淺析無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略

馬云

摘要：隨著社會中的信息化元素越來越多，社會中的很多行業(yè)中開展的工作也逐漸別染上了信息化的色彩，尤其是檔案管理這方面的工作，檔案管理活動無論是對于企業(yè)還是社會來講，都是一項(xiàng)具有極高的價值的管理任務(wù)，而隨著企業(yè)辦公環(huán)境出現(xiàn)的變化，一種無紙化的辦公理念逐漸出現(xiàn)在現(xiàn)代企業(yè)之中，這種新型的工作理念，同樣也給整合構(gòu)建合理的檔案資源系統(tǒng)帶去了新的思路，本文根據(jù)對檔案資源的理解，對在無紙化辦公條件下的檔案資源構(gòu)建以及整合方式進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案資源；整合構(gòu)建；策略

無論是哪一種類型的檔案資源的系統(tǒng)構(gòu)造都比較復(fù)雜，而在對檔案資源進(jìn)行應(yīng)用的時候，需要先對其進(jìn)行整合，并構(gòu)建較為完善的檔案資源系統(tǒng)，提升使檔案資源相關(guān)的工作更加具有條理性，而當(dāng)前的企業(yè)辦公情況逐漸向無紙化的方向進(jìn)行發(fā)展，這種新型的辦公方式，不僅能夠提升辦公工作的效率，還能減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)情況，這給檔案資源管理這項(xiàng)工作帶來了進(jìn)行改變的思路，可以在無紙化的檔案管理環(huán)境中，對其進(jìn)行整合以及重新構(gòu)建。

一、將檔案資源的主要內(nèi)容進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變

在無紙化的辦公環(huán)境之中開展整合檔案資源的工作，首先需要對其內(nèi)容進(jìn)行改造，不僅僅要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式的檔案，還需要將檔案中的具體內(nèi)容加入到計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)之中，在對檔案資源進(jìn)行存儲的時候，一般是將重要的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一存儲以及統(tǒng)一管理，在檔案信息相關(guān)的數(shù)據(jù)信息庫之中就可以對需要的目標(biāo)檔案資源進(jìn)行快速搜索，將需要使用的檔案信息通過整合的方式，聚集在一起，過去使用的整合方式一般是人工整合，而在無紙化的管理要求之下，整合方式逐漸發(fā)展為數(shù)字化整合，不僅僅將原來的存儲方式進(jìn)行了改變，還將管理以及整理的方式逐漸朝著信息化的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對檔案資源整合的具體工作內(nèi)容進(jìn)行了合理轉(zhuǎn)變。

二、推動檔案資源管理環(huán)節(jié)中的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作

想要將整合現(xiàn)代檔案信息的工作順利地開展下去，必須要借助網(wǎng)絡(luò)的力量，無論是信息的搜索，還是當(dāng)那的傳遞，都需要將網(wǎng)絡(luò)這一個重要元素作為載體與橋梁，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案信息的整合力度，還要對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行基礎(chǔ)性改造，主要需要對其原有的分散性進(jìn)行改變，使其聚合能力進(jìn)一步增加，將檔案資源的共享性也進(jìn)一步提升，而無紙化的運(yùn)行模式更是給發(fā)展網(wǎng)絡(luò)整合技術(shù)提供了更好的建設(shè)性的前提條件。

三、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源整合工作

檔案屬于一種特殊的信息資源，是對整個社會發(fā)展過程中所經(jīng)歷的各種具體信息內(nèi)容的記載，是對我國未來發(fā)展過程中能夠提供各種參考建議的重要內(nèi)容，它不僅包括這我國政治經(jīng)濟(jì)文化各個方面發(fā)展的進(jìn)程，還包括著我國各種教育事業(yè)以及整個社會進(jìn)展的具體記錄。所以檔案在我國歷史發(fā)展過程中起著十分重要的作用，并且在漫長的歷史發(fā)展過程中，將會成為社會整體所依賴的獨(dú)特財(cái)富。但是卻因?yàn)樵谡麄€歷史發(fā)展進(jìn)程中，我國檔案信息管理的方式不太科學(xué)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督管理方式，無論是在檔案信息管理的各種軟件還是整個檔案信息所保存的數(shù)據(jù)庫，都缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督管理體制，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一化的各種管理制度。從而對于整個檔案數(shù)字化信息的實(shí)現(xiàn)起著嚴(yán)重的阻礙作用。因此，這就要求我們針對現(xiàn)存這一問題建立一些的計(jì)算機(jī)監(jiān)督管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并且標(biāo)準(zhǔn)要從檔案管理具體工作的實(shí)際內(nèi)容出發(fā)，要建立一些切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督管理體系，實(shí)現(xiàn)整個檔案的信息化。

同時，檔案的信息整合工作也需要各種各樣的標(biāo)準(zhǔn)，一般來說這些標(biāo)準(zhǔn)可以分為四個方面：檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資環(huán)整合的管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案資源整合過程中的工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的總體標(biāo)準(zhǔn)，包括術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)和其他綜合標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)字對象標(biāo)識、通信標(biāo)準(zhǔn)、字符集標(biāo)準(zhǔn)、置標(biāo)語言標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等。檔案資源整合的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的工作標(biāo)準(zhǔn)，包括接入系統(tǒng)的各個信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的日常工作與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流程等。

四、提升法律的保障作用

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合，首先要制定、整合和建設(shè)相關(guān)的各種專業(yè)法律、法規(guī)、條例，因?yàn)?，只有通過立法，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的法律化，以法律來約定整合進(jìn)程中可能出現(xiàn)的一些新問題，為整合建設(shè)創(chuàng)造良好的法制政策環(huán)境，才能有效并最大限度的促使檔案信息資源整合進(jìn)程的順利發(fā)展。在制定整合建設(shè)的專業(yè)法律時，應(yīng)對目前我國檔案信息資源管理中存在的問題做深入的研究，同時尋求多方面的努力，合理開發(fā)多條渠道，學(xué)習(xí)其他國家在這方面的現(xiàn)金經(jīng)驗(yàn)，抓住成熟時機(jī)來進(jìn)行。從而確保制定出來的法律法規(guī)能夠較好地解決實(shí)際問題，可以化解尖銳矛盾，同時要符合整合建設(shè)的客觀規(guī)律。在我國法律、法規(guī)中規(guī)定的原則性比較明確，實(shí)施細(xì)則不夠細(xì)化，缺乏適合的實(shí)時操作性的條例。所以積極開展檔案信息資源整合法律法規(guī)中既要有理原則規(guī)定，又有實(shí)踐操作規(guī)定。

在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案信息資源的整合，信息安全也是整合共享必須考慮的核心問題。檔案信息的安全保護(hù)，除了技術(shù)和管理手段，更重要的是建立健全法律法規(guī)，以法制來強(qiáng)化信息與網(wǎng)絡(luò)安全，給檔案資源整合工作提供更好的工作環(huán)境。

五、結(jié)束語

本文借助對無紙化辦公環(huán)境的了解，對構(gòu)建無紙化的檔案資源整合體系的主要策略進(jìn)行分析，想要進(jìn)行無紙化的檔案資源整理工工作，首先需要對原有的檔案內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)變，無論是檔案的外在形式，還是檔案資源的具體內(nèi)容，都需要實(shí)現(xiàn)無紙化，信息元素的主要載體就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此與檔案資源相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作也需要被發(fā)展，整合檔案資源這項(xiàng)工作一般屬于綜合性工作，主要是因?yàn)槠渖婕暗降沫h(huán)節(jié)也相對較多，檔案資源的整合人員需要提升自己在整合過程中的業(yè)務(wù)能力。endprint