財務共享服務模式下自動化費用報銷流程研究

（重慶理工大學會計學院 重慶 400054）

目前，財務共享服務模式下的費用控制管理系統(tǒng)通過信息技術幫助企業(yè)加強財務管理，增強了會計人員的財務管理職能，提供了質(zhì)量管理、績效管理、預算管理及其他決策支持，不過依然存在費用報銷流程不夠簡單、便捷和智能等問題。云技術和電子發(fā)票等給費用報銷業(yè)務帶來了新的發(fā)展機遇，有助于實現(xiàn)減少紙質(zhì)票據(jù)、審核自動化、賬務處理自動化及支付自動化的目的。雖然電子發(fā)票目前大多仍按傳統(tǒng)方式打印報銷，但它是發(fā)展的必然趨勢，是減少紙質(zhì)票據(jù)、實現(xiàn)自動化費用報銷的重要前提?；谪攧展蚕矸漳Ｊ浇ㄔO自動化費用控制管理系統(tǒng)，可以使財務工作與企業(yè)當前的管理要求相匹配，發(fā)揮其潛在價值。

一、自動化費用控制管理系統(tǒng)

（一）架構。財務共享服務推動了企業(yè)財務管理模式的轉(zhuǎn)型發(fā)展，已被越來越多的企業(yè)所熟悉和認可。費用報銷貫穿于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程，將分子公司的費用報銷業(yè)務納入總公司統(tǒng)一支出賬戶進行支付有利于減少資金沉淀，能更好地控制資金風險。信息時代的服務器、終端等硬件設備日趨完善，為建立財務共享服務模式奠定了良好基礎，也為自動化費用控制管理系統(tǒng)提供了運行環(huán)境。

財務共享服務模式下的費用控制管理系統(tǒng)不是獨立的，而是與預算管理、報銷管理、合同管理、稅務管理、資產(chǎn)管理、應收應付管理等以及財務共享平臺共同組成的一體化系統(tǒng)，同時與其他外部系統(tǒng)（ERP、銀企直聯(lián)等）有效集成。費用控制管理包括費用預算、業(yè)務申請、資金支付、項目費用、合格控制、合同費用、集團費用、作業(yè)費用和費用考核。預算管理包括預算編制、調(diào)整、執(zhí)行、控制和統(tǒng)計查詢等。報銷管理包括費用申請、在線報銷、借支應用、審批管控、結算支付、報表分析、差旅費用和移動報銷。合同管理包括合同維護、評審、請款、計劃、變更、追溯、分析以及預算管控。稅務管理包括認證管理和開票管理等。財務共享平臺包括報賬共享管理、資金共享管理、核算共享管理、票據(jù)影像管理、運營業(yè)績管理、預算管控管理、集成共享管理和預測決策分析。如圖1所示。

（二）職能。財務共享服務中心由多個系統(tǒng)整合而成，但不是每項業(yè)務都要建立一套系統(tǒng)，建立獨立系統(tǒng)并集成其他外部系統(tǒng)的整合型方案是最優(yōu)選擇。

1.集成增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)。通過OCR識別、二維碼識別技術，將取得的所有增值稅發(fā)票信息（包括普通發(fā)票、專用發(fā)票）傳輸?shù)狡髽I(yè)集團的增值稅發(fā)票管理數(shù)據(jù)庫中，對所有增值稅發(fā)票實行統(tǒng)一管理和查詢。在執(zhí)行費用報銷業(yè)務時，費用控制管理系統(tǒng)可以將發(fā)票上的信息自動傳送到增值稅發(fā)票管理數(shù)據(jù)庫中，查詢此發(fā)票是否已報銷，以解決重復報銷的難題。

2.實現(xiàn)網(wǎng)上報銷及審批自動化。要實現(xiàn)該職能，企業(yè)需要在原有信息化系統(tǒng)的基礎上加強信息服務建設，結合新技術在原有系統(tǒng)模塊中加入更多鏈接，包括費用報銷共享和內(nèi)容傳送，幫助員工在報銷費用時快速找到相關頁面，同時幫助申請人在提交費用報銷信息后跟進報銷過程，隨看隨查。在整個過程中，只有最后審核時需要進行人工確認，其他部分均可實現(xiàn)自動化。

圖1 自動化費用控制管理系統(tǒng)架構

3.預算管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)從費用支出事前申請至最終支付的一體化管理。預算管理模塊需要由專人負責，對預算管理的全過程進行監(jiān)督，及時處理出現(xiàn)的問題。

4.集成差旅預定系統(tǒng)，實現(xiàn)差旅費用報銷自動化。對于差旅、出行、辦公用品采購和餐飲等可集成相關服務平臺，解決商務需求。針對車船機票，可以對接攜程等差旅預定平臺，由員工在線預訂，因公訂單由企業(yè)支付，不再需要員工借款和墊資，費用控制管理系統(tǒng)自動匯總所有單據(jù)信息，便于員工提交費用報銷信息。從企業(yè)角度來說，費用報銷的相關數(shù)據(jù)已經(jīng)直接進入系統(tǒng)，無需再執(zhí)行人工核對，可以實現(xiàn)審核自動化，還可與商家合作洽談協(xié)議價，降低成本，實現(xiàn)月結支付。

5.對接銀企互聯(lián)系統(tǒng)，實現(xiàn)集中支付管理，對付款申請進行審批，并記錄付款狀態(tài)。信用卡是財務共享服務模式的重要支付手段，銀企對接成為開展此項工作的重要環(huán)節(jié)。銀行可以向企業(yè)推送員工的消費情況、費用報銷審核信息和銀行支付情況等，在與銀行及時有效交流溝通的基礎上保障企業(yè)費用控制管理系統(tǒng)的良好運行。

