淺談檔案著錄管理中計算機的應(yīng)用

滕曉軍

摘 要：社會的不斷進步，使得知識結(jié)構(gòu)發(fā)生著一系列的變革與改觀，進而對檔案的管理工作也提出了全新的要求與挑戰(zhàn)。具體來說，檔案管理已經(jīng)不再僅僅依賴于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體，開始逐漸向信息化與網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這里，對于計算機這一先進科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，對于提高檔案管理工作效率、簡化檔案管理工作流程等具體重要意義與價值?；诖耍疚膶⑨槍n案著錄管理中計算機的應(yīng)用這一內(nèi)容，展開探討與分析，進一步加深對該項目的認識與理解，為計算機在檔案著錄管理中的進一步應(yīng)用做好準備。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案著錄管理；計算機應(yīng)用

1.前言

計算機技術(shù)水平的不斷提升，給一系列相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展帶來了全新的機遇與進步空間。具體到檔案著錄管理過程中，應(yīng)用計算機開展檔案著錄工作，不僅有效提高了工作效率、保證檔案著錄工作的準確性與可操作性，同時也方便對相關(guān)內(nèi)容與格式進行調(diào)整與修改，進而實現(xiàn)對檔案著錄有效管理?？梢哉f，應(yīng)用計算機技術(shù)進行檔案著錄管理是檔案著錄工作的一大趨勢，相關(guān)工作人員必須在日常工作中，不斷強化自身對于計算機相關(guān)功能的學(xué)習(xí)與運用，以實際行動踐行檔案著錄管理網(wǎng)絡(luò)化。

2.計算機在檔案著錄管理中作用分析

所謂檔案著錄，指的是在對檔案的目錄進行編寫的過程中，將檔案的具體內(nèi)容與主要形式特征等涉及到檔案基本要素進行細致分析、有效選取與記錄。檔案著錄的主要組成部分為兩個方面，分別為著與錄，前者常常又被稱之為標引，指的是將相關(guān)實際語言進行轉(zhuǎn)化與調(diào)整，使其成為能夠用于檢索，而錄，意為抄錄，具體指代的是把文章的一些形式等抄錄在相關(guān)條目上。因此，檔案著錄是一項涉及范圍較廣、操作程序較繁多的一項工作，要實現(xiàn)科學(xué)有效地進行檔案著錄工作，必須對其進行有效管理。在計算機的有效參與之下，檔案著錄管理工作的開展有了進一步的保證。計算機在該領(lǐng)域的主要作用如下：第一步，將檔案資料的著錄進行編制與歸類，對檔案檢索的主要實現(xiàn)方式進行編輯，自動生成相關(guān)的檔案案宗目錄，建立檔案案宗目錄數(shù)據(jù)庫，方便接下來的操作；第二步，利用計算機對檔案的檢索，并結(jié)合相關(guān)著錄特征，做到符合檢索人的目標文獻與對應(yīng)目錄；第三步，應(yīng)用計算機實現(xiàn)對檔案相關(guān)情況的統(tǒng)計，進而有效實現(xiàn)對檔案著錄的管理。因為計算機所特有的邏輯性與自動識別等特征，在利用這一技術(shù)進行檔案著錄工作時，往往能夠及時有效地完成既定任務(wù)，同時，保證其工作質(zhì)量。

3.計算機在檔案著錄管理中重要性分析

將計算機應(yīng)用于檔案著錄管理是有效順應(yīng)時代發(fā)展的表現(xiàn)。具體而言，隨著社會的不斷進步，計算機在短時間內(nèi)獲得了長足的發(fā)展，相關(guān)功能與技術(shù)也得到不同程度的進步與提升，事實上，越來越多的企業(yè)與單位正在進行著網(wǎng)絡(luò)化、信息化辦公模式的轉(zhuǎn)化，將計算機技術(shù)應(yīng)用于具體的工作實踐之中。計算機本身所特有的相關(guān)特性，如儲存容量較大、運行速度快、功能全面成體系、自動化程度高等等，使其在生產(chǎn)實踐過程中得到了大面積的普及與推廣。而檔案著錄管理工作，在面對日益不斷增加的檔案數(shù)量與檔案信息，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的處理方式，不僅會因為工作量大影響相關(guān)工作人員的處理速度，同時，也會帶來諸如出錯率高、歸類有誤等一系列問題。因此，將計算機科技與檔案著錄管理有機結(jié)合，不但有效保證工作效率的高效、減低整體的出錯率，同時，也能夠有效實現(xiàn)對檔案著錄管理成本的控制，順應(yīng)時代的發(fā)展。

