項目管理中監(jiān)控方法研究

羅勇

摘 要：以公司科技課題管理為例，陳述了公司科技課題監(jiān)控現(xiàn)狀，分析了公司科技課題項目監(jiān)控的機制、特點、內(nèi)容及不足，提出了完善課題管理辦法，建立科學(xué)的運行機制，建設(shè)科學(xué)的風(fēng)險監(jiān)控體系，采取不同的監(jiān)管形式，積極培養(yǎng)課題監(jiān)理，實行信息化監(jiān)管等改革建議。

關(guān)鍵詞：項目管理；監(jiān)控方法；科技課題

中圖分類號：TB

文獻標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.21.110

為推動科學(xué)技術(shù)進步，提高科技創(chuàng)新能力，公司于2002年開始實施科技課題項目，以期解決困擾公司生產(chǎn)科研、經(jīng)營活動中的技術(shù)難點問題。而及時實施課題的監(jiān)督控制和違規(guī)考核，準確、全面地掌控課題進展，是科技管理部門更是公司高層在科技管理過程中最為關(guān)注的。

十五年來，通過在公司科技課題立項、節(jié)點檢查、結(jié)題驗收等環(huán)節(jié)的實施評審評議（即，“兩評”機制），科技管理部門初步推動了科技課題項目管理監(jiān)控的有序化。但制約科技管理工作發(fā)展的，管理體制、監(jiān)督機制的不健全不完善，以及反饋不及時等問題并未明顯改進。

1 公司科技課題項目監(jiān)控方法的發(fā)展概況

課題任務(wù)成功的關(guān)鍵在于人、財、物等資源合理配置到課題任務(wù)的各實施過程中去，而實行一套持續(xù)的課題管理制度，特別是在課題監(jiān)控方面列出措施辦法尤為重要。

2003年以來，對應(yīng)公司科技課題的實施，公司先后起草并頒布了專門的《科技課題管理辦法》2003版、2007版、2016版，規(guī)定了對科技課題實施的過程進行監(jiān)督，并不斷完善了對違反辦法的個人、單位予以考核規(guī)定，操作性日益增強，起到了一定的監(jiān)督作用，課題監(jiān)控工作蓬勃發(fā)展。完成了結(jié)果導(dǎo)向監(jiān)督機制的構(gòu)建，科技委辦公室作為課題管理部門、設(shè)計所、工藝所作為課題承擔(dān)單位、生產(chǎn)管理部門（生產(chǎn)部、生產(chǎn)分廠）、人力資源部、財務(wù)部等在加強管理和協(xié)調(diào)的同時，在不同層次上實現(xiàn)了交叉監(jiān)督；實現(xiàn)了對科技課題申報、審批、管理、驗收等全過程的監(jiān)督，并實現(xiàn)了制度化。

主要課題承擔(dān)單位如設(shè)計所、工藝所，除貫徹公司科技課題管理辦法，還依據(jù)本單位實際，進一步制定了專門的針對課題實施過程的部門級管理規(guī)定，責(zé)任落實到課題負責(zé)人，實施了可操作的基層監(jiān)控。

2 公司科技課題項目監(jiān)控方法的主要內(nèi)容

從當(dāng)前公司科技課題項目結(jié)果導(dǎo)向的監(jiān)督機制上分析，目前可分為以下2種機制。

2.1 職能式監(jiān)管機制

此種監(jiān)控機制側(cè)重在過程，其主要特點是：科技管理部門根據(jù)科技課題項目管理辦法，負責(zé)對課題實施過程進行監(jiān)控。在監(jiān)控組織形式上為：科技管理部門相關(guān)科室組成的檢查組。

監(jiān)控的內(nèi)容為：在課題項目實施過程中，對項目的進展情況每月實施一次檢查，按照課題項目的任務(wù)節(jié)點，比照實際開展情況，重點篩選出未能按計劃完成的任務(wù)，提出考核、調(diào)整或繼續(xù)執(zhí)行等要求。

2.2 專家組監(jiān)管機制

這種監(jiān)控機制側(cè)重于結(jié)果，其主要特點是：結(jié)合科技課題項目涉及的學(xué)科，設(shè)立了對應(yīng)專家組。在管理上形成了由科技管理部門負責(zé)年度總體課題目標(biāo)的制定，專家組負責(zé)提供咨詢、給予驗收評價，科技管理部門、專家相互支持的管理體制。

