淺談大數(shù)據(jù)背景下的審計檔案管理新策略

丁艷

摘要：當前，計算機技術在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式比較落后，不能適應社會發(fā)展的需要。手式檔案管理主要是進行長期經(jīng)驗式管理，以及沒有太高的科技含量，這些弊端在目前的審計檔案管理工作中呈現(xiàn)較多的弊端。本文闡述了計算機在審計檔案管理中的應用問題，同時淺談在大數(shù)據(jù)背景下的審計檔案管理新策略。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；審計；檔案管理；策略

隨著計算行業(yè)的發(fā)展，檔案行業(yè)面臨著新的發(fā)展趨勢。在檔案行業(yè)中，有效的存儲、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內(nèi)容。隨著我國事業(yè)單位的改革，檔案管理工作呈現(xiàn)出“機遇和挑戰(zhàn)并存的局面”。

一、計算機在審計檔案管理中的應用

當前，科學飛速發(fā)展，信息化進程不斷推行。社會生活各個領域都在廣泛使用計算機。特別是在檔案部門更是加大力度運用計算機。在審計部門，檔案管理工作從最初的小而全的管理模式，逐步進入了由計算機管理的全新模式。計算機在檔案管理中被大量應用，比如自動標引、計算機光盤系統(tǒng)等等。計算機技術的快速發(fā)展，導致了電子檔案這種全新的檔案模式產(chǎn)生了。電子檔案是將這些特定的問題通過計算機網(wǎng)絡管理形式，通過轉存在磁性存貯載體或光盤上進行保存。在進行識別的時候，要通過有關的一種特殊檔案技術和設備。這種特殊的檔案，不管是形式還是管理，都要通過相應的技術條件才能實現(xiàn)。這種電子文件的數(shù)據(jù)是隨機存儲的，與傳統(tǒng)的手工作業(yè)和紙質(zhì)文件是有很大區(qū)別的。傳統(tǒng)文件要逐一標號，然后在需要的時候才能進行有效的查收。但是，電子檔案不需要標號，但是需要能夠有相關的計算機知識，這樣才能對電子檔案進行有效的管理。

二、大數(shù)據(jù)背景下審計檔案管理的優(yōu)點與不足

（一）大數(shù)據(jù)背景下審計檔案管理的優(yōu)點

利用大數(shù)據(jù)信息技術，檔案管員能夠處理海量的檔案信息，并且借助于數(shù)據(jù)庫存框架，實現(xiàn)充分的資源調(diào)配，深化數(shù)字化檔案工作所需要的各項資源，使檔案工作的成本降低，而效率大大提高。在傳統(tǒng)檔案的鑒定、檢索上，由于檔案資源的利用效率逐步降低，因此會消耗大量的人力和物力。但是，利用大數(shù)據(jù)電子技術，在數(shù)據(jù)的檢索上，只需要憑借鍵盤、鼠標進行檔案系統(tǒng)內(nèi)的點擊，就能夠駕馭海量的檔案信息。同時，還能夠根據(jù)檔案的關鍵詞、時間、日期、類型進行快速檢索，使檔案工作的服務型變的更加完善。

（二）大數(shù)據(jù)背景下審計檔案管理中的不足之處

從傳統(tǒng)檔案管理轉向數(shù)字化檔案管理階段，不但需要耗費人力、財力、物力，還要進行一系列的創(chuàng)新發(fā)展和過度適應。面對這種情況，很多檔案部門復雜人都忽視了數(shù)字化檔案確立的重要性，導致信息化檔案管理發(fā)展遲緩、缺乏一個長遠的規(guī)劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規(guī)模，在很大程度上影響了檔案信息化建設的開展。在看到網(wǎng)絡便捷的同時，在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案信息管理的技術也出現(xiàn)了安全性差、后續(xù)維護難、系統(tǒng)設置不合理的問題。

三、當前審計檔案管理計算機化應用采取的對策

（一）加強檔案信息數(shù)據(jù)資料建設，以及審計檔案的相關工作建設

當前，要對現(xiàn)有的檔案進行整理，同時將這些檔案入庫。同時，要通過計算機的工作模式，將現(xiàn)有檔案文件以及目錄進行檢查。并且要對那些比較重要，容易損壞，使用頻率高的檔案實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。對那些珍貴、重要的檔案進行保護。這樣才能充分提高檔案的利用率。檔案信息化建設涉及到很多方面的工作。要想促使檔案信息化建設的發(fā)展，要將檔案工作的各個方面進行互相組合。

（二）培養(yǎng)檔案工作者的實際工作能力

要想讓審計檔案信息化建設有所發(fā)展，需要對檔案工作者隊伍的素質(zhì)進行全面提高。檔案工作者在運用計算機知識進行檔案工作的時候，需要相關的知識能力。與之相對應的同樣需要工作人員需要掌握現(xiàn)代管理工具、具備現(xiàn)代信息意識等方面的能力。具備這些能力能夠為今后建立現(xiàn)代化審計檔案觀的工作起到很大的促進作用。

（三）要盡力解決審計檔案管理中計算機的安全問題

由于計算機網(wǎng)絡化進程的不斷推進，審計檔案信息中呈現(xiàn)出較為嚴重的安全性和可靠性問題。審計檔案信息化不能得到較好的發(fā)展，就是因為受到網(wǎng)絡安全問題的制約。針對檔案管理的網(wǎng)絡化和安全性問題，要制定一些相關的標準進行支持。這些具體的措施和標準能夠有效對檔案網(wǎng)絡化管理提供規(guī)范化的要求或者解決方法。

（四）提高檔案工作的標準化程度

要想實現(xiàn)審計檔案工作現(xiàn)代化，一個重要的基礎就是要實現(xiàn)相應的標準化。計算機在審計檔案管理中會涉及到很多方面的問題。比如數(shù)據(jù)目錄、應用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等方面，如果想要進行解決，需要一系列的標準才能進行。

總之，在知識經(jīng)濟快速發(fā)展的同時，審計檔案管理部門面臨巨大的挑戰(zhàn)。我們只有不斷學習，對新知識、新技術進行必要的掌握，將制約和影響檔案計算機管理發(fā)展的問題進行及時的解決。只有這樣才能促進檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。endprint