電網(wǎng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與策略分析

程東生+俞雯靜

摘 要：檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的必然方向，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)工作的重要組成部分。電網(wǎng)企業(yè)的檔案文件紛繁駁雜，無論從外部時(shí)代要求還是內(nèi)部管理需要來看，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)都將成為下一階段檔案管理工作提升的重點(diǎn)。本文從檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀著手，重點(diǎn)分析了現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題，并針對問題提出解決方案，對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)提供建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案數(shù)字化；管理現(xiàn)狀；解決方案

長期以來，電網(wǎng)企業(yè)在檔案收集管理過程開展了深入的探索實(shí)踐，提出了集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的工作目標(biāo)。隨著管理工作的逐步推進(jìn)，各類型檔案標(biāo)準(zhǔn)模板也相繼制定統(tǒng)一，檔案管理的集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化已基本完成。信息化工作也在不斷推進(jìn)，而檔案數(shù)字化管理是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。推動檔案數(shù)字化管理，不僅順應(yīng)新時(shí)期管理要求，更體現(xiàn)出電網(wǎng)企業(yè)檔案管理工作的先進(jìn)性。

1、電網(wǎng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析

電網(wǎng)企業(yè)的檔案包括在生產(chǎn)、建設(shè)、研發(fā)、經(jīng)營和管理等活動中直接形成的，具有利用和保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，既包括日常流轉(zhuǎn)的公文、簽呈、辦件等文書檔案，也包括電網(wǎng)建設(shè)過程中產(chǎn)生的工程檔案、經(jīng)營管理中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證，還包括企業(yè)所獲得的榮譽(yù)、表彰等。因此，電網(wǎng)企業(yè)的檔案內(nèi)容駁雜，檔案數(shù)字化管理的工作任重道遠(yuǎn)。

1.1 檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理基本按照總部、省、市（縣）三級劃分。就目前情況來看，隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)一級部署的全面完成，公文等文書檔案已經(jīng)基本完成了數(shù)字化建設(shè)。錄音錄像等聲像檔案在總部和省公司層面也基本完成了數(shù)字化的轉(zhuǎn)換和存儲，市（縣）供電企業(yè)由于受場地、資金、人員等方面條件制約，雖然或多或少的開展了聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但是無論是在轉(zhuǎn)換率還是在存儲條件上都不能完全滿足總部的管理規(guī)定。

形成鮮明對比的是，大量的電網(wǎng)工程檔案和財(cái)務(wù)檔案等仍然是以紙質(zhì)原版為主，基本沒有開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換或者備份。不僅占用了大量的場地柜架，也不利于檔案的快速檢索。所以目前工程檔案和財(cái)務(wù)憑證基本還是通過紙質(zhì)版歸檔儲存。

1.2 檔案數(shù)字化管理存在的問題

結(jié)合前文所述，目前檔案數(shù)字化管理存在的主要問題如下：一是總部、省、市（縣）三級現(xiàn)狀不均衡。受場地、資金、人員素質(zhì)等多方面影響，市（縣）層尤其是縣一級供電企業(yè)在檔案管理方面的投入嚴(yán)重不足，從事檔案管理的人員幾乎全部為兼職，而且人數(shù)也只有1-2人。由于檔案信息化管理工作的快速發(fā)展，縣一級供電企業(yè)的檔案室往往通過“湊零為整”的方式設(shè)置，即通過辦公場所的優(yōu)化，拼接改造出檔案室，雖然在存儲面積和使用功能上滿足管理要求，但是早已不能滿足數(shù)字化管理需要，不僅數(shù)字化存儲設(shè)備配置不齊，而且場地規(guī)模也難以滿足管理要求。所以市（縣）公司檔案數(shù)字化管理直接面臨著人員不足、場地受限的軟硬件環(huán)境雙重限制。二是各類檔案數(shù)字化難易不均衡。對于公文、聲像等檔案，由于前期已基本實(shí)現(xiàn)了電子化流轉(zhuǎn)或數(shù)據(jù)化留存，所以后期的數(shù)字化可能只需要進(jìn)行系統(tǒng)的錄入、導(dǎo)入或者存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。而對于電網(wǎng)工程檔案和財(cái)務(wù)憑證等紙質(zhì)檔案，如果要開展數(shù)字化工作，不僅需要花費(fèi)大量的人力時(shí)間進(jìn)行掃描登記，而且數(shù)字化檔案在檢查或?qū)徲?jì)時(shí)的可用性還值得商榷。所以影響檔案數(shù)字化工作最大的問題還是數(shù)字化檔案的實(shí)際應(yīng)用效力和數(shù)字化工作部署。三是紙質(zhì)檔案的后續(xù)處理不到位。對于各類別的紙質(zhì)檔案，在電網(wǎng)企業(yè)的管理制度當(dāng)中都有明確的保管年限和相關(guān)處理的流程說明。但是在實(shí)際管理過程中，一是由于檔案保管由辦公室負(fù)責(zé)，那么財(cái)務(wù)部等部門無法直觀意識到檔案堆積數(shù)量和管理難度，往往只能通過辦公室通知、聯(lián)系等督促專業(yè)部門對檔案進(jìn)行處理。二是在處理過程中往往對處理機(jī)構(gòu)的資質(zhì)有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性要求，對于部分三、四線城市而言都不一定能夠找到一家符合條件的單位，更遑論縣公司了，也給檔案銷毀處理帶來不便。三是雖然明確了相關(guān)檔案的保管年限，但是在實(shí)際的檢查和審計(jì)過程中，對于一些歷史遺留問題仍有可能進(jìn)行追溯，超過規(guī)定的保管年限，為了避免這種情況發(fā)生，往往也不能輕易對檔案進(jìn)行銷毀清理。

