計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用探

劉思齊

摘 要：隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，計算機技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用， 很大程度上促進了辦公效率的提高，為企業(yè)節(jié)約了大量成本，同時也提高了企業(yè)信息處理能力和準確性。計算機技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化系統(tǒng)中，可以擴大辦公范圍、優(yōu)化辦公環(huán)境、提高辦公自動化效率、提高信息處理能力等優(yōu)勢，但是由于工作人員計算機素養(yǎng)不夠，辦公自動化運行環(huán)境較差，缺少完善的企業(yè)管理機制，造成辦公自動化水平比較低，工作效率低下。為此，提出了構(gòu)建完善的企業(yè)管理機制，建立良好的辦公自動化環(huán)境和提高工作人員素養(yǎng)等建議，以期促進計算機辦公自動化效率的提高，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；計算機技術(shù)；企業(yè)經(jīng)濟效益

計算機技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化中，可以高效地進行圖片、信息、文字等的處理，快速處理大量冗雜的信息。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機可以有效地進行連接、分析、加工、歸檔等工作，為企業(yè)發(fā)展提供參考信息。

1辦公自動化

辦公室中建立完善的自動化信息處理系統(tǒng)，利用計算機軟件、通信設(shè)備實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的維護、加工、傳輸、收集、處理等工作，辦公自動化主要有辦公室環(huán)境、辦公信息、組織結(jié)構(gòu)、工作人員等組成。辦公自動化系統(tǒng)的運行依賴于現(xiàn)代化計算機設(shè)備，以工作人員為主體，利用先進的科學(xué)技術(shù)，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)，完成內(nèi)部信息的處理和傳遞。

辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)計算機辦公的核心，將辦公室工作人員緊密聯(lián)系，形成一個人機信息化管理的系統(tǒng)，實現(xiàn)便捷辦公。

2計算機技術(shù)在辦公自動化中的重要作用

2.1擴大辦公范圍，優(yōu)化辦公環(huán)境

辦公自動化可以實現(xiàn)辦公范圍的擴大和辦公效率的提高。辦公自動化技術(shù)在辦公領(lǐng)域有著較廣泛的應(yīng)用，不同部門之間利用信息系統(tǒng)就可以實現(xiàn)文件的傳送，減少了人工作業(yè)時間，并且不受時間和地點的限制。不同單位和團體之間利用計算機系統(tǒng)就能完成立項和洽談，形成品牌效應(yīng)，實現(xiàn)商品的營銷。辦公自動化的使用，也優(yōu)化了辦公環(huán)境，擴大了辦公范圍。

2.2提高辦公自動化的運行效率

辦公自動化系統(tǒng)的使用，提高了辦公效率，大量繁雜的工作利用計算機系統(tǒng)就可以自主完成，減輕了員工的工作強度和工作量。計算機信息處理系統(tǒng)還可以對收集到的數(shù)據(jù)進行分析處理，處理的結(jié)果更加準確，具有重要數(shù)據(jù)參考價值。

2.3提供了大量的可利用的信息

信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)可以在短時間內(nèi)掌握大量信息，企業(yè)通過信息的搜集和處理，為企業(yè)提供信息參考，同時利用外部信息，及時調(diào)整單位內(nèi)部工作方案，及時進行技術(shù)創(chuàng)新，最大化企業(yè)效益。信息技術(shù)的發(fā)展，計算機辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了單位內(nèi)外部的溝通， 提供了信息獲取和處理的平臺，計算機系統(tǒng)提高了信息的可靠度。

2辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用過程中存在的問題

計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用將辦公系統(tǒng)的優(yōu)點無限放大，但是計算機使用過程中，由于辦公系統(tǒng)操作人員熟練程度不夠、計算機素養(yǎng)低下，內(nèi)部管理機制不健全，制約了辦公自動化系統(tǒng)的效率的發(fā)揮。

2.1工作人員工作素養(yǎng)相對不高

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化技術(shù)得到快速應(yīng)用。我國中小企業(yè)眾多，借助于計算機系統(tǒng)可以實現(xiàn)高效辦公，減少對工作人員的以來，同時增加信息處理效率。在辦公自動化系統(tǒng)中，對員工的計算機能力有一定的要求，員工需掌握辦公自動化系統(tǒng)操作方法。并且辦公自動化系統(tǒng)中，企業(yè)內(nèi)部信息傳輸便捷，一些員工道德素質(zhì)不強，就會造成公司內(nèi)部信息泄露、信息偏差等事件的發(fā)生，可能對企業(yè)發(fā)展造成嚴重影響。因此，員工的計算機能力和道德素養(yǎng)是實現(xiàn)辦公自動化技術(shù)的基礎(chǔ)。

2.2辦公室管理質(zhì)量有待提高

辦公自動化使用過程中需要有效的管理制度，辦公自動化作為企業(yè)管理的輔助工具，對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。我國中小企業(yè)辦公自動化水平低，管理人員和企業(yè)員工配合度不夠，缺少有效的管理模式，管理制度形式化現(xiàn)象嚴重。管理制度的落后制約了企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，造成了大量資源浪費。

2.3辦公自動化運行的環(huán)境相對較差

辦公自動化的有效運行需要必要的運行環(huán)境，我國企業(yè)對辦公自動化的重要性認識不足，缺少良好的辦公自動化運行環(huán)境。辦公自動化的目的是為了提高工作俠侶，但是由于辦公自動化環(huán)境較差，工作過程中會發(fā)生工作職能混淆、含糊不清的現(xiàn)象，制約了計算機功能的發(fā)揮。

3加強辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用的幾點策略

3. 1構(gòu)建完善的管理制度

計算機技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化過程中，企業(yè)要對辦公自動化技術(shù)進行適當?shù)倪x擇，建立一套適應(yīng)企業(yè)實際情況的辦公自動化系統(tǒng)，并完善辦公自動化管理制度。企業(yè)在辦公自動化制度構(gòu)建過程中，要根據(jù)計算機技術(shù)的實用形式，從多個角度進行考慮，發(fā)揮計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢。大中企業(yè)和國外企業(yè)在辦公自動化管理過程中，積累了較多工作經(jīng)驗，在借鑒吸收成熟企業(yè)管理經(jīng)驗的同時，要結(jié)合計算機技術(shù)的現(xiàn)狀和企業(yè)的需要，制定辦公自動化管理制度，發(fā)揮辦公自動化平臺的作用。

3.2構(gòu)建辦公自動化運行環(huán)境

在使用辦公自動化過程中，要為信息管理系統(tǒng)提供良好的運行環(huán)境，高度重視自動化系統(tǒng)的構(gòu)建。計算機系統(tǒng)使用過程中需要安裝必要的防火墻和殺毒軟件，及時對系統(tǒng)進行全面檢查，保證信息安全。

3. 3提高工作人員額的工作素養(yǎng)

企業(yè)要重視員工素養(yǎng)的培養(yǎng)，采用定期和不定期形式培訓(xùn)，掌握計算機技術(shù)，對windows系統(tǒng)進行全面了解。員工培訓(xùn)過程中，要強化辦公軟件的使用，PPT、Word、Excel等軟件要數(shù)量運用。此外，工作人員要對計算機技術(shù)進行全面了解，并在不斷應(yīng)用中熟練掌握辦公自動化技術(shù)的運用。企業(yè)可以利用薪酬激勵制度，對聘請高水平的工作人員，引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展。

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