企業(yè)檔案的規(guī)范化管理及其建議

吳紹紅+閆明軍

摘 要：業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分 ，必須隨著企業(yè)的改革和發(fā)展而確立新觀念 ，建立新體制 ，實(shí)行新的管理模式和管理制度 ，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理 ，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；建議

前言：企業(yè)檔案是國家檔案的重要組成部分，企業(yè)檔案的日常管理也是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作之一，企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理有利于利用檔案信息維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、有利于對(duì)企業(yè)的歷史經(jīng)營成果進(jìn)行記錄并產(chǎn)生借鑒作用以及有利于加強(qiáng)企業(yè)員工的管理。尤其是在當(dāng)前激烈的市場競爭中，規(guī)范企業(yè)檔案的管理可以充分掌握企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和變化趨勢，可以加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)員工信息的掌握和管理，可以增加外界及企業(yè)自身獲取相關(guān)信息的效率，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)管理的完善。但是如今我國一些企業(yè)，特別是國有企業(yè)在檔案管理方面的效率較為低下、管理方式不夠規(guī)范，嚴(yán)重制約著企業(yè)管理工作的不斷完善。所以我們通過對(duì)企業(yè)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行深入探討，提出相應(yīng)的改進(jìn)意見，旨在促進(jìn)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范，最終促進(jìn)企業(yè)管理的完善和企業(yè)的穩(wěn)定快速發(fā)展。

1企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1檔案規(guī)范化管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案規(guī)范管理意識(shí)不強(qiáng)就難以發(fā)揮企業(yè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，不利于企業(yè)的規(guī)范管理。一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理部門的重視程度不夠，認(rèn)為檔案僅僅是一些資料的儲(chǔ)存，而沒有從企業(yè)管理的角度認(rèn)識(shí)到檔案的重要意義。二是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)不斷修正錯(cuò)誤、改善經(jīng)營狀況的重要作用，意識(shí)的缺乏導(dǎo)致檔案失去了實(shí)用價(jià)值。三是檔案管理人員規(guī)范管理檔案的意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為檔案就是一堆資料而已，對(duì)于檔案的管理過于隨意，甚至導(dǎo)致檔案的丟失。

1.2缺乏專業(yè)的管理軟件和專業(yè)的管理人才

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景下，計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)處理軟件對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提升有著極大的推動(dòng)作用。目前大多數(shù)企業(yè)對(duì)于檔案的管理未能順應(yīng)市場的發(fā)展，第一，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案信息及數(shù)據(jù)管理軟件，對(duì)于檔案的管理過于低效，且紛繁復(fù)雜的工作可能導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤和遺漏。第二，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人才，目前企業(yè)檔案室的工作人員大多學(xué)歷不高，因?yàn)槠髽I(yè)認(rèn)為這是一個(gè)沒有技術(shù)含量的工作，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)導(dǎo)致檔案不能發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)管理的作用。

1.3檔案管理機(jī)制不夠完善

檔案管理機(jī)制的不完善體 現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：首先，某些企業(yè)的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對(duì)于檔案的分類不夠齊全、細(xì)化，導(dǎo)致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應(yīng)的檔案更新機(jī)制，對(duì)于檔案信息的變化，沒有定期地對(duì)變化的檔案信息進(jìn)行重新編制、保存，導(dǎo)致檔案的使用缺乏準(zhǔn)確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應(yīng)的檢查監(jiān)督機(jī)制，所以無法發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴(yán)謹(jǐn)。最后，沒有建立檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，無法通過獎(jiǎng)懲來促進(jìn)員工加強(qiáng)檔案的管理。

2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化的建議

2.1 統(tǒng)一對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化處理

企業(yè)應(yīng)該將檔案規(guī)范化管理工作作為一項(xiàng)中心工作來抓。有學(xué)者提出，規(guī)范化是當(dāng)前檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的前提條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案工作已不再屬于一個(gè)部門，而是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)地區(qū)甚至一個(gè)省市檔案信息交流的組成部分。因此企業(yè)的檔案工作要有長遠(yuǎn)打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲、保密保管等基礎(chǔ)性工作；并根據(jù)國家紙質(zhì)文件、檔案管理、電子文件管的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行歸檔。有些企業(yè)在檔案管理方面做得比較到位，如江西省安義縣公司通過全面加強(qiáng)檔案管理組織建設(shè)，完善檔案管理制度，以檔案管理達(dá)標(biāo)工作為抓手，整體提升全系統(tǒng)檔案工作水平。同時(shí)，公司辦公室還計(jì)劃進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，使公司系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。

2.2提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)前對(duì)企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的要求是：他們必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。此外，對(duì)于一個(gè)不斷發(fā)展的企業(yè)而言，從事檔案管理的人員還應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)，能夠把握機(jī)遇，解放思想，以新思維對(duì)待新問題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

2.3提升檔案管理信息化水平

檔案管理的信息化是適應(yīng)新時(shí)期的必然需求，也是更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的必要條件。因此，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，應(yīng)該將檔案信息化建設(shè)作為提升檔案管理水平的重點(diǎn)工作來抓，在文書檔案實(shí)行信息數(shù)字化后，積極推進(jìn)各種實(shí)物檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調(diào)閱利用提供便利，同時(shí)也為檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。

2.4正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員應(yīng)重視檔案保密，工作盡心盡職，對(duì)檔案管理專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行更新，定期維護(hù)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。

2.5充分利用檔案資源

傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動(dòng)，這種做法，在保護(hù)檔案的同時(shí)，也使一些有價(jià)值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護(hù)的價(jià)值，這不是檔案保護(hù)的初衷。因此，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行有效的利用，切不可失之偏頗。

結(jié)束語：

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言檔案管理工作的開展是十分重要的，為了順應(yīng)當(dāng)前市場形勢及企業(yè)戰(zhàn)略需求，企業(yè)檔案工作必須實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，只有這樣才能更好的確保企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。

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