信息時代事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略

陳慶暉

摘 要：隨著我國快速的發(fā)展，我國的科技在不斷的進步，要想在事業(yè)單位對檔案管理工作做出創(chuàng)造性提升，就十分有必要引入數(shù)字化技術(shù)進行檔案管理，創(chuàng)造出更加符合實際情況的檔案管理模式，借助現(xiàn)有的信息技術(shù)優(yōu)化管理環(huán)境，實現(xiàn)系統(tǒng)性、信息化的檔案管理。文章以事業(yè)單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點進行分析，主要探討了其獨特的優(yōu)勢，并針對這些特性創(chuàng)造性的提出了幾點增強信息化建設(shè)的具體措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；優(yōu)勢；策略

引言

檔案是各項實踐活動的重要記錄和體現(xiàn)，具有較強的歷史性和真實性，事業(yè)單位檔案是其在長期發(fā)展中所產(chǎn)生的重要資源，其不僅記錄了單位的成就與發(fā)展，同時還蘊含了大量的社會信息和歷史信息。當(dāng)前，隨著我國經(jīng)濟與社會的快速發(fā)展，檔案的價值和作用更加突出，其不僅反映了社會現(xiàn)狀，同時也可以為單位決策提供參考。在信息時代下，對檔案管理開展信息化建設(shè)，是時代和行業(yè)的發(fā)展趨勢，其不僅能夠提升工作效率和水平，還可以充分發(fā)揮檔案的價值，因此，事業(yè)單位要通過有效的途徑，提升檔案管理的信息化水平。

1信息時代事業(yè)單位檔案管理概述

1.1檔案管理信息化

基于信息化時代下，事業(yè)單位檔案管理需要各部門的配合、協(xié)調(diào)，融入信息技術(shù)從而實現(xiàn)計算機輸送、數(shù)據(jù)傳輸，對信息資源展開數(shù)字化處理，檔案管理達到網(wǎng)絡(luò)化。只有這樣，才能確保檔案信息資源的科學(xué)配置與信息分享。

1.2檔案管理信息化的重要作用

伴隨著社會經(jīng)濟的進步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理已經(jīng)難以滿足事業(yè)單位檔案管理要求，檔案管理信息化將實現(xiàn)信息資源共享，確保檔案儲存完整性，延長儲存時間；部分檔案信息數(shù)據(jù)與原件可以通過信息技術(shù)修復(fù)，計算機技術(shù)備份有效避免了原有數(shù)據(jù)資源的丟失。另一方面，電子檔案搜集也比傳統(tǒng)人工資料搜集更加快速，檔案查找更加便利?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在設(shè)備與技術(shù)方面基本實現(xiàn)了信息化，只要有檔案信息化管理體制保證即可。

2促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略分析

2.1加強檔案管理安全建設(shè)

雖然在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效提升工作效率和質(zhì)量，但是在網(wǎng)絡(luò)高度共享的背景下，信息資源具有一定的安全隱患，受到黑客、病毒以及人為因素的影響，可能出現(xiàn)檔案丟失以及損壞的情況，因此，事業(yè)單位需要給予其安全建設(shè)以重視，通過多種途徑保證檔案的真實性以及安全性。首先，網(wǎng)絡(luò)具有較強的共享屬性，而導(dǎo)致檔案內(nèi)容可能被篡改和盜取，事業(yè)單位很多檔案資源都屬于機密文件，如果機密文件被泄漏和盜取，會對我國利益和安全帶來直接影響，因此，對于機密文件，檔案人員需要利用身份識別、訪問權(quán)限以及加密設(shè)置等措施，強化其安全管理程度；其次，事業(yè)單位要注重加強管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)使用的安全，并且對檔案內(nèi)容開展嚴格的管理，防止出現(xiàn)檔案泄漏的情況；再次，檔案管理計算機中要安裝殺毒軟件以及設(shè)置防火墻，并且對軟件進行及時更新，查殺潛存于計算機中的病毒和木馬，起到保護和預(yù)防的作用；最后，事業(yè)單位還要結(jié)合檔案管理的規(guī)定要求，配置專門的防火器、防盜門窗、除塵器、除濕器、檔案柜以及檔案室等，進而起到遮光、防鼠以及防潮的作用，預(yù)防檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的情況。

2.2配備統(tǒng)一、實用的軟硬件設(shè)備

如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設(shè)施作為先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優(yōu)良的設(shè)備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備必須要具有一致性，不然很容易發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象，或者信息不能識別，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存故障，不能實現(xiàn)自動搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號、規(guī)格的軟硬件設(shè)施，才可以在物質(zhì)上進行保障。筆者在此建議，各個事業(yè)單位應(yīng)該加強溝通，盡量使用一致的、使用較多的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，加強與國際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯(lián)絡(luò)，打造自己的檔案管理操作系統(tǒng)，方便處理自己的數(shù)據(jù)信息。

