企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

佟曉菲

摘要：近年來，企業(yè)的信息化建設(shè)隨著電子商務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的快速發(fā)展，而企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中也起著越來越重要的作用。文章闡釋了企業(yè)檔案的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并且分析了在信息化建設(shè)中出現(xiàn)的矛盾，從科學(xué)、客觀的角度，對問題有針對性地提出企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略，以期為企業(yè)今后的自身建設(shè)提供決策參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理；信息化建設(shè)

前言：當(dāng)前的數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對于企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)來說具有重要意義。文章首先分析了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題，然后針對性地相應(yīng)提出了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的現(xiàn)存漏洞

（一）企業(yè)普遍對企業(yè)檔案的管理工作創(chuàng)新能力不強(qiáng)。

信息化時(shí)代以來，企業(yè)存在相同的缺點(diǎn)：沒有充分認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性，對于檔案管理信息化，大部分人的理解在于將檔案資料錄入計(jì)算機(jī)，就能對檔案資料進(jìn)行信息化管理。就在這樣的條件下，在推進(jìn)信息化的過程中，信息化的步驟和重要性被逐漸弱化。于是有些企業(yè)奉行拿來主義，照抄謄用，在方案的實(shí)施過程中缺乏對原有設(shè)計(jì)的修改創(chuàng)新能力，從而使企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)千篇一律、相似性強(qiáng)的現(xiàn)象，缺乏時(shí)效性以及可行性，導(dǎo)致實(shí)施后效果不理想。

（二）限額分配，導(dǎo)致重視度相對不足。

軟件與硬件建設(shè)為企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)奠定了重要基礎(chǔ)，他們往往會在一定程度上成為檔案信息化管理必不可少的因素。但同時(shí)，企業(yè)在建設(shè)軟件與硬件時(shí)需要大量的資金消耗，而實(shí)際上，我國企業(yè)并未發(fā)展到發(fā)達(dá)領(lǐng)先地位，相比之下更需要將資金投入到吸引市場以及創(chuàng)新研發(fā)等工作之中，且企業(yè)資金限額是一定的，造成了企業(yè)對檔案信息化建設(shè)相對重視度不足，缺乏資金支持，從而效率變低，故我國企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作很難得到順利地開展。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)知識掌握不夠充分。

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，近年來，我從事檔案管理的人才收入普遍低于同企業(yè)其他部門的人員，這無疑在一定程度上使得檔案管理一職求職率低，因此，檔案管理工作成為大部分高校畢業(yè)人才不愿意踏入的冷門。同時(shí)，隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，現(xiàn)在的檔案管理信息化建設(shè)工作對相關(guān)技術(shù)人才的專業(yè)素養(yǎng)有了更高、更為嚴(yán)格的要求，它不僅僅需要工作人員熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作以及處理的技術(shù)。大部分企業(yè)都面臨著檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠優(yōu)秀，知識結(jié)構(gòu)單一等問題，一定程度上無法滿足檔案管理信息化的需要。

