科研單位采購供應(yīng)鏈ERP整合模式研究

江 燦/文

科研單位采購供應(yīng)鏈ERP整合模式研究

江 燦/文

本文探討了科研單位采購供應(yīng)鏈整合優(yōu)化模式，具體分析了ERP整合模式的流程和內(nèi)容。此外，鑒于采購供應(yīng)鏈中供應(yīng)商和物料評價難、采購員績效評價難和全局庫存查詢難等三個難題，在整合模式的基礎(chǔ)上，生成了供應(yīng)商和物料管理數(shù)據(jù)庫、采購員績效數(shù)據(jù)庫、全局庫存數(shù)據(jù)庫三大數(shù)據(jù)庫。最后，通過對ERP整合模式前后的對比，提出了新模式的整合效益和創(chuàng)新點。

科研單位、采購供應(yīng)鏈、ERP、整合模式

科研單位供應(yīng)鏈連接著系統(tǒng)及其裝備的研發(fā)、生產(chǎn)制造以及交付等整個流程。而采購供應(yīng)鏈作為供應(yīng)鏈系統(tǒng)中最為核心的部分，直接關(guān)系著整個流程的效率，其順暢的運作勢必能產(chǎn)生巨大的效益。

ERP系統(tǒng)作為信息技術(shù)在企業(yè)管理中的最新應(yīng)用，以系統(tǒng)化的思想為企業(yè)的管理層和員工提供了決策的共享平臺?；贓RP系統(tǒng)的采購供應(yīng)鏈，把客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)制造和外部的供應(yīng)鏈等集成在了一起。由此，ERP系統(tǒng)的上線或更新，就成為科研單位采購供應(yīng)鏈進(jìn)行整合優(yōu)化的巨大契機(jī)。

一、科研單位采購供應(yīng)鏈特點

1.訂單拉動式生產(chǎn)模式

科研單位的采購需求基本都來源于研發(fā)和制造部門，而研發(fā)與制造部門是從市場部的銷售訂單或者預(yù)研課題等獲得產(chǎn)品設(shè)計的需求。這使得采購需求有很大的不確定性，造成研制產(chǎn)品需要多少就采購多少物料、什么時候需要就什么時候下達(dá)采購命令的現(xiàn)象。因此，一般采購需求下達(dá)時，物料的需求時間都非常緊迫，給采購部門帶來了過大的壓力。而一旦采購清單中有瓶頸物料的存在，將會對整個科研產(chǎn)品的研制甚至最終交付都產(chǎn)生巨大的影響。

2.供應(yīng)鏈信息共享程度低

一般科研單位都依賴于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，而對于具有軍工保密資質(zhì)的科研單位，鑒于保密的相關(guān)要求，單位內(nèi)部計算機(jī)是無法連接互聯(lián)網(wǎng)的，而且企業(yè)內(nèi)部的信息化程度本身就不高。在組織結(jié)構(gòu)上，科研單位一般具有部門多且分散的特點，特別是各個部門由于專業(yè)特點的不同，研制的產(chǎn)品也有很大的差別，這更造成了整個單位內(nèi)部供應(yīng)鏈信息共享程度低的局面。

3.審批環(huán)節(jié)多，效率低

科研單位一般受歷史因素和計劃經(jīng)濟(jì)的影響頗深，為保證工作的嚴(yán)謹(jǐn)化和制度化，企業(yè)內(nèi)部流程多且繁雜。特別是采購作為敏感環(huán)節(jié)，監(jiān)控和預(yù)防顯得更為必要，這導(dǎo)致整個采購供應(yīng)鏈涉及的審批程序多，且每個審批程序的審批環(huán)節(jié)和節(jié)點都很多，大大影響了整個采購供應(yīng)鏈的效率。

特別是一旦遇到各個部門的簽署節(jié)點人員不在時，整個流程就只能停滯不前。每一個節(jié)點的延誤都將對整個供應(yīng)鏈的效率產(chǎn)生影響，而一旦流程中的多個節(jié)點產(chǎn)生延誤現(xiàn)象，則最后整個供應(yīng)鏈的效率將產(chǎn)生層級遞減的后果。

4.采購供應(yīng)鏈流程以手工操作為主

科研單位的業(yè)務(wù)流程操作仍以手工為主。人工去各個審批節(jié)點進(jìn)行流程審批，手工寫入庫單、檢驗單等單據(jù)，根據(jù)紙質(zhì)單據(jù)手工統(tǒng)計價格、庫存等統(tǒng)計報表，手工核算各個事業(yè)部和機(jī)關(guān)各部門的財務(wù)成本和會計單據(jù)等等。在當(dāng)今人力成本于企業(yè)成本中占比越來越大的情況下，手工操作不僅帶來效率低下，還帶來了人力浪費，增加了企業(yè)的成本和負(fù)擔(dān)。

