PDCA理論在醫(yī)院職代會(huì)提案管理工作中的實(shí)踐

金紅巖，王 非

PDCA理論在醫(yī)院職代會(huì)提案管理工作中的實(shí)踐

金紅巖，王 非

（南京醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院，江蘇 南京 210008）

職代會(huì)提案管理工作是基層單位民主管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，目前在該項(xiàng)管理工作中缺少行之有效的科學(xué)管理手段。將PDCA質(zhì)量管理循環(huán)理論應(yīng)用于職代會(huì)提案管理工作中，通過加強(qiáng)質(zhì)量控制，建立起一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、可操作、行之有效的提案工作的質(zhì)量管理系統(tǒng)，能夠促進(jìn)提案工作質(zhì)量的提升。

醫(yī)院職代會(huì)；提案管理；PDCA

職代會(huì)提案管理工作的質(zhì)量好壞不僅直接影響廣大職工參與醫(yī)院民主、參政議政的積極性，也直接影響到職代會(huì)工作的成效，當(dāng)前，在提案管理工作上沒有統(tǒng)一規(guī)范。為此，我們將PDCA質(zhì)量管理循環(huán)理論，應(yīng)用于職代會(huì)提案管理工作中，通過加強(qiáng)質(zhì)量控制,建立起一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、可操作、行之有效的提案工作的質(zhì)量管理系統(tǒng)，以促進(jìn)提案工作質(zhì)量的提升。

一、PDCA循環(huán)管理理論

PDCA循環(huán)理論由美國著名的質(zhì)量管理專家戴明提出，又稱“戴明環(huán)”。它的基本原理是：任何工作都必須有個(gè)設(shè)想，根據(jù)這個(gè)設(shè)想提出計(jì)劃、確定目標(biāo)，然后按計(jì)劃目標(biāo)和規(guī)定去執(zhí)行、檢查和總結(jié)，最后通過工作循環(huán)不斷提高工作水平。它包含P（Plan）—計(jì)劃、D（Do）—執(zhí)行、C（Check）—檢查、A（Action）—行動(dòng)（或處置）四個(gè)階段。計(jì)劃包括方針和目標(biāo)的確定以及活動(dòng)計(jì)劃的制定；執(zhí)行就是具體運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的內(nèi)容；檢查就是總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，找出問題并提出具體的解決方案；行動(dòng)（或處置）是對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適時(shí)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化，便于以后工作時(shí)遵循；對(duì)失敗的教訓(xùn)要進(jìn)行總結(jié)，以免重現(xiàn)。對(duì)于沒有解決的問題，應(yīng)提交下一個(gè)PDCA循環(huán)去解決?！按髅鳝h(huán)”被廣泛應(yīng)用到質(zhì)量管理的全過程中[1]。其循環(huán)過程如圖：

二、當(dāng)前醫(yī)院職代會(huì)提案管理工作的現(xiàn)狀

職代會(huì)提案工作是醫(yī)院職工代表大會(huì)制度的重要組成部分，是一項(xiàng)綜合性的工作，涉及面廣，政策性強(qiáng)，信息量大，蘊(yùn)含著廣大職工的真實(shí)想法和真實(shí)的民意。代表提案能否落實(shí)也是廣大職工評(píng)價(jià)醫(yī)院民主管理工作質(zhì)量和水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)提案工作可以引導(dǎo)職工理性、有序地表達(dá)合理訴求，暢通醫(yī)院與職工之間溝通的渠道，也是落實(shí)職工知情權(quán)、參與權(quán)、表達(dá)權(quán)和監(jiān)督權(quán)的具體表現(xiàn)。

