提高檔案管理水平完善檔案管理對策

王紅霞

摘 要：目前，我國的檔案管理仍處于較為落后的階段，其中存在的漏洞嚴重阻礙了檔案管理的發(fā)展腳步，對我國經(jīng)濟效益的發(fā)展有著嚴重的影響。本文首先分析了當前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題，然后詳細闡述了如何提高檔案管理水平，完善檔案管理對策。

關鍵詞：檔案管理；問題；制度；理念；信息化；

一、當前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

（一）檔案管理制度不盡完善。就我國目前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀而言，其中仍舊存在很多的不足，由于檔案管理體系的不完善，使檔案管理工作面臨著巨大的困難，造成檔案管理工作出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，嚴重阻礙了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。其次，檔案管理工作還無法真正實現(xiàn)檔案資源的共享，使很多的檔案資源失去了使用的價值。

現(xiàn)階段的檔案管理工作還沒有一個較為健全的規(guī)章制度，導致很多細節(jié)問題無法得到解決，尤其是一些基層單位在檔案管理工作中存在的問題最多，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一管理，無法保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量，再加之檔案數(shù)據(jù)量的龐大，該單位又沒有較為健全的檔案管理工作體系，從而導致檔案資源發(fā)生混亂，甚至還會丟失檔案，造成其經(jīng)濟效益的損失。因此，這些問題發(fā)生的主要原因都是由于缺乏完善的檔案管理工作體系和明確的規(guī)章制度，從而造成了電子歸檔中頻繁出現(xiàn)錯誤，很容易受到人為的破壞和更改，無法確保檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理的理念相對落后。一直以來，大多人對于檔案管理工作的認知存在很多的偏見，其并不理解檔案管理工作與經(jīng)濟效益相掛鉤，他們普遍認為，只要將檔案進行收集、歸類和整理等程序工作就可以了，缺乏對檔案管理工作的意識和重視，而這種對檔案管理工作錯誤的認識，常常會導致檔案管理工作質(zhì)量較低，甚至敷衍了事的帶過。這也是檔案管理工作一直停滯不前的主要原因，從而導致檔案管理工作無法適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。

此外，盡管建好管好檔案是檔案管理工作中最基本的條件，但是，檔案管理最重要的作用是可以被有效利用，充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案自身存在的價值。然而，現(xiàn)在大部分的檔案管理理念仍舊存在一定的問題，相關的檔案管理機構并沒有了解用戶真正的需求，缺乏與用戶之間的溝通交流，這不僅影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，還對檔案事業(yè)的生存和發(fā)展有著嚴重的影響。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高。由于檔案管理工作的重要性以及檔案信息更新的迅速性，就要求檔案管理人員既具有較高的專業(yè)技能，還要具備良好的綜合素質(zhì)。檔案的管理人員在很大程度上決定著檔案管理水平的高低以及檔案服務質(zhì)量優(yōu)劣，也是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。雖然目前我國的檔案管理隊伍得到了穩(wěn)定的發(fā)展，但是與管理科學化的發(fā)展要求相比，還是存在很大差距的。

二、提高檔案管理水平，完善檔案管理對策

（一）規(guī)章制度建設。檔案規(guī)章制度要具有可操作性，以可操作性強為目標，充分體現(xiàn)制度的權威性。通過對檔案進行篩選、歸納等步驟，利用檢索工具，提高查找利用檔案的效率，對已破損和字跡褪色的檔案及時修復或復制。加強企業(yè)檔案工作，深化檔案制度改革，收集有價值的材料，完善檔案內(nèi)容。定期了解檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強檢查與指導。建立檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等制度，制度建設要具有科學性，實施過程中要有權威性。檔案保管是做好檔案利用過程的重要措施，能保證檔案的完整與安全，在利用的時候需要在登記簿上備注說明，以便根據(jù)實際情況確定不同的利用范圍，在實踐中加以總結不斷充實和完善。

（二）提高檔案的管理意識。要求檔案管理人員運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法，提升檔案工作規(guī)范化和制度化水平。需要檔案管理工作者提高綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性，創(chuàng)新檔案工作的管理模式，為企業(yè)發(fā)展提供有利的資源保障。

（三）完善檔案管理工作。檔案管理工作的程序一定要按照標準化、模范化以及合理化的方式展開作業(yè)。

1、全面普查案卷，去糟取精。這是使檔案管理準則化、模范化的首要作業(yè)。由于大部分普通的檔案館很多年沒有徹底的進行過清點并且送交單位區(qū)分保管，所以肯定具有很多重復的或者沒有價值的資料。因此，首先要清除這些沒有價值的資料才能夠防止以后開展電腦管制時存在低功效以及重復的現(xiàn)象。

2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。把那些內(nèi)容繁雜的卷宗重新整理。重整卷宗的準則是盡量把一些相互之間具有聯(lián)系的資料放在一起。在重整卷宗的程序中還要對沒有頁碼標志的、目錄沒有標注的、沒有題目的或者題目含糊的卷宗要從新制作以便確保整體卷宗更加標準。重新整理卷宗不光能夠使館藏更好、保管合理，并且還能夠提升實施電腦管制檔案后的使用狀況。

3、結合本單位實際規(guī)范著錄工作。記錄是實施電腦管制的一項關鍵的基本作業(yè)同時也是對輸入電腦資料和信息精準度的一項關鍵的準備作業(yè)。在一九八六年我國下發(fā)的檔案登記標準就是登記作業(yè)最根本的登記原則。不過因為每個單位實際的狀況不同，并且電腦管制還有別的措施需求，所以每個單位都要按照頒發(fā)的標準為根據(jù)，同時根據(jù)本身的真實狀況按照電腦管制的措施需求擬定出適宜自己單位內(nèi)登記作業(yè)的詳細準則。

4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類，然后再根據(jù)每個文件的具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外，在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

（四）建立網(wǎng)絡管理體系。檔案材料要形成從上而下的檔案傳遞網(wǎng)絡，減少文件資料的流失，避免歸檔時遺漏，使檔案功能更加適應單位對信息資源的利用，為單位管理工作提供準確、可靠的檔案信息資源。檔案管理要利用計算機知識，實行隨時收集和定期收集相結合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，把反映歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強避免歸檔時遺漏，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的原有重要部分應該予以保留，使檔案的利用情況更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。發(fā)揮當代科技新成果和管理新手段，讓檔案管理工作更好地服務于單位發(fā)展的需求。

參考文獻：

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[2]王中霞.強化檔案資源建設提高檔案館信息化管理水平[J].山東檔案.2010（03）