二、科研單位ERP整合模式

采購供應(yīng)鏈的整合優(yōu)化本身就是一個復(fù)雜工程，對于具有很大特殊性科研單位的采購供應(yīng)鏈來說，其整合更是難上加難。而ERP系統(tǒng)作為一種企業(yè)內(nèi)部物流、信息流和資金流集成一體化的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，其在企業(yè)內(nèi)部的運行本身就是一種整合的過程。但由于ERP系統(tǒng)主要面向制造型企業(yè)，且其系統(tǒng)內(nèi)部的功能模塊標(biāo)準(zhǔn)化程度高，對于特殊性強(qiáng)的科研單位來說，其采購供應(yīng)鏈和ERP系統(tǒng)的融合就有待進(jìn)一步分析和設(shè)計。

本著效率提升、成本控制和信息共享等原則，我們基于ERP系統(tǒng)設(shè)計了科研單位的采購供應(yīng)鏈整合模式。

1.整合模式流程分析

采購需求的源頭從科研單位的市場部簽訂的銷售合同以及部分研發(fā)項目課題開始，設(shè)計師據(jù)此進(jìn)行產(chǎn)品的設(shè)計。設(shè)計完成后，設(shè)計師填寫原材料和元器件選型清單。通過ERP電子審批流程，經(jīng)設(shè)計部門、物資部、質(zhì)量部、工藝部、標(biāo)準(zhǔn)化等部門的同級審批后生成物料明細(xì)表并歸檔。

庫房管理員根據(jù)物料明細(xì)表和采購申請單，核對整個ERP系統(tǒng)下機(jī)關(guān)庫和各事業(yè)部庫的全局庫存，通過采購審批和預(yù)算審批和合一化流程審批后，生成具體的采購計劃審批單。機(jī)關(guān)庫和各事業(yè)部庫的全局庫存數(shù)據(jù)來源于庫存管理共享的數(shù)據(jù)庫。科研單位采購供應(yīng)鏈ERP整合模式流程圖，如圖1。

采購員根據(jù)審核的采購計劃下單、詢價比價，合同簽署過程中通過合同審批和招標(biāo)備案的合一化審批流程后，進(jìn)行合同的簽訂。通過物料數(shù)據(jù)在系統(tǒng)的共享，收貨員、庫房管理員和設(shè)計師可以實時跟蹤整個物料的采購進(jìn)度。

由于科研單位涉及的軍工重點項目較多，其對物料的質(zhì)量等級和可靠性要求高，一般采購物料到貨驗貨后，需要交由所內(nèi)篩選、所外委托篩選或者質(zhì)量部檢驗等方式進(jìn)行質(zhì)檢，檢驗合格的物料將直接送交相應(yīng)的機(jī)關(guān)庫和事業(yè)部庫房進(jìn)行入庫，后經(jīng)由配套組在產(chǎn)品裝配前進(jìn)行配套發(fā)放和出庫。

而采購員將根據(jù)審核的入庫單據(jù)，隨同采購發(fā)票和合同一起經(jīng)審批后交由財務(wù)部進(jìn)行報賬，財務(wù)部根據(jù)合同條款進(jìn)行付款。

2.整合模式的數(shù)據(jù)庫生成

（1）供應(yīng)商和物料管理數(shù)據(jù)庫

合同簽訂中反饋各供應(yīng)商的產(chǎn)品價格因子，到貨數(shù)據(jù)中反饋的各個供應(yīng)商到貨準(zhǔn)時率，合同履約率等產(chǎn)生的交貨進(jìn)度因子，質(zhì)量部質(zhì)檢中反饋的各個供應(yīng)商的質(zhì)量問題及處理等產(chǎn)品質(zhì)量因子，將匯總生成各個供應(yīng)商和物料的信息數(shù)據(jù)庫。

（2）采購員績效數(shù)據(jù)庫

詢價下單節(jié)點中反饋的采購員下單執(zhí)行力、合同簽訂中反饋的采購員價格控制、到貨數(shù)據(jù)中反饋的采購員進(jìn)度跟催力度、質(zhì)量部質(zhì)檢反饋的采購員質(zhì)量控制等因素和數(shù)據(jù)，將匯總生成各個采購員的采購工作績效數(shù)據(jù)庫。

