數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的策略探討

黃騰

摘 要：隨著我國科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，目前我國已處于信息化時代，各種信息的數(shù)字化變成多媒體技術(shù)、軟件技術(shù)、智能技術(shù)等多方面的基礎(chǔ)，數(shù)字化技術(shù)還引發(fā)著現(xiàn)代生活的產(chǎn)品革命，促進(jìn)著各行各業(yè)的發(fā)展。本文筆者介紹了數(shù)字化管理的重要性，簡單分析了醫(yī)院檔案管理尚存問題，并總結(jié)了數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性措施，希望有助于醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展完善，確保醫(yī)院工作順利開展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；醫(yī)院檔案管理；有效措施

在醫(yī)院眾多管理工作中，檔案管理是一項非常重要的工作。在現(xiàn)代數(shù)字化時代，隨著計算機信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐漸數(shù)字化發(fā)展，并受到相關(guān)工作人員的高度重視。在這種時代背景下，我們一定要順應(yīng)時代發(fā)展，通過從人員、技術(shù)和制度等多方面采取各項措施，努力提高醫(yī)院檔案管理。

1.數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的重要作用

隨著電腦信息技術(shù)的高速發(fā)展，自動化的辦公模式也隨之而來，醫(yī)院檔案管理方式也有必要根據(jù)數(shù)字時代化的要求作出相應(yīng)的改進(jìn)，以提高檔案管理的有效性。

1.1推動檔案管理模式數(shù)字化進(jìn)程

醫(yī)院檔案管理方式的現(xiàn)狀，即為多數(shù)實行落后的人工紙質(zhì)化記錄，各科室之間檔案管理混亂不全面，沒有系統(tǒng)的管理 體系，不利于檔案的有效利用。數(shù)字化時代，通過電子科技將紙質(zhì)化信息錄入電腦，通過互聯(lián)網(wǎng)將各科室信息進(jìn)行系統(tǒng)匯編，形成電子信息系統(tǒng)，簡稱電子檔案。電子檔案可有效避免人工錄入的錯誤產(chǎn)生，也有利于醫(yī)院檔案的存儲管理和有效利用，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化模式全面推動了醫(yī)院檔案管理方式的完善。

1.2提升檔案管理者的工作效率

醫(yī)院的檔案信息量相對較大，涉及到財務(wù)、人事、病人病例、醫(yī)生簡歷、科室設(shè)備等各方面，對于檔案管理工作者來說，整理這些必然工作量甚大，為此就要增加人力物力來進(jìn)行檔案管理。再而，整理好的檔案也需要有足夠大的空間來存儲，對保存空間的環(huán)境要求也很嚴(yán)格，一旦保存不當(dāng)就會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)潮、跡退、臟亂、破損，不利于后續(xù)查找利用。數(shù)字化時代，用電子檔案代替紙質(zhì)檔案存儲，建成科學(xué)的電子信息系統(tǒng)并用磁盤進(jìn)行備份保存，檔案的儲存和使用更為方便。電子檔案的錄入登記方便快捷，省去了繁瑣的工作流程，減輕了管理工作人員的工作量，有效提高了管理者的工作效率。

1.3提升了信息的安全利用率

將醫(yī)院的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，然后將大量的數(shù)據(jù)存于便攜式磁盤中，通過這種方式，既可以保證信息的安全性，又節(jié)約了空間，工作人員調(diào)用數(shù)據(jù)也非常簡單，將檔案通過這種方式進(jìn)行備份，避免了信息丟失造成損失。再者，由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的智能化特點，醫(yī)院檔案管理過程中，可以實現(xiàn)檔案的保存?zhèn)浞?，還可以運用相關(guān)的軟件或程序，實現(xiàn)檔案調(diào)用記錄，對檔案使用者進(jìn)行登記，還可以強化信息的查詢，往往只需要輸入必要信息，就可以查到需要的信息，這樣既可以確保信息不會錯亂，又方便了檔案使用人員，大大增加了信息的使用率。

2.醫(yī)院檔案管理關(guān)鍵點

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的一項重要工作，原因在于檔案是重要信息，且檔案管理內(nèi)容繁多。一般來看，管理的主要內(nèi)容主要是對數(shù)據(jù)資料的管理，醫(yī)院工作流程的管理，檔案使用的管理。數(shù)據(jù)資料的管理又包括患者信息的管理，醫(yī)護人員信息的管理和醫(yī)療器械的管理等，工作流程的管理包括醫(yī)護人員的工作內(nèi)容的記錄和安排，檔案使用的管理包括使用者對檔案信息的調(diào)用記錄。這些都共同組成了醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的主要內(nèi)容，是對傳統(tǒng)檔案管理的大大完善。