2.3提升檔案人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力

當(dāng)前，我國檔案管理工作依然停留在人機結(jié)合的階段，檔案的歸類以及錄入等環(huán)節(jié)以人工操作為主，因此，為了切實保證檔案質(zhì)量，需要檔案人員具備一定的技術(shù)能力、職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識，并且精通通信技術(shù)和計算機技術(shù)。但是當(dāng)前，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案人員在能力和知識結(jié)構(gòu)方面都難以滿足信息化的要求，而如何提升其綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，已經(jīng)成為事業(yè)單位面臨的關(guān)鍵問題。首先，單位要定期組織檔案人員開展專業(yè)培訓(xùn)，對人員進行考核評價，激發(fā)檔案人員參與培訓(xùn)的熱情和積極性；其次，檔案人員要在平時的工作和生活中加強學(xué)習(xí)，提升自身的職業(yè)素質(zhì)和檔案意識，以積極和正確的態(tài)度對待工作。

3檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

3.1優(yōu)化檔案存儲環(huán)境

經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前諸多事業(yè)單位檔案管理工作依舊還在管理紙質(zhì)檔案的層次，現(xiàn)行的檔案管理工作還是以紙質(zhì)為核心，這種方式，無論在存儲方面還是在管理方面都極其依賴于外界環(huán)境。如若引入信息化的檔案管理技術(shù)，將削弱外界環(huán)境對檔案管理工作的影響。首先，進行信息化的管理必然會在存取效率上實現(xiàn)一種提升，這也擺脫了對于紙質(zhì)的依賴性，避免了高溫、受潮等外界環(huán)境變化對檔案的不利影響；其次，可以無限制拓展存儲空間，在當(dāng)前信息化條件下，檔案資料可以隨時存儲于硬盤設(shè)備與其他云端，對于數(shù)字信息的存儲只要很小的存儲空間就能夠?qū)崿F(xiàn)；最后，相較于以往的存儲方式，進行信息化管理將極大地減小對環(huán)境的依賴程度，減小成本投入。

3.2便于檔案資料永久保存

傳統(tǒng)的檔案由于使用紙質(zhì)存儲的緣故，一旦外界環(huán)境發(fā)生變化，就很容易出現(xiàn)霉變、變質(zhì)等狀況，并且極易受損，這就使得檔案管理任務(wù)繁重而且難度極高。一旦在管理過程中出現(xiàn)失誤甚至是操作錯誤，就將給單位帶來極大的負面影響。然而檔案管理信息化的出現(xiàn)就能夠完美的解決這一問題，我們可以利用信息技術(shù)對檔案備份，將數(shù)據(jù)放在信息系統(tǒng)中，如此一來不但縮小了檔案占據(jù)的空間，還最大程度的降低了外界環(huán)境對檔案管理工作的影響，保障了數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

3.3信息檢索快捷化

在全球信息化的今天，信息檢索工作的好壞將直接影響企業(yè)或組織未來的發(fā)展。優(yōu)化檢索效率，將實現(xiàn)單位管理水平與工作質(zhì)量的全方位革新。在進行傳統(tǒng)檔案管理工作時，信息檢索工作是極其困難的，但是一旦運用現(xiàn)代信息化的管理模式，就將大幅度提升檢索效率。首先，新一代的檔案管理模式必須借助數(shù)字化檔案才能實現(xiàn)，通過電子媒介，在檢索時將不會遺漏任何信息，只需鍵入目標(biāo)條件，就能夠檢索出所有相關(guān)的有價值信息。其次，進行信息檢索的時間也是極短的，現(xiàn)代計算機技術(shù)的檢索速度實現(xiàn)了以秒為計算單位，這樣一來信息數(shù)據(jù)的使用率也得到了提升。最后，在進行高頻率的信息檢索時，再也不用擔(dān)憂對紙質(zhì)檔案的損壞了，這也簡化了檢索流程的復(fù)雜程度，在安全性方面也是一種提升。

結(jié)語

綜合分析，檔案資料儲存著單位重要信息以及職工個人信息，具有較大價值作用；同時關(guān)乎事業(yè)單位的未來發(fā)展。因此，進行檔案信息化建設(shè)是有必要的，是提高檔案管理質(zhì)量、效率以及單位發(fā)展的主要途徑與正確選擇，事業(yè)單位應(yīng)給予高度重視，制定可行性方案從而保證檔案管理的有效性。

參考文獻

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（作者單位：大慶中藍石化有限公司管理信息部）