監(jiān)控的具體內(nèi)容為：在課題項目提交驗收后，組織專家對課題項目實施效果和研究開發(fā)情況進行考評，重點評審課題項目取得的成果，質(zhì)詢課題實施后遺留問題如何處置，再由課題管理部門監(jiān)督后續(xù)措施落實情況，從而給出最終驗收意見。

3 公司科技課題項目監(jiān)控的不足

公司科技課題管理工作總體上有理有節(jié)、基本良好。但由于在管理體制、監(jiān)督機制等方面還不盡科學(xué)和完善，因而對管理工作的質(zhì)量和效率有不同程度的影響。

存在的主要問題和產(chǎn)生原因：

（1）重立項、輕管理?？萍脊芾聿块T輕過程管理，重獎勵分配。由于受人、財、物等資源限制，偏重于關(guān)注重點課題項目的監(jiān)督，關(guān)注一刻，檢查工作易演變?yōu)樽哌^場，欠缺動態(tài)的全過程監(jiān)控。產(chǎn)生的根源在于課題任務(wù)監(jiān)管缺乏科學(xué)性。任何課題項目的實施都必須依據(jù)工作計劃，相應(yīng)地工作計劃的節(jié)點就是監(jiān)管有效化的關(guān)鍵，這些計劃不可能按著自然月的形式安排，但長時間以來，我們的監(jiān)督檢查工作，總是按著自然月、季等固定時間節(jié)點，實施集中檢查，實際上檢查違背了科學(xué)規(guī)律，浪費了監(jiān)督資源。

（2）實施監(jiān)督的辦法較簡單。目前公司對科技課題想的監(jiān)督實際上只采用了兩種辦法，其一是課題組（即課題承擔(dān)方）按統(tǒng)一表格填報課題任務(wù)進展情況，二是科技委辦公室實施管理抽查。但檢查的時間、內(nèi)容等浮動多、彈性大，并未完全制度化，監(jiān)督工作體系化不足。如此，往往不能全面覆蓋、深入到課題任務(wù)的實施過程，容易顧此失彼，難以掌握課題實施過程的真實情況。產(chǎn)生的原因主要是公司暫無監(jiān)管的具體程序或方法，同時也缺少信息化、網(wǎng)絡(luò)化等部門的有效支持。

（3）監(jiān)管觀念落后。監(jiān)管觀念落后，管理方法生硬，為檢查而檢查，不會也不敢于向課題任務(wù)的具體工作延伸，事后諸葛亮多，搖旗吶喊多，切實想辦法出主意少。產(chǎn)生的原因是管理者的惰政思想，對課題管理工作或課題任務(wù)無欲無求，未考慮發(fā)揮幫助服務(wù)作用，轉(zhuǎn)變角色參與到課題項目的實施過程中去，沒有向著先進監(jiān)管觀念看齊。

4 公司科技課題監(jiān)控的改革建議

公司提倡以提高工作效率為目標(biāo)的管理改革，推動了科技管理的創(chuàng)新，與此同時學(xué)術(shù)界“項目監(jiān)控”理論日益成熟，科學(xué)地管控課題的認識也已有了較大的提高。首先應(yīng)是開放性、多元性、協(xié)作性的課題管理監(jiān)控體系；其次應(yīng)在這個監(jiān)控體系融入監(jiān)控制度、協(xié)作團隊、考核標(biāo)準、信息體系和監(jiān)控方法、監(jiān)控對象等多個緯度的具體內(nèi)容；再次應(yīng)是真正落實過程監(jiān)控方法，真抓事干，在課題任務(wù)的各節(jié)點都動態(tài)實施監(jiān)控。

為進一步使項目管理中監(jiān)控方法規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化。在此提出如下意見建議。

4.1 腳踏實地，完善現(xiàn)有的《科技課題管理辦法》

增加若干管理條款作為課題項目中工作任務(wù)的實施指南，補齊管理制度、管理程序中課題負責(zé)人、監(jiān)控人員等的職責(zé)權(quán)限條款作為基礎(chǔ)，以這些文件為依據(jù)指導(dǎo)監(jiān)控系統(tǒng)的構(gòu)建，并嚴格遵守、依法監(jiān)控和管理。

