對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的研究

田秀波

摘 要： 隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息化已經(jīng)全面深入到實(shí)踐社會(huì)生活，信息化管理覆蓋了生活中的各個(gè)領(lǐng)域，有效地促進(jìn)了社會(huì)文化建設(shè)，同時(shí)提高了工作人員工作效率并且及時(shí)的滿足了人們的需求。檔案管理信息化建設(shè)是信息化管理的重要體現(xiàn)，本文簡(jiǎn)要闡述檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，針對(duì)其存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，旨在提出有效措施加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞： 檔案管理；信息化；問題；措施

檔案管理信息化已經(jīng)深入貫徹到文化、政治、經(jīng)濟(jì)等多個(gè)領(lǐng)域，有效地促進(jìn)的社會(huì)發(fā)展，提高檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，檔案管理的范圍非常廣泛。因此，管理人員應(yīng)該首先明確工作目標(biāo)，對(duì)原有檔案及其館藏檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理、分類、更新，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，確保檔案信息化管理的安全性和穩(wěn)定性，不斷完善檔案管理機(jī)制，注重保證檔案的質(zhì)量與工作效率，及時(shí)滿足人們的需要。

一、檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理信息化的深入實(shí)踐，檔案管理信息化覆蓋了社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域，主要以政治、經(jīng)濟(jì)、文化領(lǐng)域?yàn)橹?，由電子信息化管理模式取代了傳統(tǒng)的館藏管理模式，旨在保證信息化管理的信息化、科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)化，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案自身的價(jià)值，資源最大化，同時(shí)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)電子等設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，保證了檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。在檔案信息化管理過程中，管理人員首先針對(duì)檔案范圍明確工作目標(biāo)，注重資源有效利用率；其次，針對(duì)檔案進(jìn)行不斷整理、更新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享；最后，電子存檔確保其安全性，管理人員應(yīng)該采取檔案?jìng)浞荩⑶医Y(jié)合實(shí)際情況一式二份，紙質(zhì)版與電子版結(jié)合確保其穩(wěn)定性。此外，注重不斷創(chuàng)新管理理念，更新檔案信息，提高資源利用率，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的高效發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一）缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視，沒有及時(shí)正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，檔案信息化管理需要足夠的資金和設(shè)備支持，并且存在一定安全隱患，大多檔案管理人員覺得沒有必要，還是認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理模式更好，從而影響了檔案信息化管理的進(jìn)程。

（二）缺乏高素質(zhì)，專業(yè)型人才

檔案信息化管理工作中缺乏高素質(zhì)的專業(yè)型信息化管理人才直接阻礙了檔案管理工作的進(jìn)程。檔案信息化管理人才不僅需要具備檔案管理的相關(guān)能力，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)水平和綜合素質(zhì)。然而，目前的檔案管理工作人員中老員工普遍認(rèn)同傳統(tǒng)管理模式，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，并且專業(yè)技能已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，缺乏有效的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)新員工的離職率與調(diào)動(dòng)率比較高，從而導(dǎo)致信息化管理人才供不應(yīng)求，并且在工作中缺乏嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，不利于提高檔案信息化管理工作效率。

（三）缺乏足夠的資金

檔案信息化管理中缺乏足夠的資金直接影響檔案信息化進(jìn)程，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響大多管理人員不支持投入資金開展信息化檔案管理，或者，個(gè)別單位會(huì)有一部分信息化管理經(jīng)費(fèi)，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)設(shè)備采購(gòu)中往往不達(dá)標(biāo)，從而影響有效開展檔案信息化管理進(jìn)程。

（四）缺乏完善的檔案信息化管理體系

具備完善的檔案管理信息化體系一直是檔案管理信息化建設(shè)中的關(guān)鍵點(diǎn)，因此，檔案管理部門應(yīng)該不斷完善信息化管理體系，旨在提供高質(zhì)量檔案。同時(shí)，健全相關(guān)管理制度，不斷提升管理人員專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，有效提高檔案資源共享及利用率。

三、檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的積極作用

全面深入實(shí)踐檔案信息化管理建設(shè)，正確認(rèn)識(shí)信息化管理的積極意義，將完善檔案信息化管理體制作為重中之重，檔案信息管理人員應(yīng)該針對(duì)檔案資源不斷整理、分類、更新，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資源利用率。管理工作進(jìn)程中，保證足夠的資金投入，采購(gòu)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備儀器，促進(jìn)工作效率。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理工作人員應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的框架，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理體系中，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，采用電子文檔存檔并且結(jié)合移動(dòng)硬盤備份，確保其安全性，檔案信息化管理模式避免了之前檔案的儲(chǔ)存空間大，手續(xù)繁多等劣勢(shì)，從而有效地提高了工作效率。

（三）不斷提高檔案管理信息化工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理信息化工作人員需要具備足夠的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和綜合素質(zhì)，并且需要具備一定的計(jì)算機(jī)水平和網(wǎng)絡(luò)技能。此外，需要定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)其創(chuàng)新實(shí)踐能力，促使工作人員自我管理，不斷學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)水平。同時(shí)，建全評(píng)選機(jī)制，切實(shí)貫徹到員工制度中，采取優(yōu)勝劣汰，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)型人才。

（四）確保檔案信息化管理的安全性和穩(wěn)定性

檔案管理信息化建設(shè)有效地提高了工作效率，滿足了人們的需求，然而，管理工作人員需要考慮其安全性和穩(wěn)定性，工作人員在工作中注重檔案資源備份，并且結(jié)合實(shí)際需要采取紙質(zhì)版和電子版相結(jié)合的儲(chǔ)存方法，提高安全性能。此外，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)，防止病毒或者黑客侵入等。

結(jié)論：

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必要趨勢(shì)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案管理信息化建設(shè)的積極作用，結(jié)合電子信息化的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，進(jìn)而促進(jìn)檔案資源利用率。然而，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要投入足夠的資金設(shè)備和時(shí)間，需要部門與部門之間相互合作，努力實(shí)現(xiàn)資源共享，效益最大化。因此，檔案管理部門注重定期培訓(xùn)管理工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員創(chuàng)新實(shí)踐能力，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，開闊檔案管理信息化建設(shè)的新方法，新思路，促進(jìn)文化建設(shè)?！?/p>

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