在鐵路改革中如何提高辦公室管理水平

劉儒聃

摘 要：在鐵路運輸企業(yè)辦公室具有重要的作用和地位，當代社會已進入信息時代，鐵路改革發(fā)展不斷深化，辦公室的作用就逐漸凸顯出來了，通過對鐵路方面的企業(yè)辦公室管理進行研究可以發(fā)現(xiàn)其中的不足，并且找到應對措施。

關(guān)鍵詞：鐵路運輸 辦公室管理 效能探析 辦公自動化

中圖分類號：TU725 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）07（a）-0184-02

在鐵路運輸企業(yè)中辦公室的管理是其中重要的一部分，辦公室的工作需要一套良好的管理和運行體制，鐵路企業(yè)正面臨著改革，辦公室的管理也被納入鐵路改革計劃之列，對辦公室進行有效的管理可以提升工作效能，對辦公室的工作質(zhì)量具有促進作用。

1 鐵路運輸企業(yè)辦公室管理效能概述

1.1 辦公室管理及效能的概念

在管理學中，辦公室管理是指在辦公室工作中的所有具體表現(xiàn)，辦公室管理需要預先的計劃，經(jīng)過具體實施進行組織，然后控制利用各種有效的能源，進而實現(xiàn)預定的目標。通常指的活動的整個過程就是辦公室管理，按照領(lǐng)導的相關(guān)指示，組織相關(guān)的工作人員完成工作的目標，在管理對象上包含人、物和財，其本質(zhì)就是要協(xié)調(diào)整個辦公室的成員或者是相關(guān)的群體。

在鐵路運輸部門實行辦公室管理，可以預先建立相關(guān)的工作部門。在鐵路運輸企業(yè)辦公室的管理當中，具體的職能有參謀、協(xié)調(diào)、督導和服務，這些職能可以幫助上級領(lǐng)導完成日常復雜的工作，可以建立上下級和相關(guān)部門的協(xié)調(diào)機制?，F(xiàn)今，鐵路運輸企業(yè)正在由生產(chǎn)型向經(jīng)營型轉(zhuǎn)變，辦公室的管理效能正在逐步加強，通過制定相關(guān)的規(guī)章制度可以約束各級領(lǐng)導和工作人員的日常行為，逐漸形成較為完善的管理體系[1]。

1.2 辦公室工作職能及特點

主要職能：助手參謀，辦公室應該具備幫助上級領(lǐng)導解決事物的能力，擔任領(lǐng)導的參謀助手，為領(lǐng)導的工作提供輔助性的幫助。在為領(lǐng)導出謀劃策的時候應該做以下幾點工作：首先，搜集并且整理領(lǐng)導所需的資料和信息，向領(lǐng)導反應實際情況；其次，結(jié)合工作的重點，組織相關(guān)部門開展重點工作的調(diào)研工作，在基層單位獲得第一手資料；然后，按照領(lǐng)導的要求，將重要文件和相關(guān)政策的文案起草出來，然后下發(fā)到各個單位執(zhí)行；最后，對工作中出現(xiàn)的問題，提出針對性的意見與建議。

協(xié)調(diào)綜合，要先把握整個工作的全局性，將黨和國家的利益放在第一位，樹立整體觀和大局觀。面對重大問題和相關(guān)的細節(jié)問題，要為領(lǐng)導和企業(yè)出謀劃策，講究原則性協(xié)調(diào)各個部門的工作。面對具體問題要仔細分析，按照規(guī)章制度辦事，在工作中主動地承擔責任。

檢查監(jiān)督，在基層單位，辦公室組織檢查工作可以促進鐵路的政策和規(guī)章制度全面落實，定期現(xiàn)場調(diào)研可以檢查工作的落實情況。建立專門的督辦機構(gòu)可以推進工作的速度，對基層單位中存在的問題也可以盡快了解，監(jiān)督問題盡快解決。

服務職能，辦公室是鐵路部門最重要的服務部門，可以對領(lǐng)導進行多方位的服務，協(xié)助領(lǐng)導制定相關(guān)的規(guī)章制度，安排部署工作，為領(lǐng)導的工作開創(chuàng)新的局面。為機關(guān)的各個部門和基層群眾提供心貼心的服務。

主要特點：（1）政治性結(jié)合事務性。鐵路運輸企業(yè)是國有的特大型企業(yè)，鐵路企業(yè)的管理好壞影響著國家發(fā)展和民生，因此鐵路辦公室具有政治性的特點。就辦公室的本身工作，又具有事務性特點，二者的相互融合決定著鐵路辦公室工作的主要內(nèi)容。在政治思想的指導之下進行事務性的工作安排，處理大事要認真嚴密，處理小事要細致謹慎。

（2）綜合性結(jié)合專業(yè)性。在辦公室中，各個職能部門的工作都可以反映出來，企業(yè)經(jīng)營管理等問題也可以通過辦公室進行反映，辦公室可以掌握綜合情況，這就決定了辦公室具有綜合性的特點，專業(yè)性體現(xiàn)在鐵路的各個部門都要掌握相關(guān)的基本知識，為辦公、辦事提供服務。二者的結(jié)合可以使辦公室的工作人員盡快掌握鐵路部門運作的規(guī)律[2]。

2 辦公室管理現(xiàn)狀及影響因素

2.1 管理現(xiàn)狀

現(xiàn)今的鐵路辦公室管理主要是受局長、黨委書記或處長、黨支部書記的領(lǐng)導，承擔著協(xié)調(diào)各個部門的責任，對各個部門的行動進行監(jiān)督，對相關(guān)領(lǐng)導和會議作出批示，將執(zhí)行任務過程中遇到的問題收集起來，然后進行全面的分析，之后提出針對性的意見，為領(lǐng)導的決策提供服務。

