流動人員人事檔案信息化管理研究

白菊

摘要：隨著市場政治經(jīng)濟(jì)體制的改革與發(fā)展，人員在社會上的流動更為頻繁，因此，人事檔案作為記錄一個人一生軌跡的關(guān)鍵憑證更加具有其不可替代的存在意義。同時，當(dāng)前高科技的信息技術(shù)手段在多個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，信息化的管理手段已逐步得到社會認(rèn)可，所以也被應(yīng)用于流動人員人事檔案管理的過程中，而隨著高科技的技術(shù)手段在流動人員人事檔案管理過程中的充分運(yùn)用，其所具有的前所未有的方便、快捷、高效等作用也正在逐步得到體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：流動人員；人事檔案；信息化；管理

0.前言

經(jīng)過多年的工作實(shí)踐與總結(jié)，國家召開了相關(guān)的檔案工作會議，制定了一定的工作規(guī)程，我國的人事檔案管理工作也積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是仍有部分地區(qū)的人事檔案管理方式還是停留在保管紙質(zhì)檔案的層面。而隨著社會的發(fā)展，尤其是改革開放以來，人員流動性越來越強(qiáng)，這種傳統(tǒng)的人事檔案管理方式的弊病正在逐漸顯露，如：占據(jù)空間大，查閱不方便，偏向手工管理，工作效率偏低，容易產(chǎn)生差錯等等，在一定程度上阻滯了該項(xiàng)工作的發(fā)展，即使是已經(jīng)使用了部分信息化技術(shù)參與到人事檔案管理過程中的地區(qū)，也往往會因?yàn)榧夹g(shù)不兼容、安全有風(fēng)險等原因使人事檔案無法發(fā)揮其更為積極的作用。因此，人事檔案管理工作如何適應(yīng)需求適時調(diào)整顯得勢在必行。

1. 流動人員人事檔案的特點(diǎn)

由于流動人員自身存在特殊性，所以流動人員人事檔案除了具有其他各類人事檔案的共同特點(diǎn)：全面性、真實(shí)性、動態(tài)性、機(jī)密性等，還具有其他獨(dú)有的特點(diǎn)。

1.1流轉(zhuǎn)速度快

隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制的深化改革，人員流動更為頻繁，這也更符合人力資源合理配置的需求。按照國家相關(guān)規(guī)定，流動人員人事檔案由“其戶籍所在地或者現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理”，一旦人員工作地或者戶籍地發(fā)生變化，人事檔案就要隨之進(jìn)行流轉(zhuǎn)。因此，流動人員人事檔案的流轉(zhuǎn)速度與其他類型的人事檔案相比更快也更頻繁。

1.2使用頻率高

根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為單位或者個人提供借閱檔、出具證明、政審等基本就業(yè)服務(wù)。人員流動頻繁需要流轉(zhuǎn)人事檔案或?qū)n案材料進(jìn)行審核，部分事項(xiàng)的辦理需要依據(jù)人事檔案出具證明，致使流動人員人事檔案的使用頻率與其他類型的人事檔案的使用頻率相比更高。

1.3管理難度大

流動人員人事檔案管理雖然實(shí)行“集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制”，但在當(dāng)前工作實(shí)踐中，在集中管理的體制完善之前以及經(jīng)濟(jì)利益因素介入致使多頭管理的現(xiàn)狀下，人事檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，人員流動頻繁加之本人不重視致使檔案材料補(bǔ)充與更新不及時，甚至人事檔案不流轉(zhuǎn)等情況也在加劇，這些都進(jìn)一步加大了管理難度。

2. 流動人員人事檔案管理信息化的意義

2.1基本涵義

人事檔案信息化是指在組織人事部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人事檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進(jìn)行組織、管理和提供利用，做好人才信息基礎(chǔ)保障工作，是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案的過程。關(guān)于人事檔案管理信息化，在國外，主要是使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理，并采用先進(jìn)微縮技術(shù)存儲檔案信息，既能保持內(nèi)容的及時更新，又可以方便地檢索統(tǒng)計和提供利用。在國內(nèi)，全國各省市也不斷運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案。

2.2重要意義

流動人員人事檔案管理信息化工作正愈來愈受到社會關(guān)注，工作實(shí)踐也證明了，運(yùn)用高科技的信息化技術(shù)參與到流動人員人事檔案管理工作中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（1）有利于提高管理效率。相關(guān)組織和部門可以在權(quán)限范圍內(nèi)，隨時隨地查詢、更新和審核相關(guān)人員的信息，操作更為方便、快捷。

（2）有利于節(jié)約管理成本。在部分人事檔案的利用與服務(wù)過程中可以減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)等，避免人力、物力不必要的浪費(fèi)。

