工會(huì)檔案管理中存在的常見(jiàn)問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策

武啟文

工會(huì)檔案涉及該單位的各種重要信息，不僅是該單位在成立和發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的圖像、文字、錄音等，同樣也是工會(huì)原始記錄的信息存檔。工會(huì)檔案信息不僅詳盡地記錄了工會(huì)過(guò)去的活動(dòng)，也對(duì)未來(lái)的工會(huì)發(fā)展和工會(huì)活動(dòng)組織提供了重要的參考。本人著重分析了事業(yè)單位在新時(shí)期工會(huì)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，并針對(duì)性地提出了優(yōu)化對(duì)策和解決策略，對(duì)于提高工會(huì)檔案管理水平具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、工會(huì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)工會(huì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

一般來(lái)看，工會(huì)檔案管理工作只是一項(xiàng)服務(wù)型、支持型的單位輔助工作，工作本身并不能算在特別的、閃耀的業(yè)績(jī)。而且檔案管理工作的保密性要求較高，距離一線的業(yè)務(wù)工作比較遠(yuǎn)，檔案管理工作的業(yè)績(jī)和繁雜往往被人忽視，在很多單位內(nèi)部，工會(huì)檔案管理工作得不到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，不值得花費(fèi)過(guò)多的人力物力，單位人員也認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的、服務(wù)性的閑差；或者是單純的以資料存放在某個(gè)檔案盒子里，放置管理算了，不進(jìn)一步的管理。盡管政府與檔案部門近年來(lái)加大了《檔案管理實(shí)施辦法》的宣傳力度，但是檔案管理重要性的普及效果和對(duì)其重要性的認(rèn)同并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果，很多單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員還并沒(méi)有把相關(guān)規(guī)定落實(shí)到具體工作之中。在實(shí)際的檔案管理工作中，也常常出現(xiàn)管理工作不到位，利用方面難度大、管理人員不盡職的問(wèn)題，導(dǎo)致很多重要的檔案資料遺失，使其檔案歸檔率不能具備完整齊全，更不能講究檔案規(guī)范化、信息化。[1]

（二）工會(huì)檔案的管理模式和管理理念落后

近些年來(lái)，隨著改革開(kāi)放的不斷深入，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平直線上升，社會(huì)的方方面面都迎來(lái)了巨大的變革，但工會(huì)檔案管理工作的管理模式和認(rèn)知觀念相較于其他方面還比較落后。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，管理方法比較落后。很多的事業(yè)單位在工會(huì)檔案管理中依舊采用筆記本記錄、人工歸納存檔的方式進(jìn)行管理，沒(méi)有采用信息化的管理手段來(lái)進(jìn)行檔案管理。第二，檔案內(nèi)容不夠全面真實(shí)。很多工會(huì)檔案的會(huì)議材料內(nèi)容基本相似，語(yǔ)言欠缺書面化，口語(yǔ)化較為嚴(yán)重且記錄簡(jiǎn)單，工會(huì)的會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)信息往往不歸檔，讓好多不能夠反映出工會(huì)的真實(shí)情況資料存放在檔案卷宗中，真實(shí)記錄本單位工作事項(xiàng)的實(shí)質(zhì)性資料沒(méi)有進(jìn)入卷宗。第三，檔案管理的設(shè)施設(shè)備條件差。由于現(xiàn)在的辦公場(chǎng)所的集中化管理，單位很難有單獨(dú)的檔案管理場(chǎng)所，檔案卷宗的存放大部分存放在綜合辦公室，檔案安全管理方面也存在了很多隱患。

（三）工會(huì)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

《山西省檔案工作條例》中有明確的規(guī)定，檔案管理工作需要配備專職專業(yè)的管理人員，但在實(shí)際的工會(huì)檔案管理工作中，許多單位并沒(méi)有達(dá)到這樣的要求，很多部門都是指定某些行政人員兼職兼責(zé)，也有很多部門指定臨近退休人員或者一些公益性崗位的大學(xué)生人員進(jìn)行管理，基本上掛個(gè)閑職，重視程度不夠，直接導(dǎo)致了工會(huì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有所欠缺。

二、新時(shí)期工會(huì)檔案管理工作的對(duì)策與思考

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化發(fā)展，數(shù)字化檔案已經(jīng)進(jìn)入檔案管理當(dāng)中。工會(huì)檔案管理工作不能停滯在整理卷宗。首先要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和員工的大力支持，各級(jí)部門要把工會(huì)檔案管理工作重新梳理，列入日常的重點(diǎn)工作。領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)當(dāng)選派一名主抓工作檔案管理工作的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，給予一定的人事權(quán)力，從領(lǐng)導(dǎo)層面和人員組織關(guān)系上實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理工作的正常推進(jìn)。[2]其次，要加大對(duì)于工會(huì)檔案管理工作的人力物力投入，提高經(jīng)費(fèi)支出，增加必需的專業(yè)設(shè)備，檔案存放場(chǎng)所及配備專業(yè)的檔案管理人員。

（二）全面引入信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)已深入到生活的各個(gè)方面，工會(huì)檔案管理工作也同樣要深入地利用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)自身的進(jìn)步。首先，要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)建立詳盡的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將工會(huì)檔案資料整理并錄入系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化，在檔案資料的查閱、補(bǔ)充、分析等日常操作中實(shí)現(xiàn)全面的信息化。此外，要從封閉的系統(tǒng)向開(kāi)放、線上的系統(tǒng)邁進(jìn)，實(shí)現(xiàn)從檔案資料辦公室的外部安全、快速、準(zhǔn)確的查閱和登記。讓檔案管理工作從單機(jī)向服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)端邁進(jìn)是信息化技術(shù)的大趨勢(shì)，特別是工會(huì)的檔案是不可缺少的重要組成部分，也是工會(huì)工作的基本條件之一，有效的工會(huì)檔案管理，對(duì)促進(jìn)工會(huì)組織工作起到十分重要的作用。

（三）提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)

工會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)層要關(guān)心檔案管理者的工作和生活，在人員晉職等方面要予以考慮和適當(dāng)照顧，充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性和主動(dòng)性。作為工會(huì)檔案管理人員，要不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)水平，通過(guò)有效途徑提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)法律意識(shí)和信息化專業(yè)知識(shí)，努力掌握信息化管理的方法，積極探索新的信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化和實(shí)用化，成為信息化大背景下的檔案管理復(fù)合型人才。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，工會(huì)檔案管理對(duì)于管理工作流程和管理人員的能力素質(zhì)提出了新的更高要求，新時(shí)期的檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，不可因循守舊，墨守成規(guī)。工會(huì)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人員要轉(zhuǎn)變過(guò)往觀念，提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，積極探索檔案管理工作的新模式，選擇任用高素質(zhì)的檔案管理人才，有效解決在檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，全面提升檔案管理工作的信息化水平，使得檔案的作用和價(jià)值得以更大的體現(xiàn)，促進(jìn)其對(duì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生更加積極的效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙喜民.淺談工會(huì)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].科學(xué)中國(guó)人，2015（11X）：80-81.

[2]陳國(guó)卿.淺議工會(huì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西檔案，2013（S1）：41-42.

[3]馬杰.淺談新形勢(shì)下基層工會(huì)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].管理學(xué)家，2011.