檔案館圖書資料管理之我見

◎黃劍嘯

檔案館圖書資料管理之我見

◎黃劍嘯

圖書資料工作做為檔案館工作的重要組成部分，在檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)中具有重要的意義。針對目前檔案館輕圖書資料管理的現(xiàn)狀，要加大收集力度，簡化整理分類，在提高利用率上下功夫。

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄。檔案館是黨和國家設(shè)立的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究及各方面利用檔案史料的中心。但是，檔案館要擔(dān)當(dāng)維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的任務(wù)，僅僅依靠檔案是不夠的，保存和收集散存在社會(huì)上的圖書資料具有非常重要的意義?！稒n案館工作通則》明確規(guī)定：“檔案館要注意接收和收集與本館館藏檔案有關(guān)的各種資料”，圖書資料工作是檔案館工作必不可缺少的一項(xiàng)重要組成部分。作為檔案工作的必要補(bǔ)充，檔案館收藏與檔案有關(guān)的資料，應(yīng)該是檔案館的一項(xiàng)基本任務(wù)。

圖書資料的定義

圖書資料是指以文字、目錄、公式、聲頻、視頻、代碼等手段將信息知識(shí)記錄或描述在一定的物質(zhì)載體上，并能起到存貯和傳播信息、知識(shí)的作用。圖書資料和檔案都是通過一定物質(zhì)載體存貯和傳遞信息，其本質(zhì)都是信息。

圖書資料工作在檔案館工作中的意義

圖書資料有助于人們了解檔案。檔案產(chǎn)生于人類社會(huì)的實(shí)踐過程中，是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，是第一手材料，其根本目的是為了記錄歷史，以備日后查考，具有較強(qiáng)的依據(jù)和憑證作用。檔案的內(nèi)容不允許有半點(diǎn)加工的成分，因此檔案的內(nèi)容不專，可讀性較差。檔案通過編研等形式加工形成圖書資料后，則具有專題性，可讀性強(qiáng)的特點(diǎn)。通過閱讀圖書資料，人們更能有效地了解檔案，了解歷史。因此檔案編研工作一直是檔案管理八項(xiàng)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。例如：司馬遷利用檔案編出了歷史巨著《史記》，廣大的社會(huì)大眾正是通過閱讀這篇巨著來了解歷史的記載，還原歷史的昨天；又如《毛澤東選集》就是毛澤東為中央起草的文件、重要講話、書信等檔案匯編而成。通過這些圖書資料，我們見證了國家和領(lǐng)袖的發(fā)展成長歷程，生動(dòng)的了解歷史的記錄。

圖書資料的編研過程有助于改進(jìn)檔案管理水平。被列為編寫圖書資料選題范圍的檔案，必須盡可能收集全面，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行“去粗取精”、“去偽存真”的考證過程。通過考證史實(shí)，核實(shí)史料，挑選出具有利用和參考價(jià)值的檔案文件，并經(jīng)過一系列的整理加工制作，才能產(chǎn)生圖書資料。這整個(gè)過程本身就是檔案的提供利用工作，是檔案管理八項(xiàng)工作中的另一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過提供利用來考核檔案管理工作成效，是檔案工作的基本要求。檔案管理的好壞，關(guān)鍵是看檔案利用方不方便。圖書資料的編研過程有利于暴露檔案工作各環(huán)節(jié)的管理漏洞，能大大促進(jìn)檔案管理水平的改善和提高。

圖書資料能豐富檔案館館藏。圖書資料的產(chǎn)生過程也是檔案的形成過程。圖書資料在其形成過程中，產(chǎn)生的手稿、修改稿及定稿等大量的文稿，在圖書資料形成后，連同產(chǎn)生的圖書資料就轉(zhuǎn)化為該單位的檔案。

