辦公室綜合協(xié)調(diào)職能的充分發(fā)揮對(duì)提升機(jī)關(guān)管理工作水平的作用探究

金洪亮

[摘要]在現(xiàn)代的管理工作中，綜合協(xié)調(diào)是一個(gè)十分重要的組成部分。一個(gè)具有高效率的職能體系主要是由控制、指揮、計(jì)劃以及組織幾個(gè)部分組成。在日常工作過程中，協(xié)調(diào)貫穿于整個(gè)工作的過程。充分發(fā)揮辦公室綜合協(xié)調(diào)職能對(duì)于提升機(jī)關(guān)管理工作水平有著十分重要的意義。文章主要對(duì)如何充分發(fā)揮辦公室綜合協(xié)調(diào)職能進(jìn)行了一些研究和討論。

[關(guān)鍵詞]綜合協(xié)調(diào)；辦公室；管理工作；職能發(fā)揮

[DOI]1013939/jcnkizgsc201723180

在實(shí)際機(jī)關(guān)管理工作中，在基層管理、中層管理以及高層管理中都需要協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)貫穿于整個(gè)日常工作的過程。在現(xiàn)代的管理工作中，綜合協(xié)調(diào)是一個(gè)十分重要的組成部分。辦公室也是公司中的中樞機(jī)構(gòu)，是全單位各種信息的中心，各個(gè)方面的事情都需要辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通。

1辦公室綜合協(xié)調(diào)職能具體體現(xiàn)

11會(huì)議協(xié)調(diào)

目前，實(shí)際應(yīng)用最為廣泛以及直接的一種協(xié)調(diào)方式即會(huì)議協(xié)調(diào)。會(huì)議協(xié)調(diào)的主要工作內(nèi)容即對(duì)一些事務(wù)性的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，例如處理某個(gè)發(fā)生的突發(fā)事件、完成某個(gè)重要的任務(wù)、召開一個(gè)會(huì)議等。這些會(huì)議協(xié)調(diào)都需要不同部門之間進(jìn)行充分的交流和協(xié)調(diào)工作，發(fā)揮辦公室協(xié)調(diào)牽頭作用，召集相關(guān)部門，分工具體的工作任務(wù)，將工作細(xì)節(jié)進(jìn)行落實(shí)，責(zé)任落實(shí)到準(zhǔn)確的部門和人。不同的部門在工作中對(duì)于自己任務(wù)有明確的認(rèn)識(shí)，能夠在很大程度上提高工作效率，增強(qiáng)工作針對(duì)性。

從另外一方面看，會(huì)議協(xié)調(diào)作用不僅體現(xiàn)在會(huì)中的協(xié)調(diào)，在包括了在會(huì)前的協(xié)調(diào)。在會(huì)議召開前，辦公室需要對(duì)會(huì)議召開的地點(diǎn)、人員以及時(shí)間進(jìn)行協(xié)調(diào)。若未進(jìn)行合理的協(xié)調(diào)工作，會(huì)導(dǎo)致會(huì)議安排不夠合理，會(huì)議人員會(huì)議發(fā)生沖突，無法專心于會(huì)議中，不僅降低了質(zhì)量，也降低了工作效率。這樣的會(huì)議不僅未達(dá)到理想的會(huì)議效果，還在一定程度上浪費(fèi)了參會(huì)人員的時(shí)間和經(jīng)歷。會(huì)議協(xié)調(diào)能夠?qū)?huì)議進(jìn)行規(guī)范的管理，提高會(huì)議的效率和質(zhì)量，精簡(jiǎn)會(huì)議。改善服務(wù)。辦公室進(jìn)行安排后，可將信息公布在網(wǎng)絡(luò)上，相關(guān)人員進(jìn)行登記，從而了解到是否出現(xiàn)會(huì)議人員重復(fù)等現(xiàn)象，提高辦公效率。

12關(guān)系協(xié)調(diào)

