淺談照片檔案的收集與整理

夏玉梅

摘要：照片是一種最為原始的記錄信息的方式，這種記錄信息的方式在檔案的管理中是極為重要的，照片自身也是一種極為重要的檔案，必須要加強對照片檔案的收集與整理。充分的保證照片檔案的完整性。本文就是對照片檔案的收集與整理進行相應的分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：照片檔案；收集；整理

經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，社會在不斷的進步，檔案在社會發(fā)展的過程中也變得越來越重要，尤其是照片檔案，照片檔案做為一種極為重要的檔案載體，有著直觀性的特征，這是其他的檔案所不具備的，在較多的領域被應用，因此必須要重視照片檔案的收集與整理，充分的發(fā)揮照片檔案的價值。

一、照片檔案收集和整理中存在的問題

（一）照片檔案收集中存在的問題

（1）作為檔案信息管理部門，在進行照片檔案收集的過程當中，經(jīng)常會出現(xiàn)主體地位受到威脅的問題，這主要是因為照片檔案是有專門的部門進行負責，這些部門對于照片信息的收集與整理會承擔著一定的責任，在一般的情況下，文化部門和宣傳部門會對照片進行拍攝，這樣照片在形成之后就能在公務性的活動當中起到作用，作為單位信息的管理部門，在照片使用完畢之后，必須要對相關的資料進行整理和收集，而上述的這些行為，就會導致檔案信息部門的工作存在著極大的阻礙，對于照片資料并不能夠進行有效的控制和管理，尤其是對照片資料當中涉及到的一些文字檔案，在管理的過程當中，經(jīng)常會出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，而且由于照片資料人換的部門較多，這樣就不利于信息部門對照片進行收集和整理，有些照片會出現(xiàn)毀損或丟失，使檔案管理部門的收集工作存在著效率低下的問題。

（2）照片檔案自身存在著一定的分散性。在這樣的情況下，在相關的部門進行照片上交的過程當中，檔案，管理部門經(jīng)濟負責對照片進行收集和整理，由于照片輪換的部門較多，這樣就會導致整個過程十分的分散，但管理部門無法主動的對信息進行收集，導致了工作難度較大。

（3）檔案管理部門無法詳細地掌握照片的實際數(shù)量，這一問題在檔案收集的過程當中是常見的。這是因為在相關的活動當中，會有較多的拍攝人員進行照片的拍攝，在這樣的情況下，就會導致這些照片在不同的時間和不同的地點進行照片的上交，使照片的手機發(fā)生混亂，除此之外，照片自身也有著一定的版權屬性，正是由于這一屬性，照片信息就會受到版權和版費的限制，并不能夠隨意地進行調取，檔案信息管理部門也就無法進行照片的收集。

（二）照片信息整理中存在的問題

（1）照片在整理的過程當中，有許多的檔案都缺乏文字說明，沒有對照片檔案進行相關的解釋，這樣就導致了照片檔案在管理的過程當中經(jīng)常會出現(xiàn)信息缺失，相關的工作人員也無法對照片進行歸檔，照片檔案在管理的過程當中，必須要有著相關的說明，對照片的作用、內容和涉及到的相關的活動進行整理與歸納，但是從我國檔案管理工作的實際現(xiàn)狀來看，有許多的照片檔案在整理的過程當中都沒有相關的文字解釋，這樣就使得這些照片缺乏使用價值，無法充分的發(fā)揮照片信息的作用。

（2）照片檔案必須要進行安全保管，但是目前我國照片檔案安全保管的過程當中存在著諸多的問題，照片檔案在保管的過程當中，主要是在紙質檔案后面進行附屬的，這樣就能夠保證照片檔案進行有效的保管，這也是因為照片檔案的特殊性所決定的，照片檔案能夠直接的顯示相關的內容，這樣就能夠使檔案資料當中存在著較多的使用元素，照片作為這些元素中十分重要的組成部分，必須要進行安全保管，但是由于照片檔案材料的特殊性，照片極容易會被腐蝕，導致保管工作存在著極大的難題。

（3）照片檔案缺乏必要的數(shù)據(jù)編碼。根據(jù)現(xiàn)有檔案標準來看，需要有著多種資料保證齊全，例如編碼、卷號、參加號等等。然而現(xiàn)階段我國照片檔案管理中缺乏標準的約束和限制，從而在整個整理和使用過程中，存在著許多不方便。

二、加強照片檔案收集保管的建議與對策

（一）加強照片檔案收集工作的對策

（1）做好宣傳工作，轉變收集理念。照片檔案的收集工作最大的難點在于有關人員對待照片檔案的意識仍受傳統(tǒng)理念影響因此，應加大宣傳力度，促使相關人員把照片檔案的收集與文字檔案放在同等重要的位置，并對相關的技術進行學習，不斷加強對照片檔案重要意義的認識，真正更新工作理念。

（2）順應時代發(fā)展，革新照片檔案接收方式。照片檔案既有檔案實體，也有電子版，檔案工作人員應加強業(yè)務學習，把實體與電子版照片檔案收集技術熟練掌握，并加強與之相關的音頻、視頻檔案收集。

（3）擴大收集渠道。檔案工作人員可以采取主動到相關單位進行收集、翻拍的方式，向拍攝者有償收集照片的方式，或積極參加當?shù)刂匾顒印⑴臄z一手照片的方式，擴大照片檔案收集渠道，有效積累照片檔案。

（二）加強照片檔案保管工作的建議

（1）在技術方面應做好管理和技術更新。照片檔案與其他檔案相比，其保管的要求更高一些，如，應在入庫前對照片和底片進行嚴格檢查，把好照片檔案入庫關；對已存檔的照片檔案進行定期檢查，避免照片發(fā)生霉變、卷曲現(xiàn)象；保持檔案庫適宜的溫度和濕度，做了防塵、防潮、防火工作；對檔案中的照片進行翻拍備份并集中保管，等等。

（2）在管理方面，應嚴格制定管理要求，改變管理模式，例如檔案工作人員應采用新的管理模式，改變照片附屬地位，把照片檔案按照事件發(fā)生順序進行集中排列管理；對電子照片檔案與相關說明要素有楊結合，使照片屬性能夠自動提取，推動照片檔案的利用工作；對照片進行變革，建立電子計算機檢索系統(tǒng)，建立網(wǎng)上服務平臺，形成系統(tǒng)的電子照片檔案庫，等等。

三、結論

綜上所述，在開展照片檔案整理工作中，要嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的《照片檔案管理制度》和相關的技術與標準，保證圖像的清晰可讀，最終滿足“十三五”期間在中國石油天然氣集團公司檔案管理系統(tǒng)上實現(xiàn)檔案資源共享的需求。endprint