圖書資料是提高檔案館地位的有效措施。檔案工作如果僅僅關(guān)注收集、整理、保管，那么，人們心目中只能留有“史料保管庫”的印象。如果從檔案部門源源不斷地產(chǎn)生新的圖書資料，使社會(huì)各界借此獲得史料信息，則檔案部門的影響必將擴(kuò)大，地位將隨之提高。提高社會(huì)大眾的檔案意識(shí)，宣傳檔案基礎(chǔ)知識(shí)，圖書資料是一項(xiàng)行之有效的必要手段。

檔案館圖書資料工作現(xiàn)狀

檔案館工作普遍存在重檔案輕資料的現(xiàn)象，圖書資料工作長期處于從屬、附帶的地位，大部分檔案館工作人員認(rèn)為：檔案館就是管檔案，用專門的人、財(cái)、物去搞資料工作，是不務(wù)“正業(yè)”。

圖書資料收集方式單一，僅僅是在接收到期檔案時(shí)附帶收集圖書資料，缺乏計(jì)劃性和系統(tǒng)性。

館藏圖書資料良莠不分，普遍存在相近內(nèi)容重復(fù)收藏，重要期刊殘缺不齊的狀況。片面追求數(shù)量，而忽略追求反映本地區(qū)特色、與檔案相關(guān)內(nèi)容的精品。

檔案館圖書資料管理應(yīng)采取的對策和措施

提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹立檔案館現(xiàn)代化管理的新理念。圖書資料工作在檔案館的整體工作中具有不可或缺的地位，我們要把檔案、圖書資料統(tǒng)一管理，分門別類，各顯特色。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)要重視、支持圖書資料工作，要把圖書資料管理工作納入檔案館目標(biāo)管理，在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、庫房建設(shè)、設(shè)備購置上給予重視和支持，促進(jìn)圖書資料工作走上正軌。

拓寬來源，豐富館藏圖書資料。

加強(qiáng)編研，以自供的方式豐富館藏圖書資料。及時(shí)掌握社會(huì)大眾的利用需求，根據(jù)館藏特點(diǎn)，依據(jù)已有的館藏資源，編研出體現(xiàn)檔案館特色的參考資料、匯編檔案文件等圖書資料，打造檔案館獨(dú)有品牌。

廣泛收集，多渠道獲取圖書資料。一是檔案館在接收機(jī)關(guān)到期檔案的同時(shí)，接收該單位編制的資料；二是利用政府信息公開平臺(tái)，在接收公開現(xiàn)行文件的同時(shí)，接收《國務(wù)院公報(bào)》、《廣西壯族自治區(qū)人民政府公報(bào)》等重要文件匯編材料；三是與業(yè)務(wù)往來單位交換編研成果，互通有無，共享資料；四是向社會(huì)機(jī)構(gòu)購買期刊等必要的圖書；五是向社會(huì)個(gè)人有價(jià)征集私人珍藏的名人手札，家譜族譜等材料；六是以寄存的方法獲取個(gè)人珍藏資料的仿真、復(fù)印件。

突出重點(diǎn)，優(yōu)化館藏圖書資料的資源建設(shè)。收集與本館館藏檔案有關(guān)的各種資料，不必包羅萬象，重點(diǎn)要放在與本館館藏檔案有關(guān)的圖書資料方面，包括與本地區(qū)風(fēng)俗民情、名優(yōu)特產(chǎn)、名勝古跡、重大事件有關(guān)的史料，如反映本地歷史風(fēng)貌、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面信息的各種史、志、指南、概覽、大事記，歷史沿革，專題文件匯編、名人回憶錄等圖書資料。它們是在對實(shí)際情況或檔案進(jìn)行深入研究的基礎(chǔ)上編篡出來的，具有真實(shí)性、系統(tǒng)性、全面性、內(nèi)容集中，可信度高的特點(diǎn)，起著檔案無法替代的重要作用。另外，地方重要的綜合性雜志、報(bào)紙、機(jī)構(gòu)內(nèi)部刊物、地圖等出版物，私人家譜、回憶錄、名人書稿、個(gè)人日記、筆記等也可作為征集重點(diǎn)。

