試論檔案信息資源的開發(fā)利用

楊楊

摘要：檔案信息作為一種信息社會重要的資源，對其開發(fā)和利用不僅是當代社會發(fā)展的要求，也是檔案工作服務(wù)社會最重要的必然選擇。在知識經(jīng)濟的新形勢下，檔案信息資源的開發(fā)與利用成為檔案界關(guān)注的焦點之一。

關(guān)鍵詞：檔案；資源；信息；開發(fā)；利用

前言：檔案是記錄著各種各類經(jīng)濟和社會發(fā)展的信息，是“強化應(yīng)用技術(shù)的開發(fā)和推廣”的重要中介，也是“促進科技成果向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁。我們要站在戰(zhàn)略發(fā)展的高度，從理論上分析信息化對檔案事業(yè)的影響，研究檔案資源信息化的主要內(nèi)涵和發(fā)展規(guī)律，從而進一步明確檔案資源信息化的必要性和緊迫性，明確檔案資源信息化的具體任務(wù)和要求，為今后檔案資源信息化戰(zhàn)略的規(guī)劃和構(gòu)想提供科學的理論依據(jù)。

1檔案信息資源開發(fā)利用工作的重要意義

檔案信息資源開發(fā)利用工作的順利進行，能夠通過數(shù)據(jù)、文件以及資料等方式對多元化的檔案信息資源進行準確的記錄，便于后期對檔案信息資源進行合理的開發(fā)和利用，促進檔案信息資源的實際應(yīng)用價值的有效發(fā)揮，推動我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。

1.1開發(fā)利用檔案信息資源，能夠?qū)ι鐣后w的各項社會實踐活動以及不同領(lǐng)域內(nèi)部的活動進行準確的記錄，通過高效化的信息交流，來促進檔案信息資源大范圍內(nèi)的共享，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定堅實的基礎(chǔ)，推進我國科學技術(shù)的發(fā)展。

1.2開發(fā)利用檔案信息資源，能夠?qū)n案館的服務(wù)功能進行拓展，積極轉(zhuǎn)變以往的服務(wù)項目的局限性，在社會飛速發(fā)展的大環(huán)境下，不斷完善檔案館的各項服務(wù)功能，促進檔案信息資源的開發(fā)利用的質(zhì)量和效率的提升。

1.3開發(fā)利用檔案信息資源能夠在一定程度上推進社會的和諧發(fā)展。也就是說，檔案信息資源開發(fā)利用具有一定的特殊性，是我國信息化社會建設(shè)中的重要部分，實際開發(fā)利用率較高，逐漸成為占領(lǐng)經(jīng)濟領(lǐng)域內(nèi)部制高點的重要標志，可見檔案信息資源具有較高的開發(fā)利用價值。

2檔案信息資源開發(fā)利用存在的主要問題

隨著檔案信息化建設(shè)的快速起步和不斷深入，檔案信息資源開發(fā)利用逐步得到各級檔案部門的重視。但是，檔案信息資源開發(fā)利用相對于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較滯后，是檔案信息化建設(shè)中相對薄弱的一個環(huán)節(jié)，在一定程度上造成了“有硬件無軟件、有軟件缺數(shù)據(jù)、有數(shù)據(jù)難共享”的現(xiàn)象?？傮w感到，存在以下三個方面的問題。

2.1“重硬輕軟、重建輕用”的思想認識偏差

檔案信息資源開發(fā)利用之所以滯后于檔案信息化建設(shè)，主要還是思想認識問題。特別是“重硬輕軟”思想比較突出，“重建輕用”問題十分普遍。近些年來，檔案部門自行開發(fā)建設(shè)的信息系統(tǒng)，硬件檔次越來越高，但相應(yīng)的應(yīng)用軟件沒有跟上，使已建硬件設(shè)施效能得不到充分發(fā)揮，使得檔案信息資源的開發(fā)利用沒有依托。

2.2信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)發(fā)展不夠平衡

檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、信息安全防護設(shè)備等等。這些方面發(fā)展的不平衡，直接導致檔案信息資源開發(fā)利用受到了諸多限制。

2.3標準體系尚未全面建立

檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)體制和標準下進行，這是實現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎(chǔ)。由于檔案信息資源開發(fā)利用缺乏相對統(tǒng)一的標準，加上開發(fā)方法不統(tǒng)一，檔案信息資源開發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強、各自為政等問題，沒有很好地依據(jù)標準進行數(shù)據(jù)源建設(shè)，使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方面存在明顯問題，直接影響其作用的發(fā)揮。

3加強檔案信息資源開發(fā)利用采取的應(yīng)對措施

3.1更新思想觀念，明確檔案信息資源開發(fā)利用工作的地位，高度認識檔案信息開發(fā)利用工作的重要性。一方面，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，善于創(chuàng)新。明確檔案信息開發(fā)利用，是檔案工作的土導，并且每一個從事檔案工作的人員都必須熱愛自己的工作，克服“無所作為”、“不求進取”的消極落后的思想認識，愛崗敬業(yè)，銳意進取，這是作好檔案信息開發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)；另一方面，檔案工作的領(lǐng)導要高度重視對檔案信息開發(fā)利用工作，使其，在高起點、高標準的基礎(chǔ)上開展，真正起到為當?shù)亟?jīng)濟和社會各項事業(yè)發(fā)展起到引導和服務(wù)的作用。

3.2豐富并改善檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，建立起檔案信息資源保障體系。檔案部門要加強檔案的接收和征集工作，力求建成檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)化的檔案信息資源保障體系。對檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案；從檔案館的角度來說，要堅持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則；改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案接收力度。

3.3多層次、多渠道開發(fā)檔案信息資源

①檔案信息的開發(fā)利用，要有良好的社會環(huán)境和大氣候，這種環(huán)境和氣候必須靠我們?nèi)?chuàng)造，要根據(jù)當?shù)氐闹行墓ぷ?，采取文體目錄、專題、實例、舉辦展覽等多種形式，宣傳檔案的作用。

②加快經(jīng)濟、科技、文化以及歷史檔案的開放進程，以便被社會、團體及時利用。對經(jīng)濟、科技、文化檔案可根據(jù)《檔案法》及有關(guān)條例隨時向社會開放，這是開發(fā)利用檔案信息的一個重要渠道和舉措。

③加快檔案資料的編研工作進度，檔案資料編研作為檔案信息開發(fā)的一個重要方面和重要形式，必須要改變傳統(tǒng)的以文體匯編為重點的編研方式，注重經(jīng)濟、科技、文化等專題資料的編研。

4結(jié)論

檔案信息資源開發(fā)和利用作為當前檔案工作的重大課題和責無旁貸的緊迫任務(wù)，是當前檔案工作參與經(jīng)濟建設(shè)，服務(wù)社會、發(fā)展市場經(jīng)濟的切入點和結(jié)合點。開發(fā)利用檔案信息資源，不斷適應(yīng)社會信息化進程的需要，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，做到切實轉(zhuǎn)變和變革檔案信息服務(wù)方式，不斷使之更好地為經(jīng)濟建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù)，越來越已成為檔案管理部門的重要任務(wù)。

（作者單位：保定市建筑設(shè)計院有限公司）