3.數(shù)字化時代提升醫(yī)院檔案管理的有效策略

數(shù)字化時代的到來，給各行各業(yè)的工作都帶來了發(fā)展機遇，醫(yī)院管理工作也同樣在其中受益。但從現(xiàn)實情況來看，在醫(yī)院檔案管理工作中仍然存在很多問題，從工作人員，到制度都不同程度的需要進(jìn)行完善，在這新的發(fā)展環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作必然要進(jìn)行改革，通過采取符合時代發(fā)展的措施，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，提升工作效率。具體措施如下：

3.1建立專門的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代化信息時代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對于相關(guān)信息工作非常重要，建立良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是對工作的重要保障，因此建立符合醫(yī)院所用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)非常必要。醫(yī)院的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)就如同圖書館的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，需要事先錄入各種相關(guān)醫(yī)院器械，藥品等的信息，并根據(jù)實際情況的分類對這些信息內(nèi)容進(jìn)行合理的排序，分類，建檔，建立一個屬于醫(yī)院的基本數(shù)據(jù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中可能還需要對醫(yī)院進(jìn)行各種活動、科研等進(jìn)行合理的信息錄入，還有便是醫(yī)院運營過程中包括人事，資金的管理，最后重要的是患者信息，不同的患者都有不同的情況，要記錄清楚，確保根據(jù)重要關(guān)鍵詞能夠迅速找到相關(guān)信息。這些都是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)最基本的信息內(nèi)容。

3.2加強技術(shù)防護工作

醫(yī)院的檔案信息是醫(yī)院的關(guān)鍵信息，關(guān)系著醫(yī)院的整體運營和患者的生命健康。因此只有做好信息的防護，才能保障醫(yī)院工作的順利進(jìn)行。信息的防護可以通過信息加密技術(shù)，防火墻，殺毒軟件等多方面進(jìn)行，還要加強對系統(tǒng)軟件的更新和防護。通過安裝防護軟件，將病毒阻隔在信息之外，并加強對系統(tǒng)的常規(guī)檢查，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)隱患并解決。最后還要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的備份，確保備份信息的完整性，一方面使患者使用信息更方便，另一方面保存完整.

3.3健全檔案管理制度

任何一項工作的順利進(jìn)行，都需要有科學(xué)合理的制度做保障，因此，醫(yī)院檔案管理制度完善是一項必不可少的工作。通過對管理制度的完善，可以更全面的完善檔案管理系統(tǒng)，為信息的安全運用提供更安全的保障。尤其在數(shù)字化時代，檔案管理的信息化也需要規(guī)章制度的進(jìn)一步完善，才能確保工作的順利進(jìn)行。在工作過程中，根據(jù)實際情況，嚴(yán)格制定和完善每一項工作的規(guī)章制度，小到每一個藥品采購和數(shù)據(jù)錄入，大到醫(yī)院的項目運行，明確各個工作人員的每項工作職責(zé)，用制度來規(guī)范工作，用制度來監(jiān)督工作，確保檔案數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。

3.4提高工作人員自身素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理是重要工作，數(shù)字化趨勢的發(fā)展也對工作人員提出更高的要求，需要現(xiàn)代化高素質(zhì)、好能力、強責(zé)任心的人才，建立高素質(zhì)人才團隊，促進(jìn)工作的進(jìn)一步開展。只是選錄優(yōu)秀人才也是不行的，還需要建立合適的培訓(xùn)制度，對工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)化意識的培訓(xùn)，最先進(jìn)信息技術(shù)的培訓(xùn)，加強工作人員對數(shù)字化信息的防護意識和能力等，避免檔案受到意外損害，打造綜合性高素質(zhì)人才團隊。其次，工作人員要有超強的工作責(zé)任心，對檔案管理工作保持著一種積極、謹(jǐn)慎的態(tài)度，認(rèn)真對待每項工作。只有工作人員的素質(zhì)得到提高，才能促進(jìn)管理工作順利開展。

4.總結(jié)

立足于數(shù)字化時代發(fā)展趨勢，我們必須重視醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理，把握好數(shù)字化時代帶來的發(fā)展機遇。在工作過程中，認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，不斷發(fā)現(xiàn)問題，并建立反饋系統(tǒng)，確保問題的及時發(fā)現(xiàn)和解決，通過從系統(tǒng)、技術(shù)、制度和人員多方面入手，完善檔案管理模式，最終促進(jìn)醫(yī)院工作的健康穩(wěn)定運行。

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（作者單位：山東省菏澤市東明縣人民醫(yī)院）