二、推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的針對性方法

（一）在檔案管理化建設(shè)中保持創(chuàng)新改革。

檔案管理信息化的建設(shè)必須首當(dāng)其沖改革創(chuàng)新。在新的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的條件之下，企業(yè)的檔案管理制度也需要隨著自身?xiàng)l件的發(fā)展變化而變化，通過建設(shè)性的管理創(chuàng)新來使自身效益提高。在這個(gè)過程中，應(yīng)當(dāng)先樹立大局的意識，始終把以人為本、服務(wù)先行作為檔案管理創(chuàng)新工作的重要目標(biāo)，其次，推進(jìn)企業(yè)檔案管理的改革、開放，在這樣的新發(fā)展趨勢之下，創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，使其能夠跟得上社會發(fā)展趨勢，不掉隊(duì)。具體來說，企業(yè)可以通過舉辦組織培訓(xùn)教育活動(dòng)等方式來時(shí)效性地提高工作人員對檔案管理這項(xiàng)工作的重視度，同時(shí)也能夠提升相關(guān)工作人員對專業(yè)知識的掌握度以及專業(yè)修養(yǎng)。好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)可以從以下的幾個(gè)方面來加強(qiáng)自身的檔案管理信息化建設(shè)：構(gòu)建崗位責(zé)任制度以及科學(xué)高效的獎(jiǎng)罰制度。促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部崗位責(zé)任制的構(gòu)建，根據(jù)檔案管理工作的具體要求與結(jié)構(gòu)體系，將所需要承擔(dān)的責(zé)任細(xì)化于具體的部門、具體的個(gè)人的身上，確保單位權(quán)責(zé)的明確。同時(shí)，以科學(xué)高效的獎(jiǎng)懲制度來提高各員工的管理工作積極性，根據(jù)具體的崗位責(zé)任，并結(jié)合公司的定向發(fā)展，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲辦法和具體的考核制度來規(guī)范工作人員的工作行為，從而激發(fā)工作人員自身的責(zé)任感與使命感。

（二）落實(shí)電子檔案管理信息化操作技術(shù)。

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)管理技術(shù)，要為信息化的檔案管理落到實(shí)處，同時(shí)能夠推動(dòng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的持續(xù)跟進(jìn)與創(chuàng)新，從而為信息化檔案管理奠定更為穩(wěn)定的基礎(chǔ)，讓檔案管理部門更為有效地為企業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。信息技術(shù)化制度的科學(xué)與完善技術(shù)是檔案信息化建設(shè)必不可少的關(guān)鍵因素，但是企業(yè)在進(jìn)行相關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，仍以紙質(zhì)版檔案信息為根本，建設(shè)成為信息化模式下的文字檔案管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息技術(shù)的高效利用，規(guī)范管理行為，從而促進(jìn)信息資源的有效開發(fā)及利用。實(shí)際操作情況下，企業(yè)需要為檔案管理部門及時(shí)更進(jìn)自己的管理科學(xué)技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，同時(shí)使操作人員的素質(zhì)有一定提高。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍飛速發(fā)展，檔案管理技術(shù)對與計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備也有了更高的要求。這時(shí)就需要企業(yè)自身檢查更新所用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備等硬件，并且做好實(shí)地調(diào)查，從而為檔案管理工作者配置相應(yīng)先進(jìn)的硬件設(shè)施。在檔案管理方面，可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的搜索集合、整理編輯和編制與檢索工具、內(nèi)容簡介和檔案目錄，還可用于資料庫房的管理。除此之外，還可用于專項(xiàng)的檔案管理工作，通過網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)技術(shù)，達(dá)到資源共享的目的。

（三）提高檔案管理人才的待遇并且鼓勵(lì)創(chuàng)新思想。

企業(yè)必須要在資金額度滿足的前提下提高管理工作人員的工資收入，只有這樣才能夠收攬更多具有更高專業(yè)素養(yǎng)的人才。另外，企業(yè)應(yīng)站在長遠(yuǎn)角度思考，鼓勵(lì)并支持檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新穎具有潛力的信息技術(shù)手段，及時(shí)跟進(jìn)順應(yīng)發(fā)展趨勢的檔案管理技術(shù)，結(jié)合實(shí)際操作并不斷完善，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠節(jié)約大量的財(cái)力物力，加強(qiáng)了企業(yè)信息化檔案管理的建設(shè)。

結(jié)語：總而言之，檔案管理信息化建設(shè)工作作為一項(xiàng)企業(yè)內(nèi)部信息編制匯集工作，在企業(yè)中的地位是不可小覷的。檔案管理技術(shù)并不是一蹴而就的，它需要檔案管理工作者在不斷的實(shí)踐工作中跟進(jìn)并且提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與創(chuàng)新意識。而且在推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)也應(yīng)對檔案管理工作的創(chuàng)新建設(shè)、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及對相關(guān)工作人員的管理制定相應(yīng)的長遠(yuǎn)規(guī)劃。

參考文獻(xiàn)

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