淺談辦公室精細(xì)化管理的心得體會

劉悝

摘要：辦公室是為集團(tuán)公司各部門提供管理服務(wù)等多項職能的綜合性部門，在勘察設(shè)計和生產(chǎn)經(jīng)營中，發(fā)揮著上傳下達(dá)，統(tǒng)籌管理的紐帶作用。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的管理文化和管理方式，實施精細(xì)化管理是企業(yè)科學(xué)發(fā)展的要求，也是管理水平提升的必然選擇。在新的形勢下，運用精細(xì)化的管理理念和手段，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改進(jìn)工作方式，提高管理和服務(wù)質(zhì)量，是對當(dāng)前辦公室管理工作提出的新要求。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；辦公室

辦公室是為集團(tuán)公司各部門提供管理服務(wù)等多項職能的綜合性部門，是集團(tuán)公司管理、日常服務(wù)和輔助決策的中樞，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用。精細(xì)化的綜合管理水平，是整個組織的潤滑劑，關(guān)系到各項工作是否能夠全面落實，以及各部門和人員之間是否能夠有效協(xié)調(diào)、長遠(yuǎn)發(fā)展。本文從辦公室精細(xì)化管理的實踐出發(fā)，結(jié)合管理學(xué)理論，探討推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的有效途徑。

一、辦公室工作的主要特征

（一）樞紐部門

溝通工作是辦公室的一項主要工作。很多時候需要將信息歸集，經(jīng)過加工后再有指向性的向其他組織或部門傳遞。對外，辦公室是一個組織的窗口，負(fù)責(zé)來訪接待、上傳下達(dá)；對內(nèi)，是一個協(xié)調(diào)器，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各個部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的工作。作為一個樞紐部門，辦公室需要在多層次、跨部門之間進(jìn)行溝通往來，從而提升組織的工作效率。

（二）督辦部門

辦公室承擔(dān)著組織內(nèi)部的公文處理、政務(wù)信息、機(jī)要保密等工作，通過這些工作，建立與各個部門的信息往來。辦公室通過對收發(fā)文的集中管理，對各項工作進(jìn)度進(jìn)行管控，進(jìn)而發(fā)揮督辦作用，可以有效推動各項工作順利落實。

（三）服務(wù)部門

辦公室負(fù)責(zé)組織內(nèi)部后勤保障管理工作，大到辦公場所，小到筆墨紙硯，任何一個環(huán)節(jié)出了疏漏都會影響工作正常開展，工作中突發(fā)事件多，面對的情況復(fù)雜。做好服務(wù)工作，可以保證組織內(nèi)各項工作順利開展。

（四）參謀部門

辦公室需要為組織內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)提供信息參考和決策建議。需要為領(lǐng)導(dǎo)安排日程，要在關(guān)鍵節(jié)點提醒領(lǐng)導(dǎo)，要站在領(lǐng)導(dǎo)的層面，以領(lǐng)導(dǎo)的視覺去深入了解工作，充當(dāng)決策助手的角色。從而幫助領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策。

二、精細(xì)化管理的必要性

（一）推進(jìn)精細(xì)化管理是辦公室工作的客觀要求

現(xiàn)階段辦公室的管理領(lǐng)域越來越寬、承擔(dān)的任務(wù)越來越重，職能范圍由傳統(tǒng)的以文、秘、檔為主向綜合性轉(zhuǎn)變，涵蓋信訪接待、票務(wù)管理、公文管理、綜印章管理、車輛管理、重要會議活動組織、對外聯(lián)絡(luò)、綜合協(xié)調(diào)、工作督辦、行政事務(wù)、行政后勤等，一些臨時任務(wù)和突發(fā)事件也大都需要辦公室來牽頭承擔(dān)、協(xié)調(diào)落實。

在工作領(lǐng)域不斷拓寬的同時，辦公室人員卻在不斷精簡，出現(xiàn)了“一人多職”、“一崗多能”的要求，這就使辦公室人員忙于大量事務(wù)性工作，影響對工作細(xì)節(jié)的關(guān)注，表現(xiàn)為工作略顯粗放、不夠嚴(yán)謹(jǐn)，如常用“差不多”、“大概”、“基本上”等模糊概念；部分制度設(shè)計欠精細(xì)、細(xì)節(jié)流程不明晰、執(zhí)行不到位等。

