事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考

蘇劍鋒

摘 要：事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化是一個寬泛的概念，但是要實現(xiàn)需要各項細(xì)枝末節(jié)的支持與規(guī)范實施。要完善制度、優(yōu)化技術(shù)、培養(yǎng)人才，所有的執(zhí)行首先需要注重領(lǐng)導(dǎo)層以及基層對檔案管理規(guī)劃化的重視，從而才能有序推進(jìn)各項工作的開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理隨著社會的發(fā)展，其管理方法、管理技術(shù)、管理設(shè)備都會隨之變化升級。但是由于多種因素的影響，事業(yè)單位檔案管理工作存在一定滯后性，不規(guī)范與疏漏問題仍有存在，甚至影響著日常工作的開展。需要充分依據(jù)各單位檔案管理實際情況做逐步完善，提升管理工作效益。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的常見問題

（一）缺乏檔案管理的重視

缺乏檔案管理的重視體現(xiàn)在多個方面，簡單來說主要集中在人力、物力、財力、制度等方面的不支持，缺乏足夠的投入，導(dǎo)致檔案管理工作無法有序規(guī)范化的推進(jìn)。檔案管理涉及到檔案的采集、整理、查詢使用、分析研究等多方面，每個環(huán)節(jié)都需要各有關(guān)人員、設(shè)備、技術(shù)的支持，這樣才能保證工作順利的開展。但是由于缺乏足夠的重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致下屬在檔案管理工作上缺乏足夠的重視程度，同時也會壓抑其他部門在檔案管理工作的配合度，為檔案管理工作形成各方面關(guān)系上的不協(xié)調(diào)狀態(tài)。各方面不配合，從而導(dǎo)致在各種資源上也缺乏足夠的支撐，檔案管理規(guī)劃化推行難度提升。檔案管理規(guī)劃管理會隨著時間的推移暴露出多種問題，因此，檔案管理規(guī)劃需要與時俱進(jìn)，不斷的優(yōu)化調(diào)整，沒有絕對的管理規(guī)劃化模板，需要不斷的依據(jù)實際單位情況、社會狀況做優(yōu)化調(diào)整，保持持續(xù)的精進(jìn)管理意識才能有效的達(dá)到規(guī)劃化持續(xù)化狀況。但是作為領(lǐng)導(dǎo)層與基層工作人員，由于懶政思維，導(dǎo)致在管理優(yōu)化上缺乏足夠的動力，導(dǎo)致工作推進(jìn)難上加難。

（二）缺乏規(guī)范的制度化管理

事業(yè)單位檔案管理缺乏規(guī)范化，首先在制度上則缺乏制度化管理的狀態(tài)。制度本身較為模糊與寬松，無法對實際工作產(chǎn)生較好的激勵與約束作用，甚至更多情況上依賴于人管人的模式，不能讓檔案管理形成一種制度化體系氛圍。如果實現(xiàn)制度化與秩序化，無論誰來管理，都會自然的形成一種規(guī)劃化的運作狀態(tài)。然而，在實際管理工作中，由于制度化管理的意識缺乏，導(dǎo)致管理工作松散，同時因為管理工作缺乏足夠重視，導(dǎo)致管理中有益于檔案管理的規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)性的制度都無法被采納，整個管理制度氛圍也無法得到優(yōu)化提升。由于非制度化管理氛圍的影響，工作人員會形成一種慵懶散漫的工作狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理工作沒有好的制度提出，也沒有對應(yīng)氛圍的搭建。制度化管理本身是一種管理文化與氛圍，缺乏這種管理氛圍就是背離現(xiàn)代化管理規(guī)律。由于制度化管理缺乏，導(dǎo)致檔案管理工作人員在工作開展上也沒有制度的支撐，無法有效的約束其他人的行為。制度化管理中，部分單位有先進(jìn)的管理制度，但是缺乏實質(zhì)有效的實施，從而導(dǎo)致制度缺乏權(quán)威性，工作人員沒有對制度的敬畏心理，導(dǎo)致工作無法有序推進(jìn)。尤其是部分單位內(nèi)部大量員工屬于資深老員工，或者老員工的子女，在制度化推行管理上存在一定推行的難度。

