檔案管理信息化建設(shè)的重要性

扈新紅

摘要：對于企事業(yè)單位而言，檔案管理具有著非常重要的作用，能夠為企業(yè)的管理提供一定的依據(jù)。就目前的情況而言，信息技術(shù)有著非常普遍的應(yīng)用。而檔案管理信息化建設(shè)也具有著一定的重要性。這在很大程度上促進(jìn)了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。 本文主要探討了檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；重要性

一、檔案和檔案管理的現(xiàn)狀

在社會活動當(dāng)中，國家機(jī)構(gòu)、組織或者個人所保存的能夠隨時查閱的圖像、文字、視頻等一些記錄的形式被成為檔案。檔案的主要類型有人事檔案、教學(xué)檔案、會計檔案、科技檔案、司法檔案、文書檔案、外交檔案、藝術(shù)檔案等。

檔案管理主要分為了檔案實體管理和檔案信息組織。其中，檔案實體管理主要指的是對檔案資源進(jìn)行管理，管理的內(nèi)容主要為收集、整理、鑒定以及保管檔案。而檔案信息組織主要指的是管理檔案當(dāng)中所包含的信息。目前，我國主要通過建設(shè)檔案資源管理來加強(qiáng)館藏體系的合理性和科學(xué)性，從而體現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)代化。和其他文獻(xiàn)管理一樣，檔案管理活動主要指的是信息控制系統(tǒng)，能夠完成對信息的輸入、存貯、加工以及輸出等過程。

檔案管理的作用非常的明確，并且越來越受到人們的重視。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，檔案管理也有著非?？焖俚陌l(fā)展。但是和社會的發(fā)展速度相比較而言，檔案管理還是具有著一定的差距。這導(dǎo)致檔案管理在發(fā)展過程中存在著許多問題。這些問題主要體現(xiàn)在檔案建設(shè)、經(jīng)費投入、設(shè)施以及態(tài)度等方面。由于領(lǐng)導(dǎo)和員工本身不具有一定的檔案管理意識。這導(dǎo)致人們都忽視了檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化體系的構(gòu)成部分主要包含有：人才隊伍建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)等。其中，最重要的部分為檔案信息資源建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在三個方面。第一，檔案管理信息化建設(shè)可以提高檔案管理工作的有效性。第二，在科學(xué)研究以及知識普及方面，檔案管理信息化能夠使服務(wù)更加的智能化。第三，檔案管理信息化能夠保證信息的完整性以及可靠性，并且能夠提高綜合分析能力。這樣可以保證決策的正確性。

三、影響檔案管理信息化建設(shè)的因素

（一）檔案人員并沒有相對較高的綜合素質(zhì)，并且所享受的工作待遇又較低。這在很大程度上阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。檔案管理工作對檔案人員的專業(yè)以及技能又有著較高的要求。但是我國檔案人員卻沒有較寬的專業(yè)面，并且也缺乏復(fù)合型的人才。因此，檔案管理技術(shù)的應(yīng)用仍然存在著大量的不足之處。

（二）在檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，檔案信息安全問題是其存在的主要問題。檔案信息系統(tǒng)對于電子檔案、文件等一些比較有價值的信息具有著保障的作用。因此，檔案信息系統(tǒng)的安全性具有著非常重要的作用。而這也是當(dāng)前影響檔案信息化建設(shè)的主要因素。

（三）進(jìn)行檔案信息開發(fā)和利用是為了將檔案的價值發(fā)揮到最大化，但這一體現(xiàn)檔案價值的途徑受到各種因素的影響，實現(xiàn)存在一定的難度，導(dǎo)致不能發(fā)揮檔案的最大化利用價值。隨著科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息的爆炸式發(fā)展，各種信息和數(shù)據(jù)大量出現(xiàn)，然而這些信息卻沒有得到專業(yè)的分類篩選和利用，只是停留在簡單的搜索層面，很少被利用。

（四）實現(xiàn)檔案信息化管理，離不開領(lǐng)導(dǎo)層的支持。如果領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理工作，會給工作的開展帶來很大的阻礙。

四、檔案管理信息化建設(shè)的具體途徑

（一）優(yōu)化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高管理人員的整體素質(zhì)。通過多種渠道為管理人員創(chuàng)造提升的自我的平臺，通過培訓(xùn)、深造等方式不斷提升隊伍的專業(yè)化水平，培養(yǎng)復(fù)合型管理人才。

（二）保證檔案管理的安全性和完整性。檔案管理會受到很多方面的影響產(chǎn)生損壞，因此必須保證檔案管理的安全性。完善儲存環(huán)境和技術(shù)，優(yōu)化傳播和利用渠道，確保檔案各方面的安全性。

首先，從硬件和機(jī)房管理入手，通過技術(shù)手段確保儲存環(huán)境的安全。在進(jìn)行硬件選擇的時候，要充分的考慮到硬件系統(tǒng)的安全性能。其次，如果是較大的企業(yè)進(jìn)行檔案信息化管理，應(yīng)該使用本企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并在建立網(wǎng)絡(luò)的時候進(jìn)行物理隔離，確保網(wǎng)絡(luò)的安全。也可以通過數(shù)據(jù)庫加密以及用戶分類以及備份的方式保證三竿的安全?？梢允┬械怯洷Ｗo(hù)法，根本企業(yè)物流。信息的重要性以及保密性、信息泄漏后可能造成的損失來劃分安全等級，以及權(quán)限，避免未授權(quán)者看到權(quán)限范圍外的信息。

（三）要重視檔案管理的業(yè)務(wù)重組流程。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的背景是網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境，主要用到的是信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在管理中也經(jīng)常會涉及到計算機(jī)技術(shù)。因此傳統(tǒng)的人為檔案書寫、儲存模式將會逐漸被淘汰，檔案管理將會進(jìn)入信息化、自動化時代，通過集中管理的方式，實現(xiàn)更高效的檔案管理，這對檔案管理來說是必然的趨勢。

首先，實現(xiàn)管理模式的變化。信息化管理模式在進(jìn)行檔案處理的時候可以直接完成數(shù)據(jù)處理，實現(xiàn)檔案的自動歸檔和統(tǒng)計。第二，改變檔案搜索和利用的方式?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來為檔案管理提供了極大的方便，使檔案管理的效率得到了極大的提升。第三，實現(xiàn)檔案休息化管理，需要依靠信息技術(shù)作為支撐，但由于傳統(tǒng)管理方式的影響，一時很難改變管理思想。因此需要對當(dāng)前的管理組合模式重新把進(jìn)行審視，利用開放的思想，實現(xiàn)檔案信息化管理。

五、結(jié)語

為了實現(xiàn)檔案的信息化管理，檔案管理人員可以在對檔案管理和手機(jī)的基礎(chǔ)之上，對檔案管理工作的內(nèi)容的范圍擴(kuò)大，使檔案的信息化管理更具備針對性，以達(dá)到不同客戶的需求。實現(xiàn)檔案的信息化管理，也正可以更好的實現(xiàn)這個目標(biāo)。

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