時(shí)間得不到更新；其次，很多學(xué)校英文網(wǎng)站的設(shè)計(jì)未從國(guó)外訪問(wèn)者的角度出發(fā)，其網(wǎng)站架構(gòu)和內(nèi)容與中文網(wǎng)站較為相似，缺少外籍教師、留學(xué)生和國(guó)外高校的一些重要信息，如外籍教師聘用要求、留學(xué)生入學(xué)條件、開(kāi)設(shè)專業(yè)、相關(guān)專業(yè)課程描述等，網(wǎng)站整體內(nèi)容對(duì)開(kāi)展國(guó)際合作交流工作的支撐作用不明顯；最后，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)缺少在線咨詢和服務(wù)功能，對(duì)來(lái)華學(xué)習(xí)、就業(yè)以及開(kāi)展合作交流等相關(guān)問(wèn)題難以給予及時(shí)和準(zhǔn)確的答復(fù)。

3.缺乏外事管理自動(dòng)化辦公系統(tǒng)

在國(guó)家、學(xué)校相關(guān)政策和經(jīng)費(fèi)的支持下，越來(lái)越多的師生走出了國(guó)門，同時(shí)來(lái)華交流、學(xué)習(xí)和工作的外籍人員人數(shù)也在增多，高校外事部門的工作人員每天都要處理大量的材料和數(shù)據(jù)。比如辦理教師因公出國(guó)批件和護(hù)簽手續(xù)的文件、學(xué)生赴境外交流的材料、外籍專家的聘用資料、留學(xué)生來(lái)華學(xué)習(xí)材料等。據(jù)了解，一些高校的外事人員每年要辦理二百多位教師的出國(guó)護(hù)簽手續(xù)，有些外事人員甚至要同時(shí)兼任合作項(xiàng)目管理、出國(guó)來(lái)華業(yè)務(wù)辦理、文件翻譯等多項(xiàng)工作。在人員有限的情況下，工作量大幅度增加。如果不引入信息化管理手段，建立相關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將會(huì)降低工作效率和服務(wù)質(zhì)量，影響學(xué)校、師生外事活動(dòng)的正常開(kāi)展。

三、加強(qiáng)高校外事信息化工作的建議

1.制訂高校外事信息化建設(shè)長(zhǎng)期規(guī)劃endprint

高校外事部門應(yīng)通過(guò)實(shí)地考察、調(diào)研等手段，學(xué)習(xí)和借鑒其他高校開(kāi)展外事信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合學(xué)校當(dāng)前實(shí)際情況以及國(guó)際化發(fā)展的目標(biāo)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，制訂外事信息化建設(shè)的規(guī)劃，包括階段和長(zhǎng)遠(yuǎn)性的目標(biāo)、建設(shè)方案和實(shí)施細(xì)則。另外，要充分發(fā)揮教務(wù)、學(xué)工、科研部門、信息管理中心以及各個(gè)專業(yè)學(xué)院的協(xié)同作用，鼓勵(lì)他們積極參與外事信息化的規(guī)劃和建設(shè)，為平臺(tái)和系統(tǒng)的設(shè)計(jì)出謀劃策。

2.建立外事公共服務(wù)和國(guó)際交流合作平臺(tái)

根據(jù)高校外事工作涉及的領(lǐng)域，通過(guò)搭建外事公務(wù)服務(wù)和國(guó)際交流合作平臺(tái)，建立教師因公出國(guó)、學(xué)生境外交流、聯(lián)合辦學(xué)、科研合作、人才引進(jìn)和國(guó)際留學(xué)生六大管理系統(tǒng)（見(jiàn)圖1），提高外事工作的管理效率，提升合作交流的服務(wù)質(zhì)量。

根據(jù)政府和學(xué)校關(guān)于開(kāi)展教師和學(xué)生赴境外研修的要求，搭建外事公共服務(wù)平臺(tái)，建立因公出國(guó)人員管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)教師網(wǎng)上辦理因公出國(guó)手續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)流程，生成出國(guó)人員信息和數(shù)據(jù)資源，包括各類文件、表格和材料等，并提供辦事結(jié)果線上查詢功能；建立學(xué)生境外交流管理系統(tǒng)，完善“申報(bào)—遴選—錄取—派出—回國(guó)”的網(wǎng)上辦理流程，提供在線查詢和咨詢服務(wù)，建立學(xué)生出國(guó)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

依托學(xué)校英文門戶網(wǎng)站，搭建國(guó)際交流合作平臺(tái)。針對(duì)國(guó)外高校，建立聯(lián)合辦學(xué)管理系統(tǒng)，提供項(xiàng)目介紹、專業(yè)和課程描述、辦學(xué)要求等信息以及在線咨詢服務(wù)；針對(duì)國(guó)外教育和科研機(jī)構(gòu)，建立科研合作管理系統(tǒng)，介紹科研項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)室條件，科研合作要求等信息；針對(duì)外籍專家、學(xué)者和教師，建立引進(jìn)外籍人才管理系統(tǒng)，提供應(yīng)聘崗位描述、工資福利待遇信息、在線申請(qǐng)服務(wù)，建立外籍人才信息和數(shù)據(jù)庫(kù)；針對(duì)外籍學(xué)生，建立來(lái)華國(guó)際學(xué)生管理系統(tǒng)，提供來(lái)校進(jìn)行短期交流、本科及碩士專業(yè)介紹、申請(qǐng)獎(jiǎng)學(xué)金要求等信息及在線申請(qǐng)服務(wù)。

高校外事信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，學(xué)校決策層要給予政策和經(jīng)費(fèi)支持。行政和教學(xué)部門要高度配合，建設(shè)前須進(jìn)行充分調(diào)研，統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)，建成后還須不斷完善和改進(jìn)，發(fā)揮外事信息系統(tǒng)動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性、便利性和專業(yè)性的功效。

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