（3）全局庫存數(shù)據(jù)庫

采購物料檢驗合格入庫后，將直接進(jìn)入機(jī)關(guān)庫房和各個事業(yè)部庫房的實時庫存數(shù)據(jù)庫。而借助ERP的共享信息平臺，包含機(jī)關(guān)和各事業(yè)部庫房在內(nèi)的科研單位全局庫存數(shù)據(jù)將被整個采購供應(yīng)鏈上的節(jié)點實時查詢。

圖1：科研單位采購供應(yīng)鏈ERP整合模式流程圖

三、ERP整合模式效益和創(chuàng)新點分析

1.整合審批流程，審批效率大大提升

整合前，科研單位的采購供應(yīng)鏈審核程序多，效率低下。通過對供應(yīng)鏈審核環(huán)節(jié)的分析和優(yōu)化，將相同審批節(jié)點的審批流程和前后審批順序的審批流程以及有審批節(jié)點交叉的流程進(jìn)行整合，組成一個統(tǒng)一的審批流程。采購審批流程和采購預(yù)算審批流程此前為兩個流程，在整合模式中合二為一。而合同審批和招標(biāo)備案審批流程存在交叉的審批節(jié)點且審批順序又存在前后關(guān)系，因此也合并成為一個流程。

ERP電子審批流程不僅節(jié)省了人工到處簽字審批的麻煩，還實現(xiàn)了同級審批節(jié)點的同時操作，大大節(jié)約了審批時間，提高了審批效率。

2.信息和數(shù)據(jù)庫共享為決策提供定量參考

供應(yīng)商的管理評價和采購員的績效考核一直是很多單位難以解決的問題，科研單位也不例外，因為供應(yīng)商的相關(guān)信息難以定量的分析，只能依靠采購員等相關(guān)人員的主觀印象來給出定性的評價。而采購員的績效更是由于采購員的工作數(shù)據(jù)難以統(tǒng)一化進(jìn)行對比，只能依靠領(lǐng)導(dǎo)的觀察以及日常工作中的完成情況等定性因素給出。

而ERP整合模式下生成的供應(yīng)商和物料信息數(shù)據(jù)庫以及采購員績效數(shù)據(jù)庫，定量地給出了供應(yīng)商評價數(shù)據(jù)和采購員工作數(shù)據(jù)，將為供應(yīng)商管理中年度評價和采購員日常績效考核提供詳實數(shù)據(jù)支撐，以及相關(guān)方面決策參考支持。

整合前各事業(yè)部的物料采購，基本都是根據(jù)本事業(yè)部庫房庫存數(shù)據(jù)甚至該項目庫存數(shù)據(jù)核對后進(jìn)行采購，這樣會造成本事業(yè)部無庫存但在其他事業(yè)部庫房或者機(jī)關(guān)庫房有大量庫存的物料被重復(fù)采購，不僅浪費了人力物力財力，還可能造成庫存的積壓和浪費。全局庫存數(shù)據(jù)庫則為各事業(yè)部庫存管理人員提供了全局實時查詢的功能，能更好地獲得科研單位內(nèi)部所有物料的實時庫存數(shù)據(jù)，為內(nèi)部調(diào)撥和快速到貨提供了可能。

同時供應(yīng)商和物料信息數(shù)據(jù)庫中的物料價格、采購周期、物料質(zhì)量等數(shù)據(jù)以及全局庫存數(shù)據(jù)庫將共享給研制部門的設(shè)計師，使得設(shè)計師在原材料和元器件選型時就考慮到相應(yīng)因素，盡量選擇滿足使用要求情況下的價格低、到貨快和質(zhì)量可靠的物料，而對于采購周期要求高的項目，則可以盡量選擇全局庫存數(shù)據(jù)庫內(nèi)的物料，以實現(xiàn)準(zhǔn)時化生產(chǎn)，來滿足客戶的需求。

3.采購供應(yīng)鏈的可視化追溯

科研單位對產(chǎn)品的質(zhì)量和可靠性要求極高，客戶單位的二方審核、軍用重點項目的軍方審核、單位內(nèi)部質(zhì)量可靠性審查、紀(jì)檢審計審查等都會不時發(fā)生，因此整個產(chǎn)品的物料采購、到貨、質(zhì)檢、入庫、裝配等環(huán)節(jié)都需要可追溯。此前，科研單位的追溯方式為去各個供應(yīng)鏈節(jié)點進(jìn)行人工查詢，如采購訂單到貨情況去采購員處查詢、采購質(zhì)檢及篩選情況去質(zhì)檢歸檔處查詢、物料入庫情況去各個庫房實地查詢等。