（3）有利于規(guī)避管理風(fēng)險。部分人事檔案信息的查詢、更新與審核工作等可以通過網(wǎng)絡(luò)完成，最大限度地避免紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)可能發(fā)生的滅失風(fēng)險。

3. 流動人員人事檔案信息化管理策略

3.1打破體制束縛，加強(qiáng)管理部門之間的溝通

近年來，出現(xiàn)了如下的形勢變化：一是勞動局和人事局完成合并，成立了人力資源和社會保障局，就業(yè)促進(jìn)中心和人才服務(wù)中心的行政主管部門已同為一家；二是隨著社會的發(fā)展，雖然人事檔案分處兩處，但這兩類流動人員群體的勞動性質(zhì)、勞動分工也不再是一成不變的或者說是涇渭分明的，差距不再懸殊，正在不斷融合逐漸產(chǎn)生交叉；三是作為國際化大都市，教育條件較好且形式也較多樣，除正規(guī)全日制學(xué)歷教育外，非全日制學(xué)習(xí)、職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等也較為普遍，使得學(xué)歷、技術(shù)的掌握極為方便，再對“勞動力”與“人才”進(jìn)行隔斷式的區(qū)分意義不大。因此，特別是行政主管部門的合并及流動人員人事檔案管理范圍的重合，使得進(jìn)一步推動運(yùn)用信息化技術(shù)手段開展流動人員人事檔案管理工作上，通過交流該項(xiàng)工作開展至今各自所獲得的經(jīng)驗(yàn)，做到取長補(bǔ)短，進(jìn)而使信息化成果得以共享，實(shí)現(xiàn)利用效率的最大化。

3.2落實(shí)調(diào)查研究，明確切實(shí)可行的衡量標(biāo)準(zhǔn)

任何工作的開展必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，完全依靠工作實(shí)踐各自為陣可能暫時解決了面臨的工作窘境，提升了一定的工作效率，但從長遠(yuǎn)來看，從部門與部門間的銜接來看，問題無法從根本解決，往往只是被表面解決的假象所掩蓋。流動人員人事檔案管理信息化工作也是如此，雖說當(dāng)前不管是勞動系統(tǒng)還是人才系統(tǒng)，各自的流動人員人事檔案管理信息化工作開展地風(fēng)風(fēng)火火，成效似乎也挺顯著，但一旦兩者發(fā)生交集，問題不可避免地就出現(xiàn)了，而產(chǎn)生這樣或者那樣問題的原因就在于沒有統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，走一步看一步。因此，落實(shí)調(diào)查研究，盡快出臺衡量標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵。當(dāng)前，流動人員人事檔案管理信息化的目的是為了提升工作效率，降低人工成本，因此，對于該項(xiàng)工作的進(jìn)一步推進(jìn)與完善，各管理機(jī)構(gòu)均持支持的意見，既然有了統(tǒng)一的目標(biāo)，就應(yīng)各方協(xié)作，盡早制訂出統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，就該項(xiàng)工作的開展出臺明確規(guī)定。

3.3建立信息公開制，提升資源配置的有效性

在當(dāng)前的工作實(shí)踐中，基于國家相關(guān)規(guī)定、政策的要求、出于對流動人員個人的保護(hù)以及人事檔案管理的安全性因素的考慮，相關(guān)人事檔案信息在執(zhí)行過程中有時就演變成了對無人事檔案保管資質(zhì)的單位一律不公開，也就是說不僅不對本人公開，即使是對擬錄用單位或已錄用單位也不予公開，而這樣的做法對用人單位而言是十分不利于其做好人力資源的合理配置的。流動人員人事檔案管理的信息化工作可說是一個較好的突破口，通過信息化工作的開展，不僅僅是要讓管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)提升工作效率等目的，也應(yīng)讓目標(biāo)服務(wù)對象，用人單位真切地感受到流動人員人事檔案管理信息化工作開展所帶來的實(shí)效，通過流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)，搭建出一個人才資源網(wǎng)絡(luò)平臺。

結(jié)束語：

人事檔案作為記錄一個人一生成長與發(fā)展軌跡的關(guān)鍵憑證，在當(dāng)前乃至未來很長一段時間內(nèi)都有其不可替代的重大意義，尤其是流動人員人事檔案，更因?yàn)槿藛T的頻繁流動，如何對這類專門檔案進(jìn)行規(guī)范管理就更顯得至關(guān)重要。本文對流動人員流動人員人事檔案信息化管理的特點(diǎn)、意義和發(fā)展策略進(jìn)行了深入研究，對推進(jìn)流動人員檔案信息化管理，科學(xué)完善管理辦法具有重要的顯示意義。

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