在基層單位的管理結(jié)構(gòu)之中，辦公室主任是主要責任人，負責具體的工作。現(xiàn)今的管理模式利弊兼?zhèn)?。有利的一面是主人可以直接下達命令，能夠提高工作的效能；不利的一面是一定程度上影響了辦公室領(lǐng)導人的參與政務的精力，對辦公室主任的日常工作產(chǎn)生了阻礙。

2.2 影響因素

責任心問題，鐵路運輸企業(yè)辦公室主要的工作就是提供服務，工作比較瑣碎，服務的對象較為廣泛，最常見的工作就是跑腿打雜，沒有一定的技術(shù)含量。辦公室人員對于自己的工作沒有清醒的認識，一些工作人員缺乏責任心，期盼著升職加薪而不勤勤懇懇的工作[3]。

鐵路運輸企業(yè)的辦公室部門不善于培養(yǎng)年輕骨干，不注重業(yè)務能力的培養(yǎng)。辦公室的工作人員經(jīng)常處于流動狀態(tài)，有時甚至出現(xiàn)未培訓就上崗的現(xiàn)象，弱化了辦公室的管理能效。

缺乏創(chuàng)新問題，在市場的激烈競爭之下，鐵路正逐步走向現(xiàn)代化、國際化，辦公室系統(tǒng)作為協(xié)調(diào)部門卻缺乏創(chuàng)新精神，面對瞬息萬變的經(jīng)濟時代，辦公室不能夠適應改革的新形式就會影響工作效能。

制度問題，在新形勢下，鐵路正在進入深化改革之中，辦公室的日常業(yè)務也在不斷變化，在管理工作能夠當中沒有健全的制度就會使工作得不到有利的進展，分工不明確、職能定位不明確、內(nèi)部體系的制度不健全等問題都是制度的細節(jié)，細節(jié)不完善，整體問題就得不到解決[4]。

辦公自動化技術(shù)運用較為落后，目前辦公自動化技術(shù)發(fā)展日益成熟，但鐵路辦公網(wǎng)與市面上優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)相比在各方面都存在較大差距，尤其對于大部分鐵路站段等基層處級單位，辦公自動化技術(shù)僅應用與文件傳輸和運輸信息查詢方面，大量工作還采用傳統(tǒng)紙媒的辦公模式；并且鐵路系統(tǒng)對信息的安全和保密性要求較高，按照規(guī)定大量文件嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)、微信、QQ方式傳遞。傳統(tǒng)的辦公方式容易造成信息無法及時共享、充分利用、有序儲存，文件數(shù)據(jù)丟失、泄露、查找不便，工作拖延、錯辦、推諉，部門間溝通不暢工作脫節(jié)等情況發(fā)生，嚴重影響辦公室工作效能。

3 提高辦公室管理效能的措施

3.1 強化責任感

辦公室人員要認清工作的形式，加強自身的責任感，面對各種任務時要積極參與決策，主動落實本職工作，督促各個部門按照領(lǐng)導要求開展工作。

3.2 加入創(chuàng)新元素

通過學習新的知識開展創(chuàng)新工作，建立學習交流機制，科學地完善工作流程，打造學習型辦公室文化，敦促工作人員投入到學習中來。將理論與實踐結(jié)合起來，提高管理效能。

3.3 健全管理制度

建立健全調(diào)研制度、督察督辦等制度，將政務信息進行歸納整理，安排制定值班表，面對突發(fā)事件盡快采取應急制度，經(jīng)過充分地調(diào)查研究制定相關(guān)的制度，采取可操作性運作模式，將制度落實[5]。

3.4 改進辦公自動化系統(tǒng)

根據(jù)鐵路基層辦公實際情況結(jié)合先進先進技術(shù)改進鐵路辦公系統(tǒng)，建立用戶識別及權(quán)限、文檔管理、職工信息、培訓教育、規(guī)章制度、工作流程、督查督辦等模塊，真正實現(xiàn)辦公室現(xiàn)代化工作，使鐵路基層辦公室人員擺脫繁雜重復的事務性工作，將更多的精力投入到更有價值的工作中去，更好地發(fā)揮辦公室的主要職能，優(yōu)化信息管理，強化督辦效力，促進企業(yè)各部門協(xié)調(diào)合作，提高綜合管理效能。

4 結(jié)語

辦公室管理效能關(guān)系著鐵路運輸企業(yè)的整體工作質(zhì)量，現(xiàn)今的形勢決定了鐵路運輸企業(yè)的辦公室管理不得不進行改革，在改革的過程中應該積極創(chuàng)新、增強責任感、健全管理制度、使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，采取有效的措施可以提高工作效率。

參考文獻

[1] 王軼.新形勢下鐵路運輸企業(yè)辦公室管理效能研究[D].西南交通大學，2016.

[2] 任麗霞.新形勢下鐵路運輸企業(yè)成本管理分析[J].經(jīng)營管理者，2015（3）：229-230.

[3] 榮輝.關(guān)于新形勢下鐵路非運輸企業(yè)資金風險管理的探討[J].科技視界，2015（16）：231，256.

[4] 馮彩霞.對新形勢下鐵路運輸企業(yè)資產(chǎn)質(zhì)量管理的思考[J].經(jīng)濟師，2013（6）：251-252.

[5] 王顥.新形勢下加強鐵路運輸企業(yè)運輸收入預算管理的思考[J].鐵道經(jīng)濟研究，2016（1）：39-42.endprint