在整個(gè)協(xié)調(diào)功過中，關(guān)系協(xié)調(diào)是一種十分微妙和藝術(shù)性的協(xié)調(diào)方式，它往往體現(xiàn)在最普通的工作中，而不是在某一項(xiàng)工作中完成的。關(guān)系協(xié)調(diào)可以說是通過日常工作中，人與人之間的交流往來以及幫助、建立私人關(guān)系等方面來完成的。辦公室使整個(gè)機(jī)關(guān)單位中的綜合部門，需要與其他不同的部門進(jìn)行往來，日常工作也需要不同部門的支持。辦公室相關(guān)辦公人員應(yīng)提起依靠和尊重其他部門人員的意識(shí)。當(dāng)其他部門遇到苦難時(shí)，應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行幫助，切勿事不關(guān)己，熱情地幫助其解決問題，建立良好的往來關(guān)系。經(jīng)過實(shí)踐不難得出，不同部分之間的良好合作關(guān)系對(duì)于提高管理水平和工作效率有著十分重要的意義。一般不同的機(jī)關(guān)部分之間能夠進(jìn)行良性工作關(guān)系，就能形成一個(gè)循環(huán)，營造良好的工作氛圍，提高日常工作效率，幫助相關(guān)工作能夠順利進(jìn)行。

13信息協(xié)調(diào)

信息協(xié)調(diào)是一種十分快捷且不可缺少的協(xié)調(diào)方式。在日常工作過程中，若相關(guān)工作無法得到全面的傳播和推行，相關(guān)政策未能得到確切的落實(shí)，工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)障礙，絕大部分都是由于信息交流出現(xiàn)了問題。從縱向上看，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示、決定、要求沒能很好地告知其他部門； 從橫向上看，機(jī)關(guān)各部門之間各自為政，未進(jìn)行充分的交流，彼此互不理解，更談不上互相配合。辦公室一個(gè)十分重要的職能即對(duì)信息進(jìn)行加工后傳遞，讓不同部門都能夠在第一時(shí)間了解到相關(guān)工作的實(shí)際進(jìn)行情況，從而能夠在發(fā)現(xiàn)問題后，立刻得出解決方案和對(duì)策。

公司或者單位對(duì)外的綜合性數(shù)據(jù)能夠體現(xiàn)出自身良好形象。若不同部門缺乏溝通，每個(gè)部門將不同的數(shù)據(jù)報(bào)給辦公室，并堅(jiān)持自己部門數(shù)據(jù)才是正確的，將會(huì)在很大程度上對(duì)形象造成影響。為了防止這種情況出現(xiàn)，辦公室需要落實(shí)到人，對(duì)基礎(chǔ)情況的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和加工后，及時(shí)更新，保證數(shù)據(jù)的正確性和權(quán)威性。另外，可建立電子信息機(jī)制，提高數(shù)據(jù)共享能力，規(guī)范數(shù)據(jù)，便于數(shù)據(jù)收集，維護(hù)單位形象。

14制度協(xié)調(diào)

在協(xié)調(diào)方式中，制度協(xié)調(diào)可以說是效率較高的一種協(xié)調(diào)方式。建立完善的崗位責(zé)任制度和科學(xué)的規(guī)章制度，能夠從根本上保證協(xié)調(diào)工作的有效進(jìn)行以及管理的規(guī)范化。一些機(jī)關(guān)的職能部門在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定的過程中，過于關(guān)注本部門的要求和具體的工作特點(diǎn)，忽略了對(duì)公司或者單位整體性的考慮，相關(guān)規(guī)章制度完善較低，存在漏洞較多。在日常工作中，此種規(guī)章制度未能發(fā)揮出實(shí)際的作用，形同虛設(shè)。辦公室可以組織全機(jī)關(guān)規(guī)章制度制定工作，要求機(jī)關(guān)不同的職能部門都對(duì)本部門現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行樹立，對(duì)存在漏洞以及應(yīng)廢棄的相關(guān)制度進(jìn)行修改，對(duì)涉及跨部門職能范圍、相互不協(xié)調(diào)的規(guī)章制度進(jìn)行協(xié)調(diào)。辦公室根據(jù)機(jī)關(guān)各部門的梳理情況從整體上進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，并將重新梳理過的規(guī)章制度匯編成冊(cè)，以保證規(guī)章制度的連續(xù)性和科學(xué)性。從根本上看，合作的前提即明確的分工。若分工不明確，管理工作中不同部門的任務(wù)和職責(zé)都未進(jìn)行明確，無所謂合作。