簡化分類，突顯檔案館藏書的特點(diǎn)。檔案館館藏圖書資料重點(diǎn)放在與本館館藏檔案有關(guān)的內(nèi)容，圖書資料分類應(yīng)該突顯檔案館的特點(diǎn)，不宜沿用中國圖書分類法來分類整理。筆者建議按圖書資料的來源、性質(zhì)、內(nèi)容設(shè)六個(gè)大類，大類下按需可分設(shè)二級(jí)類目，每一類目里流水編制順序號(hào)，如A-1,D1-1。六個(gè)大類編號(hào)序列如下：

A編研類資料；B 檔案業(yè)務(wù)資料；C圖書； D 特種資料；E期刊雜志；F報(bào)紙。其中，特種資料、期刊、報(bào)紙下設(shè)二級(jí)類目，分別為：

D特種資料-D1地圖；D2畫冊；D3光盤；D4

E期刊雜志-E1廣西檔案；E2新華文摘；E3

F報(bào)紙-F1中國檔案報(bào)；F2南寧晚報(bào)；F3南寧日報(bào)；F4

優(yōu)化服務(wù)，提高館藏圖書資料的利用率。

加大宣傳力度，讓檔案館走出去。通過舉辦陳列、展覽等活動(dòng)，讓更多人來了解檔案館，了解到檔案館來能解決什么問題，能得到哪些信息等。從而逐步擴(kuò)大檔案館的社會(huì)影響力，提高檔案館資源的社會(huì)認(rèn)知度，進(jìn)一步提高利用率。

提高素質(zhì)，提升檔案館工作人員的服務(wù)質(zhì)量。檔案館工作人員需要具備圖書資料管理及相關(guān)專業(yè)知識(shí)，需要掌握一些心理學(xué)方面的知識(shí)，學(xué)會(huì)與不同的利用者打交道，進(jìn)而提高服務(wù)的業(yè)務(wù)能力，為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)工作。

加強(qiáng)管理，及時(shí)整理編目，確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。檔案館要有組織有計(jì)劃地對征集到的圖書資料進(jìn)行鑒定整理，及時(shí)編目，及時(shí)為社會(huì)大眾提供有效的檢索工具，以便快捷方便地找到需要的資料。否則，日復(fù)一日、年復(fù)一年，征集到手的圖書資料就說不清來龍去脈了，就等同于廢紙一堆，對捐贈(zèng)人來說也是一種不負(fù)責(zé)任。

建立完善的利用反饋體系。通過建立利用者聯(lián)系反饋單、建立意見薄、設(shè)立投訴電話等方式來完善提升服務(wù)質(zhì)量。例如：某一利用者到檔案館申請利用圖書資料，若檔案館沒有相關(guān)的圖書資料，可以留下利用者的聯(lián)系方式，再有目的地收集相關(guān)的圖書資料進(jìn)館，之后與利用者聯(lián)系，這種人性化的服務(wù)必然為檔案館贏得社會(huì)大眾的“口碑”。

（作者單位：南寧市城市客運(yùn)交通管理處）

整理沿用

分類整理。然而檔案館館藏圖書側(cè)重于與檔案相關(guān)的資料，因此造成某些類別的圖書極少甚至空缺，如宗教，軍事等；某些類別的圖書繁多甚至爆棚，極不利庫房的上架保管。又因?yàn)闄n案館工作人員對中國圖書分類法掌握不夠精準(zhǔn)，造成了兩種問題局面：一是在同一個(gè)檔案館同一種期刊分別劃歸不同的類別；二是在綜合檔案館成為政府信息公開場所后，把《國務(wù)院公報(bào)》等文件匯編劃入圖書資料以外的范疇，另起爐灶分類編號(hào)。