總結(jié)2014-2015年征集的105份代表提案，利用魚骨圖分析發(fā)現(xiàn)存在以下問題：1.在提案內(nèi)容上存在提出的問題不夠嚴(yán)謹(jǐn)，主觀臆斷的、論科室小問題的多。2.有些提案書寫不規(guī)范。3.提案處理上存在部分職能部門缺少工作的主動(dòng)性、處理提案不夠積極、敷衍和拖拉現(xiàn)象。4.提案落實(shí)監(jiān)督不到位。引發(fā)問題的原因有如下幾點(diǎn)：1.部分代表對(duì)提案工作重視程度不夠，不能深入開展調(diào)查研究，缺少大局觀念。2.對(duì)職工代表缺乏有效的培訓(xùn)。提案文本寫作缺少規(guī)范，不能正確表達(dá)職工的真實(shí)訴求。3.有些職能部門對(duì)代表提案重視程度不夠，總認(rèn)為提案提出的問題是職工在找麻煩。4.提案管理工作缺乏制度化、規(guī)范化,缺少有效的可操作的管理手段，隨意性較大。5.由于工會(huì)組織屬于非職能部門只有監(jiān)督權(quán)，無決策權(quán)，缺少有效的監(jiān)督手段[2]。針對(duì)以上存在的問題和引發(fā)原因，2016年我們將PDCA管理運(yùn)用于提案管理工作中，取得一定的成效。如圖：

三、PDCA在醫(yī)院職代會(huì)提案工作中的實(shí)踐

（一）P（計(jì)劃）階段

結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況提出工作目標(biāo)，與行政協(xié)商確定職代會(huì)的主題，根據(jù)主題要求明確本次職代會(huì)征集提案的主題。開展職工代表業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓每一位代表明確提案是什么，怎樣做提案，如何開展調(diào)查研究，寫出高質(zhì)量的提案。通過培訓(xùn)提高職工代表對(duì)提案工作的認(rèn)識(shí)，讓代表們明確職代會(huì)提案工作是醫(yī)院職工參與民主決策、民主管理、民主監(jiān)督的重要手段，是廣大職工關(guān)心醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的具體表現(xiàn)，是進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部管理體制改革和決策民主化、科學(xué)化的重要渠道，是職工參政議政、提高醫(yī)院管理水平的重要載體，是廣泛調(diào)動(dòng)職工積極性，激發(fā)職工主人翁責(zé)任感、群策群力建設(shè)醫(yī)院的重要途徑，也是全面暢通民主渠道、集中廣大職工智慧、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要措施。引導(dǎo)職工代表顧全大局，樹立全局意識(shí)。

建立由職工代表、職能科室和院領(lǐng)導(dǎo)組成的提案工作委員會(huì)。建立健全工作機(jī)構(gòu)是做好提案工作的前提。職代會(huì)代表的提案工作涉及的問題面廣，工作量大，在落實(shí)提案的過程中會(huì)遇到很多問題，只靠工會(huì)本身是很難解決的，所以必須建立專門的工作機(jī)構(gòu)——職代會(huì)提案委員會(huì)來做這項(xiàng)工作。提案工作委員會(huì)由主任1人、副主任1人、委員7人組成。提案工作委員會(huì)委員的產(chǎn)生由醫(yī)院工會(huì)提名，經(jīng)職代會(huì)審議通過。在醫(yī)院工會(huì)委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)職代會(huì)的提案工作。

工會(huì)作為職代會(huì)的工作機(jī)關(guān)，在職代會(huì)召開前從提案工作的重要意義、職代會(huì)提案工作委員會(huì)的職責(zé)、代表提案的基本要求、審查立案的原則以及提案落實(shí)的程序等方面做好宣傳動(dòng)員工作。在征集提案前，制訂切實(shí)可行的提案工作計(jì)劃，建立具體管理流程。對(duì)提案征集內(nèi)容、書寫要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等提出具體的要求，以文件的形式下發(fā)到分工會(huì)和各代表團(tuán)，使職代會(huì)提案征集工作做到有章可循。工會(huì)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際設(shè)計(jì)出統(tǒng)一的提案表格。加強(qiáng)與院行政領(lǐng)導(dǎo)和職能部門的溝通，提高職能科室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提案工作的重視程度，具體處理提案的職能科室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提案處理流程不清楚的，工會(huì)派專人上門開展業(yè)務(wù)輔導(dǎo)。

