復(fù)雜產(chǎn)品研究試驗(yàn)文件歸檔完整性研究

李偉　呂曉麗

摘 要：復(fù)雜產(chǎn)品研究試驗(yàn)文件的歸檔完整性問(wèn)題，一直困擾著技術(shù)文件管理部門(mén)。該文通過(guò)分析復(fù)雜產(chǎn)品的研制特點(diǎn)，從構(gòu)建并細(xì)化復(fù)雜產(chǎn)品研試文件分類方法、梳理復(fù)雜產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及所涉及的專業(yè)體系以及將研究試驗(yàn)文件歸檔管理納入產(chǎn)品全壽命周期等三個(gè)方面的研究入手，試圖從產(chǎn)品、技術(shù)、管理三個(gè)維度，找到提高復(fù)雜產(chǎn)品研試文件歸檔完整率的解決方案。

關(guān)鍵詞：復(fù)雜產(chǎn)品 研究試驗(yàn)文件 歸檔

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）06（c）-0181-02

復(fù)雜產(chǎn)品是指客戶需求復(fù)雜、產(chǎn)品組成和技術(shù)復(fù)雜、制造過(guò)程復(fù)雜、項(xiàng)目管理復(fù)雜的一類產(chǎn)品，如航天器、飛機(jī)、復(fù)雜機(jī)電產(chǎn)品、武器系統(tǒng)等等。這些復(fù)雜的產(chǎn)品，通常被稱為系統(tǒng)級(jí)產(chǎn)品，它們結(jié)構(gòu)層次復(fù)雜，技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)多，研制周期長(zhǎng)，從方案論證到產(chǎn)品成熟定型。需要多個(gè)子系統(tǒng)及設(shè)備的研制生產(chǎn)、試驗(yàn)單位協(xié)調(diào)配合，因此而產(chǎn)生大量的技術(shù)文件。復(fù)雜產(chǎn)品的研究試驗(yàn)文件（以下簡(jiǎn)稱研試文件）指在復(fù)雜產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、試驗(yàn)、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映任務(wù)由來(lái)、方案論證、試驗(yàn)狀況、研制總結(jié)、定型鑒定和技術(shù)管理的技術(shù)文件。研試文件是說(shuō)明產(chǎn)品、零配件、組件的設(shè)計(jì)原理、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、設(shè)計(jì)思想、設(shè)計(jì)方法的技術(shù)文件，主要用于設(shè)計(jì)過(guò)程中設(shè)計(jì)師之間技術(shù)上的共享、交流和進(jìn)行技術(shù)積累，而不能直接作為產(chǎn)品生產(chǎn)、技術(shù)支援等工作的依據(jù)。

隨著現(xiàn)代管理手段與新技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)品組織管理體系與技術(shù)發(fā)展模式都發(fā)生了深刻變化。在信息技術(shù)的支持下，產(chǎn)品數(shù)據(jù)，特別是復(fù)雜產(chǎn)品在研究試驗(yàn)中的過(guò)程文件量日益龐大，這些文件如果失去檔案管理的技術(shù)配合與支持，必將引發(fā)產(chǎn)品文件失控。因此，針對(duì)這些龐大信息與文件，產(chǎn)品技術(shù)文件管理需要以新思路重新梳理復(fù)雜產(chǎn)品研試文件在各個(gè)研制階段與產(chǎn)品的關(guān)系，從歸檔文件完整性結(jié)構(gòu)前期控制、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與專業(yè)梳理、產(chǎn)品研制全壽命歸檔管理三個(gè)方面著手，提升復(fù)雜產(chǎn)品研試文件歸檔完整率。

1 研試文件結(jié)構(gòu)前期控制—細(xì)化文件分類法

復(fù)雜產(chǎn)品研試文件種類繁多，文件管理部門(mén)可以會(huì)同產(chǎn)品研發(fā)及管理部門(mén)，根據(jù)復(fù)雜產(chǎn)品研發(fā)流程、產(chǎn)品特點(diǎn)、以及文件應(yīng)用需求進(jìn)行適當(dāng)分類，便于產(chǎn)品文件的管理、辨識(shí)和利用。

為了不同的應(yīng)用目的，可以同時(shí)采取多種研試文件分類方法，選擇其中做常用的作為主分類法，并為此制定詳細(xì)的產(chǎn)品研試文件分類細(xì)則，為每種類別規(guī)定類別名稱并作出其他方面的詳細(xì)規(guī)定。按照產(chǎn)品研試文件的內(nèi)容、用途進(jìn)行分類，并為每種文件制定基本類別名稱、分配類別編號(hào)，這就是研試文件的基本分類法。根據(jù)基本分類法，每一類文件應(yīng)該規(guī)定唯一的類別名稱并分配唯一的類別編號(hào)。研試文件基本類別名稱應(yīng)窮盡復(fù)雜產(chǎn)品需要的所有研制過(guò)程文件的基本類別名稱。

