加強(qiáng)檔案管理漫談

馬桃菊

摘 要：隨著社會(huì)事業(yè)飛速發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的重要構(gòu)成部分，尤其是工程建設(shè)領(lǐng)域的核心部分，如何加強(qiáng)檔案管理工作的進(jìn)步在一定程度上將推動(dòng)并維護(hù)著各企事業(yè)單位的發(fā)展。筆者從事檔案工作多年，結(jié)合自己的工作實(shí)際，闡述了加強(qiáng)基層檔案管理工作的具體措施和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理隊(duì)伍；重要性；規(guī)范化

一、檔案管理的重要性

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為一種知識(shí)管理，在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。檔案工作繁瑣枯燥，但對(duì)工作的開展卻極為重要，為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度，實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴(yán)格公文的制發(fā)；提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書以及電子文件的處理工作。做好檔案管理工作一個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機(jī)關(guān)管理工作的一部分，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位部門工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。機(jī)關(guān)檔案記載著這個(gè)單位或部門發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)本單位或部門科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解本單位工作開展情況，適時(shí)調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定單位取得的成果，為本單位或部門科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位或部門工作狀況和工作成果。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的影響力具有重要意義。

二、檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作是由檔案、必要的物質(zhì)條件、檔案專業(yè)人員三個(gè)基本要素構(gòu)成的。

（一）檔案管理干部隊(duì)伍水平不高

近幾年盡管檔案干部人員文化知識(shí)結(jié)構(gòu)上有了很大變化，但專業(yè)技術(shù)人員偏少，檔案專業(yè)人員貧乏。各基層單位認(rèn)為檔案工作有人就能干好，對(duì)其重視程度不夠，往往是沒有穩(wěn)定的檔案人員，且更換頻繁。但是許多檔案工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度的建設(shè)，要求檔案人員要有較長(zhǎng)的學(xué)習(xí)時(shí)間積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)并逐步完善。這種頻繁調(diào)動(dòng)，無疑造成專業(yè)技術(shù)人員偏少，專業(yè)檔案人員貧乏，必然影響到檔案工作的連續(xù)性、完整性。

（二）檔案管理工作不規(guī)范。目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。

1.檔案管理手段落后

主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求，給檔案管理工作帶來很大的消極影響。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，人力、物力、財(cái)力投入少；雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。

2.檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。由于工作的調(diào)動(dòng)，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

三、提升檔案管理水平措施

在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中，如果忽視了檔案工作，則會(huì)影響到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的提高，影響企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。怎樣做好新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作呢？

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)

首先要加強(qiáng)檔案工作者政治素質(zhì)的提高，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法規(guī)文件，增強(qiáng)法制意識(shí)，確保檔案的安全與保密。其次是加強(qiáng)檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。檔案管理要求達(dá)到“五率”即歸檔案率為100%，完事率為100%，準(zhǔn)確率為100%，查全率為100%，查準(zhǔn)率100%，這就要求檔案工作者研究和熟悉檔案內(nèi)容，認(rèn)真鉆研專業(yè)知識(shí)，掌握業(yè)務(wù)技能，以確保其檔案的齊全性、完事性和準(zhǔn)確性，檔案部門和檔案工作者要按照檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用，其中收集、保管和利用是檔案工作的主要環(huán)節(jié)，收集是基礎(chǔ)、管理是手段、利用是目的，收集和管理是利用的前提，收集如收的不好，就會(huì)成為“無米之炊”，檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)就是一句空話。為此，在收集過程中，做到“三勤”即嘴勤、手勤、腿勤，要注重文件材料的平時(shí)收集，把收集到材料隨時(shí)歸入歸卷類目。

（二）加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)

檔案是最珍貴的歷史記錄，為維護(hù)它的真實(shí)面貌，延長(zhǎng)其壽命，減少污染和磨損，檔案庫房應(yīng)按照防光、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防熱、防震、防盜的“九防”要求，購置必需的檔案裝具和設(shè)備來改善庫房的保管條件，最低限度地滿足檔案材料保管的耐久性。

（三）實(shí)行公文

檔案管理一體化，即辦公自動(dòng)化，實(shí)行辦公自動(dòng)化管理，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理起著積極推動(dòng)作用。一是單位領(lǐng)導(dǎo)要在微機(jī)上進(jìn)行批閱，擔(dān)調(diào)和查詢文件，縮短了文件處理速度；二是文件的收發(fā)登記用微機(jī)登錄，使登錄的文件清晰、美觀，避免了文件受污和出現(xiàn)收、發(fā)的重要漏號(hào)現(xiàn)象；三是加速公文處理的周轉(zhuǎn)時(shí)間，杜絕文件橫傳的現(xiàn)象，并對(duì)逾期承辦的文件及時(shí)給予催辦、督辦；四是從公文的登記、分發(fā)、辦理、歸檔等處理程度都留下了記錄，便于查詢和利用；五是方便了檔案工作者進(jìn)行檔案的科學(xué)管理，對(duì)已經(jīng)登錄并有保存價(jià)值的收發(fā)文可采取自動(dòng)轉(zhuǎn)儲(chǔ)的方法形成檔案數(shù)據(jù)，無需再進(jìn)行重復(fù)登錄；六是文件材料整理完畢形成檔案后，把檔案數(shù)據(jù)輸入微機(jī)，即形成全引目錄，案卷目錄，分類目錄，卷內(nèi)目錄及檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，無需再用手工抄寫的方法去完成。

綜合幾點(diǎn)，做好基層檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位將起到推動(dòng)和維護(hù)工作。檔案管理作用，只有在領(lǐng)導(dǎo)重視與支持的前提下，在業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過檔案工作者的不懈努力，一定能時(shí)時(shí)有進(jìn)步，年年邁上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：東明縣教育局）