醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理模式與探討

洪波

摘要：檔案是歷史的見證。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案不僅記載了本單位重要事件歷史發(fā)展的過程， 是研究醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展的重要資料， 也記載了關(guān)乎人民群眾身心健康、關(guān)系社會和諧的重要信息， 是民生檔案的重要組成部分， 在社會主義和諧社會建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；檔案資源建設(shè)；檔案資源管理；醫(yī)療改革；檔案事業(yè)

1 當(dāng)前我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)中存在的主要問題

1.1 檔案信息化建設(shè)意識不高

很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于檔案信息化建設(shè)意識不足，只注重本院的經(jīng)濟(jì)效益和業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當(dāng)成是醫(yī)院管理中一個重要的組成部分，導(dǎo)致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展和大力普及，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)步伐也得到了加快。很多醫(yī)院都已經(jīng)從過去手動管理逐步轉(zhuǎn)型為計算機(jī)管理，并開始創(chuàng)建醫(yī)院局域網(wǎng)、應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)以及醫(yī)院信息系統(tǒng)等來對檔案進(jìn)行管理。

1.2 缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理是否規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴(yán)格的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，導(dǎo)致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用這些工作環(huán)節(jié)的時候無法可依、無據(jù)可循，整體管理工作毫無秩序、混亂不堪。在很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，人事管理系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等層次與所屬的部門實際要求不符，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。例如：檔案管理的數(shù)據(jù)儲存的方式與接口存在著技術(shù)問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息沒有得到有效的轉(zhuǎn)換、對接以及共享，這些都給醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)信息化管理產(chǎn)生了不同程度的阻礙。

1.3 缺乏統(tǒng)一的軟件應(yīng)用系統(tǒng)

很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如文書檔案、基礎(chǔ)檔案等都是由檔案部門來進(jìn)行保管和儲存，健康檔案以及財務(wù)檔案等都是由保健科與財務(wù)科來進(jìn)行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個管理工作沒有統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)作為指導(dǎo)，在操作過程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導(dǎo)致很多文檔的缺失。同時很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的管理軟件還較為落后，部分還依然應(yīng)用單機(jī)版系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致系統(tǒng)難以順利的實現(xiàn)兼容、對接、升級以及更新，給系統(tǒng)維護(hù)增加了難度，以至于無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。

1.4 醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限

經(jīng)濟(jì)決定上層建筑，只有以強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)作為后盾，各項工作才得以順利開展。醫(yī)療機(jī)構(gòu)也不外乎此，加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，是順利實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要保障。但是，從當(dāng)前的實際情況來看，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入是非常有限的，如果僅僅依靠當(dāng)?shù)刎斦念A(yù)算來購置大量的先進(jìn)設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，資金投入的局限性導(dǎo)致檔案管理部門所需的設(shè)備無法得到完善，加之現(xiàn)有設(shè)備在逐漸老化和陳舊，成為了檔案管理工作順利實現(xiàn)信息化的絆腳石。

1.5 檔案管理人員專業(yè)技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)偏低

很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于檔案的管理工作沒有形成一個全面正確的認(rèn)識，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)還采用兼職人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。很多管理人員的知識文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，加之年齡較大，導(dǎo)致他們無法正常使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案管理，這些因素都對檔案的信息化的建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。此外，部分管理人員責(zé)任心缺失，缺乏創(chuàng)新精神，不符合現(xiàn)代檔案管理工作人員的規(guī)定與要求。

2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的解決措施2.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)， 增強(qiáng)檔案管理意識

在建立健全檔案管理工作機(jī)構(gòu)、配備專職檔案管理人員的基礎(chǔ)上， 著力提高各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)干部和職工的檔案管理意識， 特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。要把檔案管理納入機(jī)構(gòu)管理和建設(shè)的重要議事日程， 堅持與業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展； 要大力宣傳醫(yī)療檔案管理工作， 使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、管理者和職工充分認(rèn)識醫(yī)療檔案管理工作的重要性， 更好地支持和參與檔案管理， 形成領(lǐng)導(dǎo)重視、職工參與， 一級抓一級、層層抓落實的檔案管理工作新格局。

2.2建立健全檔案機(jī)構(gòu)，配備人員

根據(jù)國家規(guī)定， 各級醫(yī)藥衛(wèi)生部門要理順檔案管理體制， 建立綜合性檔案工作機(jī)構(gòu)， 即綜合檔案室， 負(fù)責(zé)本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案（ 病歷檔案除外） 。一些小型的醫(yī)療機(jī)構(gòu)其內(nèi)設(shè)的部門種類相對較少，由此形成的醫(yī)療材料文件數(shù)量也不是很大，這樣比較有利于集中統(tǒng)一的管理工作。隨著綜合檔案部門的創(chuàng)立，檔案的工作人員也可以從中獲得好處。醫(yī)療工作人員依據(jù)國家文件的規(guī)定，忠于職守且肩負(fù)高水平的文化標(biāo)準(zhǔn)，在待遇方面等同于一般的醫(yī)療技術(shù)工作者，這一點要求應(yīng)該長久地保持。

2.3科學(xué)分類，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

根據(jù)工作需要， 可將醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案主要分為文書檔案、醫(yī)療檔案和科技檔案等。其中， 文書檔案以行政職能部門為主， 包括黨群工作、行政管理、醫(yī)療、護(hù)理、預(yù)防保健、基本建設(shè)、設(shè)備儀器和會計管理。醫(yī)療檔案以臨床科室為主體， 包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科等， 盡量涵蓋所有專業(yè)科室?？萍紮n案以科研教學(xué)為主。各部門應(yīng)明確兼管檔案工作的負(fù)責(zé)人， 形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)， 讓他們收集和接收所在部門管理范圍內(nèi)具有保存價值的檔案資料， 并做好初步的檔案整理工作， 嚴(yán)格簽字、登記、入庫手續(xù)， 確保檔案信息準(zhǔn)確， 程序合法， 使檔案規(guī)范化管理得以保證， 特別是醫(yī)療檔案的證據(jù)性得以保證。

3.結(jié)語

綜合上述可知，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設(shè)重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限、檔案管理人員素質(zhì)偏低等問題。為此，只有在針對這些問題上努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強(qiáng)對檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理工作順利實現(xiàn)信息化，根本上提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的工作水平。

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