產(chǎn)品研試文件基本分類法不宜直接作為主分類法，因?yàn)樵摲诸惙ㄖ械奈募悇e無(wú)法直接與產(chǎn)品關(guān)聯(lián)，同一種文件類別是由不同角色的設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)擬制，并且在產(chǎn)品研發(fā)的不同階段完成，即文件基本分類法中的同一種文件類別，有很多不同的重要特征，不便于產(chǎn)品研試文件的管理辨識(shí)和應(yīng)用。

產(chǎn)品研試文件是圍繞產(chǎn)品進(jìn)行擬制的，那么每份文件都至少關(guān)聯(lián)一個(gè)產(chǎn)品，該產(chǎn)品可以是系統(tǒng)級(jí)和分系統(tǒng)級(jí)的，也可以是單機(jī)或零部組件。一種類別的文件，應(yīng)該由何種角色的設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)擬制、應(yīng)該在產(chǎn)品研發(fā)的那個(gè)階段擬制等特性，與其關(guān)聯(lián)的產(chǎn)品類別有關(guān)。因此，在產(chǎn)品研試文件基本分類法的基礎(chǔ)上，結(jié)合每份文件關(guān)聯(lián)的產(chǎn)品類別、交付和使用方面的關(guān)鍵信息，形成文件與產(chǎn)品雙維度的復(fù)合分類法。

復(fù)合分類法可以具體規(guī)定產(chǎn)品設(shè)計(jì)過(guò)程中應(yīng)輸出的產(chǎn)品研試文件類別，而且產(chǎn)品的研發(fā)一般按照產(chǎn)品的主要部件來(lái)組建分項(xiàng)目組和進(jìn)行計(jì)劃管理，按產(chǎn)品類別對(duì)研試文件分類，有助于各專業(yè)的設(shè)計(jì)師即使擬制相應(yīng)的產(chǎn)品文件。因此，這種復(fù)合分類法更有實(shí)用價(jià)值，更適合作為航天產(chǎn)品研試文件的主分類法。

確定了產(chǎn)品研試文件的主分類法后，還必須制定產(chǎn)品研試文件的命名規(guī)則和編號(hào)規(guī)則，用于規(guī)范文件名稱，便于文件辨識(shí)。

2 復(fù)雜產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與專業(yè)梳理

由于文件是依附于產(chǎn)品而存在的，因此，產(chǎn)品復(fù)雜程度決定研試文件橫向結(jié)構(gòu)完整性要求。在產(chǎn)品研發(fā)人員任務(wù)異常繁重，無(wú)暇顧及文件管理工作的情況下，歸檔文件完整性主要依靠檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行管控。然而目前檔案管理常常與產(chǎn)品研制的管理相割裂，檔案工作長(zhǎng)期置于管理鏈條的末端，不利于歸檔質(zhì)量的把控及信息資源的后繼管理。因此，需要不斷的認(rèn)真梳理每一個(gè)復(fù)雜產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)及專業(yè)技術(shù)層級(jí)，便于從全局掌控產(chǎn)品研試文件的構(gòu)成。

復(fù)雜產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)通常包含系統(tǒng)、分系統(tǒng)、設(shè)備（單機(jī)）整件、組件、部件、零件等7個(gè)層級(jí)，形成完整的樹(shù)狀產(chǎn)品結(jié)構(gòu)。文件管理需要根據(jù)每個(gè)層級(jí)產(chǎn)品的性質(zhì)、特點(diǎn)和復(fù)雜程度，以列表的形式，提出具體應(yīng)編制哪些文件，從結(jié)構(gòu)角度把控研試文件歸檔完整性。

復(fù)雜產(chǎn)品設(shè)計(jì)是一個(gè)在各專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覅f(xié)同工作的基礎(chǔ)上，通過(guò)多專業(yè)領(lǐng)域協(xié)同、多約束條件、多目標(biāo)、復(fù)雜的布局與裝配，完成較為復(fù)雜的任務(wù)。隨著技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，產(chǎn)品設(shè)計(jì)模式在信息化的基礎(chǔ)上，朝著數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展。目前，在航天器系統(tǒng)的研制中，虛擬設(shè)計(jì)技術(shù)和并行設(shè)計(jì)模式已經(jīng)成為主流，數(shù)字化技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)和虛擬仿真技術(shù)、虛擬裝配以及協(xié)同設(shè)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用，使得產(chǎn)品研試文件所涉及的專業(yè)領(lǐng)域逐步擴(kuò)大，研試文件構(gòu)成更加復(fù)雜。文件管理需要根據(jù)設(shè)計(jì)師系統(tǒng)在多年的研制工作中形成的專業(yè)技術(shù)體系，設(shè)計(jì)出依托專業(yè)層級(jí)的研試文件架構(gòu)，從分系統(tǒng)層、技術(shù)虛層、專業(yè)層、專業(yè)方向?qū)印⒓夹g(shù)層等方面梳理出每一個(gè)層級(jí)的研試文件，從專業(yè)角度把控文件歸檔完整性。

