水利工程檔案管理問題與對策

張旭 李曉波

摘要：在當前社會發(fā)展的形勢下，檔案管理工作顯得越來越重要。與一般的文件管理相比，水利工程檔案管理比較特殊，主要是檔案和文件在水利建設(shè)和維護過程中形成的管理對象，這些文件對水利工程維修喬護，以后參考。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理信息化逐漸成為發(fā)展方向水利工程檔案管理，然而，由于主客觀因素的影響，導(dǎo)致檔案信息化管理的建設(shè)還存在很多問題，針對這些問題的解決必須以時代的發(fā)展，把握信息化建設(shè)的基本要求，逐步推進檔案管理信息化。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；存在問題；建議對策

隨著國家陸續(xù)發(fā)布的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》和《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》，水利行業(yè)管理部門對水利工程檔案資料的管理工作提出了更高的要求。水利工程檔案資料整編是我國水利工程建設(shè)的一項重要工作，它能夠突出反映水利工程建設(shè)過程中的各個環(huán)節(jié)，特別是施工質(zhì)量是否達標、各參建單位工作是否到位、每道建設(shè)工序是否正確等。

1當前檔案管理工作中存在的主要問題

1.1作不重視，資料不齊全

目前，我國水利工程檔案資料整編中存在著最大的問題就在于從業(yè)人員對檔案資料的重要性認識不夠，因此，在施工過程中，施工領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員并沒有對施工資料進行及時、系統(tǒng)的編制、整理及保管。具體表現(xiàn)為資料不齊全，往往不是缺少開工資料就是缺少工序檢驗評定資料、工程變更資料以及驗收資料等，更有甚者還缺少產(chǎn)品合格證書、檢驗（試驗）資料等對水利工程質(zhì)量控制來說至關(guān)重要的文件。由于水利工程項目繁多，內(nèi)容復(fù)雜，容易出現(xiàn)偏差，在水利工程檔案資料的整編工作中，存在資料拖沓滯后，閉門造車式或應(yīng)付突擊式現(xiàn)象。很多承包單位對水利工程檔案資料不重視，認為工程項目的主要任務(wù)是完工，而忽略了對工程檔案資料完整性的要求。

1.2安全風(fēng)險較大

信息化的全面實現(xiàn)必須要考慮安全性，這也是檔案管理自身的內(nèi)在要求。信息化背景下，網(wǎng)絡(luò)信息傳播十分迅速，并且其開放性較高，很容易給不法分子提供可趁之機，導(dǎo)致機密數(shù)據(jù)丟失，而現(xiàn)階段水利工程檔案管理的信息化安全體系建設(shè)比較落后，存在很多安全漏洞，必須要及時解決。

1.3管理意識淡薄，制度不完善，信息化建設(shè)滯后

近幾年，相關(guān)部門出臺、修訂了一些水利工程檔案資料管理規(guī)范，但在實踐中，各參建單位檔案資料管理制度不健全，有的雖建立了檔案管理制度，但缺乏有效運行機制，相關(guān)責(zé)任單位沒有對其進行有效的監(jiān)督檢查，造成檔案管理制度形同虛設(shè)，影響檔案歸檔質(zhì)量；在一些中小型水利工程建設(shè)過程中，各參建單位只重視工程施工過程、趕工期，而未對施工檔案進行及時記錄、整理，缺少專業(yè)檔案員；水利檔案資料大多仍使用紙質(zhì)編目打碼記錄方式，查閱繁瑣，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式費時費力，不能滿足當前信息化建設(shè)的需要。

2加強水利工程檔案管理的對策

2.1提高認識，加強宣傳

要確保水利工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范化，需要深入學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹檔案管理的各項規(guī)章制度，充分運用各種獎懲制度和有效方式，在參與工程建設(shè)各方和社會各界積極宣傳水利工程建設(shè)檔案的地位和作用，把檔案管理工作納入合同管理范疇，提高各級單位對水利工程檔案工作的認識，努力營造依法治檔、依法管檔、依法用檔的良好氛圍。

2.2加大投入力度，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案管理的現(xiàn)代化進程直接決定著檔案管理的水平與質(zhì)量，要想實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，就要有堅實的資金支持，不僅僅是硬件上的投入，光有設(shè)備沒有高端的管理軟件和人才引進也是不行的，因此加大在工程檔案管理方面的軟硬投入直接決定著檔案管理的現(xiàn)代化進程，只有加大投入才能從根本上實現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)字化，從而滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。因此加大資金投入，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，也是實現(xiàn)水利工程檔案科學(xué)管理不可或缺的重要方面。

2.3轉(zhuǎn)變觀念，完善制度

為了使水利工程檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化，水利單位負責(zé)人和檔案管理者要提高認識、轉(zhuǎn)變觀念，把檔案管理工作納入水利工程總體格局，滲透到水利工程建設(shè)的全過程。通過制定和完善水利工程檔案管理辦法，規(guī)范日常水利工程檔案管理行為，強化水利工程管理部門及施工、質(zhì)檢、監(jiān)督、審計等部門實施力度，并制定相應(yīng)措施，可使水利工程檔案管理部門實施有效監(jiān)督，同時，完善內(nèi)部管理激勵機制，把水利工程檔案管理工作目標分解細化，層層落實，列入年度崗位目標責(zé)任制中，嚴格考核，獎優(yōu)罰劣，真正把崗位責(zé)任制貫穿于從工程項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，直至水利工程檔案通過驗收的全過程。

2.4料分類科學(xué)化、檔案工作標準化

檔案工作標準化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。因此，我們應(yīng)根據(jù)水利工程文件材料自然形式的特點和相互間的有機聯(lián)系，按照《檔案法》、《水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》、《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)范》等水利工程檔案法律和規(guī)章，結(jié)合單位的實際情況，制訂一個統(tǒng)一的分類標準，完善標準化管理規(guī)章制度，按照統(tǒng)一標準實現(xiàn)檔案編制、收集、整理、編目、保管及提供利用的系統(tǒng)性、完整性、實用性。

總之，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中一項邊緣性、基礎(chǔ)性工作，是衡量一個企業(yè)管理水平高低的標準之一。近幾年，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，無紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新課題和新挑戰(zhàn)，面對這種形勢，我們應(yīng)該更加重視對項目檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制，不斷總結(jié)完善建設(shè)項目檔案管理的經(jīng)驗，促進水利工程檔案管理再上一個臺階。