（二）D（執(zhí)行）階段

執(zhí)行階段是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在P階段工作制定好后，工會(huì)將工作責(zé)任分解落實(shí)到各分工會(huì)和工會(huì)小組，明確其工作范圍和責(zé)任，通過任務(wù)的層層分解落實(shí)到人，嚴(yán)格按照既定計(jì)劃實(shí)施。通過互聯(lián)網(wǎng)辦公平臺(tái)將提案表發(fā)給每一位職工代表，要求職工代表切實(shí)履職，深入各自的選區(qū)，了解本選區(qū)職工的真實(shí)想法，開展實(shí)地調(diào)研，寫出相關(guān)的提案。

在提案的內(nèi)容上，通過嚴(yán)把“三道關(guān)”提高質(zhì)量：一是各分工會(huì)主要負(fù)責(zé)人與各代表團(tuán)組長嚴(yán)把第一道關(guān)，對(duì)征集到的提案從內(nèi)容到書寫格式進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的提案馬上要求提案代表進(jìn)行修改后再上交院工會(huì)。二是院工會(huì)辦公室把好第二道關(guān)，對(duì)每一份提案進(jìn)行檢查、分類、編號(hào)、登記。三是提案工作委員會(huì)把好第三道關(guān)，召開專題會(huì)議對(duì)征集到的提案進(jìn)行逐件梳理、分類、討論，對(duì)符合標(biāo)準(zhǔn)的給予立案，上報(bào)院行政。通過嚴(yán)把“三道關(guān)”使提案的立案既要表達(dá)職工關(guān)注的焦點(diǎn)，又有利于醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)，既體現(xiàn)出職工參政議政的積極性，又維護(hù)醫(yī)院穩(wěn)定的大局。強(qiáng)化院行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提案工作的重視程度，在院黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，責(zé)成院行政召開專題會(huì)討論并進(jìn)行審批后，移交至相關(guān)職能科室解決，要求相關(guān)職能科室在規(guī)定時(shí)間里完成提案的處理。對(duì)不符合要求或不合理的提案，工作委員會(huì)與提案人采用面對(duì)面或電話聯(lián)系的方式溝通，指導(dǎo)提案人重做，或撤回。

（三）C（檢查）階段

組織對(duì)提案工作執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，根據(jù)檢查結(jié)果，提出需要改進(jìn)的措施，確保提案工作質(zhì)量控制規(guī)范化。這個(gè)階段提案已經(jīng)轉(zhuǎn)交到相應(yīng)的職能部門，進(jìn)入解決落實(shí)環(huán)節(jié)。各承辦部門要充分重視提案，保證辦理質(zhì)量。凡是有條件解決的問題，應(yīng)迅速解決；凡是因條件所限不能馬上解決的問題，要制定出計(jì)劃和時(shí)間表創(chuàng)造條件解決；凡是目前尚無法解決的問題，應(yīng)本著實(shí)事求是的原則做出合理的解釋。在提案的落實(shí)中，職能部門要加強(qiáng)與提案人的溝通和聯(lián)系，讓提案人了解提案落實(shí)的進(jìn)度，使提案人感受到職能部門對(duì)提案工作的重視。工會(huì)作為監(jiān)督部門，要定期組織職工代表就提案的落實(shí)情況，開展巡視工作，監(jiān)督和督促落實(shí)[3]。對(duì)于職工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，行政部門解決有一定難度時(shí)，工會(huì)牽頭召集相關(guān)部門開展調(diào)研工作，協(xié)助行政職能科室找出解決問題的最佳方案。C階段大量的工作是檢查評(píng)價(jià)，這是提案工作質(zhì)量控制過程的基礎(chǔ)。

（四）A（行動(dòng)或處置）階段

在這個(gè)階段，工會(huì)將提案處理結(jié)果以書面的形式反饋給提案人，進(jìn)行滿意度測評(píng)并征求意見。根據(jù)測評(píng)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，找出提案從征集、立案到落實(shí)、答復(fù)整個(gè)過程存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提出改進(jìn)措施，制訂新的標(biāo)準(zhǔn)，從而指導(dǎo)新的一輪提案工作。

在實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)在整個(gè)質(zhì)量控制過程中，院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是做好提案工作的關(guān)鍵，凡是得到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的提案解決和落實(shí)就比較順利。所以提高行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是下一個(gè)PDCA循環(huán)的重中之重。