對于課題的監(jiān)控，打破既有思維，不再由課題管理部門獨自實施，而是由課題組長、課題具體實施部門、課題管理部門的相連人員共實施監(jiān)控。在課題立項階段就應(yīng)對重點工作任務(wù)、主要工作事項、有關(guān)單位（個人）所負的監(jiān)控責(zé)任予以策劃，并以簽訂課題合同的形式，將課題管理單位、課題承擔(dān)單位（課題組）、生產(chǎn)管理單位、人力資源管理單位、經(jīng)費管理單位乃至專家組都予書面明確規(guī)定。如此建立了監(jiān)管的約束機制，能夠從制度上避免監(jiān)控缺位和糾紛，保證監(jiān)管工作的有效性。

4.2 建立健全運作機制，保障課題監(jiān)控工作科學(xué)運行

實施全過程動態(tài)的監(jiān)控，首要事項是突破專家組驗收評審以及臨時檢查的固有監(jiān)控方式，將零散的點觸監(jiān)控變?yōu)橄到y(tǒng)監(jiān)控。

公司管理改革強調(diào)控制二線人員增長，使人盡其才，才盡其用，不可能以增加專職人員的方式提高監(jiān)管人員質(zhì)量。由此具體的監(jiān)管工作可以通過由科技管理部門向各單位科技聯(lián)絡(luò)員授權(quán)，設(shè)其為“課題監(jiān)理”經(jīng)濟掛鉤，并指導(dǎo)其開展監(jiān)控工作。課題監(jiān)理在履職盡責(zé)的基礎(chǔ)上實施項目監(jiān)管，保證監(jiān)管工作的質(zhì)量。

課題監(jiān)理作為科技管理的中間環(huán)節(jié)，能替代科技管理部延伸行使部分職能，且靈活自如。公司級科技課題的實施周期通常為1 年，通過課題監(jiān)理參與課題管理，可加強對項目實施全過程的動態(tài)監(jiān)督，并根據(jù)公司的需求、執(zhí)行情況，及時調(diào)整課題目標(biāo)。

為充分發(fā)揮課題項目監(jiān)理的作用，完善科技課題的監(jiān)督與控制，“課題監(jiān)理”主要職責(zé)應(yīng)包括：

（1）科技課題的監(jiān)督控制工作對科技管理部門負責(zé)。在課題管理方面發(fā)揮咨詢、服務(wù)和建議作用，幫輔課題承擔(dān)單位（課題組）按照規(guī)定動作正確的立項、實施、結(jié)題等。

（2）監(jiān)督職責(zé)，對課題項目實施過程的各節(jié)點進行監(jiān)督，出具監(jiān)督報告。

（3）提供咨詢服務(wù)，對課題項目實施中的問題能進行協(xié)調(diào)和解決。

（4）充當(dāng)溝通紐帶代表課題管理部門。問題導(dǎo)向，主動與課題組進行溝通，及時報告問題，從公平公正的角度匯報、反饋，促進問題得到有效解決。

科技課題的監(jiān)控工作包含大量的日常事務(wù)，涵蓋評審評議、進展情況跟蹤、爭議事項協(xié)調(diào)、課題材料分析等，授權(quán)科技聯(lián)絡(luò)員為“課題監(jiān)理”，以必要的經(jīng)濟杠桿進行開放性管理，可極大的調(diào)動“課題監(jiān)理”的積極性，讓動態(tài)監(jiān)控課題項目節(jié)點真正得以事項，同時也培養(yǎng)了科技管理、項目管理方面的人才，使用人機制有所升華。

4.3 開展風(fēng)險控制管理，提高監(jiān)控方法的科學(xué)性

任何科技課題實施過程都存在著不確定性，各式各樣的風(fēng)險無處不在，若任其發(fā)展，無風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險防范措施等，將使課題目標(biāo)難以或不能實現(xiàn)，同時也給公司的經(jīng)濟帶來損失。