2辦公室在綜合協(xié)調(diào)過程中應(yīng)樹立的觀念

21全局觀念

協(xié)調(diào)工作本身即是一種全局工作。辦公室在發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)功能的過程中，需要將重點(diǎn)放在中心工作中。辦公室是公司中的中樞機(jī)構(gòu)，是全公司各種信息的中心，各個(gè)方面的事情都要辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通。在實(shí)際工作中，不難發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)一部分的職能部門會(huì)忽略大局，忘記長(zhǎng)遠(yuǎn)利益以及整體目標(biāo)。辦公室需要樹立一種長(zhǎng)遠(yuǎn)和全局的觀念，維護(hù)整體利益，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。另外，在工作過程中，辦公室需要盡可能對(duì)各方的利益進(jìn)行平衡，把不同的力量進(jìn)行匯聚，明確自己的工作定位，充分發(fā)揮部門職能，克服局限性，積極主動(dòng)完成工作。

22服務(wù)觀念

辦公室的工作人員需要樹立一個(gè)中心觀念即做好服務(wù)工作。綜合協(xié)調(diào)工作也是辦公司和提高服務(wù)工作質(zhì)量的體現(xiàn)。辦公室提高了服務(wù)水平，就能夠在一定程度上對(duì)工作中不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行簡(jiǎn)化，提高工作質(zhì)量和效率，減少協(xié)調(diào)內(nèi)容，想他人之所想，急他人之所急。

23平等觀念

平等觀念可以說是創(chuàng)造機(jī)關(guān)管理工作和諧氛圍中十分重要的一個(gè)部分。辦公室是單位中的處級(jí)單位，并未與其他部門有著領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。辦公室在與其他部分進(jìn)行相處的過程中，應(yīng)樹立平等觀念，同級(jí)之間進(jìn)行良性的協(xié)調(diào)和交流，不偏不倚。在實(shí)際處理日常事務(wù)的過程中，辦公室應(yīng)充分發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，充分尊重其他不同部門的聲音和意見，從切實(shí)解決問題出發(fā)，理解難處，加強(qiáng)交流，以理服人并以情感人。不同部門之間應(yīng)充分交流意見，聯(lián)絡(luò)感情，達(dá)成共識(shí)。另外，在辦公室在工作中，不應(yīng)以主持事務(wù)的狀態(tài)參與進(jìn)來，應(yīng)與其他部門一樣，只是參與者。若只是一味發(fā)號(hào)施令，只能產(chǎn)生更大的分歧和矛盾，降低工作效率。

3結(jié)論

進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)的主要目的在于充分調(diào)動(dòng)不同部門之間解決事務(wù)的積極性和主動(dòng)性，齊心協(xié)力，進(jìn)行合作和配合，提高工作質(zhì)量和效率。辦公室的工作人員需要樹立一個(gè)中心觀念即為做好服務(wù)工作。在實(shí)際機(jī)關(guān)管理工作中，在基層管理、中層管理以及高層管理中都需要協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)貫穿于整個(gè)日常工作的過程。若辦公室能夠充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)功能，協(xié)調(diào)各個(gè)職能部分之間的分歧和矛盾，落實(shí)分工，即能有效提高機(jī)關(guān)的整體管理水平，提高工作效率。

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