精細(xì)化作為現(xiàn)代工業(yè)化時代的一個管理概念，最早是由日本的企業(yè)在20世紀(jì)50年代提出的。企業(yè)管理是對企業(yè)中“人”和“事”的管理，精細(xì)化管理是對“人”和“事”的精準(zhǔn)、精確、細(xì)致、細(xì)化的管理，即把企業(yè)中的“事”精細(xì)化，培養(yǎng)職業(yè)化的“人”，編寫精細(xì)化制度，用制度、流程、信息系統(tǒng)將“人”“事”結(jié)合，做到事事有人負(fù)責(zé)，事事完成的情況有人檢查，事事完成的步驟、結(jié)果有據(jù)可查、有章可循。因辦公室的特殊地位和職能，所以客觀上要求不斷推進(jìn)管理創(chuàng)新，切實提升精細(xì)化管理水平。

（二）精細(xì)化管理是適應(yīng)新形勢、新要求的迫切需要

隨著集團(tuán)公司對外業(yè)務(wù)不斷延伸和深入，社會矛盾日益突出，不確定因素和風(fēng)險因素增加，使得集團(tuán)公司內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了很大的變化，這就要求辦公室必須時刻保持高度的政治敏感性和具備及時應(yīng)對復(fù)雜局面的能力。新的形勢對辦公室工作提出了極具挑戰(zhàn)性的新要求，管理不到位就有可能忙于應(yīng)付、漏洞百出，甚至造成重大損失和惡劣影響。

而集團(tuán)公司科技創(chuàng)新對管理質(zhì)量、管理能力要求的不斷提高，迫切需要引入精細(xì)化管理理念，消除這些問題帶來的負(fù)面影響。因此只有堅決貫徹新時期精細(xì)化管理理念，遵循現(xiàn)代管理學(xué)規(guī)律，秉承“嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精”的工作作風(fēng)，注重細(xì)節(jié)、扎實工作，整體管理水平才能不斷提高。

三、精細(xì)化管理的前提是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和優(yōu)化工作流程

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個層次：一是規(guī)范化，二是精細(xì)化，三是個性化，三者環(huán)環(huán)緊扣、層層遞進(jìn)，缺一不可。

標(biāo)準(zhǔn)化是以管理工作中的規(guī)律和實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，通過制定、發(fā)布和實施標(biāo)準(zhǔn)，對其中的重復(fù)性事物和概念進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，是規(guī)范化的進(jìn)一步升華。

精細(xì)化管理要求做到規(guī)章制度、工作和操作流程的統(tǒng)一規(guī)范，部門職能和權(quán)責(zé)的明晰協(xié)調(diào)，這就需要不斷加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立適合部門實際的、切實可行的標(biāo)準(zhǔn)化體系，通過制定、優(yōu)化工作流程，將概括性的標(biāo)準(zhǔn)具體化，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)與工作、理論與實際的有機(jī)結(jié)合，推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理。

辦公室在大力推進(jìn)自身標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的同時，以集團(tuán)公司、處兩級標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合實際，加強了規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的流程化建設(shè)，先后制定、修訂了多項制度規(guī)范，理順了工作流程和實施細(xì)則，每個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，流程清晰、環(huán)環(huán)緊扣、層層把關(guān)，在提高效率的同時，實現(xiàn)了管理標(biāo)準(zhǔn)和日常工作的結(jié)合。

四、精細(xì)化管理的核心是保障執(zhí)行力

制度的生命力在于執(zhí)行。從一定意義上說，執(zhí)行比制定更為重要、更為緊迫、也更為費力。執(zhí)行不到位，再健全、再完善的制度也將成為“寫在紙上、掛在墻上、說在嘴上、停在行動上”的擺設(shè)。

辦公室緊密圍繞執(zhí)行力建設(shè)這一核心，開展企業(yè)文化建設(shè)，有針對性地組織培訓(xùn)活動，同時嚴(yán)格落實崗位責(zé)任制，加強過程監(jiān)督，有效保證了各項標(biāo)準(zhǔn)流程的貫徹執(zhí)行。endprint

