淺談事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新楊茗堯

李雪

摘 要：當前，伴隨著社會的發(fā)展帶動了科技的進步，加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個比較科學的體制。事業(yè)單位的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。本文就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的方式和方法進行探討，以使檔案制度更加科學更加規(guī)范，進而提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；創(chuàng)新

隨著社會的飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟體制逐步完善，與此同時事業(yè)單位的改革也不斷的深入。事業(yè)單位在工作中通過重組、并購、轉(zhuǎn)型以及轉(zhuǎn)制等各種措施來獲得新發(fā)展。因此，檔案的管理必須以現(xiàn)階段新時期的發(fā)展作為引導和基礎(chǔ)，要正確認識檔案的管理發(fā)展方式，創(chuàng)新檔案管理新模式，實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、創(chuàng)新檔案管理工作的原則

伴隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟、政治體制改革的日益發(fā)展，行政事業(yè)單位需要不斷地完善和強化檔案管理工作，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。由于傳統(tǒng)的工作理念已不能滿足新型的檔案管理工作要求，需要創(chuàng)新工作原則，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴格依據(jù)管理的要求進行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。隨著當前社會科學技術(shù)的發(fā)展，新時期事業(yè)單位檔案管理需要面臨著新的挑戰(zhàn)，科技革命、管理革命需要事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。市場經(jīng)濟的日臻完善，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了檔案管理和服務(wù)方式。采用網(wǎng)絡(luò)化管理手段和服務(wù)方式管理檔案。因此，當前新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新具有歷史必然性和現(xiàn)實迫切性。

二、建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過程中，要根據(jù)單位的工作特點，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對檔案工作的不重視，規(guī)章制度中要制定既對單位領(lǐng)導有約束力又要對干部職工有強制性的條款。在制定規(guī)章制度過程中，要嚴格遵照國家標準，在允許的情況下，可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點的不同，適當、靈活的調(diào)整其管理方式與制度規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的有機結(jié)合。檔案部門可根據(jù)以往的實踐、探索和總結(jié)，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。

另外，檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權(quán)衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應(yīng)對檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)做出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應(yīng)急預(yù)案等。

三、全面開發(fā)事業(yè)單位檔案信息資源

一般情況下，檔案管理與利用的規(guī)范化、科學化程度可以間接地反映出企事業(yè)單位整體的發(fā)展水平。而檔案資源的價值正在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，還應(yīng)更積極且充分利用各種現(xiàn)代技術(shù)手段對各種新穎、有價值的信息資源進行收集，促使檔案信息資源結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化，最大限度豐富事業(yè)單位檔案信息庫。作為事業(yè)單位，應(yīng)提高主動性與積極性，結(jié)合本單位發(fā)展的實際狀況，編制發(fā)展史、大事記、個人匯編等內(nèi)容，或者圍繞中心建設(shè)與中心工作的需要，宣傳單位經(jīng)驗與業(yè)績，為領(lǐng)導決策提供重要參謀。另外，通過網(wǎng)絡(luò)傳播優(yōu)勢，樹立單位良好的社會形象，提高社會知名度與認可度，更好地提供服務(wù)，促進事業(yè)單位更快更好地發(fā)展。

四、開展事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

此外，檔案信息管理系統(tǒng)的安全與否直接決定著檔案的信息安全，故應(yīng)定期維護檔案信息管理系統(tǒng)，每周進行例行檢查，定期進行病毒檢測與病毒查殺、不斷進行數(shù)字化掃描，通過多種系統(tǒng)維護方式來確保檔案信息安全。

五、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)手段

在我國事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)注重服務(wù)手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門網(wǎng)頁，并增強網(wǎng)上信息檢索功能。模仿數(shù)字化圖書館的建立與運用方式，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案使用率、提高檔案服務(wù)手段及服務(wù)水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立在線服務(wù)系統(tǒng)，針對現(xiàn)代辦公自動化現(xiàn)狀，提供在線服務(wù)功能，促進檔案管理水平及服務(wù)水平的提高，促進事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理工作的重視。

六、結(jié)語

在新的社會背景下，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該與時俱進，結(jié)合新時代的特點、任務(wù)和要求，進行相應(yīng)的變革。事業(yè)單位創(chuàng)新的跨越式發(fā)展，就是要做好檔案制度的相應(yīng)改革，為了更好的體現(xiàn)社會的時代性，檔案管理的創(chuàng)新勢在必行。檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)該以更好的服務(wù)、更好的保管、更好的維護為目標，進而促進我國事業(yè)單位管理事業(yè)的發(fā)展。

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