四、結(jié)論

職代會(huì)提案工作是職工參與醫(yī)院民主管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是醫(yī)院職工參與民主決策、民主管理、民主監(jiān)督的重要手段。將PDCA理論引入提案的管理工作，利用計(jì)劃——行動(dòng)——檢查——改進(jìn)循環(huán)模式管理提案工作，A（行動(dòng)）階段是PDCA循環(huán)管理方法的關(guān)鍵階段。這是因?yàn)橹挥薪?jīng)過這一階段，把執(zhí)行計(jì)劃中成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都總結(jié)出來，運(yùn)用到相關(guān)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、流程和制度中去，作為今后行動(dòng)的指南，才能使今后的工作在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上得到進(jìn)一步提高。PDCA循環(huán)管理方法有其自身的特點(diǎn)。首先，它是一個(gè)有機(jī)的整體，四個(gè)階段缺一不可。P（計(jì)劃）階段，計(jì)劃制定要盡可能詳細(xì)，具有可操作性，各個(gè)分目標(biāo)、各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)要清晰明確。因?yàn)槿绻?jì)劃不清晰，時(shí)間節(jié)點(diǎn)不明確，就會(huì)使提案工作陷入混亂盲目。D(執(zhí)行)階段，執(zhí)行就是具體運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容，就是要注重抓落實(shí)。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任。二是密切溝通，加強(qiáng)協(xié)調(diào)。三是規(guī)范流程，嚴(yán)格把關(guān)。C(檢查)階段，就是要充分發(fā)揮工會(huì)和職工代表的作用，加強(qiáng)對(duì)提案辦理流程的監(jiān)督，可以組織代表巡視，通過座談會(huì)、情況通報(bào)會(huì)等多種形式，了解提案的處理過程以及處理程度。雖然工會(huì)組織本身并不是職能部門沒有決策權(quán)，但是通過發(fā)揮職工代表的監(jiān)督作用，對(duì)提案的落實(shí)能起到促進(jìn)和監(jiān)督的作用。工會(huì)作為職工和行政之間的橋梁和紐帶，可以加強(qiáng)職工與行政的溝通、交流和理解，共同做好提案工作。工會(huì)作為一級(jí)組織要切實(shí)加強(qiáng)與行政領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)話與溝通，提高行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提案工作的重視程度，為提案的落實(shí)提供保障。

總而言之，有了計(jì)劃目標(biāo)而不執(zhí)行和落實(shí)，就等于沒有計(jì)劃；有計(jì)劃且執(zhí)行了，但不檢查和監(jiān)督，就無從知道成效如何；P（計(jì)劃）、D（執(zhí)行）、C（檢查）三個(gè)階段都有了，但無A（行動(dòng)或處置）階段，工作成果就無法鞏固和提高。PDCA循環(huán)管理方法是一個(gè)不斷提高的運(yùn)動(dòng)過程。每經(jīng)過一次PDCA循環(huán)，提案工作質(zhì)量就會(huì)提高一步，如此周而復(fù)始，提案工作水平就會(huì)不斷提高和進(jìn)步。

將PDCA理論運(yùn)用于醫(yī)院職代會(huì)提案工作，在一定程度上有利于提高醫(yī)院職代會(huì)提案工作的效率和效益。通過系統(tǒng)的管理促進(jìn)了提案工作的規(guī)范性，提高了可操作性，為做好提案工作提供了保障。

[1]宋琳琳，馬文江．運(yùn)用PDCA 循環(huán)模式促進(jìn)臨床路徑關(guān)鍵環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)[J]．中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，31(3):179-181．

[2]陳小芳，王月，劉阿秀等．護(hù)士辭職影響因素魚骨圖分析及對(duì)策探討［J］．中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2014，31(5):338-341．

[3]馬明仙.重視職工提案整改促進(jìn)科研生產(chǎn)發(fā)展[J]．云南科技管理，2009，（6）：28-29.

（責(zé)任編輯：張慧琳）

D412.6

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2095-7416（2017）04-0031-03

2017-06-13

金紅巖（1963-），女，南京醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院工會(huì)副主席，高級(jí)政工師。王非（1980-），男，南京醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院工會(huì)工程師。