以往公司的監(jiān)控模式，都是在問題已經(jīng)發(fā)生后才會監(jiān)督檢查，糾偏工作，名存實亡，事倍無工，全是損失。目前看來，合理的監(jiān)控模式應(yīng)是過程的監(jiān)控，在課題任務(wù)的實施過程中不斷地動態(tài)監(jiān)控，以便于盡早地發(fā)現(xiàn)問題和組織糾正，使損失的人、財、物等資源減少到最小，或及時地調(diào)整課題目標(biāo)，確保課題工作有意義。

動態(tài)實施課題項目節(jié)點的監(jiān)控，并作好統(tǒng)計是實施風(fēng)險控制管理的基礎(chǔ)，進而通過風(fēng)險分析可以有效識別出課題的潛在風(fēng)險，進而對潛在風(fēng)險量化評級，訂立風(fēng)險防范計劃，實施風(fēng)險控制，風(fēng)險控制效果評估等。風(fēng)險管理工作的具體過程在這里不做展開論述。

4.4 區(qū)分好科技課題的重要性及層級，對應(yīng)組織好監(jiān)管工作

從經(jīng)濟關(guān)聯(lián)度，依據(jù)重要性、急迫性、復(fù)雜性等方面可將科技課題以細分出多個層級，但這反而人為造成復(fù)雜，不利高效管理。建議簡單分為兩個級別，即“重要”和“一般”，對不同的級別，傾注不同程度的監(jiān)控關(guān)注，以便降本增效。

重要級課題，對應(yīng)示范性作用大、科技經(jīng)濟關(guān)聯(lián)度高，應(yīng)作為重點監(jiān)管的項目，科技管理部門可考慮直接監(jiān)管。對于一般級課題，其監(jiān)控強度上比重要級課題降低一定的檔次，授權(quán)課題監(jiān)理進行監(jiān)管。

此外，所有課題都納入監(jiān)控指標(biāo)體系，由科技管理部門制定監(jiān)控指標(biāo)、評判方法、評價工具，保證課題實施的全過程動態(tài)監(jiān)控，異常問題迅捷反饋，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時了解課題的發(fā)展趨勢。

4.5 培養(yǎng)好科技管理人員、科技聯(lián)絡(luò)員（課題監(jiān)理）

課題監(jiān)督工作需要科技管理人員、科技聯(lián)絡(luò)員擁有良好的組織溝通能力，優(yōu)良的技術(shù)背景，解決問題的獨立思考能力，以及風(fēng)險預(yù)警能力，掌握必要的技術(shù)知識、項目管理知識等。這需要公司人力資源管理部門、科技管理部門從培訓(xùn)機制上保證，科技聯(lián)絡(luò)員（課題監(jiān)理）能力、素質(zhì)不斷提升，以適應(yīng)監(jiān)控工作科學(xué)化、規(guī)范化需要。

4.6 運用信息化技術(shù)手段，構(gòu)建課題監(jiān)控信息系統(tǒng)

公司科技課題項目類型多、數(shù)量大，并呈逐年上升趨勢，2017年達到49項，而科技課題主管人員僅1人在崗，必須應(yīng)用科學(xué)的課題管理技術(shù)，特別是充分利用公司現(xiàn)有的信息技術(shù)，提高工作效率，構(gòu)建課題監(jiān)管信息系統(tǒng)?？蓪尽爸R管理系統(tǒng)”平臺進一步開發(fā)，鑲嵌課題監(jiān)控模塊，做到既可以滿足不同層次、人員對課題進展情況知悉的需求，又能起到全面監(jiān)督和控制課題進展的作用，實現(xiàn)從公司領(lǐng)導(dǎo)層到具體的課題監(jiān)理人員均可以共同使用的監(jiān)控信息系統(tǒng)。

參考文獻

[1]（美）布朗·海爾著. 王守清等譯. 項目管理：基于團隊的方法[M].第1版. 北京：機械工業(yè)出版社，2012.

[2]谷興榮主編. 科學(xué)學(xué)與科技管理方法[M].第1版.長沙：湖南人民出版社，2012.

[3]中國項目管理研究委員會.中國項目管理知識體系與國際項目管理專業(yè)資質(zhì)認證標(biāo)準化[M].第1版. 北京：機械工業(yè)出版社，2002.