3 產(chǎn)品研制全壽命歸檔管理

通過(guò)細(xì)化研試文件分類法和進(jìn)行產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與專業(yè)的梳理，基本奠定了研試文件歸檔完整性的基礎(chǔ)。研試文件的歸檔目的是完整保存復(fù)雜產(chǎn)品研制歷史，記錄研制成果，因此，要保證其研制歷史的完整，需要根據(jù)復(fù)雜產(chǎn)品研制程序，將歸檔工作納入產(chǎn)品全壽命周期。endprint

以航天器為例，通常，每個(gè)型號(hào)的航天器研制需要經(jīng)歷可行性論證、方案、工程研制、定型等四個(gè)階段，每個(gè)階段工作性質(zhì)不同，因此產(chǎn)生不同類別的研試文件。根據(jù)復(fù)雜產(chǎn)品質(zhì)量管理要求，其產(chǎn)品樹(shù)中的各個(gè)分系統(tǒng)、復(fù)雜單機(jī)等均應(yīng)制定較為詳細(xì)的研制程序、設(shè)計(jì)準(zhǔn)則和輸入輸出文件清單，根據(jù)這些文件的內(nèi)容描述，可以把握產(chǎn)品各項(xiàng)研制工作內(nèi)容，進(jìn)而梳理出各個(gè)工作內(nèi)容應(yīng)該輸出的研試文件。在一個(gè)階段的研制工作結(jié)束后，產(chǎn)品設(shè)計(jì)師需要進(jìn)行研制工作的總結(jié)，同時(shí)為下一個(gè)研制階段制定研制計(jì)劃等。從產(chǎn)品研制總結(jié)中可以清晰的看到研制歷史，該階段產(chǎn)品研試文件整體框架也就清晰可見(jiàn)了。不僅如此，復(fù)雜產(chǎn)品通常需要對(duì)各階段大型試驗(yàn)項(xiàng)目及關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)項(xiàng)目提前計(jì)劃，跟蹤這些項(xiàng)目，也是理清研試文件完整性的手段之一。

復(fù)雜產(chǎn)品研制周期長(zhǎng)、零部件組成數(shù)量龐大、涉及專業(yè)領(lǐng)域廣、研制過(guò)程需要融入新技術(shù)，導(dǎo)致其研發(fā)過(guò)程的管理活動(dòng)也較為復(fù)雜，特別是關(guān)系到產(chǎn)品研制進(jìn)度與成敗的質(zhì)量活動(dòng)顯得尤為重要。因此，研試文件的歸檔，不能僅從產(chǎn)品角度考慮其完整性要求，還必須將這部分管理活動(dòng)的技術(shù)與管理文件納入歸檔范圍。

梳理產(chǎn)品研試文件，離不開(kāi)對(duì)研制活動(dòng)全過(guò)程的跟蹤。文件和檔案管理部門(mén)應(yīng)該會(huì)同科研管理部門(mén)，專門(mén)制定符合復(fù)雜產(chǎn)品研制特點(diǎn)的“三納入”、“四參加”、“四同步”的方法：將研試文件歸檔工作納入型號(hào)研制計(jì)劃、型號(hào)議事日程及產(chǎn)品設(shè)計(jì)師系統(tǒng)的崗位責(zé)任制中；文件檔案管理部門(mén)參加產(chǎn)品鑒定、課題審定、設(shè)備驗(yàn)收、成果審定等；下達(dá)產(chǎn)品研制計(jì)劃任務(wù)與提出研試文件完整性的具體要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查研試文件的形成情況同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定研試文件歸檔同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果與檔案部門(mén)出具產(chǎn)品文件歸檔情況證明材料同步。

4 結(jié)語(yǔ)

根據(jù)產(chǎn)品研制程序確定復(fù)雜產(chǎn)品研試文件完整性；根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分解，結(jié)合專業(yè)技術(shù)體系確定的型號(hào)領(lǐng)域的技術(shù)分解結(jié)構(gòu)確定歸檔項(xiàng)目；根據(jù)歸檔項(xiàng)目?jī)?nèi)研制任務(wù)模塊化分解確定文件間的層級(jí)邏輯關(guān)系；根據(jù)文件在研制工作中的作用確定文件歸檔價(jià)值等等，構(gòu)成復(fù)雜產(chǎn)品研試文件歸檔完整率的控制切入點(diǎn)。復(fù)雜產(chǎn)品研試文件檔案化控制是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要從細(xì)小處著手，認(rèn)真實(shí)施，才能完整準(zhǔn)確的記錄和保存產(chǎn)品研制成果和研制歷史。

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