2、電網(wǎng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的對策研究

2.1 完善數(shù)字化檔案管理應(yīng)用體系

要推動檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)步，首先應(yīng)該完善數(shù)字化檔案應(yīng)用的全流程管理體系，即明確哪些檔案必須數(shù)字化，哪些檔案必須數(shù)字化與紙質(zhì)原稿同時(shí)保存，同時(shí)對數(shù)字化檔案的效力進(jìn)行明確，包括數(shù)字化檔案在檢查、審計(jì)中的可用范圍、可用程度等。通過完善數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用體系，可以解決哪些檔案需要數(shù)字化和數(shù)字化檔案是否有用等兩個(gè)問題。至于規(guī)避下級單位在檔案數(shù)字化過程中的作假行為，萬全可以通過檢查考核、統(tǒng)一轉(zhuǎn)換、技術(shù)保障等途徑實(shí)現(xiàn)，確保數(shù)字化檔案的真實(shí)、完整。

2.2 加大市（縣）級公司檔案數(shù)字化管理的投入

由于檔案數(shù)字化管理不僅僅是檔案本身的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，還包括智能檔案室建設(shè)、專用存儲設(shè)備配置等內(nèi)容。本身檔案數(shù)字化就需要配置大量專用設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)換，而存儲設(shè)備的配置更需要專門款項(xiàng)資金進(jìn)行購置。如果說專用存儲設(shè)備和轉(zhuǎn)換設(shè)備還可以通過專項(xiàng)資金解決，那么困擾市（縣）公司的最大問題就是智能檔案室的建設(shè)了。檔案室往往根據(jù)辦公樓而定，目前部分市（縣）公司的辦公樓建成于2005年甚至更早，無論在樓宇建設(shè)還是空間設(shè)置方面都不可能考慮按照智能檔案室的規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置，如果改造或者進(jìn)行方案變更一是產(chǎn)生資源浪費(fèi)，二是也不利于標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。所以與數(shù)字化管理相匹配的智能檔案室建設(shè)才是困擾市（縣）公司最主要是縣公司的核心難題，且短期內(nèi)難以得到有效解決。

2.3 嘗試開展檔案收集整理外委

由于市（縣）公司受人員數(shù)量、業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面的制約，所以難以保證有充足的合格的專兼職檔案管理人員。因此建議在省一級層面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，對非核心的、不涉密的檔案收集整理和數(shù)字化管理工作進(jìn)行外委，一方面大大減輕內(nèi)部人員工作強(qiáng)度，另一方面也可以一定程度上提升檔案收集整理專業(yè)水平。尤其是如果可以與一些專業(yè)的檔案收集整理單位建立長期合作關(guān)系，不僅有利于提高質(zhì)量，更能夠解決市縣公司人力資源不足的問題。

3、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)工作任重道遠(yuǎn)，檔案數(shù)字化管理也是舉步維艱。檔案工作雖不起眼，但是卻默默記錄著一個(gè)公司的發(fā)展歷程，直接反映著一個(gè)公司的管理業(yè)績，關(guān)系到一個(gè)公司的檢查審計(jì)。檔案管理的規(guī)范與否，絕不僅僅只是專業(yè)管理部門的責(zé)任，更是公司上下通力合作的結(jié)果。推動檔案數(shù)字化是檔案管理工作未來發(fā)展的大趨勢、大方向，也是企業(yè)信息化管理的內(nèi)部要求，必須高度重視，加大投入，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，為企業(yè)科學(xué)和諧發(fā)展提供助力。

參考文獻(xiàn)：

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