6.集成影像管理系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化管理和緊密交互控制。依托二維碼和OCR技術對原始憑證進行批量掃描、自動分組，高效完成報賬單據(jù)和影像的匹配。影像管理系統(tǒng)集成了安全管理技術，費用控制管理系統(tǒng)與之相結合可以全面提升財務信息風險管控水平。通過掃描發(fā)票上的二維碼，與稅務系統(tǒng)對接，可以實現(xiàn)對發(fā)票真?zhèn)蔚暮瞬?。費用控制管理系統(tǒng)與影像管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)集成，可以實現(xiàn)合同一次掃描、多次報賬，同時可以將合同影像作為檔案管理的基礎。

二、自動化費用報銷流程

費用控制管理系統(tǒng)的建設推動了費用報銷業(yè)務的變革。電子發(fā)票這一新生事物，可以從源頭上保障發(fā)票的真實性，實現(xiàn)電子審批自動化、賬務處理自動化和支付自動化。自動化費用報銷不僅可以有效規(guī)避員工在報銷紙質(zhì)發(fā)票時粘貼不規(guī)范導致的無法掃描問題，以及檔案管理人員在歸檔時紙質(zhì)發(fā)票數(shù)量眾多、工作量大的問題，而且可以減少企業(yè)對人工成本的投入。下面對自動化費用報銷流程進行闡述，如圖2所示。

對于差旅費用和辦公費用報銷，若企業(yè)費用控制管理系統(tǒng)對接了差旅預訂系統(tǒng)或其他外部系統(tǒng)，員工不需事先借款、墊付，系統(tǒng)會根據(jù)員工的消費記錄自動匯總單據(jù)信息，直接進入系統(tǒng)執(zhí)行自動化費用報銷申請，由審核人員完成審核之后傳入報銷管理系統(tǒng)，執(zhí)行自動化審批、記賬并歸檔。

對于無法對接外部系統(tǒng)的其他費用，申請人取得增值稅發(fā)票之后，通過掃描二維碼將發(fā)票掃入費用控制管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動將發(fā)票信息發(fā)送到增值稅發(fā)票管理數(shù)據(jù)庫中檢索此發(fā)票是否已報銷，若已報銷，不予執(zhí)行報銷申請，若未報銷，可以執(zhí)行報銷申請；自動化申請成功之后經(jīng)業(yè)務領導審核確認，再進入財務共享服務中心的報銷管理系統(tǒng)執(zhí)行自動化審批記賬，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)進行自動化支付，同時將電子票據(jù)傳入檔案管理系統(tǒng)進行自動化歸檔。

由于各個企業(yè)的實際情況不同，難免會出現(xiàn)不能由電子發(fā)票解決費用報銷業(yè)務的問題。對于這部分業(yè)務，依然可以采用當前的費用報銷流程，將原始紙質(zhì)票據(jù)通過影像傳輸系統(tǒng)掃描成電子票據(jù)，通過網(wǎng)絡傳輸?shù)截攧展蚕矸罩行?，由報銷申請人、費用專干、業(yè)務領導、費用審核人員、會計核算人員、資金結算人員和檔案管理人員協(xié)調(diào)實現(xiàn)費用報銷。

三、其他應用

（一）績效考核。通過在費用控制管理系統(tǒng)中進行績效標準定義，對員工的費用報銷數(shù)據(jù)等進行采集，建立動態(tài)績效管理基礎。在財務共享服務中心展示動態(tài)電子績效看板，面向領導提供商業(yè)智能分析平臺，面向員工提供日?？冃Э己藬?shù)據(jù)，合理引導員工行為，并依托績效數(shù)據(jù)進行有效激勵。

（二）管理會計。費用控制管理系統(tǒng)使管理會計迎來了新的發(fā)展機遇。企業(yè)實現(xiàn)自動化費用控制后，減少了從事傳統(tǒng)財務工作的會計崗位，會計人員將轉(zhuǎn)型為從事會計分析、預測等的財務管理人員，為領導提出更多的戰(zhàn)略建議，為企業(yè)提供更有意義的決策建議，通過共享其他會計信息，按管理需要，及時整合企業(yè)所需信息，制定企業(yè)長遠的發(fā)展規(guī)劃，為領導決策提供全面實時的信息支持。

（三）決策支持。結合云技術、商業(yè)智能和物聯(lián)網(wǎng)等技術，為企業(yè)的預算決策、管控決策等提供技術支撐；選擇合適的數(shù)據(jù)挖掘方法（決策樹算法、時間序列算法等），為企業(yè)的戰(zhàn)略部署提供強有力的數(shù)據(jù)支持；結合“營改增”、電子發(fā)票等的出現(xiàn)，為企業(yè)未來更快適應時代變革提供輔助力量。

四、總結

財務共享服務模式下的自動化費用報銷可以有效降低企業(yè)在財務管理過程中可能出現(xiàn)的風險，進一步加強企業(yè)的費用管控力度，加快報銷速度，為財務管理人員整合信息、進行分析決策，并為企業(yè)主營業(yè)務的發(fā)展奠定良好基礎，提升企業(yè)的核心競爭力。企業(yè)在新形勢下高效率、低成本地開展工作，是在當前市場環(huán)境中獲得發(fā)展的重要途徑，企業(yè)應繼續(xù)探索電子發(fā)票、商業(yè)智能等的應用實踐。

圖2 自動化費用報銷流程