4.計算機在檔案著錄管理中實際應(yīng)用分析

4.1利用計算機進行檔案錄入工作

利用計算機完成檔案錄入工作的方式隨著計算機技術(shù)的不斷演變亦有所改觀，早期的應(yīng)用計算機相關(guān)程序完成檔案錄入時，相關(guān)操作人員必須將既定的內(nèi)容填寫到一類特殊的書寫用紙，顯然，這一操作方式難以保證檔案錄入工作的準確性，同樣，也對檔案錄入數(shù)量有一定的限制。當然，在相關(guān)檔案錄入程序與計算機硬件水平不斷提升的過程中，誕生了相關(guān)便于實踐操作的新檔案錄入方式方法。例如，現(xiàn)代背景下，相關(guān)檔案錄入工作人員在進行該工作時，直接能夠在普通紙張上將既定內(nèi)容進行錄入，它們同樣能夠有效顯示相關(guān)信息，極大地提高工作效率。這里需要注意的是，輸入計算機中的相關(guān)信息必須要進行進一步加工，使其能夠被計算機識別，因此，相關(guān)工作人員通常需要借助一些專業(yè)的設(shè)備完成對輸入信息的加工。

4.2利用計算機進行檔案目錄輸出工作

利用計算機進行檔案目錄輸出工作時，其輸出方式是較為豐富的，大致可以分為六類。第一類，可以按照檔案的編碼順序?qū)⑵淠夸洿蛴〕鰜?，目錄之中有相關(guān)基本信息的介紹，如管理歷史記錄、生成單位等，因此基本符合相關(guān)管理要求。第二類，可以按照檔案的主旨標示符，將其目錄進行選取。該方式將能夠?qū)崿F(xiàn)從不同信息庫中采集相關(guān)主體目錄。第三類，將丟失的檔案組合實現(xiàn)恢復(fù)、對分布不集中的檔案實現(xiàn)再構(gòu)建。第四類，利用計算機編寫相關(guān)索引，提取出關(guān)鍵字詞，之后添加一些參照項目，并將其進行打印。第五類，借由相關(guān)運算，把目錄打印在特定的載體之上，如紙卡等，對這些打印得到的材料進行合理歸類與整理，儲存于特定位置。第六類，這一類別的檔案目錄輸出屬于對調(diào)整之后的版本進行輸出，利用計算機對相關(guān)內(nèi)容做調(diào)整，增刪一定的內(nèi)容，并完成校對工作。

4.3利用計算機進行電子文檔的創(chuàng)建

利用計算機進行電子文檔的創(chuàng)建，在既定的流程之中會有一定的區(qū)別。例如，在相關(guān)環(huán)境生成環(huán)節(jié)之中，可以通過利用計算機實現(xiàn)相關(guān)材料的讀取，往往讀取方式可以有按順序儲存區(qū)域進行讀取與應(yīng)用磁帶實現(xiàn)機讀等。在完成利用計算機進行電子文檔的創(chuàng)建工作之后，可以將相關(guān)內(nèi)容打印出來。

4.4利用計算機實現(xiàn)檔案著錄規(guī)范化

檔案著錄規(guī)范化的有效推進，能夠有效保證整體檔案工作規(guī)范化與一體化進程。通過實現(xiàn)檔案著錄規(guī)范化，在對檔案具體內(nèi)容與相關(guān)材料的檢索、采集等程序變得簡單、易于操作，能夠有效保證在較遠的空間距離上實現(xiàn)對檔案信息的提取等工作，同時，相關(guān)檔案著錄管理人員，能夠借助這一平臺，達成有效溝通與交流。當然，實現(xiàn)檔案著錄規(guī)范化這一既定目標需要有計算機的有效參與與輔助，引進計算機這一先進科學(xué)技術(shù)手段能夠在既定時間段內(nèi)，保證檔案著錄工作的方式方法轉(zhuǎn)化，使其向著計算機科學(xué)檢索的方式邁進。因此，為保證檔案著錄管理工作的有效性與準確性，相關(guān)操作人員要將一些較早時期的檔案信息進行及時錄入，保證其完整度，方便進行檢索與查詢，進而為利用計算機促進檔案著錄規(guī)范化這一既定目標的實現(xiàn)做好準備。

5.結(jié)語

綜上所述，應(yīng)用計算機技術(shù)進行檔案著錄管理具有原始檔案著錄管理方式所難以匹敵的優(yōu)勢，它在簡化操作程序、提高工作效率、有效控制檔案著錄管理的運營成本等方面發(fā)揮著重要作用。因此，相關(guān)檔案著錄管理工作人員必須將計算機科學(xué)技術(shù)于檔案著錄管理的相關(guān)方式方法予以掌握，不斷提升自己的工作能力與水平，并密切關(guān)注計算機在檔案著錄管理中的發(fā)展動態(tài)，做到與時俱進，有效開展檔案著錄管理工作。

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