（一）堅持“以人為本”營造和諧的企業(yè)文化氛圍

管理是一個互動的過程，涉及多方協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，需要和諧的企業(yè)文化氛圍。辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子深入貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，上下齊心，努力營造團(tuán)結(jié)協(xié)作、和諧奮進(jìn)、相互尊重、相互支持的核心價值理念。堅持以工作例會、個人談心、集體討論及業(yè)余活動等形式，加強員工間的溝通與交流，加深彼此的理解與信任，營造出和諧融洽的人際關(guān)系；堅持“以人為本”，尊重員工心理、生理等層面的合理要求，及時反映并盡最大努力解決員工在工作、生活中遇到的困難；關(guān)心個人成長，幫助做好職業(yè)生涯設(shè)計和規(guī)劃，增強職工對集體的認(rèn)同感與向心力。通過企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動部門員工工作的積極性和主動性，激發(fā)愛崗敬業(yè)、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻(xiàn)的責(zé)任感和使命感，將辦公室打造成一個團(tuán)結(jié)一致、和諧奮進(jìn)、勇于創(chuàng)新、成就共享、責(zé)任共擔(dān)的工作集體。

（二）以提升執(zhí)行力為目標(biāo)組織培訓(xùn)

辦公室注重對員工的培訓(xùn)教育。選派部門新員工參加新員工培訓(xùn)，增強對集團(tuán)公司、辦公室和工作崗位的了解，使他們在明晰管理流程的基礎(chǔ)上，按照規(guī)范流程辦事。

辦公室十分重視好的工作方法、工作經(jīng)驗的延續(xù)和繼承，鼓勵老員工通過工作例會、集體討論和個人談心等形式，深化與青年員工間的溝通交流，加強對年輕同志進(jìn)行“傳、幫、帶”，盡快提高年輕同志的素質(zhì)和能力。

辦公室還結(jié)合部門職能，開展公文處理與公文寫作、OA辦公系統(tǒng)培訓(xùn)等。進(jìn)一步明晰工作范圍、流程和方法，在提升管理和辦事效率的同時，防止內(nèi)外部員工之間產(chǎn)生不必要的摩擦和誤會，維護(hù)了和諧的工作氛圍，有效提升了員工對各項規(guī)章制度的認(rèn)知、理解和執(zhí)行能力。

（三）定崗定責(zé)，實行崗位責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)化

“定崗”，就是根據(jù)辦公室職能和工作流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位；“定責(zé)”，就是明確界定崗位職責(zé)，確定工作流程的銜接節(jié)點，做到分工明確、配合協(xié)調(diào)。以精細(xì)化管理為目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，必須建立在崗位責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上。以票務(wù)管理為例，為了方便職工出行，解決職工簽購票難的問題，集團(tuán)公司成立了票務(wù)中心，涵蓋免票和簽售票功能，辦公室承擔(dān)管理監(jiān)督指導(dǎo)職能。在辦公室的管理和推動下，票務(wù)中心明確職責(zé)分工，綜合科結(jié)合服務(wù)內(nèi)容科學(xué)設(shè)立崗位，將各項制度、工作流程和管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個工作崗位中，使工作人員能夠全面了解崗位職責(zé)，即便人員變動，也能確保各項規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和工作流程得到嚴(yán)格執(zhí)行。

（四）加強過程管理

過程管理是強化制度執(zhí)行力的關(guān)鍵。辦公室長期強化對日常工作的過程管理，確立了例會制度，梳理工作情況，加強監(jiān)督指導(dǎo)，及時總結(jié)經(jīng)驗，探討改進(jìn)措施，在年度工作計劃的基礎(chǔ)上，制定重點工作推進(jìn)表和管理目標(biāo)分解表，分發(fā)到每一名員工手中，明晰了人員分工，明確了工作內(nèi)容，設(shè)置了時間節(jié)點。

通過例會制度，實現(xiàn)了對日常工作的實時跟進(jìn)，確保各項工作在時間、進(jìn)度和效果上的有機(jī)統(tǒng)一。

人們常說“細(xì)節(jié)決定成敗”。辦公室工作任何一個細(xì)節(jié)的忽略、馬虎，都可能導(dǎo)致被動。辦公室在精細(xì)化管理理念的指引下，管理水平不斷提升，各項工作推進(jìn)順利，突發(fā)事件處理得當(dāng)，服務(wù)工作井井有條，得到了集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和生產(chǎn)單位領(lǐng)導(dǎo)、以及廣大職工的充分認(rèn)可，在集團(tuán)公司多項評比中，獲得先進(jìn)集體稱號。辦公室實施精細(xì)化管理戰(zhàn)略，不斷夯實基礎(chǔ)，繼續(xù)關(guān)注管理工作的每個細(xì)節(jié)，將工作做細(xì)、做精，以一流的服務(wù)為集團(tuán)公司發(fā)展提供堅實保障，為生產(chǎn)經(jīng)營保駕護(hù)航。endprint