試論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

張利萍

摘要：事業(yè)單位的檔案管理也是事業(yè)單位所有重大事業(yè)中的一項，它雖然是基礎事業(yè)，但是由于其特殊性和基層性，更加決定著事業(yè)單位的穩(wěn)固發(fā)展。檔案管理主要管理的就是單位的基本資料，人員流動、資金周轉(zhuǎn)以及一些政策方針的資料文件，檔案部門就是這些信息的集中營。當今社會，科學技術發(fā)展迅猛，事業(yè)單位的檔案管理也隨著時代的變遷發(fā)生了巨大的改變，從原來的人工管理逐漸的向數(shù)字技術管理過渡，實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和電子化。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化

事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化和電子化有利于提升檔案管理地工作效率，有利于提升檔案的利用和開發(fā)，能夠有效的促進事業(yè)單位檔案管理工作的有序進行?？茖W技術的發(fā)展迎來了新的春天，事業(yè)單位作為國家基層黨政單位也要隨著時代的變化改變自己的管理模式，加快自己進步的步伐，事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化就是為事業(yè)單位其他工作的開展奠定了一個夯實的基礎，保障了事業(yè)單位的工作有序進行。

一、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的要求

1.檔案的無紙化保存是先決條件

要在事業(yè)單位內(nèi)普及檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化就是要先實現(xiàn)單位中檔案的無紙化保存。所謂的無紙化保存谷顧名思義就是，不利用傳統(tǒng)的紙張的方法進行資料和信息的保存而是迎合時代的要求，進行數(shù)字化保存，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的第一步。當今時代，無紙化進度在國內(nèi)已經(jīng)有了明顯的趨勢，名著數(shù)字化、教材數(shù)字化、資料數(shù)字化，一切都是數(shù)字化，當年需要利用厚厚的紙張記錄的信息和資料全部變成了數(shù)字化的信息，可以在互聯(lián)網(wǎng)上進行查閱和共享，提高了信息資源管理的效率[1]。事業(yè)單位的檔案管理也是同樣的道理，在單位中實現(xiàn)檔案的無紙化，就是先要將一切的檔案信息通過數(shù)字化技術進行保留和存檔，以便與日后的提取調(diào)用等。無紙化的檔案管理有一個明顯的好處就是提高了檔案管理的效率，首先變便捷了管理人員的存儲方式，其次，加快了檔案利用者的查詢速度，最后促進了檔案信息和資源的管理事業(yè)的高效運行。

2.強化檔案管理的電子化

檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化最顯著的特點就是信息展現(xiàn)方式的壓縮。并不是壓縮了信息的內(nèi)容，而是壓縮了信息存儲和管理的空間。傳統(tǒng)的檔案信息都是主觀可觸的紙質(zhì)檔案，對于管理人員而言其實也是一種巨大的壓力，要整理和加工這些信息資源，要花費大量的時間和精力，要保存好這些紙質(zhì)檔案還要花費大量的財力物力，用到專業(yè)的設備進行保存。但是數(shù)字化的檔案管理，完美的解決了這個問題，它將信息壓縮成數(shù)字技術，利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機設備，將信息保存在虛擬空間中，不會占用現(xiàn)實的空間，節(jié)省了很多的資源。保存檔案的時候，也不必再像從前一樣小心翼翼，不僅要注意檔案的信息安全，更要緊的是注意檔案的載體安全，有了壓縮技術，將信息壓縮處理，存儲在虛擬空間中，就減輕了工作人員的工作壓力。同時檔案調(diào)用的時候也會簡便快捷許多，傳統(tǒng)的檔案管理中，調(diào)用檔案總是要花費很長的時間，因為很多檔案放在一起，找起來很麻煩。但是電子檔案查詢就會簡單的多，只要檢索關鍵詞或者定位檔案存儲硬盤就能快速的找到自己要的檔案了。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化的策略

1.建立健全檔案管理制度

事業(yè)單位是國家基層組織單位，在單位事務的管理上都很有黨性原則，事業(yè)單位的工作人員也大多數(shù)具有極強的專業(yè)素質(zhì)，因此在工作過程中都有很好的約束力和專業(yè)性。盡管如此，也還是要在檔案管理上建立健全基本的管理制度，只有建立了適用的合理的檔案管理制度，才能樹立起標桿作用，讓單位的檔案人員在進行工作時有所參照。合理的制度能夠提高單位的檔案管理事業(yè)，奠定好單位發(fā)展的基礎，不論是在單位內(nèi)部的管理制度還是法律上的管理制度，有要有一個完整的體系。并且檔案管理制度的制定還要切實的根據(jù)自己單位的發(fā)展方向和人發(fā)展目標制定，時代在進步，管理方式和數(shù)據(jù)資源都在不斷改變，制定管理制度也要有一定的契合度，能夠適應于當下的企業(yè)發(fā)展，適應當下的社會經(jīng)濟和科學技術的發(fā)展水平。

2.提高工作人員的專業(yè)水平

眾所周知，檔案管理雖然逐漸在從紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理過渡，但是在管理過程中起到?jīng)Q定性作用的還是管理人員的人為因素[2]。管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平，都會影響著事業(yè)單位的檔案管理的工作，因此在檔案管理的硬件設施進行更新、軟件系統(tǒng)進行改革的情況下，也要定期的進行檔案管理人員的基礎技能培訓和科學技術技能培訓，要將檔案管理的專業(yè)知識和數(shù)字技術專業(yè)知識相結(jié)合，使用到工作中，打造出一個具有高標準嚴要求業(yè)務能力過硬專業(yè)水平保障的檔案管理團隊。

3.檔案的保存和查詢實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化

計算機在世界的普及，改變最大的無疑是人們的閱讀方式和存儲方式，在檔案管理上尤其體現(xiàn)出了這一點。傳統(tǒng)檔案管理的工作中是手寫檔案，紙質(zhì)存儲，檔案記錄人員和檔案的調(diào)用查詢都是一門巨大的工程量，如今隨著計算機技術的普及和發(fā)展，如今家家戶戶都有電腦，每個企業(yè)都是現(xiàn)代化電子化辦公，因而檔案的存儲和調(diào)用也逐漸的實現(xiàn)了電子化，數(shù)字化。檔案的保存和查詢是檔案管理工作中的基礎，因而要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化還是要從檔案的存儲和查詢調(diào)用著手，實現(xiàn)保存和查詢的現(xiàn)代化、電子化[3]。首先，在工作交接上，管理人員接手了上任的工作遺留，第一步要做的就是核實校訂，管理人員要先將檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容以及所有的信息進行以此系統(tǒng)的整理和錄入，信息錄入完成之后要使用科學的存儲方式，并且將所有存入的檔案按照一定的規(guī)律進行排序，方便以后的查詢和調(diào)用。

四、結(jié)語

綜上，事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)代化和電子化趨勢已經(jīng)是不可逆轉(zhuǎn)，這是時代發(fā)展的必然要求，也是人類進步的依據(jù)，從最初的手寫記錄和現(xiàn)代的手打錄入，實現(xiàn)了檔案管理質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以適應當下迅猛發(fā)展的科學技術，因而事業(yè)單位也不能落于人后，盡快的實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化。

參考文獻：

[1]葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].中國市場，2015，（28）：126+139.[2017-08-11].

[2]韓偉.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].黑龍江科技信息，2017，（13）：252.[2017-08-11].

[3]崔儒佼.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J].黑龍江科技信息，2016，（07）：157.[2017-08-11].endprint