而在ERP整合模式下，整個采購供應(yīng)鏈實現(xiàn)了全局的可視化追溯，相關(guān)數(shù)據(jù)的需求人員無需去各個采購供應(yīng)鏈的具體節(jié)點處實地查詢，只需要獲得相關(guān)節(jié)點的查詢權(quán)限，直接查詢相關(guān)節(jié)點的信息數(shù)據(jù)即可。

4.無紙化辦公的實現(xiàn)

多數(shù)科研單位既有事業(yè)單位的成分，又有企業(yè)化的要求。因此，一方面科研單位需要在市場競爭中壯大自己的力量，謀求利潤最大化的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)；另一方面，科研單位需要完成國家重點產(chǎn)品的研制任務(wù)，為國防建設(shè)保駕護(hù)航，同時作為事業(yè)單位又需要積極實現(xiàn)國家要求的社會利益目標(biāo)。

作為節(jié)能降耗的有效舉措，無紙化辦公是國家多年來一直倡導(dǎo)的良性辦公方式。此前，由于層層審批環(huán)節(jié)的存在，以及整個采購供應(yīng)鏈的信息共享程度低，大部分?jǐn)?shù)據(jù)和信息都只能依靠紙質(zhì)單據(jù)來保存和傳遞。如今，ERP整合模式實現(xiàn)了整個采購供應(yīng)鏈的信息流、物流和資金流的無縫流轉(zhuǎn)，電子化審批環(huán)節(jié)的實現(xiàn)和信息數(shù)據(jù)庫的建立為無紙化辦公提供了良好的技術(shù)支撐和可行性參考。

5.降低了采購供應(yīng)鏈的成本

ERP整合模式實現(xiàn)后，系統(tǒng)取代了此前很多人工操作的程序和工作，使得科研單位的人力資源得以更充分利用，節(jié)約了人力成本。

整合前，各個事業(yè)部的庫房各自為政，庫存積壓嚴(yán)重，物料的庫存數(shù)據(jù)查詢困難，庫存成本極高，占用資金量大，甚至由于長期不盤庫，部分物料出現(xiàn)過期、變質(zhì)，導(dǎo)致庫存的浪費。而另一邊設(shè)計師又急需采購物料，二者形成了明顯的矛盾。整合模式后，全局庫存的可視化，盤活了全局庫存物資，提高了庫存周轉(zhuǎn)率，減少了庫存資金的占用。

此外，整合前采購供應(yīng)鏈中的采購員由于不斷地收到緊急采購訂單，而疲于奔命地忙于下單、合同簽訂、到貨檢驗入庫等業(yè)務(wù)流程，無法將精力集中放在成本的控制上。整合后的采購供應(yīng)鏈大大緩解了采購員的工作壓力，使他們能夠集中精力在價格的控制和進(jìn)度、質(zhì)量的控制上， 將在一定程度上直接降低采購成本。

在ERP整合模式下，整個采購供應(yīng)鏈實現(xiàn)了全局的可視化追溯，相關(guān)數(shù)據(jù)的需求人員無需去各個采購供應(yīng)鏈的具體節(jié)點處實地查詢，只需要獲得相關(guān)節(jié)點的查詢權(quán)限，直接查詢相關(guān)節(jié)點的信息數(shù)據(jù)即可。

四、總結(jié)

本文從科研單位的特殊角度分析了采購供應(yīng)鏈的特點，探討了借助科研單位ERP上線或者更新，實施采購供應(yīng)鏈的整合優(yōu)化模式。對整合模式流程再造進(jìn)行了具體的分析，并生成了ERP整合模式下供應(yīng)商和物料管理數(shù)據(jù)庫、采購員績效數(shù)據(jù)庫、全局庫存數(shù)據(jù)庫等三大數(shù)據(jù)庫。最后，對ERP整合模式的效益和創(chuàng)新點進(jìn)行了相應(yīng)的探討。相信文中基于ERP的采購供應(yīng)鏈整合模式，能在一定程度上對科研單位的采購供應(yīng)鏈流程優(yōu)化和再造提供決策借鑒和參考作用。

目前，國家正在對大多數(shù)科研單位進(jìn)行改制，科研單位面臨的挑戰(zhàn)也越來越大，因此，對采購供應(yīng)鏈的成本分析控制與風(fēng)險識別也成了其未來關(guān)注的方向。

作者單位為中國電子科技集團(tuán)公司第五十五研究所

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