（三）檔案管理信息化建設(shè)不完善

在檔案管理上，除了常規(guī)的實體管理模式，對于信息化管理缺乏足夠的重視，沒有搭建起完善的信息數(shù)據(jù)庫，在檔案查閱使用上存在低效率問題。傳統(tǒng)檔案管理由于缺乏專業(yè)人才的處理，導(dǎo)致檔案管理中存在多種疏漏，包括檔案資料收錄不全、收錄錯誤、使用不規(guī)范、資料保管不安全等多種問題。信息化建設(shè)可以有效的保證檔案得到備份、電子化操作管理，形成專業(yè)的信息庫，但是在實際操作中，信息數(shù)據(jù)庫專業(yè)度，使用便捷性差，工作人員操作上沒有感受到便捷感，功能設(shè)置與實際工作情況不符，在功能學(xué)習(xí)上缺乏專業(yè)指導(dǎo)，日常操作容易產(chǎn)生故障，缺乏專業(yè)人員持續(xù)有效的維護(hù)，信息化建設(shè)無法發(fā)揮實質(zhì)價值，導(dǎo)致工作人員與領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)缺乏信心與支持。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化對策

（一）提升檔案管理規(guī)劃的足夠重視

對于檔案管理不規(guī)范所引發(fā)的問題要如實的記錄，同時將相關(guān)問題匯報給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到如果缺乏檔案管理的重視將會引發(fā)工作阻礙。同時要說明規(guī)劃化檔案管理在其他單位運用廣泛，同時帶來較大的管理工作優(yōu)勢。滯后的檔案管理給本單位發(fā)展形成一定阻礙，要想促使各方面工作有序發(fā)展，規(guī)劃化管理勢在必行，同時要不斷的隨著時代發(fā)展不斷改進(jìn)。管理沒有停滯，只有不斷隨著時代發(fā)展優(yōu)化細(xì)節(jié)，調(diào)整方略才能有效的確保管理工作符合現(xiàn)實所需。要充分的從領(lǐng)導(dǎo)層在各項會議與指示工作上強(qiáng)調(diào)檔案管理規(guī)劃化的要求與價值，從而提升所有人員的配合度與執(zhí)行強(qiáng)度。

（二）完善制度化管理

在制度化管理上要依據(jù)實際單位人員、物力、財力情況，以及檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，要了解檔案管理工作的時代發(fā)展情況，借鑒優(yōu)秀管理制度與經(jīng)驗，不斷的優(yōu)化本單位管理制度內(nèi)容。制度形成后需要保持嚴(yán)格的落實，讓制度本身具有權(quán)威性，讓所有人員能夠支持配合制度內(nèi)容的開展，從而讓整個管理形成一種制度化的秩序，無論是任何的人員調(diào)動與情況變動，都能保持檔案管理有序平穩(wěn)的推進(jìn)，避免傳統(tǒng)人管人模式下因為人事變動而產(chǎn)生的管理無序化。制度本身需要依據(jù)每年情況做細(xì)節(jié)的完善，要對檔案管理工作做監(jiān)督記錄，分析其中問題，而后進(jìn)行對應(yīng)的修繕，讓制度化本身保持一定的先進(jìn)性。制度本身不是一成不變的，其根本是依據(jù)實際情況而定，因此具有一定動態(tài)的調(diào)控需求。制度化管理需要從檔案管理的人才納入制度、培訓(xùn)制度、激勵制度、監(jiān)督制度、崗位職責(zé)范圍與工作流程標(biāo)準(zhǔn)制度等。

（三）注重管理技術(shù)的先進(jìn)

在管理上，要充分的配備先進(jìn)的管理技術(shù)。先進(jìn)的管理技術(shù)同時需要配備先進(jìn)的管理人才支持，要注重人才的納入，組間專業(yè)的技術(shù)管理部門，為單位檔案管理先進(jìn)發(fā)展提供保障。要注重檔案管理信息化建設(shè)，依據(jù)單位實際情況做好信息化平臺建設(shè)的實用性，符合日常操作便捷性、高效性，滿足日常單位管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)是單位整體信息化建設(shè)中的一個分支，可以將其納入到單位整體管理之中，減少單位整體信息化管理的成本，形成全面信息化管理，提升工作效率。要為先進(jìn)性管理提供可靠的人力資源、物力資源、財力資源的支持，同時也需要資源運用的合理性，避免鋪張浪費，提升資源運用效率。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理規(guī)劃化在實行上會面對多種阻力，阻力來自于傳統(tǒng)管理下人們的工作的懶政狀態(tài)、工作人員的利益等。規(guī)范化管理勢必會導(dǎo)致工作人員需要用更為嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的態(tài)度應(yīng)對工作，這樣會讓工作人員產(chǎn)生一定壓力感，對工作人員專業(yè)工作能力也有提升，對于老員工而言，尤其是大齡員工而言，已經(jīng)缺乏學(xué)習(xí)新管理新技能的能力，從而導(dǎo)致工作容易產(chǎn)生阻力，需要管理者有更強(qiáng)的管理魄力與技巧去調(diào)節(jié)各種關(guān)系，從而保證管理工作的有序推進(jìn)。

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